Comment les cartes à puce aident à stimuler les projets informatiques

Dans la continuité de l'article sur la gestion du temps, je porte à votre connaissance une histoire sur mon expérience d'utilisation de l'outil de travail avec les cartes d'intelligence. Au cours des dix dernières années, j'ai été impliqué dans la gestion de projet dans les domaines de l'informatique et des télécommunications, et pendant tout ce temps, j'ai utilisé le MindJet MindManager. Aujourd'hui, je vais vous dire comment l'utiliser pour organiser les tâches du projet et tout ce qui se passe dans la tête du chef de projet. J'espère que vous lirez cet article pendant que vous buvez une tasse de café, et pour les prochains, nous en discuterons avec vous.

À partir de ce post, vous découvrirez les principes de formation des cartes d'intelligence, les principales puces de MindJet MindManager (ci-après dénommé Mind) et les caractéristiques de son application dans le travail de projet d'un manager.

Je ne voulais pas transformer cet article en une instruction ou un manuel d'utilisation. Ne jugez pas strictement, mais les informations ci-dessous sont vraiment efficaces, et je veux les partager avec vous.

Source

Pour ceux qui ne savent pas ce que sont les cartes d'intelligence, et juste pour le plaisir esthétique, je propose de commencer par la belle carte d'intelligence Leonardo Da Vinci trouvée sur Internet. Je pense que quelque chose de similaire était avec le grand italien dans sa tête.


La gestion de l'esprit est une technologie permettant de fournir des informations sous une forme qui nécessite un minimum de temps et des ressources psychophysiologiques pour rechercher, analyser et comprendre les informations.

Présentations, termes de référence, recueil des besoins, plans, concepts, priorisation des activités, budgétisation du projet et budget familial, une liste de tâches à court et à long terme, prendre des notes de livres intéressants - pour toutes ces activités j'ai utilisé des cartes d'intelligence à un moment ou à un autre.

Le principe de base des cartes de renseignement est un formulaire pratique pour soumettre des informations en vue d'une utilisation ultérieure. Dans mes projets, Mind reste le principal outil d'organisation de l'information. En 2017, j'ai organisé un master class pour mes collègues de LANIT sur ce sujet. Vous trouverez un petit aperçu de ce dont j'ai parlé avec eux et de ce que j'ai conseillé dans cet article.

Profit!

"Les lapins ne sont pas seulement de la fourrure précieuse,
mais aussi trois ou quatre kilogrammes de viande diététique, facilement digestible. »
Vladimir Pertsov

Le bénéfice évident de Mind pour moi est le suivant:

• Un début efficace pour ma journée de travail. Les plates-formes d'observation (pour ceux qui ne connaissent pas, consultez mon article sur la gestion du temps ), que je passe le matin, commencez par travailler avec les cartes d'intelligence dans Mind. Il vous permet de développer votre propre approche de la gestion des tâches et de vous concentrer sur le jour / la semaine. Selon mes sentiments, l'épargne par jour atteint environ 20 minutes (100 minutes par semaine, 400 minutes par mois, 4800 minutes par an ou deux semaines de travail de 40 heures par an) + l'absence de tâches perdues, ce qui n'est pas moins important.
• Flexibilité dans la gestion des tâches. Les tâches ont des priorités visuelles évidentes, la capacité de changer les priorités à la volée, de changer et de contrôler le calendrier des tâches, l'attribution des responsabilités - et ce n'est pas tout. Tous nos bien-aimés OneNote, Evernote, Todo-list fument à part.
• La transparence de mes projets à tout moment. J'utilise pour cela la visualisation et les principes de la matrice Eisenhower.
• Tous les documents et liens en un seul endroit. Toujours à portée de main, un «plan de projet», des budgets, des tâches jira, des dossiers de projet et des sites.
• Atteindre des objectifs personnels. Les cartes de renseignement sont également efficaces dans la vie personnelle: pour planifier des achats, effectuer une analyse SWOT, planifier des voyages et concentrer vos priorités sur différentes périodes.
• Utilisation simple. Les commandes principales sont les flèches du clavier, les boutons Entrée et Insérer. L'ajout d'éléments à la carte prend une fraction de seconde, et le transfert des éléments et de toute leur structure sur la carte s'effectue avec un léger mouvement de souris.
  

Comment appliquer les cartes de renseignement et passer à la réflexion appropriée

L'idée principale de mener un projet à l'aide de cartes d'intelligence est une planification intégrée avec la possibilité de supprimer des éléments d'informations clés de la carte sans y plonger profondément (statuts, criticité, retards, os, etc.). Les cartes intelligentes peuvent augmenter l'efficacité du cerveau en utilisant deux hémisphères à la fois: l'hémisphère gauche, qui est responsable de la logique (en transmettant le chaos à la structure), et l'hémisphère droit, qui est responsable des émotions (grâce à la visualisation des informations, la «coloration» de la carte intellectuelle, etc.). p.).

Pour une meilleure perception des cartes de renseignement, vous devez changer votre façon de penser et votre approche du traitement de l'information. A propos de cela dans l'ordre.

1. Vous devez d'abord décharger votre tête, transmettre les informations supplémentaires à la carte de renseignement - pour visualiser le chaos. Pour l'instant, ne prenons en tête que les plus nécessaires à la prise de décisions opérationnelles.
   
   
   
2. Nous structurons le chaos résultant en les regroupant selon des paramètres similaires.
   
   
   
3. Nous décomposons la structure en tâches et organisons les connexions entre elles.
   
   
   
4. Nous priorisons.
   
   
   

Voilà à quoi pourrait ressembler le «champ de bataille» de mon vrai projet. Veuillez noter que les zones problématiques peuvent être détectées sans effort supplémentaire.


Il existe des dizaines de programmes et de services en ligne qui vous aideront à créer des cartes à puce. Il existe encore plus dans le réseau de diverses revues et évaluations des meilleures applications (par exemple, dans l'article " Comment dessiner MindMap? Une revue détaillée des 6 programmes de dessin de mindmap les plus populaires "). Les plus populaires sont les Xmind et Freemind gratuits. L'ensemble des fonctionnalités est petit, mais elles conviennent pour un travail simple avec des cartes d'intelligence.

Mindjet MindManager est l'un des programmes les plus populaires pour les professionnels travaillant avec des cartes d'intelligence. Bien que ce ne soit pas l'outil le moins cher (le produit coûte 25 000 roubles), mais avec la possibilité de mettre à niveau des versions plus anciennes à moindre coût. Le programme ne dirige pas seulement le secteur des entreprises. Voici ses principales caractéristiques:

• l'interface du programme est très conviviale et similaire à la suite Microsoft Office - les styles des onglets, des menus et des contrôles de base sont très similaires aux produits des petits logiciels souples;
• la capacité à s'intégrer à toutes les applications principales de la suite bureautique, ainsi qu'à Microsoft Project;
• la possibilité d'exporter vers des formats de documents, des présentations et des plans de travail;
• espace de travail flexible et facilement personnalisable à votre goût - arrière-plans, styles de texte, styles d'élément;
• un grand nombre de modèles de cartes d'intelligence allant des diagrammes radiaux aux diagrammes d'Ishikawa;
• éléments supplémentaires pour la planification de l'efficacité - nomination de responsables, rappels et suivi du temps pour le brainstorming;
• différents types et méthodes de filtrage de toutes les informations présentes sur la carte et bien plus encore.

Nouvelles puces de la dernière version

Dans les dernières versions du programme, il y a de nouvelles puces. Voici les principaux.

• Nouvelle analyse SWOT.
  
  
  
• Graphiques SwimLine repensés.
  
  
  
• Filtres d'extinction. Ils ne cachent pas le reste de la carte à votre vue, mais la masquent seulement. Cela permet de rester dans le contexte de la carte entière, en se concentrant uniquement sur les informations nécessaires. Voici un exemple de la façon de refléter uniquement les «tâches de la deuxième priorité»:
  
  
  
• Calendrier Les tâches seront reflétées en référence aux dates, il est commode de regarder de manière exhaustive les tâches en référence aux périodes et de calculer la charge pour leur mise en œuvre.
  
  
  
• Priorités Les listes de priorités préférées de tous sont désormais disponibles.
  
  
  
• Mise en forme automatique conditionnelle. Selon la règle établie, vos éléments peuvent être teintés, barrés et changer de forme, ce qui est utile pour attirer l'attention lorsque des événements clés se produisent.
• Diagramme de Gantt. Ceux qui ont essayé de l'utiliser plus tôt dans ce produit ont dû s'indigner de son angularité. Maintenant, c'est devenu une meilleure copie presque complète de Gant de MS Project.
  
  
  
• Travaillez avec MS SharePoint. Pour ceux qui utilisent MS SharePoint dans leurs projets, il existe enfin une extension pour un travail à part entière avec lui, la gestion des versions, l'édition et d'autres petits pains de partage.

Malgré le caractère raisonnable et la popularité du programme, il présente des inconvénients, et pour moi, il n'en est qu'un - «Browser». Absolument incommode pour naviguer sur le Web, intégré à votre carte de renseignement, vous propose d'ouvrir tous les liens qu'il contient.


Mais pour exclure cette tristesse de votre vie, il est possible d'ouvrir des liens dans des navigateurs tiers. Voir ci-dessous:

Comment appliquer les cartes d'intelligence dans la vie quotidienne et les activités de projet

Ci-dessous, je vais donner les principaux éléments de l'outil, souvent utilisés dans mon travail, et donner quelques conseils.

• Nous utilisons des priorités.

Pour définir les priorités, il existe des marqueurs distincts pour les tâches dans la barre d'outils de l'onglet «Tâche», ils ne reflètent pas entièrement mes besoins. Pour travailler dans le cadre de la matrice Eisenhower, j'utilise une double gradation - alphanumérique.



La désignation alphanumérique peut être ajoutée via le menu contextuel de la tâche. Dans le menu, sous la section «icônes communes», les identifiants les plus fréquemment utilisés seront mis en évidence - mes «favoris», selon Mind.

En plus de ce qui précède, j'utilise un système de drapeau: -

Je crée des marques de tâches avec un drapeau violet qui doivent être faites aujourd'hui avec la participation d'autres spécialistes / ressources supplémentaires,
le drapeau vert - les tâches sont complètement autonomes, que je peux fermer moi-même, sans impliquer personne,
noir - à faire plus tard.

Chaque jour, je passe en revue tous les drapeaux pour leur pertinence et leur traduction dans la catégorie violet / vert.


Visuellement, les tâches sont les suivantes:

• Nous utilisons la fixation des délais pour les tâches, assigner responsable.

Sur n'importe quel élément de la carte, vous pouvez ajouter la propriété du contrôle des performances - délais et responsables. Dans le cas où les délais sont dépassés et que la tâche est incomplète, la tâche sera mise en évidence en rouge et cette défaillance peut être facilement identifiée. Leur installation est toujours la même dans la barre d'outils de l'onglet "Tâche" et via le menu contextuel. Vous pouvez définir les périodes des tâches et la progression de leur exécution. Les ressources seront reflétées dans le diagramme de Gantt, en tenant compte de la configuration de leur charge possible. Cela ressemble à ceci (l'échec de la tâche est automatiquement mis en évidence en rouge):

• Nous remplissons les tâches avec l'essence.

Dans les tâches, vous pouvez ajouter des propriétés uniques de différents formats. Ce sont ces propriétés qui peuvent ensuite être utilisées dans le calcul des formules (plus à ce sujet plus tard), mais j'utilise le plus souvent des propriétés telles que le coût de production et les coûts de main-d'œuvre d'exécution. Après les avoir résumées dans les domaines d'activité de mon projet, je vois une image complète des ossements du projet.

• Nous utilisons les formules

C'est l'une de mes fonctionnalités les plus demandées. Il vous permet d'effectuer des calculs à l'intérieur de la carte, pour produire le résultat exactement là où vous en avez besoin - dans la propriété préconfigurée de la tâche. Des formules mathématiques simples sont utilisées, la syntaxe est beaucoup plus simple que dans Excel. Pour spécifier une formule, un champ spécial apparaît dans l'interface (voir ci-dessous).

La fonctionnalité vous permet de lire les propriétés des tâches enfants, des tâches des «parents», agrégeant ainsi les valeurs à des niveaux supérieurs. Exemple ci-dessous:

• Nous utilisons sous forme de rapports et de présentations.

Depuis Mind, il est possible d'exporter des informations dans différents formats, et c'est assez flexible:

• génération de présentation. L'assistant de génération de présentation lui-même proposera des diapositives possibles, vous aurez la possibilité de modifier leur liste et les informations qui y sont affichées, pour faire une présentation.

• exporter via un paramètre spécialisé avec le choix des paramètres à exporter (quels paramètres exporter, à quel niveau de la map, dans quel format), ainsi que la création d'une map HTML5 interactive pour la démonstration sur des appareils sans prise en charge de MindJet MindManager.

• via l'interface Save As ..., des formats de conversion des informations vous seront proposés, à peu près les mêmes que pour l'exportation, seul le résultat sera très simple et ne répondra pas à vos attentes.

• Nous l'utilisons comme bureau, attachons tous les liens et documents à la carte.

Comme dans tout autre outil de glisser-déposer, vous pouvez faire glisser et déposer les documents nécessaires sur la carte pour y accéder rapidement (rappel OneNote). Il vous sera demandé si vous souhaitez utiliser le lien pour le suivre ultérieurement ou utiliser la version autonome avec le fichier joint à la carte. Les images peuvent être immédiatement insérées à l'intérieur des éléments pour plus de clarté. Vous pouvez ajouter des liens externes à votre carte, par exemple, vers des ressources de projet ou des articles importants sur Internet. Cette approche est pratique à utiliser lors de la planification de longs voyages.


Les liens s'ouvrent dans le navigateur intégré que j'ai mentionné plus tôt.

Une autre option pour l'utilisation des cartes de renseignement est une carte interactive de vos documents de projet. Lorsqu'il y a beaucoup de projets, il est pratique de conserver tous les liens clés vers les dossiers de projet, les estimations, les graphiques, les rapports et les présentations et autres cartes d'intelligence. Vraiment au cœur du projet.

• Remue-méninges.

L'outil vous permet de suivre les trois règles de base du brainstorming

• enregistrer toutes les informations, y compris les informations délirantes, afin de ne pas perdre dans la carte intellectuelle (voir point 1 ci-dessus - visualisation du chaos),
• agir en tant que facilitateur, car il existe un modèle approprié pour le brainstorming, et même si vous ne l'avez jamais fait, vous réussirez.

• limiter le temps de brainstorming de la réunion - il y a une minuterie intégrée (située à droite dans le panneau inférieur). Comme tout ce qui vous vient à l'esprit, vous pouvez également le personnaliser.

• Nous utilisons des filtres par paramètres.

Il existe plusieurs types d'affichage du résultat du filtrage qui peuvent être sélectionnés: «masquer» (par exemple, masquer toutes les tâches futures avec une date supérieure au mois en cours), «afficher» (par exemple, afficher uniquement la priorité 1) et «fondu» (donné un exemple ci-dessus dans les dernières versions des innovations) .


Le filtrage est également appliqué par paramètres, vous permettant de filtrer par n'importe quel type de paramètre, de style, de texte et d'informations par tâche, ressource et de choisir un moyen d'afficher les résultats du filtrage.

J'utilise des filtres configurés et préenregistrés par drapeaux d'exécution - «drapeaux noirs» (tâches pour l'avenir) et «autres drapeaux» (tâches pour aujourd'hui). Cela vous permet de vous concentrer uniquement sur ce qui est nécessaire un jour donné. Un exemple est ci-dessous.

• Nous restons dans le cloud. Notre carte d'intelligence de projet est un élément de contrôle clé, je vous conseille donc de la conserver dans le cloud (Yandex.Disk, dropbox, ou en option dans un NAS privé) pour y accéder depuis n'importe où dans le monde depuis n'importe quel appareil.

Pour chaque projet, je recommande de conserver une carte distincte et d'appliquer les recommandations que j'ai données à chacun d'eux. Et si vous avez beaucoup de projets, il est pratique d'utiliser la carte maître comme hub intermédiaire pour naviguer dans tous les autres projets.

Quand utiliser cet outil

Ma carte intellectuelle est toujours ouverte sur le deuxième moniteur ou en arrière-plan. Sa mise à jour ne prend pas beaucoup de temps, si vous travaillez constamment avec elle.

Il y a des périodes où il est nécessaire de l'examiner de manière complète et systématique - ce sont des plateformes d'observation (voir mon article sur la gestion du temps ), dans lesquelles nous planifions nos activités pour un jour / semaine / mois, enregistrons les activités terminées (en passant à la section "Terminé", c'est lui qui est surligné en noir au début de l'article sur la carte ). Par conséquent, il ne devrait pas y avoir de sections de la carte dans lesquelles il n'y a pas d'activités non remplies, alors que le sujet principal n'est pas placé dans le "Terminé". Si cela se produit, la tâche n'est tout simplement pas placée dans la zone «Terminé» (vous venez d'oublier) ou non terminée (vous n'avez tout simplement pas planifié d'autres activités): vous devez effectuer l'activité / obtenir un résultat qui n'est pas indiqué sur la carte, et il devrait être ajouter et planifier.

Votre opinion

Vous pouvez utiliser des cartes d'intelligence sans outils informatiques. Leur visualisation belle et claire est utilisée dans le traçage, permettant au visualiseur de s'exprimer pleinement et de transmettre des informations à l'auditeur. Ces cartes à puce sont moins fiables pour le stockage et moins portables, moins évolutives et modifiables.

Source

Pour moi, les cartes de renseignement sont à la base de la journée de travail, qui montre visuellement la situation sur le projet. Et vous? Quels outils utilisez-vous? Peut-être des trackers, des gestionnaires de tâches, des cartes de renseignement, des rappels, des listes de tâches ou d'autres outils qui rendent votre travail et votre vie plus efficaces? Je vous invite à partager votre expérience.

Soit dit en passant, tous les mécanismes de la pensée et de la physiologie humaine sont présentés dans un bon article, que vous avez peut-être lu auparavant. Tyts .