Les questions de comptabilité financière, de planification et de budgétisation sont un sujet brûlant et urgent pour toutes les entreprises informatiques. À mesure que l'entreprise se développe, les flux de trésorerie sont difficiles à contrôler et il devient évident qu'une approche systématique est nécessaire.
Selon les types de produits et services qu'elle produit - la méthodologie comptable dans les sociétés informatiques peut varier considérablement. Le développement de logiciels personnalisés, la publication de solutions en boîte, la disponibilité du support technique, la publication de mises à jour, l'utilisation de licences de développeurs tiers peuvent affecter de manière significative la reconnaissance des revenus et dépenses et la gestion de trésorerie de l'organisation. Une base importante pour l'organisation de la comptabilité et de la budgétisation est la division de l'entreprise en projets et la répartition des coûts (ne formant pas les coûts) en un pool de projets, selon une méthodologie prédéterminée.
Par où commencer?
Modèle de gains
Dans un premier temps, la direction et les propriétaires de l'entreprise devraient déterminer et approuver le modèle de bénéfices. C'est ainsi que l'entreprise fera de l'argent. Cela peut être la production d'une solution en boîte, la délivrance de licences d'utilisation, le développement personnalisé, etc.). Le plus souvent, l'entreprise aura deux options ou plus pour générer des revenus. Le système d'imposition des revenus variera également en fonction des types de revenus (les licences ne sont pas soumises à la TVA, l'assistance technique et la vente de services incluent la TVA). Compte tenu de cela, vous pouvez construire avec compétence un système de coûts, à la fois ceux qui formeront le prix de revient et ceux qui seront comptabilisés en charges de la période.
Coût et tarification du projet
La particularité de la plupart des sociétés informatiques en l'absence d'un grand nombre d'immobilisations. Ce n'est pas une usine, pas une entreprise de fabrication, et le principal atout est les personnes, les spécialistes, les développeurs, les linguistes, les testeurs. Ce sont leurs connaissances, aptitudes et compétences exprimées dans les services aux clients ou les produits qui génèrent des revenus. De la façon dont l'entreprise gère cette ressource et détermine ses flux de trésorerie et son bien-être financier.
Sur le marché russe, il est habituel d'utiliser l'un des deux modèles de prix (prix fixe ou temps et matériaux).
Le premier modèle est le modèle traditionnel de développement de projet, lorsque le client et le chef de projet déterminent l'ensemble du champ de travail dans les termes de référence, conviennent d'un budget fixe et des termes exacts du projet. En prix fixe (ou FP), les clients paient pour le résultat final et l'entrepreneur paie le temps de leurs développeurs. Dans ce cas, si les programmeurs consacrent plus de temps au développement et que le budget ne change pas, le profit de l'entreprise est réduit. Par conséquent, ici, beaucoup dépend de la capacité des managers à évaluer à l'avance les coûts de main-d'œuvre. Bien que des risques et des cas de force majeure puissent survenir dans tout projet.
Le deuxième modèle - Time & Materials (TM) - est le paiement par le client des ressources réellement dépensées - le temps du développeur.
Quel que soit le modèle utilisé, il est important d'avoir un système comptable qui indique le budget total, combien a déjà été fait, combien d'heures ont été dépensées - le système de feuille de temps.
Habituellement, un développeur participe à la création d'une partie du projet et un grand nombre de personnes participent à la production de l'ensemble du produit. Afin de calculer avec précision le coût d'un projet particulier pour une entreprise, il est nécessaire non seulement de prendre en compte le coût des coûts de développement pour la feuille de temps, mais également d'introduire un système de partage des coûts pour les coûts fixes et variables. Il est important pour planifier les prix du projet de prendre en compte les coûts non directement liés au développement (tels que la location d'espace, l'entretien d'un bureau, etc.). Ils peuvent être exprimés en OPEX par personne, par jour ou mois. Cette approche évitera de «grignoter» la marge du projet.
Un point important est de maintenir le plan \ fait du budget du projet en mode temps réel. Cela donnera à la direction des données précises sur l'avancement du projet, sa rentabilité actuelle et permettra d'éviter ou d'éviter le dépassement du budget du projet ou d'ajuster le coût du projet dans le temps.
Par où commencer ...
- déterminer le coût de chaque développeur et autres spécialistes techniques
- planifier le calendrier des travaux
- décomposer le projet en étapes: développement, test, mise en service, etc.
- planifier le budget pour l'achat d'équipement (si nécessaire) pour la mise en œuvre du projet
Équipement technique pour l'établissement des coûts, la planification budgétaire, la comptabilité de gestion
- Au stade initial, à des fins de planification et de comptabilité, il est tout à fait possible de se débrouiller avec les capacités des feuilles MS Excel ou Google
- Aussi simple que la direction de l'entreprise doit s'occuper du processus d'automatisation.
- Aujourd'hui, le marché dispose d'un nombre assez important de logiciels spécialisés. Partant d'un budget assez basique basé sur 1C à des designers sérieux basés sur des cubes Olap (Cognos, Anaplan). Et d'autres solutions spécialisées (Axapta, Navision, SAP)
Évaluation de la rentabilité des projets et des affaires
Une comptabilité appropriée et une allocation précise du temps pour les projets vous permettront d'évaluer la rentabilité du projet. Le principal problème des jeunes entreprises est l'attachement à ne comptabiliser qu'en argent, en fait en flux de trésorerie. Cette approche déforme considérablement les informations sur l'entreprise et conduit à des résultats désastreux. Il est plus correct de calculer la rentabilité du projet et de l'entreprise dans son ensemble, sur une base de comptabilité d'exercice (c'est-à-dire de générer un rapport de profits et pertes sur les projets et la société), d'effectuer une analyse de solvabilité de la société dans le contexte des flux de trésorerie et des coûts encourus du projet, et, sur la base du bilan, un rapport de bénéfices et état des pertes de flux de trésorerie pour effectuer une analyse complète de la stabilité de l'entreprise.
La comptabilité de projet selon la comptabilité d'exercice vous permettra de diviser les revenus du projet en tant que partie du revenu total. Et le coût du projet et son analyse factorielle montreront la part des coûts du projet et les raisons des économies ou des dépenses excessives.
Cette approche mettra en évidence des projets non rentables, la gestion pour prendre des mesures pour réduire les pertes ou revoir les stratégies de développement. Le résultat de l'analyse ne doit pas être uniquement des chiffres nus, mais les conclusions d'un spécialiste compétent qui aidera à prendre les bonnes décisions de gestion.
Une bonne règle consiste à développer un système d'indicateurs de performance clés pour le projet et pour l'entreprise dans son ensemble. Le suivi de la mise en œuvre des KPI garantira la transparence de l'entreprise pour les propriétaires et les gestionnaires.
La société développant des jeux pour appareils mobiles au fil des ans a accumulé un certain nombre de projets inachevés. L'analyse financière a montré une baisse de la rentabilité de 35% des projets. Sur la base des résultats de l'analyse, la direction a décidé de réviser les conditions des projets préservant le potentiel de croissance et de terminer les projets dont le cycle de vie est en voie d'achèvement.
Dépenses non liées aux coûts
Le coût est certainement un facteur fondamental pour obtenir une marge acceptable pour le projet, mais en plus de cela, il existe un certain nombre de coûts, de planification et de comptabilité, qui, lors de l'élaboration d'une proposition commerciale, sont également importants.
Marketing, frais de vente, masse salariale du personnel administratif et de soutien, taxes, frais administratifs, de gestion, amortissement, intérêts sur prêts, etc. peut représenter une partie importante des coûts. La totalité de ces coûts est mieux exprimée en OPEX. Et utilisez la valeur obtenue pour déterminer la rentabilité confortable minimale du projet.
Jalons et indicateurs financiers
Il est vital pour la direction de l'entreprise de consacrer du temps à une analyse complète des résultats actuels du projet. En collaboration avec les chefs d'équipe du projet, analysez la situation de production et financière du travail et de l'entreprise dans son ensemble.
Coût des projets: analyse des coûts réels supportés par le projet. Identification des projets ou chantiers problématiques.
Le temps productif et les pertes (le temps c'est de l'argent). L'analyse des indicateurs financiers conjointement avec la production permettra de comprendre la base de ressources. Par exemple: annuler le coût de plus d'heures de développeurs que prévu devrait pousser les dirigeants de l'entreprise à prêter attention à la compétence du personnel de développement, à prendre des mesures pour augmenter le niveau de professionnalisme des employés, la formation, etc. Ou révisez la méthodologie de planification du projet.
Rentabilité des projets. Contrôler la rentabilité des projets et des entreprises est une chose vitale. Basé sur une comptabilité et une planification solides. La valeur des coûts fixes de l'entreprise, en règle générale, est statique et doit être inscrite en marge de chaque projet. La direction détermine un niveau acceptable de rentabilité pour les projets et les affaires qui devraient servir.
La structure des coûts indirects: nous déterminons combien d'argent a été dépensé pour le loyer, le développement des employés, le personnel administratif et les autres coûts indirects.
Que faire s'il n'y a pas assez d'argent?
Au départ, nous devons accepter que le manque d'argent dans le compte courant à la fois ne signifie pas que l'entreprise n'est pas rentable. En fait, comme la déclaration inverse. Un écart de trésorerie peut se former pour diverses raisons. Quelque chose comme: des pertes dues à une faible rentabilité, des coûts «gonflés», des créances accumulées (en fait, c'est du prêt à l'acheteur ou au client), un niveau élevé d'OPEX, etc. Quelles que soient les raisons de l'écart de trésorerie, il peut être prévu et évité.
Mesures préventives
- Mise en place d'un système de planification financière, de comptabilité et de contrôle.
- Suivi périodique du niveau OPEX. Sa révision si nécessaire.
- Suivi des valeurs minimales de rentabilité des projets.
- Travail actif avec les créances et les dettes.
- Emprunter des fonds.
- Attirer l'investissement.
Que faire avec de l'argent gratuit? Ou l'argent devrait rapporter de l'argent.
S'il y a excédent de monnaie à la fois, il serait logique de développer des mesures pour leur bon usage (le retrait des dividendes du propriétaire ne compte pas).
Le free cash peut être investi dans le développement de l'entreprise: dans la formation du personnel et dans l'élévation de son professionnalisme, dans la mise à jour des immobilisations.
Ou envoyer l'excédent de trésorerie pour «gagner»: investir dans des instruments financiers des secteurs bancaire ou de change.
Recommandations aux propriétaires et dirigeants d'entreprises informatiques
- Développer un système d'enregistrement des heures de travail du personnel de production.
- Calculez le coût d'une heure de travail pour chaque groupe de spécialistes de la production pour une compréhension claire du calcul du coût du projet.
- Calculez le coût d'entretien de tous les employés par mois (entrez l'indicateur OPEX). Cela aidera à déterminer le niveau optimal estimé de rentabilité du projet.
- Maximisez l'automatisation de la planification des flux de trésorerie, compilez un registre des demandes de paiement et un calendrier de paiement.
- Identifiez les lacunes de trésorerie à l'avance et prenez des mesures pour éviter les lacunes.
- Investissez dans la formation des employés et dans l'amélioration de leur professionnalisme.
- Développer des indicateurs KPI pour les projets et les entreprises. Surveillez leur mise en œuvre.
- Ne suivez pas de cycles de comptabilité et de planification uniquement des flux de trésorerie. Développer un système de comptabilité de gestion, de planification et de prévision.
- Introduisez la budgétisation continue dans les dimensions «Plan», «Prévision», «Fait».
- Profitez de l'occasion pour réduire le fardeau fiscal (accréditez-vous auprès du ministère des Communications et réduisez les retenues sur la masse salariale de 30 à 14 pour cent, changez l'emplacement légal pour des zones économiques libres ou des grappes informatiques comme Skolkovo, FEZ Innopolis, etc., réduisez l'impôt sur les bénéfices dû à la R&D, réduisez l'impôt sur profit dû à l'amortissement instantané, bénéficiez d'avantages régionaux, supprimez la TVA).