Le démarrage d'un nouveau projet s'accompagne généralement de la décision d'une multitude de problèmes organisationnels: comment les participants au projet vont interagir, où les documents seront stockés et comment leur coordination sera construite, comment ils définiront les tâches et émettront des ordres ... Dans chaque entreprise, chaque chef de projet a déjà des préférences et des préférences . Mais il est toujours utile de voir comment les autres le font. Par conséquent, je propose de me familiariser avec un exemple tiré de la pratique, qui s'est révélé très réussi.
Pour organiser le travail de l'équipe de projet, un centre d'information unique est nécessaire, à l'aide duquel les tâches suivantes sont résolues:
- Stocker les documents de projet
- Documents de travail principaux: protocoles, risques, questions ouvertes
- Informer les participants sur les règles, les événements, les plans
- Gardez toutes sortes de registres - tâches, processus commerciaux, développements (Excel n'est pas le meilleur outil pour le travail d'équipe)
- RĂ©partir les affectations et les affectations
- Recueillir des informations sur les tâches et les affectations
Il existe une infinité de solutions - ensemble ou séparément. Nous avons utilisé un tas de Confluence + JIRA, et c'était pratique et efficace.
Portail de projets - ConfluenceConfluence est un moteur wiki pratique et avancé d'Atlassian. Il vous permet d'organiser un portail Internet interne et de lui donner accès à tous les utilisateurs - pour l'édition ou la lecture.
- C'est très simple et pratique, plusieurs heures suffisent pour l'entraînement. Presque tous les participants ont créé et édité nos pages sur notre projet.
- Des capacités de formatage assez riches pour rendre la page belle et facile à lire. Il existe des outils qui automatisent la création de navigation au sein du site - tables des matières, tableaux, liens, inclusion d'extraits d'autres pages, etc.
- Un grand nombre de plugins ont été écrits pour étendre les fonctionnalités.
- Vous pouvez stocker des documents pendant que les versions sont enregistrées. Par défaut, l'utilisateur prend toujours la dernière version, ce qui réduit le nombre d'erreurs. À tout moment, vous pouvez revenir à l'une des versions précédentes.
- Les versions des pages sont également enregistrées et vous pouvez toujours voir qui a fait quoi, en comparant deux versions par paires.
- Vous pouvez restreindre généralement l'accès au site Web du projet ou à une page distincte.
- La recherche en texte intégral est effectuée sur toutes les pages et les documents joints du portail, y compris le pdf.
Nous avons créé un portail de projet sur Confluence, dont la page d'accueil contient des liens vers les principaux documents du projet, une carte de contact, des règlements et des instructions. Sur la même page ont été publiées toutes les actualités du projet. Les administrateurs et les chefs de projet contrôlaient le contenu de la page.
Matériaux de conceptionLe portail du projet contenait tous les matériaux du projet, dont certains nous avons créé une hiérarchie de pages.
Le niveau supérieur de la hiérarchie est constitué par les étapes du projet. À chaque étape, des tâches de page-clé de l'étape ont été créées. De plus, sur chaque page, il y a une description de la tâche, quel est son contenu, pourquoi est-elle nécessaire, qui l'exécute, des modèles de documents sont joints.
Tous les documents contractuels devant être soumis en tant que résultats du projet ont été téléchargés sur la page appropriée en Word, Excel ou pdf. Ainsi, tous les matériaux du projet, en un seul endroit, étaient structurés et il n'y avait aucune confusion avec les versions.
Information de référenceNous avons organisé de nombreuses informations utiles sous forme de pages spéciales. Par exemple, pour une grande équipe, une fiche de contact est extrêmement populaire, sur laquelle nous avions une liste de l'équipe projet par groupe, avec photos et données des participants.
La page contenant des liens vers des instances système a été gérée par les administrateurs système. Il y avait aussi un diagramme de l'évolution de l'infrastructure technique - quand les instances sont apparues et ont été mises hors service.
Procédures et règlementsLa collecte de toutes les instructions et règles de conception sur le portail, sous une forme à jour et facile à lire, vous permet d'économiser sur les explications aux nouveaux participants et de traiter les excuses «n'a pas lu, n'a pas trouvé, n'a pas vu». Lorsque la question se pose toujours, vous pouvez envoyer un lien vers la page afin de ne pas transmettre le document et passer du temps à le rechercher. La version est toujours à jour, comme La mise à jour a lieu directement sur le portail.
Risques et questions ouvertesNous avons mené des risques et ouvert des questions sur le portail. Pour chaque risque ou question, nous mettons en place une page distincte selon un modèle pré-créé. Sur la page des risques, en plus des noms et classificateurs obligatoires, il y avait une description détaillée du contenu, des conséquences, ainsi qu'un plan d'action avec les termes et responsabilités, et le statut des risques. Les questions ouvertes ont été organisées à peu près de la même manière.
Une page spéciale recueille automatiquement une liste des pages de risques, formant ainsi un registre des risques.
En parcourant la liste, vous pouvez accéder à la page correspondante, lire la description du risque et voir le plan d'action correspondant.
InstructionsUn plan d'action peut être un texte simple, une tâche dans Confluence ou un lien vers une tâche dans JIRA.
Considérez les options que vous pouvez utiliser, qui vous permettent de rappeler aux participants les actions et de contrôler leur mise en œuvre.
Une tâche dans Confluence est une entité distincte qui peut être ajoutée à une page. Un rappel de tâche s'affiche pour l'utilisateur lorsqu'il entre dans le portail, avec une icône dans le coin supérieur droit. En cliquant sur cette icône, l'utilisateur accède à la liste de ses commandes. Lorsque la tâche est terminée, elle coche et le statut de la tâche passe à terminé.
Cependant, de la même manière, vous pouvez décocher et la tâche devient à nouveau non exécutée. Par conséquent, un tel système ne semble pas très fiable et le contrôle des commandes dans ce cas est faible.
La deuxième option consiste à utiliser des tâches pour les tâches JIRA. Directement à partir de la page du portail du projet, vous pouvez créer une tâche dans JIRA, affecter une personne responsable et fixer une date limite. Pour ce faire, nous avons créé une macro spéciale qui clique sur le bouton Créer une commande.
Contrairement à la version précédente, cette tâche peut être configurée de façon à ne pouvoir être clôturée que par un responsable différent de l'entrepreneur, ce qui donne un bon contrôle sur sa mise en œuvre.
JournalisationLa pratique que nous avons suivie nous a aidés à garder toutes les décisions que nous avons prises lors des réunions. Lors de chaque réunion, nous avons conservé un procès-verbal directement sur le portail du projet. Au début de chaque réunion, nous avons créé une nouvelle page de protocole basée sur le modèle et enregistré les principaux points pendant la discussion. Finalement, nous avons formulé une décision et un plan d'action.
Si quelqu'un après la réunion voulait clarifier le texte du protocole, il pouvait le faire directement sur la page du portail, et il était clair qui avait fait les changements et quand. Le protocole a été considéré comme convenu immédiatement après la réunion, il a permis de gagner beaucoup de temps.
JIRA - Système de gestion des listes, affectations, tâchesJIRA a été créé en tant que système d'enregistrement et d'exécution des demandes de service. Cependant, il peut être utilisé pour gérer tous les registres et gérer toutes les tâches.
Dans notre projet, nous avons utilisé JIRA pour contrôler l'exécution des instructions, mener le développement et suivre les tâches de conversion des données.
Le développement avec JIRA est décrit en détail dans l'article
Gestion du développement . Ici, je vais parler du contrôle des commandes et de l'intégration avec Confluence.
Pour créer une tâche JIRA à partir de Confluence, sélectionnez simplement le texte, déplacez le curseur sur le texte sélectionné et cliquez sur le bouton dans le menu contextuel pour afficher l'écran JIRA pour créer la tâche.
Un lien vers la tâche apparaîtra sur la page de protocole, et un lien vers la page dans Confluence sera dans la tâche JIRA.
Ainsi, on peut se déplacer entre ces deux systèmes, d'une part, pour clarifier le statut et l'historique de l'exécution de la commande, et d'autre part, pour regarder le contexte et la raison de la tâche.
L'intégration entre les systèmes nous a également aidés à garder une trace des listes de questions ouvertes liées au développement.
À la fin du projet, alors qu'il y avait une liste des développements critiques qui devaient être fermés pour terminer le projet, nous l'avons organisé sous la forme d'un tableau sur la page du portail du projet, dans l'une des cellules dont il y avait un lien vers le développement dans JIRA. En plus du numéro de tâche, l'état actuel y est également affiché. En parcourant la liste, nous pouvons voir quelles tâches ne sont pas encore closes, dans quel état elles sont, et si nécessaire, nous pouvons y accéder pour voir toute l'histoire et la correspondance qui s'y trouve.
Travailler avec JIRA nécessite certaines qualifications et expérience. Ici, j'ai décrit quelques cas d'utilisation, mais en fait il y en a beaucoup plus. La beauté est que vous pouvez commencer avec les choses les plus élémentaires, et cela fonctionnera déjà , puis développer le système à mesure que vous acquérez de l'expérience et une compréhension des besoins.
En plus de Confluence, en intégration avec JIRA, nous avons également utilisé BitBucket, également le produit Atlassian, un référentiel de développement qui vous permet de suivre les versions de code. Dans le même but, un autre projet a utilisé SVN gratuit.
De nombreux plugins vous permettent d'étendre les fonctionnalités du système, en particulier, pour l'intégration avec MS Project ou la mise en œuvre du diagramme de Gantt directement dans JIRA.
Un grand nombre de cas d'utilisation peut être un obstacle pour ceux qui utilisent pour la première fois ces outils. Dans ce cas, vous pouvez utiliser l'expérience d'autres projets, dont il existe un grand nombre, ou commencer par le plus simple.
L'organisation de l'espace projet avec l'aide de JIRA et Confluence a prouvé son efficacité et sa commodité. Les avantages clés incluent la commodité, la fiabilité et la plus large gamme d'adaptabilité. Sur nos projets, de tels systèmes sont devenus de facto la norme.