Expérience dans l'organisation et la tenue de conférences d'entreprise pour les analystes

Bonjour à tous!

Je m'appelle Nikolai Tolmachev, je suis le chef du département système et analyse commerciale d'une entreprise informatique. Le département compte 22 personnes dont 16 peuvent être attribuées à des analystes informatiques au sens plein du terme (les autres étant plus proches des développeurs SQL ou chefs de projets). Pour la troisième année consécutive, nous avons organisé une conférence interne d'analystes, et la dernière fois, cela s'est finalement bien passé.

Notre expérience dans l'organisation et la conduite de conférences internes est sous la coupe.

Qu'est-ce qu'une conférence d'analystes

Le concept est le suivant: une conférence d'analystes est un événement où tous les analystes travaillant dans l'entreprise se réunissent, se disent des choses intéressantes, discutent des problèmes douloureux et s'amusent. Remarque: le terme «analyste» dans cet article fait référence aux employés qui développent des exigences logicielles.

Les événements de ce type sont particulièrement utiles dans les entreprises où les analystes travaillent en petits groupes sur différents projets non liés et se chevauchent rarement dans le travail. Dans une telle situation, le «séparatisme d'équipe» se développe inévitablement et la tendance à réinventer constamment la roue (plutôt que de réutiliser des solutions toutes faites d'autres équipes), ainsi que de réduire la capacité des analystes à passer d'un projet à l'autre (car les voisins ont «tout est différent»). Dans notre entreprise, la situation est la suivante - en parallèle, dans la phase active de développement, il y a 5-7 projets, dans chacun desquels de 1 à 4 analystes.

Structure de l'article

Au début, l'expérience de la tenue de conférences par année: 2016 , 2017 , 2018 sera donnée. Pour chaque conférence, il sera dit:

• Caractéristiques principales - heure et lieu, durée, participants, conférenciers, budget, etc.
• Programme - noms et résumé des rapports.
• Identifié au cours du pour et du contre.

Ce qui suit est une typologie des rapports qui ont été présentés lors de conférences et qui ont été considérés comme réussis. Des recommandations sont données sur chaque type, sur lesquelles il convient de se concentrer.

À la fin, des recommandations générales pour la tenue de conférences internes sont données , que nous avons formulées sur la base des résultats de trois années d'expérience dans la tenue de conférences.

Il convient de noter que nous ne sommes pas des professionnels de la conduite de ces événements, et c'est notre expérience personnelle - comment nous avons pu organiser nous-mêmes des événements internes intéressants et utiles avec un budget minimum dans une entreprise relativement petite.

Conférence 2016

En 2016, le nombre de services a considérablement augmenté, de nouvelles personnes sont arrivées (y compris de nouveaux analystes de premier plan), une demande d'échange d'expérience est apparue. En particulier, tout le monde était intéressé par les projets auxquels les gens étaient impliqués plus tôt, comment les processus étaient organisés, quels outils étaient utilisés, en quoi le travail dans d'autres entreprises diffère du nôtre. Et en général - sommes-nous lapotniki ou des gens modernes? En réponse à cette demande, il a été décidé de tenir une conférence et d'échanger des expériences.

Les RH étaient responsables de la recherche et de la réservation de la salle et de l'organisation de l'afterparty, le reste s'est fait de façon indépendante: la formation du programme, la préparation des rapports et des répétitions, le formulaire de feedback, l'organisation de l'enregistrement vidéo, etc.

Caractéristiques clés:

• Date - 29 octobre 2016.
• Partie de reportage - de 9h30 à 17h00.
• 13 rapports, dont 12 d'analystes, 1 du responsable du développement régional.
• Lieu - salle de conférence louée dans le centre d'affaires.
• Nous avons commandé le déjeuner et deux pauses café (dans le même centre d'affaires).
• Assisté - tous les analystes, plusieurs personnes de services connexes, le PDG est allé à quelques rapports. Seulement environ 25 personnes.
• Afterparty - une classe de maître culinaire.

Le budget total de la conférence:

• 30 mille roubles pour une salle, des dîners et des pauses café.
• 25 mille roubles pour une master class culinaire.
• 130 heures-homme pour la préparation et la répétition des rapports.

Les rapports ont été présentés par de nouveaux employés, ainsi que les trois premiers rapports sur trois concepts d'interface utilisateur - Material Design, Metro (Windows UI) et Apple Human Interface Guidelines. Le reste a été accompli sur le principe «de chacun selon ses capacités».

La principale rétroaction de la conférence était «combien c'est formidable de faire cela», mais un certain nombre de lacunes ont été notées. Y compris:

• Lors de la préparation, il y avait le principe «de chacun selon le rapport», ils ont essayé de choisir un sujet pour chaque analyste. Cela s'est avéré de presque tout le monde. Le problème était le niveau différent des intervenants, tout le monde ne savait pas (et ne voulait pas) raconter et présenter du matériel. Certains rapports étaient froissés et incompréhensibles, ce qui a nui à l'impression générale de la conférence.
• Trop de rapports, y compris substantiels, trop de sujets différents. C'était très fatigant pour tous les participants, les derniers rapports étaient déjà perçus avec difficulté - il est difficile de se concentrer pendant si longtemps.
• Une répétition préliminaire de presque tous les rapports a été effectuée (parfois 2 fois). La répétition a pris beaucoup de temps. En même temps, j'étais essentiellement engagé dans des répétitions seules, et pendant deux semaines, je suis tombé du travail actif à cause d'eux.
• Peu de temps a été consacré aux questions et réponses après les rapports. Parfois, les discussions ont été très houleuses et intéressantes, à cause desquelles tous les rapports ultérieurs ont été reportés, le calendrier n'a pas été respecté.
• Un master class culinaire a eu lieu en soirée, c'était fatigant. Il s'est avéré que c'est un événement étonnamment actif nécessitant attention, concentration et effort. Après les rapports, c'était difficile.
• Il n'y a pas eu suffisamment de commentaires des unités apparentées. Il n'y avait qu'un seul rapport du chef du développement régional et il n'était pas compris. Sur la base des résultats de la première conférence, une nouvelle demande a été formulée - que pensent les départements concernés de nous, ce que nous faisons bien, ce qui est mauvais, comment nous pouvons devenir meilleurs.
• Un rapport n'était pas clair sur quoi. Il n'y avait pas de répétition, donc l'orateur était (apparemment) de haut niveau, avec une vaste expérience, etc. Tous les rapports doivent être répétés (ou au moins comprendre ce dont parlera l'orateur).

Nous avons décidé de prendre en compte ces lacunes et de faire mieux la prochaine fois.

Il convient également de noter que, pour la première fois, nous avons filmé tous les rapports. Cela s'est avéré complètement inutile - des DVD avec des enregistrements vidéo sont dans ma table de nuit depuis 3 ans maintenant. Nous ne pratiquions plus l'enregistrement vidéo.

Conférence 2017

En 2017, il n'y a pas eu de changements majeurs de personnel dans le département, il y a eu nettement moins de nouvelles personnes. Le sujet principal de la conférence a été le feedback choisi - ce que les développeurs et les testeurs pensent de nous, si nous travaillons bien, comment nous pouvons devenir meilleurs.

Caractéristiques clés:

• Date - 25 novembre 2017.
• Partie rapport - de 10h00 à 17h15.
• 8 rapports, 3 d'entre eux d'analystes, 2 de chefs de projet, 1 d'un chef de test, 1 d'un chef de développement, 1 conjoint d'un chef d'analyse et chef de développement.
• Table ronde pour discuter des questions urgentes.
• Lieu - salle de conférence louée à l'hôtel.
• Nous avons commandé le déjeuner et deux pauses café.
• Présent - presque tous les analystes, chefs de projet, gestionnaires et certains chefs d'équipe de développement et de test. Il y avait aussi des employés du support technique qui étaient intéressés par le futur poste de l'analyste. Seulement environ 25 personnes.
• Afterparty - un voyage conjoint au café.

Budget de la conférence:

• 28 mille roubles pour la salle, les dîners et les pauses café.
• 30 heures-homme pour la préparation et la répétition des rapports.

Le principal problème de la deuxième conférence était un contexte négatif - à la fois les commentaires et la table ronde tournaient autour des problèmes et des lacunes. En conséquence, la conférence pouvait difficilement être qualifiée d'événement «facile» et «amusant»: vers la fin, l'humeur de la plupart des participants était déprimée.

Selon les résultats, les inconvénients suivants ont été formulés:

• Trop peu de rapports informatifs, au cours desquels vous pouvez apprendre quelque chose de nouveau et utile dans votre travail. L'utilité globale de la conférence a été jugée insuffisante.
• Trop de commentaires. Dans le même temps, les intervenants se sont concentrés sur les lacunes et les problèmes.Par conséquent, à la fin du bloc de rapports sur les commentaires, les analystes étaient tristes et déprimés. Malheureusement, les orateurs n'ont pas pu supporter le «principe sandwich».
• Participation des chefs des départements concernés et des chefs de projet à une table ronde. Tous ces gens sont actifs, proactifs et, par conséquent, ils se sont retrouvés en solo à la table ronde. Bien que la discussion soit destinée aux analystes. Ce format s'est avéré infructueux.
• Presque personne n'est allé à l'after-party, car l'ambiance n'était pas très bonne et le programme d'after-party ne semblait pas très intéressant. Je ne pouvais pas non plus y aller. Mais ils disent que cela s'est avéré mentalement.

Les éléments suivants ont été reconnus comme réussis:

• La durée totale de la conférence n'est ni trop longue ni trop courte.
• La présence (mais pas le nombre!) De rapports des représentants des unités liées.

Encore une fois, nous avons décidé de prendre en compte les lacunes, de développer les avantages et de faire mieux la prochaine fois.

Conférence 2018

Caractéristiques clés:

• Date - 10 novembre 2018.
• Partie rapport - de 10h00 à 17h15.
• 8 rapports, 5 d'entre eux d'analystes, 1 du chef du groupe d'analystes de la sécurité de l'information, 1 du chef d'équipe de l'équipe de développement, 1 du chef de projet.
• Après les rapports, un jeu d'entreprise a eu lieu.
• Lieu - salle de conférence louée dans un immeuble de bureaux.
• Les pauses-café et le déjeuner ont été organisés seuls. Il y avait une glacière et des tasses dans le hall, des biscuits étaient achetés pour les pauses café, des pizzas et des petits pains étaient commandés pour le déjeuner.
• Presque tous les analystes étaient présents, de l'unité adjacente - analystes de la sécurité de l'information, conférenciers des unités connexes (chef du groupe d'analystes de la sécurité de l'information, l'un des chefs d'équipe de développement, chef de projet). Seulement environ 28 personnes.
• Afterparty - un voyage conjoint au café.

Budget de la conférence:

• 5 600 roubles - louez une chambre pour une journée.
• 10 500 roubles - repas et pauses café seuls.
• 60 heures-homme pour la sélection, la préparation et la répétition des rapports.

Une enquête de satisfaction des participants à la conférence (via Google Forms) a été réalisée, les résultats sont les suivants (sur un système à 5 points):

• impressions générales de la conférence: 4.4
• intérêt pour les conférences: 4.1
• utilité des rapports: 4
• qualité du rapport: 4
• jeu d'entreprise: 3.9
• Lieu: 3,8

Selon les résultats, les inconvénients suivants ont été formulés:

• Quelqu'un devait arriver tôt dans la chambre, vérifier que tout était en ordre. Et puis il y avait peu d'eau dans le refroidisseur, il n'y avait pas de télécommande depuis le projecteur. Ils ont promis un clicker, mais ils ne l'ont pas trouvé.
• Il reste peu de gens pour le jeu d'entreprise. Nous avons supposé qu'il y aurait 5 équipes (et 5 animateurs formés), et il n'y en avait que deux. En conséquence, les trois présentateurs ont marché agité.
• Le quart IV n'est pas le meilleur moment pour tenir une conférence. La charge sur les projets à la fin de l'année est plus élevée que d'habitude, et la préparation de la conférence prend beaucoup de temps aux intervenants.

Comme vous pouvez le constater, les lacunes ne sont pas aussi importantes qu'elles l'étaient après les conférences de 2016 et 2017.

Les éléments suivants ont été reconnus comme réussis:

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Conclusion

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2019 . 2018 :

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• Recherchez à l'avance les sujets des rapports, de sorte que plus près de la conférence, il y avait déjà un pool parmi lequel vous pouvez choisir.