Après mon article sur VC sur les outils pour le travail d'équipe, que j'aimerais connaître bien plus tôt, une rafale de questions de clarification est tombée sur moi. Les questions portaient sur l'affaire, et pas seulement dans les commentaires: ils m'ont écrit dans un e-mail personnel et même appelé (amis).
C'est arrivé au point qu'ils ont commencé à m'offrir 15 mille roubles par heure pour une consultation sur Skype, ou même à venir animer un atelier de formation en entreprise. Bien sûr, au fond, je supposais que notre expérience pourrait être utile à quelqu'un, mais je ne m'attendais toujours pas à ce que le sujet soit si chaud.
Et la plupart des questions concernaient Slack. Beaucoup de ceux qui m'ont contacté entretiennent toujours toute la correspondance par courrier et sont surpris de l'efficacité de la communication au sein de l'équipe et de l'utilité de sa redondance (dans le bon sens du terme). Ce qui est déjà là: moi-même pour le moment, le courrier est perçu comme un phénomène normal, malgré son interminable "Fw: Re: Re: Re: Planning November 2015".
Avertissement immédiat: Slack n'est pas parfait. Il a à la fois des avantages et des inconvénients - juste des avantages, à mon avis, beaucoup plus. Par conséquent, maintenant pour nous, c'est le logiciel le plus optimal non seulement pour la communication, mais aussi pour créer une plate-forme de communication à part entière pour l'équipe. Je vais vous en dire plus sur lui.
Comment tout a commencéTout d'abord, nous, comme tous les gens normaux, avons utilisé le courrier électronique, Skype et WhatsApp. Mais après un certain temps, différentes questions ont commencé à se poser. Par exemple, pourquoi le chat WhatsApp semble-t-il informel, mais les collègues écrivent des choses sur le travail là-bas: sur les expositions, les livraisons, etc.? Pourquoi avons-nous besoin de Skype, pourquoi discutons-nous de certains problèmes? Pourquoi sommes-nous si enragés avec une correspondance circulaire à 30 destinataires par la poste?
La réponse était apparente: les messagers sont rapides et le courrier est lesté, sauf peut-être pour la communication avec le monde extérieur.
L'unité de signification dans le courrier est une lettre. L'unité de sens dans le messager est un bref dialogue. En envoyant une lettre et en attendant une réponse, vous pouvez déjà discuter pleinement du problème dans le messager. Et à mon avis, le courrier devrait désormais devenir un outil spécialisé, mais pas universel. L'utiliser partout, c'est comme marteler des ongles et chauffer des aliments avec un fer à repasser: vous le pouvez, mais stupidement mal à l'aise.
Utilisation du courrier électronique comme outil de correspondance interne"Qu'est-ce qui vous déplaît dans WhatsApp?"Malgré tous les avantages des messagers «quotidiens», toute la correspondance sur le travail (ci-après avec la réservation «dans notre cas») n'a pas pu être transférée vers le même chat WhatsApp ou Telegram: la variété des sujets et le nombre de questions discutées étaient trop importants.
Même si nous y avions créé plusieurs sous-chats comme «Ventes sur le site», rien de bon ne serait sorti. En effet, si en même temps deux questions différentes s'étaient posées à cette étape, nous n'aurions pas eu la chance d'en discuter de manière constructive - tous les messages concernant les première et deuxième questions auraient été éparpillés sur une seule bande, la transformant en un gâchis insignifiant.
Un exemple d'un autre opéra, mais clairementEt aussi, toute ma vie, j'ai utilisé le courrier comme gestionnaire de tâches, marquant les «lettres de cas» pour y revenir plus tard. Tous les messagers n'ont pas à première vue une occasion simple d'ajouter un message entrant à vos favoris.
Le problème était que la nécessité d'une communication rapide se développait beaucoup plus rapidement que les moyens de la satisfaire. Et si WhatsApp, Viber, Telegram et beaucoup de tout étaient déjà adaptés à la correspondance "domestique", alors il n'y avait pas beaucoup d'options pour un travailleur: Slack, Google Hangouts, Microsoft Teams, Rocketchat, HipChat - et c'est tout.
Je ne me concentrerai pas sur des arguments spécifiques pour choisir une solution, je les ai tous examinés il y a deux ans et Slack m'a semblé le plus approprié. En même temps, je pense que ce n'est pas Slack en tant que tel, mais le discours sur le format - un messager structuré comme plate-forme - c'est un facteur clé. Et les gars de Slack mieux que quiconque, à mon avis, ont compris ce format. Ce qui, d'ailleurs, confirme leur récente
évaluation sur le marché .
Par conséquent, j'ai commencé à chercher une sorte de logiciel pour la communication interne, qui combinerait les trois paramètres les plus importants pour nous:
- haute vitesse de communication;
- structure et transparence de toutes les informations;
- facilité d'entrée dans un nouvel environnement et d'utilisation.
"Alors pourquoi avez-vous choisi Slack?"Slack m'a captivé précisément par sa facilité d'utilisation: après un examen rapide, il est devenu clair que même un débutant pouvait commencer à travailler pleinement le jour de sa connaissance du programme. Contrairement aux messagers «de tous les jours», il avait immédiatement trois niveaux de hiérarchie: non seulement les chats et les messages, mais également la possibilité de créer un fil pour chaque message à l'intérieur du canal (chat) - un excellent moyen d'éviter un désordre.
De plus, dans la plupart des critiques, les gens ont écrit que Slack répond avec sensibilité aux demandes d'assistance et corrige rapidement les montants qui se posent. Plus tard, j'en ai moi-même été convaincu - vous n'aurez pas le temps d'écrire sur le problème du support, et vous pouvez déjà voir qu'il a été corrigé après la prochaine mise à jour. C’est même dommage. Bien que je dois admettre: leur application de bureau et mobile, franchement, ne diffèrent pas en termes de performances.
Et s'il est très simplifié de comparer tous les outils disponibles à ce moment selon des critères importants pour nous, on obtient l'image suivante:
Je ne touche pas spécifiquement aux prix d'utilisation: ne serait-ce que parce que Slack peut être utilisé absolument gratuitement (avec un certain nombre de restrictions pas si terribles). Et puis tout dépend de la taille de l'équipe et du tarif. Dans le plan tarifaire standard, le mois d'utilisation de Slack est de 6,67 $ par employé.
"En ai-je besoin?"Il est possible que non. À mon avis, Slack ne convient qu'à certains types d'entreprises. Offensivement, je les décrirais comme ceci: ce sont des entreprises avec une équipe de cinq à 100 personnes, avec une structure horizontale (ou relativement horizontale) et une approche projet du travail.
Voici trois signes que vous
n'avez pas besoin de Slack:
- Votre entreprise emploie plus d'une centaine de personnes. Dans ce cas, Slack avec ses mensualités sera un plaisir très cher pour vous. Dans une telle situation, il est beaucoup plus facile de déployer votre propre service ou d'utiliser les services dits à paiement unique: vous payez une fois et vous l'utilisez.
- Votre entreprise a une structure verticale rigide, une sorte de «Dallas Club of Coordinators», lorsque toutes les décisions et initiatives sont systématiquement approuvées par les gestionnaires, les chefs de file, etc. Dans ce cas, vous n'avez probablement pas besoin d'une communication transparente.
- La structure organisationnelle de votre entreprise implique une division rigide en départements dans le vide: seul le chef de département interagit avec les autres départements - et uniquement via le chef d'un autre département. Tous les projets sont menés uniquement au sein du département (littéralement: à l'intérieur d'un ou deux bureaux).
Erreurs d'implémentationJe ne vois pas grand intérêt à donner des instructions détaillées sur la façon de commencer à utiliser Slack - tout est très clair là-bas. Mais je vais vous dire où nous nous sommes trompés, parce que les fakaps aiment tout. Dans notre équipe, nous choisissons même le meilleur fakap chaque mois.
1. Ne marquez pas la frontière entre le courrier et Slack.
En d'autres termes, ils n'ont pas immédiatement compris qu'il était nécessaire d'être clairement d'accord avec l'équipe lorsque nous utilisons le messager et lorsque nous utilisons le courrier. En conséquence, les gars, souvent par inertie, écrivaient de brèves questions de travail par courrier ou, inversement, envoyaient de grandes lettres à Slack, qui devaient ensuite être envoyées à des entrepreneurs externes.
Parfois, il arrivait qu'une personne posait une question par la poste et recevait déjà la réponse dans Slack. Schizophrénie légère, hein? De toute évidence, dans ce cas, il est beaucoup plus facile de se confondre. Et si après un mois vous avez besoin de trouver une sorte de message, cela peut prendre beaucoup de temps.
Un peu plus tard, nous avons tout de suite fait ce qui devait être fait: nous avons convenu que toute la correspondance interne se faisait par Slack, et que toute la communication externe (ou avec la participation de prestataires externes) se faisait par courrier. Il y avait des exceptions: par exemple, nous avons connecté à plusieurs reprises des entrepreneurs externes ou des indépendants à Slack lorsqu'il y avait une communication longue et étroite: il s'agissait principalement de concepteurs ou de programmeurs.
2. Ils n'ont pas immédiatement attrapé la structure.
Tout est extrêmement simple ici: tous les gars n'ont pas immédiatement commencé à utiliser la structure à plusieurs niveaux "canal - fil - commentaires" et ont communiqué "catégoriquement": une personne a écrit le message initial (avec l'énoncé du problème) au canal, et la suivante a écrit un autre message sur le même canal, au lieu d'écrire un commentaire sur le post d'origine (continuez le fil, en d'autres termes). C’est la même chose que si j’écrivais tout cet article avec des titres uniquement.
Maintenant, de telles situations se produisent également tous les quelques mois (le plus souvent avec l'arrivée de nouveaux arrivants). Et plus tôt - plusieurs fois par jour. Cela a nécessité une intervention laconique mais persistante de ma part. Maintenant, il ressemble exactement à il y a deux ans:
3. Nous avons commencé à définir des tâches dans PM Slack, en contournant Trello.
Et ce sont les mauvaises conséquences d'un bon service: au fil du temps, il est devenu si pratique de communiquer via Slack que certaines tâches des gars sont passées par Trello et ne sont restées que dans la correspondance. Eh bien, "les gars". En général, j'ai également péché avec cela.
En conséquence, l'équipe n'était parfois pas au courant de ce qui se passait, ce qui contredisait déjà le principe général de transparence de tous les projets. J'ai déjà écrit pourquoi c'était nécessaire: deux «en marge» ont accepté de faire quelque chose, et le troisième est prêt à 80% pour cette tâche, ou il a de bons arguments en faveur de quoi faire différemment ou pas du tout à faire. De telles situations créent souvent un travail inutile.
Un peu plus tard, nous sommes arrivés au schéma suivant: les gars définissent des tâches dans Trello, après quoi ils écrivent à ce sujet dans le canal correspondant dans Slack. Ce n'est là qu'un des éléments d'une "communication excessive", ce qui minimise les chances de manquer des informations importantes à la vue.
Soit dit en passant, il est possible d'intégrer Trello et Slack, et il peut être configuré pour recevoir des notifications automatiquement. Mais je vous recommande de le faire avec soin et pour des occasions spéciales, sinon Slack vous rendra malade avec les notifications.
Bien sûr, nous ne fixons pas de tâches très petites et rapides (qui sont plus rapides à faire que de marquer quelque part) - ce serait de la folie et n'apporterait pratiquement aucun avantage à personne. Bien que je vous dise quelques conseils plus tard sur ce que vous pouvez faire avec des choses aussi rapides en utilisant le même Slack.
4. Pas immédiatement saisi les avantages des discussions ouvertes.
Cela ressemble au paragraphe précédent, mais ici, il est plus probable qu'il ne s'agisse pas de fixer des objectifs, mais de discuter ouvertement de toutes les questions dans leur ensemble.
Comme au débutIgor et Fedor sont assis et "se frottent" de manière personnelle, comme pour améliorer la conversion dans la section avec des cadeaux d'entreprise. Igor et Fedor, bien sûr, bien fait, mais dans un tel schéma, l'équipe perd trois bonus sympas.
Les gars ne soupçonnent pas que la question est en cours de discussion. Et s'ils voyaient la correspondance d'Igor et de Fedor, ils offriraient dix idées brillantes, dont deux qu'Igor et Fedor prendraient pour travailler et obtenir un profit. Mais ils communiquent en PM, donc ils n'ont aucune chance d'avoir des idées brillantes de l'extérieur - ils ne peuvent compter que sur eux-mêmes.
Les débutants n'ont pas de bonnes pratiques et ne s'adaptent pas aussi rapidement qu'une équipe. Imaginez qu'un débutant pose des questions à un employé expérimenté en plein air - immédiatement, l'effet d'une formation supplémentaire apparaît automatiquement, car d'autres gars voient ce dialogue.
Si la chaîne est bien «localisée» sur le sujet, alors quand un nouveau collègue est introduit dans l'équipe, vous pouvez simplement dire: «Vasya, voici la chaîne, rembobinez jusqu'au début et lisez tout là-bas.» De telles histoires donnent juste un effet fou - le débutant ne voit pas seulement le résultat final, mais le processus: les erreurs, les dépassements, etc., il comprend substantiellement pourquoi tout est exactement comme il est. Cela accélère cosmiquement l'adaptation de l'équipe.
Comment ça se passe maintenantIgor écrit à #internet_marketing: «Équipe, question de chien: avez des idées, comment pouvons-nous augmenter la conversion dans la section avec des cadeaux d'entreprise? Voici le rapport de novembre, il y a tous les indicateurs. » À la fin de la journée, le fil se détache des commentaires et le terrain de réflexion d'Igor est fertile, comme les rives du Nil.
Marina a collecté 200 idées pour le nom d'un nouveau jeu par jourAttention: un tel schéma est catégoriquement inacceptable si vous avez des spécialistes avec un «P» majuscule travaillant dans votre équipe, qui «savent toujours mieux que tout cela, ne les laissez pas aller avec tout cela». Dans ce cas, une communication ouverte n'aidera pas, mais ne fera que nuire à leur sentiment d'importance personnelle.
Joies d'utilisationNe pensez pas que Slack est une sorte de logiciel spécial qui transforme toute communication de travail en un pays magique avec des fées, des licornes et une compréhension mutuelle absolue dans l'équipe. En soi, il ne rend pas la correspondance simple, structurelle ou compréhensible. Exemple: en utilisant un bon poinçon, vous pouvez percer un trou dans le sol ou dans la jambe - tout dépend de la façon d'utiliser cet outil.
En général, je recommande fortement de démarrer un Slack-master ou une équipe de gars, ce qui, surtout au début, aidera à tout mettre en œuvre et à configurer.
Ci-dessous, je vais souligner les principaux points et fonctionnalités qui nous aident à travailler aussi facilement et efficacement que possible dans Slack.
1. Canaux
La règle de base: écrire sur le canal. À propos de la préparation de messages sur VKontakte - dans internet_smm, sur les expéditions aux clients d'entreprise - dans sales_corporate. C'est comme cuisiner dans la cuisine et laver dans la salle de bain - ce serait très inconfortable et étrange de faire tout cela dans le couloir.
Lorsque nous avons commencé à utiliser Slack, nous n'avions que huit à dix canaux. Mais au fil du temps, leur nombre a organiquement augmenté. Par exemple, s'il existait au départ un canal sales_world (marchés internationaux), il s'agit maintenant de sept canaux: sales_world_uk, sales_world_ua, sales_world_germany et ainsi de suite.
Si maintenant toutes les questions sur les expéditions à l'étranger tombaient dans un seul canal, cela régnerait dans un chaos complet. Par conséquent, dès que le besoin se fait sentir de «séparer» le flux général d'informations ou de créer un espace d'information d'un nouveau type, nous créons un nouveau canal.
L'expression «J'ai besoin d'une chaîne de plus en mou» est devenue un mème local, avec lequel mes collègues me taquinent périodiquement :)En écrivant ce matériel, j'ai compté 59 chaînes que nous utilisons actuellement. Pour permettre aux débutants de comprendre plus facilement comment tout fonctionne, nous avons une carte mentale avec la structure de tous les canaux. Voici sa pièce:
Structure des canaux dans Slack (fragment)Est-ce beaucoup ou peu? Je ne peux pas le dire, nous avons environ 45 personnes, trois bureaux, 11 canaux de vente, quatre gammes de produits, environ 100 références. Vous pouvez déterminer vous-même à quel type de trafic cela donne lieu: nous recevons environ 40 000 messages par mois. Il est effrayant d'imaginer combien de lettres il y aurait si nous utilisions le courrier.
Il y a un autre point important: il n'est pas nécessaire d'être abonné à toutes les chaînes et de lire en général tout ce qui se passe. Par exemple, à juste titre, les concepteurs ne se soucient pas des canaux CRM ou de la logistique. Mais ils sont abonnés à tous les canaux liés au développement de produits et aux matériaux sur le site. Cela fait gagner beaucoup de temps.
2. Contrôle de ce qui se passe
Slack a deux boutons très utiles: Tous les non lus et Tous les fils.
Tous les messages non lus est l'endroit où tous les messages non lus de tous les canaux auxquels une personne s'abonne sont collectés. Même si pendant un certain temps il supprime toutes les notifications afin de se concentrer, il a la possibilité d'ouvrir la section All Unreads plus tard et de tout lire sur une seule bande.
Tous les threads sont les mêmes, mais nous parlons de tous les messages des threads auxquels l'employé participe (laissé un commentaire ou créé le thread lui-même).
A travers ces deux points, vous pouvez regarder toute votre correspondance en général et ne rien manquer: tous les messages sont affichés sous forme de bande.
3. Étoiles et rappels
Star est l'un des outils clés pour augmenter considérablement l'efficacité. Avec son aide, vous pouvez marquer un message ou une publication n'importe où depuis n'importe quel appareil - ils sont placés dans l'ordre chronologique dans la section Éléments suivis. Vous pouvez ainsi marquer des tâches à terminer ou simplement des informations importantes.
Exemple: un employé au déjeuner, mais voit un message important dans Slack mobile, le marque d'une étoile, arrive du déjeuner, ouvre l'application sur son ordinateur et est déjà plongé dans le contexte complet. Étant donné que nous apprécions vraiment la possibilité de ne rien oublier - une chose très utile.
Rappelez-moi est une autre variante de la fonction Star. L'essence est la même - cette option ne vous permet pas non plus d'oublier quelque chose d'important, mais elle est encore plus spécifique, et je l'utilise personnellement principalement et non l'étoile. Elle définit la période pendant laquelle elle-même se souviendra de la tâche ou du message. Il vous suffit de choisir l'heure.
Exemple: le soir à la maison, j'ai vu une histoire importante dans la correspondance, à laquelle il faut prêter attention le matin. Je le marque avec Rappelez-moi - Demain, et demain à 9 heures du matin, je recevrai un rappel dans les messages de Slackbot. Là, vous pouvez cliquer sur Marquer comme terminé ou Répéter, c'est-à-dire en différer un autre. Il s'avère un tel gestionnaire de tâches pour les petites tâches. Tous les grands ne sont qu'à Trello.
Slack n'est pas un chat, mais une plateformeL'un des avantages de Slack pour nous est qu'il ne s'agit pas seulement d'un outil de correspondance, mais plutôt d'une plateforme pour organiser le travail en équipe. Cela signifie qu'en plus de la communication en tant que telle, il existe de nombreuses applications et robots utiles avec lesquels vous pouvez étendre considérablement les fonctionnalités de Slack.
Il est important de comprendre que ce ne sont pas des blagues décoratives et divertissantes, mais des outils assez appliqués. S'ils sont utilisés en combinaison, ils aident à gagner du temps de travail et facilitent généralement la vie. Nous en utilisons déjà certains, tandis que d'autres sont à l'étude et envisagent de les mettre en œuvre. Ici, je vais énumérer ceux-ci et d'autres.
Timebot
«Où est Igor? Comment en congé de maladie? Quelle est la durée des vacances avec le chef du service approvisionnement? Où et à quelle heure tenir la réunion? ? ?» , . TimeBot .
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- «Google », - - Slack. TimeBot , Slack: #general_vacation Slack . :
BirthdayBotÀ un moment donné, nous sommes tombés périodiquement sur le même problème: par exemple, Sergei est venu vers moi et m'a dit: "Ahem, c'est comme l'anniversaire d'Ilya aujourd'hui." Et nous l'avons juste oublié dans le froid, et nous devons trouver quelque chose de toute urgence.Afin de ne pas mémoriser tous les 45 anniversaires de collègues, nous avons mis BirthdayBot pour Slack. Il s'agit d'une alternative pratique aux brochures avec les anniversaires des employés qui sont courants dans de nombreux bureaux (que, rarement, quelqu'un regarde rarement).L'avantage est que vous n'avez pas besoin de garder une trace de quoi que ce soit et de le garder dans votre tête - le bot se rappellera quand l'un des collègues approche d'un anniversaire: pendant une semaine, pour une journée et pour l'anniversaire lui-même.
Hivy, , , , — . : «» . : - «Google », , - — , .
. , , Hivy Slack. , : , , .
Les administrateurs, à leur tour, prennent en compte ces demandes et peuvent créer leurs propres projets dans Hivy, afin que vous puissiez tout nettoyer rapidement et facilement. Maintenant, j'étudie activement cette application, et nous la mettrons probablement en œuvre bientôt.
PollySûrement confronté à une situation où il était nécessaire d'interviewer un grand nombre de personnes dans une équipe pendant une très courte période de temps - par exemple, pour résoudre rapidement quelque chose ou évaluer la situation. Eh bien, ou vous avez été interrogé parmi beaucoup d'autres. Comment est-ce arrivé? Par courrier? Trouble. "Google Forms"? Déjà mieux. Mais nous avons trouvé quelque chose d'encore plus pratique.Nous travaillons sur SCRUM, avec une revue hebdomadaire «rétro» du travail effectué. Pour effectuer cet examen, vous devez collecter tous les commentaires de l'équipe. Pour ce faire, nous utilisons l'application Polly intégrée à Slack, qui nous aide à collecter rapidement des informations. Il a des sondages, des votes - tout ce qui est nécessaire lorsque vous avez besoin de recueillir rapidement des commentaires, impliquant un grand nombre de personnes.
Plop«Ce type à lunettes semble savoir comment mettre en place une campagne dans Direct. Et lui? Kolya? Pasha? »Est-ce une situation tout à fait normale lorsque vous venez dans une nouvelle équipe. Ils disent que les dauphins peuvent se souvenir de centaines de "noms" de leurs proches - mais les personnes atteintes de ce problème ont généralement des problèmes. Et puis une chose appelée Plop vient à la rescousse., . . « »? , Plop — :)
Uptime Robot
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***, — . , , — «» , .
Vous ne comprendrez jamais complètement si vous avez besoin de Slack avant de l'exécuter dans votre environnement de travail. Heureusement, il existe une version gratuite complètement viable. Inscrivez-vous et testez, gratuitement et sans SMS.Oui, et encore une chose. Si j'ai déjà commencé cette fiction, il est très important pour moi d'obtenir des commentaires et de savoir comment tout fonctionne dans d'autres entreprises. Les commentaires sont bons, mais l'expérience me dit que les gens ne sont pas toujours prêts à s'exprimer en public. Par conséquent, sur mon genou, j'ai recueilli un profil court dans Google. Je vous serais reconnaissant de bien vouloir remplir.