Créées à l'origine pour organiser les communications au sein des entreprises, les plates-formes collaboratives modernes sont désormais capables non seulement de fournir aux employés un accès au courrier électronique, au calendrier et à d'autres outils de collaboration, mais peuvent également effectuer plusieurs autres tâches. Par exemple, ces plateformes sont souvent chargées de gérer certaines ressources de l'entreprise. Voyons comment la fonctionnalité de gestion des ressources est implémentée dans Zimbra Collaboration Suite.
Les principales caractéristiques des ressources que le système est capable de gérer pour la collaboration sont qu'elles sont disponibles pour plusieurs employés à la fois, mais en même temps, elles peuvent être utilisées par une seule personne. Il s'agit, par exemple, de salles de réunion, de voitures de société, d'équipements audio et vidéo et d'un certain nombre d'autres choses. Dans les cas où la gestion de ces ressources est laissée au hasard, des situations désagréables peuvent survenir lorsque le rendez-vous avec le client désigné par le manager est reporté ou même interrompu car son collègue a eu la seule conversation libre. C'est pourquoi, à travers le système collaboratif, en règle générale, la réservation des ressources et des équipements est mise en œuvre, grâce à laquelle un calendrier d'utilisation des ressources de l'entreprise est automatiquement généré, ce qui évite de telles situations.
La gestion des ressources dans Zimbra Collaboration Suite est implémentée via les «comptes de ressources», qui sont des boîtes aux lettres avec leur propre calendrier, dans lesquelles les utilisateurs peuvent ajouter leurs propres événements. L'administrateur du serveur peut créer un compte de ressources dans la section "Gestion des utilisateurs" du panneau d'administration Zimbra. Lors de la création d'un tel compte, il peut indiquer:
- Type de ressource: peut être une chose ou une pièce
- Politique de reservation
- Adresse pour l'envoi de copies des invitations
- Description des ressources
- Informations de contact (En règle générale, les contacts de la personne responsable sont indiqués)
- Informations sur le lieu (par exemple, le numéro de la salle de réunion, l'adresse ou le bâtiment dans lequel il se trouve, ainsi que sa capacité)
Après avoir créé un compte de ressource, un dossier est créé pour celui-ci sur le serveur LDAP et les utilisateurs peuvent lui envoyer des invitations à leurs événements. La manière dont le compte de ressources répondra à ces invitations dépend de la politique de réservation. L'administrateur peut choisir parmi cinq types de politiques:
- Refuser automatiquement tous les rendez-vous récurrents - Cette politique de réservation rejette automatiquement tous les rendez-vous récurrents. Cette stratégie doit être incluse dans les cas où la ressource ne peut être planifiée que pour une seule réunion à la fois.
- Acceptation automatique si disponible, refus automatique en cas de conflit - Avec cette stratégie, une ressource accepte automatiquement une réunion si elle n'a pas été réservée auparavant et la rejette automatiquement en cas de conflit. Dans ce cas, les utilisateurs pourront consulter le calendrier et l'administrateur pourra modifier la règle de rejet automatique pour accepter certaines réunions même en cas de conflit.
- Acceptation manuelle, refus automatique en cas de conflit - Si vous sélectionnez cette politique, le compte rejettera automatiquement toutes les invitations en conflit. Toutes les invitations qui n'entrent pas en conflit seront marquées dans le calendrier des ressources comme préliminaires et doivent être acceptées manuellement. Lorsque vous utilisez une telle politique, il est fortement recommandé de configurer l'adresse postale à laquelle des copies de l'invitation seront envoyées pour leur approbation ultérieure. De plus, il est possible de configurer l'algorithme pour rejeter les invitations conflictuelles.
- Accepter automatiquement toujours - La stratégie de compte de ressources est configurée pour accepter automatiquement toutes les invitations. Dans ce cas, les informations sur l'emploi ne sont pas stockées et la ressource peut donc être planifiée immédiatement pour plusieurs réunions simultanément. En règle générale, cette stratégie est utilisée pour les sites situés dans des zones adjacentes aux bâtiments.
- Aucune acceptation ou refus automatique - Il est recommandé d'utiliser une telle politique de réservation avec une gestion entièrement manuelle des ressources. L'utilisateur responsable doit se connecter au compte de ressources pour accepter ou refuser les invitations.
Outre la stratégie de réservation, l'administrateur peut affiner le travail avec des invitations conflictuelles pour les comptes de ressources dont la stratégie prend en charge le rejet et l'acceptation automatiques des invitations. Pour ces comptes, vous pouvez définir le montant acceptable pour accepter automatiquement les invitations conflictuelles. La valeur peut être spécifiée à la fois en nombres absolus et en pourcentage du nombre total d'invitations. Si vous spécifiez les deux limites, l'acceptation automatique des invitations s'arrêtera après la première valeur atteinte.
Dans les paramètres de calendrier du compte de ressource, vous pouvez également trouver l'élément "
Autoriser uniquement les utilisateurs internes suivants à m'inviter à des réunions ", ce qui vous permet de limiter le nombre d'utilisateurs qui ont la possibilité de réserver et d'utiliser la ressource, ainsi que de spécifier l'adresse e-mail à laquelle tous les entrants vers Compte d'invitation de ressources. Par exemple, certaines négociations peuvent être affectées au service commercial, ce qui leur permet d'être réservées uniquement par les vendeurs, et certaines uniquement au service client. De plus, il est possible de transférer la gestion du calendrier des comptes de ressources à tout utilisateur disposant de droits de gestion.
Les comptes de ressources peuvent également être créés dans l'interface de ligne de commande. Pour ce faire, créez d'abord un nouveau compte sur le serveur
zmprov ca resource@zimbra.local , puis convertissez-le en ressource à l'aide de la commande
zmprov ma resource@zimbra.local + objectClass zimbraCalendarResource displayName "resource" zimbraAccountCalendarUserType RESOURCE zimbraCalResType . Vous pouvez vérifier la réussite de la création d'un compte de ressources à l'aide de la
commande zmprov gacr , qui affiche les calendriers de tous les comptes de ressources à l'écran.
Vous pouvez
reconvertir un compte de ressource en un compte normal à l'aide de la commande
zmprov ma resource@zimbra.local -objectClass zimbraCalendarResource displayName "user account" zimbraAccountCalendarUserType USER -zimbraCalResType Equipment .
Pour toutes questions relatives à la Suite Zextras, vous pouvez contacter le représentant de Zextras Katerina Triandafilidi par e-mail katerina@zextras.com