Récemment, nous avons
publié un article expliquant pourquoi les détaillants étrangers en Russie ont besoin du service «d'ouverture de magasin clé en main». Aujourd'hui, nous aimerions parler à nouveau des succursales russes de marques et de chaînes de vente au détail étrangères et parler de la solution Pilot, qui les aide à répondre aux exigences de la législation de notre pays.
Pourquoi un tel amarrage est-il nécessaire entre les programmes
Il est assez difficile pour les représentants d'entreprises étrangères qui découvrent pour la première fois le marché russe de s'adapter rapidement aux exigences de notre législation. Et les systèmes d'information qu'ils utilisent ne permettent pas le reporting comptable et fiscal conformément à nos lois. Dans le même temps, la nécessité de disposer d'informations consolidées sur tous les bureaux de représentation dans son système d'information de base ne disparaît pas non plus, car elle est nécessaire pour les décisions d'analyse et de gestion. Par conséquent, les détaillants étrangers ont besoin d'un logiciel capable d'intégrer plusieurs systèmes et de synchroniser les données.
Prenons un exemple. Un des clients de Pilot - une chaîne étrangère de magasins de vêtements pour femmes s'est tournée vers nous pour une telle connexion. Il devait intégrer les systèmes suivants:
- système comptable du siège social situé à l'étranger (SAP);
- Système de négociation front-office pour les caisses et autres équipements de négociation ( Profi-T );
- système de comptabilité des visiteurs dans les magasins (SM Counter);
- système de comptabilité ("1C Comptabilité").
Par conséquent, le système d'intégration devrait avoir les fonctions de base suivantes:- importation d'assortiment et de prix (depuis le système SAP principal);
- importation de notifications d'expédition de marchandises envoyées en Russie (à partir du système SAP principal);
- importation de données sur les marchandises effectivement reçues (du fichier de déclaration en douane fourni par le courtier en douane);
- la formation de documents sur la réception des marchandises en magasin (y compris sur la base des terminaux de collecte de données - TSD);
- génération de documents pour se déplacer entre les magasins (y compris sur la base des données TSD);
- génération de documents d'inventaire dans les magasins (y compris sur la base des données TSD);
- importation et consolidation des données de vente de tous les magasins du réseau (depuis le système de front office Profi-T);
- exportation des données consolidées sur les résultats des ventes (vers le système SAP principal);
- rapports sur la distribution et le rendement des marchandises dans diverses sections;
- exportation des données de performance afin de fournir un reporting fiscal au programme comptable (en «1C Comptabilité»).
Pour résoudre la tâche qui nous attend
, les spécialistes de
Pilot ont développé le système RBS (Retail Backoffice System)
sur la plateforme 1C 8.3. Aujourd'hui, il est déjà utilisé avec succès par des détaillants de mode bien connus sur le marché russe. Le système RBS est conçu pour collecter, traiter et consolider les données sur les activités des clients afin de surveiller les activités, de prendre des décisions de gestion et de soumettre des états financiers aux organismes gouvernementaux.
RBS existe en plusieurs modifications - pour chaque client, car il est évident que dans ce cas il ne peut y avoir de solution de circulation universelle. Après tout, les détaillants viennent de différents pays et presque tous ont leurs propres systèmes d'information de base et fonctionnalités comptables. De plus, divers programmes de trésorerie peuvent être utilisés (par exemple, Profi-T, Retail Pro). Néanmoins, la composition des modules RBS de base d'une version à l'autre ne change pas beaucoup, mais en même temps le programme est assez sérieusement modifié pour les exigences et les caractéristiques de chaque client.
Fonctionnement de RBS
Dans le cadre de notre exemple, nous voulons montrer une description du fonctionnement de l'une des dernières modifications RBS. L'ordre de déplacement et de traitement des données sous forme électronique est le suivant:
1. Un fichier idoc avec une liste des produits et des prix de détail est reçu du système SAP du siège social dans le répertoire d'échange de données sur un serveur en Russie.
2. La liste des marchandises et les prix de détail du fichier idoc sont chargés dans la base de données RBS (les modes automatique et manuel sont possibles). Les valeurs de prix sont périodiques et, s'il y a un article dans la base de données, elles ne sont enregistrées qu'en cas de changement.
3. Lors de la formation des lots et de l'expédition des marchandises vers l'unité russe, le service informatique du siège social génère les fichiers d'expédition des marchandises - Livraison des marchandises. Cela se fait séparément pour chaque magasin. Les fichiers d'expédition sont envoyés au serveur en Russie dans le répertoire d'échange, ainsi qu'au partenaire qui est impliqué dans la logistique et le dédouanement des marchandises, et utilise ces fichiers pour distribuer les marchandises aux magasins et générer un fichier de déclaration en douane.
4. RBS, sur la base des données des fichiers de livraison de marchandises, génère des documents «Avis de livraison» dans sa base de données.
5. Lorsque les marchandises arrivent au poste de douane en Russie, l'entreprise partenaire responsable de la logistique et du dédouanement forme un dossier de déclaration en douane dans le format approuvé par le Service fédéral des douanes de la Russie. Le fichier de déclaration en douane est téléchargé sur le serveur RBS dans le répertoire d'échange. Ce fichier doit contenir les informations nécessaires suivantes:
- Identifiant de produit unique
- Identifiants de livraison des produits pour chaque envoi destiné à un magasin particulier.
6. Le gestionnaire des stocks au siège télécharge les données de déclaration en douane à l'aide d'un traitement spécial, qui crée le document «Déclaration en douane» dans la base de données RBS. Lorsque le document de déclaration en douane est enregistré, les documents de réception sont créés dans la base de données RBS.
7. La liste des marchandises et les prix de détail de la base de données RBS sont téléchargés sur le serveur de caisse enregistreuse du Profi-T Center (les modes automatique et manuel sont possibles).
8. La liste des marchandises et les prix de détail de la base de données du serveur Profi-T sont téléchargés dans les caisses enregistreuses du magasin, après quoi ils sont prêts à vendre les marchandises.
9. Les données sur les ventes dans les magasins, les paiements et les retours des clients en temps réel sont reçues des caisses sur le serveur Profi-T. En cas de déconnexion, ils s'accumulent au box-office et sont téléchargés sur le serveur Profi-T lors de sa récupération.
10. Le serveur Profi-T en mode automatique avec une fréquence spécifiée (par défaut, 1 fois par jour à 2 heures du matin) télécharge les données des caisses enregistreuses vers les fichiers du répertoire d'échange.
11. Le serveur RBS en mode automatique avec une fréquence spécifiée (par défaut, une fois par jour à 4 heures du matin) télécharge les données des caisses des fichiers téléchargés par le serveur Profi-T dans le répertoire d'échange.
12. Les données sur les résultats des ventes sont téléchargées dans le programme de comptabilité 1C via des fichiers CSV.
Le diagramme suivant montre le diagramme de mouvement des données, les flèches bleues sont les données sortantes, les flèches vertes sont les données entrantes:
Ainsi, avec RBS, le client reçoit une solution qui couvre un large éventail de tâches liées au stockage et au traitement des données.
En particulier, ce sont:- Ajouter et stocker des informations sur les produits;
- Ajout et stockage d'informations périodiques sur les prix de détail;
- Ajouter et stocker des informations sur le mouvement des marchandises, y compris la réception, la radiation, la capitalisation, le mouvement;
- Ajouter et stocker des informations de vente dans le contexte des magasins, des marchandises, de leurs caractéristiques;
- Ajouter et stocker des informations sur les paiements des clients;
- Ajouter et stocker des informations sur les opérations d'importation, y compris le traitement des données de déclaration en douane et de fourniture;
- Ajouter et stocker des informations sur les taux de change;
- Chargement de données à partir de fichiers idoc SAP avec des informations sur le produit;
- Téléchargement de données à partir de fichiers idoc SAP avec des informations sur l'entrée de marchandises;
- Téléchargez les données des fichiers csv Profi-T avec des informations sur les ventes;
- Déchargement des résultats des activités de l'entreprise pour la période dans des fichiers csv pour téléchargement vers le programme de comptabilité 1C;
- Téléchargement des données sur les marchandises et les prix dans des fichiers csv pour téléchargement sur le système Profi-T;
- Exportez les données de vente dans des fichiers idoc pour les télécharger vers le système SAP;
- Déchargement des données sur le mouvement des marchandises (mouvement, enregistrement, radiation) dans des fichiers idoc pour téléchargement vers le système SAP;
- Calcul du coût des marchandises;
- Impression de documents primaires;
- Déclaration de la formation.
Le système RBS permet aux entreprises qui démarrent leurs activités en Russie de réduire le délai de démarrage d'une entreprise, de s'adapter rapidement à la législation russe et d'obtenir également un outil pratique pour surveiller et contrôler les activités.