Aujourd'hui, le marché dispose d'une large gamme de solutions de gestion de projet. Avec leur aide, les entreprises ont la possibilité d'augmenter considérablement l'efficacité des processus, de comprendre clairement qui fait quoi, de gagner du temps et d'éviter le stress au sein de l'équipe. Au final, c'est à la mode. Mais il existe de nombreux scénarios dans lesquels l'entreprise, en fait, n'est pas prête à mettre en œuvre une solution de gestion de projet. Dans cet article, nous allons discuter de plusieurs exemples de tels scénarios et parler de ce qui devrait changer dans votre entreprise afin que la mise en œuvre de la solution apporte des résultats tangibles.
Scénario # 1. L'équipe compte peu d'employés
Avec le développement d'Internet, il y a de plus en plus d'entreprises dans lesquelles seules quelques personnes travaillent. Aujourd'hui, lorsqu'il est possible d'automatiser et / ou d'externaliser même des processus métier sérieux et à grande échelle, il n'est plus nécessaire d'avoir un bureau bondé géant. L'entreprise tire une réelle valeur de la solution de gestion de projet, lorsque toutes les informations du projet sont régulièrement ajoutées à cette décision. Et dans une situation où seules quelques personnes travaillent au bureau et ont la possibilité de discuter rapidement et personnellement de tous les problèmes nécessaires, le temps nécessaire pour saisir des données dans le système peut l'emporter sur les avantages.
Qu'est-ce qui devrait changer?
Il existe 2 scénarios liés à la situation décrite dans laquelle l'entreprise bénéficiera de la mise en œuvre d'une solution de gestion de projet. Le premier scénario est évident: l'entreprise se développe, plus d'employés apparaissent et il existe un réel besoin de gérer efficacement les projets et de rendre le travail et les résultats de chaque membre de l'équipe transparents pour le reste. Le deuxième scénario est particulièrement pertinent si l'entreprise n'a pas de bureau du tout et que tout le travail est effectué à distance. Dans une telle situation, l'entreprise bénéficiera vraiment de la mise en œuvre d'une solution de gestion de projet. Un bon bonus ici est le fait que pour de nombreuses solutions, l'abonnement pour les très petites équipes est gratuit.
Scénario n ° 2. Le décideur n'a pas suffisamment d'autorité
Ce n'est pas si rare que le directeur de l'entreprise fasse tout ce qui est en son pouvoir pour mettre en œuvre la solution de la manière la plus efficace ... seulement il manque de pouvoir. Il fait partie d'un groupe de décideurs. Ou bien, il peut même être à la tête d'un département, mais pour que la solution profite réellement à l'entreprise, elle doit être mise en œuvre partout. Et les chefs des autres départements sont opposés ou tout simplement pas intéressés. Il existe de très nombreux exemples. Ce qu'ils ont en commun, c'est que l'employé n'a pas suffisamment d'autorité pour garantir que toute l'organisation utilise la solution.
Qu'est-ce qui devrait changer?
Le chef de file qui plaide pour la mise en œuvre de la solution doit préparer un nombre suffisant d'arguments à présenter à la haute direction (ou aux chefs des autres départements) lors du dialogue sur la nécessité de mettre en œuvre la solution. Si la décision est approuvée par la direction, une autorité insuffisante ne sera plus un obstacle. Dans ce cas, il sera simplement abaissé de haut en bas. Ce serait également une bonne idée de tenir une réunion avec le responsable de la réussite client du fournisseur de solution, ce qui peut aider à développer des indicateurs pour évaluer l'état actuel des processus et prévoir comment ils peuvent être améliorés.
Scénario # 3. Problèmes de gestion du changement
Pour que le comportement d'une personne change, elle doit vouloir changer. Vous ne serez pas en mesure d'apporter des changements dans l'organisation (et croyez-moi, la mise en œuvre d'une solution de gestion de projet nécessite un changement de paradigme important) si vous n'avez pas, selon la plupart des membres de l'équipe, une raison importante pour laquelle ils devraient participer à ces changements. Sinon, vous passerez beaucoup de temps et d'argent à essayer de mettre en œuvre la solution, et les résultats seront nuls. N'oubliez pas que la motivation des différents membres de l'équipe peut être très différente. Pour la direction, par exemple, le facteur clé peut être la transparence des processus et pour les employés du service des ventes - la possibilité de ne pas aller à des réunions sans fin et d'avoir plus de temps pour appeler leurs clients.
Qu'est-ce qui devrait changer?
La première chose à faire est de découvrir ce que les employés des différents services pourront bénéficier de la mise en œuvre de votre solution, et de vous tourner vers eux avec les arguments appropriés. Recueillez suffisamment de données et présentez des avantages concrets et mesurables que chaque service recevra de l'utilisation de votre produit. Ne vous attendez pas à des résultats rapides - la gestion du changement implique toujours beaucoup de travail préparatoire et de communication à tous les niveaux. Lorsque vous sentez que la plupart des employés sont déjà de votre côté, organisez une réunion d'organisation générale pour discuter de la mise en œuvre de la solution. Écoutez attentivement les arguments de toutes les parties. Plus vous prendrez en compte les opinions, plus les employés seront motivés à utiliser la solution et à y saisir régulièrement des informations.
Scénario # 4. La direction n'est pas prête pour les coûts de ressources au stade initial de la mise en œuvre de la solution
Parallèlement à la décision de mettre en œuvre un outil de gestion de projet, en règle générale, il existe certaines attentes quant à la façon dont il aidera à atteindre les objectifs énoncés. Avant cela, l'entreprise devra faire face à des coûts supplémentaires (en plus du coût de la solution elle-même). Ces coûts incluent les heures de travail de la direction et de chaque membre de l'équipe. Les employés devront se familiariser avec les fonctionnalités de la solution, comprendre et accepter les règles d'utilisation établies par la direction. De plus, il faut parfois beaucoup de ressources techniques pour implémenter votre produit. Sans ces étapes, votre service ne peut pas être effectivement adopté par la nouvelle entreprise en principe, et seul leur passage réussi peut garantir que les résultats escomptés seront atteints.
Mais certains dirigeants pensent qu'ils peuvent sauter toutes ces étapes et se retrouver immédiatement au point où la décision commencera à être bénéfique. J'ai de mauvaises nouvelles pour vous: cela n'arrivera pas.
Qu'est-ce qui devrait changer?
La direction doit être prête à investir initialement les ressources nécessaires. Malgré le fait que le nombre de solutions sur le marché est assez élevé, il existe 3 types de ressources pertinentes pour presque toutes:
Gestion du temps et employés qui utiliseront la solution
Coûts des services d'implémentation de solutions fournis par son développeur
* facultatif - le coût de développement des intégrations avec d'autres solutions, si nécessaire
Comme vous pouvez le voir, la plupart des fonctionnalités décrites dans l'article sont assez évidentes. Mais vous devez les garder à l'esprit si vous envisagez de mettre en œuvre une solution de gestion de projet. Ce n'est que dans ce cas que le produit apportera des résultats tangibles pour votre organisation.