Il existe deux raisons principales pour lesquelles les entreprises décident généralement de mettre en œuvre un service de gestion de projet. La première est qu'un service correctement sélectionné peut résoudre à la fois un certain nombre de problèmes actuels et futurs liés à la croissance de l'entreprise. La deuxième raison est l'augmentation de l'efficacité des processus métier en général. Bien sûr, ces raisons ne s'excluent pas mutuellement - les entreprises mettent souvent en œuvre une solution pour atteindre tous les objectifs à la fois.
Lorsqu'une organisation décide de mettre en œuvre, des schémas similaires sont toujours observés, par exemple, un enthousiasme prononcé pour le leadership dans les premières étapes. La direction attend des résultats rapides, des indicateurs améliorés. Bien sûr, tout n'est pas si simple, et en raison d'un certain nombre de problèmes qui se posent, tout ne se déroule pas comme prévu. Dans cet article, je vais analyser 6 problèmes typiques en raison desquels une solution de gestion de projet n'apporte pas de résultats. Et, bien sûr, je proposerai des solutions pour chacun d'eux.
Je propose de commencer par énumérer les principaux avantages pour l'entreprise de l'utilisation de solutions de gestion de projet:
- Ces systèmes assurent la transparence des processus métier. Lorsque chaque tâche a un exécuteur testamentaire et un délai, chaque employé comprend qui est responsable de quoi et comment hiérarchiser les tâches chaque jour
- La solution sert de hub unique pour toutes les communications sur le projet. Vous n'avez plus besoin de collecter des données fragmentées dans divers outils, tels que la messagerie électronique, l'application What's, Slack, Skype, etc. Tout est centralisé et il est facile de voir la situation dans son ensemble.
- Gain de temps. Lorsque toutes les données du projet sont toujours disponibles, il devient possible de réduire le nombre de réunions. Et si la solution a la fonctionnalité de modèles de projet, de nouveaux peuvent être lancés en quelques clics.
- La solution simplifie la planification stratégique et tactique. De nombreux systèmes de gestion de projet incluent des outils pour contrôler et partager la feuille de route et permettent aux utilisateurs d'apporter des modifications si nécessaire. Cela vous permet de voir comment toutes les parties du projet forment un tout unique et d'évaluer divers facteurs - des actions de toutes les personnes impliquées dans le projet à la charge de travail de toute l'équipe.
En règle générale, la direction s'attend à ce que l'entreprise reçoive certains (ou mieux - tous) des avantages ci-dessus, et la solution apportera rapidement des résultats. Mais un certain nombre de facteurs peuvent conduire à un fiasco. En général, nous parlons toujours de deux choses: l'absence d'un plan de travail pour gérer le changement et l'incapacité de construire et de mettre en œuvre de nouveaux processus dès le début. Tous les problèmes énumérés ci-dessous concernent en quelque sorte la première ou la deuxième catégorie.
6 problèmes
Problème n ° 1: manque d'intégration ou incorporation incorrecte
Lors de la mise en œuvre d'une solution, la direction doit prendre en compte de nombreux facteurs. Ils comprennent le transfert au système des processus métier existants, la formation, la répartition des rôles (utilisateur, administrateur) entre les membres de l'équipe. Toute cette activité est appelée collectivement «onboarding».
De nombreux managers sous-estiment l'importance de l'intégration, ou préfèrent même l'ignorer. Ils pensent que la décision «s'enracinera» elle-même et commencera à apporter des avantages. J'ai de mauvaises nouvelles pour vous: cela n'arrivera pas. Pour qu'une solution commence à apporter de la valeur, la direction doit investir beaucoup de temps au stade de la mise en œuvre. Une intégration incomplète ou mal effectuée est un problème grave. Il s'avère souvent que les employés ne sont pas prêts à passer du temps et à faire des efforts sur les activités liées à l'intégration: ils ne regardent pas les vidéos de formation, ne viennent pas aux sessions sur le transfert des processus métier vers un nouveau système (où, bien sûr, leur expertise est requise) ou simplement ne comprennent même pas avec des fonctionnalités de base.
Solution:
- La décision de consacrer suffisamment de temps à l'intégration par l'équipe doit être prise au stade de la sélection de l'outil de gestion de projet. Pas plus tard. La direction doit participer à toutes les activités liées à l'intégration et s'assurer que tous les employés y participent.
- Un gros avantage sera si le fournisseur de solutions dispose d'un service de mise en œuvre (malheureusement, tout le monde ne l'a pas aujourd'hui). Les consultants en implémentation professionnels gagneront beaucoup de temps à l'équipe, car ils savent exactement ce qui doit être fait à chaque étape de l'intégration.
Problème n ° 2: Manque de support de gestion
Il n'est pas facile de prendre la décision de mettre en œuvre un outil de gestion de projet. En règle générale, les entreprises ont toujours plusieurs employés proactifs et techniquement avertis qui les laissent simplement expérimenter un nouvel outil. Et c'est merveilleux. Mais il y a un problème: l'introduction d'un outil conduit toujours à un redessin complet du terrain de jeu. Ce n'est pas une simple liste de contrôle avec des conseils de productivité. Et l'enthousiasme de quelques employés ne suffira pas pour que l'outil apporte de la valeur à l'organisation. Si la direction ne fournit pas un support complet, tant au stade de la mise en œuvre de la solution qu'à l'avenir, elle sera confrontée au problème de manque partiel (ou complet) de résultats.
Solution:
- Assurez-vous que les gestionnaires utilisent eux-mêmes l'outil et donnent l'exemple aux autres employés. Lorsque la direction insiste pour que les membres de l’équipe utilisent une solution qu’ils n’utilisent pas du tout, elle est toujours démotivante.
- Rencontrez la direction et discutez des ressources nécessaires à la mise en œuvre réussie de la solution. Assurez-vous que vous avez tous les chefs de départements / équipes, et ils sont prêts à passer du temps à étudier et à mettre en œuvre la solution.
- Demandez aux gestionnaires de tenir des réunions régulières (par exemple, hebdomadaires) avec leurs équipes pour discuter de qui utilise la solution et comment. Lors de ces réunions, il sera possible de discuter des problèmes s'ils surviennent et de demander de l'aide.
Problème n ° 3: l'équipe n'est pas bien formée au produit
Il est étonnant de voir combien d'entreprises sous-estiment l'importance de la formation sur un produit au stade de la mise en œuvre. Chaque entreprise compte 2 catégories d'employés: ceux qui absorbent les nouvelles technologies comme une éponge, et ceux pour lesquels toute solution techniquement difficile est un gros problème. Parfois, les employés peuvent avoir les bases de l'utilisation d'un système de gestion de projet, mais ont des problèmes avec des fonctionnalités spécifiques qui, comme par hasard, sont directement liées à leur travail. Le fait que pour un employé particulier comprendre un nouveau produit soit une question de trente minutes ne signifie pas que cela peut être la norme pour tout le monde. N'oubliez pas que tous les employés sont différents.
Solution:
- Renseignez-vous auprès du fabricant de la solution sur le temps de formation et assurez-vous que chaque employé qui utilisera la solution parviendra à allouer ce temps.
- Personnalisez la formation en fonction des besoins de l'équipe. Découvrez les avantages que différentes équipes peuvent tirer de l'utilisation d'une solution. L'accent mis sur une fonctionnalité particulière lors des sessions de formation pour différentes équipes peut varier considérablement.
- Si possible, faites quelques séances de formation. Le processus d'apprentissage, en règle générale, est plus efficace dans les petits groupes, car chaque participant a la possibilité de poser des questions
Problème n ° 4: les employés voient la solution comme une perte de temps
Lorsque la direction décide de mettre en œuvre un produit pour la gestion de projet, elle a généralement des attentes clairement articulées quant à la valeur que le produit doit apporter. Mais cette déclaration ne fonctionne pas toujours pour les autres employés. Ils peuvent penser que le nouvel outil est un autre prodige de l'informatique, que la direction les forcera à utiliser pendant plusieurs mois, puis tout échouera. Et cela peut être un grave problème.
Si vous ouvrez un livre sur la gestion du changement, vous trouverez l'expression suivante sous une forme ou une autre: «pour que des changements se produisent, les gens doivent vouloir changer». Et les employés ne voudront pas changer s'ils ne voient pas d'avantages directs pour eux-mêmes dans les changements. Même l'approche consistant à «réduire» les décisions de haut en bas peut parfois échouer. Bien sûr, le pourcentage d'employés qui utilisent la solution chaque jour augmentera si la direction le surveille régulièrement. Mais en même temps, cela signifie que la direction perd du temps en imposant de manière inefficace l'utilisation de la solution, ce qui, en substance, contredit le concept même d'augmenter l'efficacité des processus de la solution (et, en particulier, le fait que la solution est conçue pour gagner du temps).
Solution:
- Rencontrez une équipe de dirigeants et réfléchissez aux avantages d'une solution pour les membres de différentes équipes. Rassemblez régulièrement des informations sur les problèmes actuels des équipes qu'ils rencontrent. Faites des listes de problèmes qui peuvent être résolus avec l'outil et discutez-en avec les équipes.
- Ou concentrez-vous immédiatement sur les processus spécifiques des équipes et sur ce qu'elles gagneront à utiliser l'outil. Par exemple, le personnel de vente peut dire que s'il met constamment à jour les informations sur ses clients et les transactions dans le système, tout sera transparent pour la direction et, à son tour, ils ne pourront pas assister à la plupart des réunions et auront plus de temps pour appeler les clients
Problème n ° 5: l'équipe a déjà eu des expériences négatives avec l'utilisation d'une autre solution dans le passé
Ainsi, l'équipe a déjà essayé un produit similaire et la tentative a échoué. Il pourrait y avoir beaucoup de raisons à cela. Mais le point principal ici est que les employés auront dès le début une attitude négative envers la nouvelle solution. Pour la dernière décision, probablement, beaucoup de temps a été consacré, mais il n'y a eu aucun résultat.
L'entreprise peut également décider d'introduire le produit au mauvais moment. Lorsque les employés ont un plan de vente, des délais arrivent, la dernière chose à laquelle ils veulent penser est «le transfert urgent de toutes les données vers une nouvelle super-solution».
Solution:
- Commencez par analyser les problèmes rencontrés par l'entreprise lors de la mise en œuvre de la solution précédente et abordez ces problèmes en tenant compte de l'expérience
- Si possible, utilisez l'aide des gestionnaires de fournisseurs de solutions Customer Success. Les CSM qualifiés, en règle générale, sont des experts en gestion du changement et sont en mesure de fournir une assistance significative dans le processus de migration vers une nouvelle solution.
- Si le fournisseur de solutions fournit un service d'implémentation payant, pensez à acheter ce service. Si votre équipe est professionnelle à bord, toutes les étapes de l'implémentation initiale et du «déploiement» de la solution dans l'entreprise seront plus rapides et beaucoup moins pénibles.
Problème n ° 6: la solution n'a pas les intégrations nécessaires
Un certain nombre de solutions de gestion de projet populaires présentées sur le marché, parmi leurs avantages, soulignent l'opportunité de devenir le lieu central où toutes les communications sur les projets auront lieu. Mais que se passe-t-il s'ils manquent d'intégrations natives (par exemple, avec Slack, Adobe, etc.)? Il ne suffit plus d'offrir au client un bon produit isolé. La disponibilité des intégrations peut être un facteur clé.
Même si la solution possède des intégrations natives avec tous les produits et services possibles, il reste important que la solution dispose d'une API ouverte. Cela vous permet de développer une intégration supplémentaire si nécessaire.
Solution:
- Lorsque vous choisissez une solution, assurez-vous de savoir quelles intégrations y sont déjà intégrées. Préparez une liste de produits (services) que l'équipe utilise déjà régulièrement. Comparez ensuite le nombre d'éléments de ces listes qui se chevauchent.
- Si la solution est idéale pour l'équipe, mais que certaines des intégrations requises sont manquantes, envisagez de les créer vous-même à l'aide de l'API ou en payant un spécialiste de l'intégration tiers.
La mise en œuvre d'une solution de gestion de projet peut avoir un impact significatif sur les performances de l'entreprise. Mais l'effet positif ne sera que si l'entreprise est prête à passer suffisamment de temps au stade de la mise en œuvre et après. Nous espérons que ces conseils vous aideront à atteindre les résultats souhaités!