Conseils pour un client fonctionnel. Appuyez sur Δ pour lire

Parfois, il y a si peu de conseils lors de la mise en œuvre de la mission du projet informatique - «appuyez sur W pour avancer» . Pour au moins en quelque sorte aider ceux qui étaient à la place d'un client fonctionnel (cela dépend beaucoup de lui sur le projet), nous avons rassemblé les 10 meilleurs conseils qui vous aideront à mener à bien la mission, nommée par code `` mise en œuvre d'un système automatisé ''.

Par client fonctionnel (FZ), nous entendons une personne ou un groupe de personnes qui traduisent les exigences fonctionnelles de base d'un système informatique. Si vous tombez dans cette description ou gérez des projets, l'article vous sera utile et, espérons-le, intéressant.



Cet article est le "cri de l'âme" d'un des chefs de projet de notre entreprise Digital Design Sasha. Sasha a fait de nombreux bons et très bons projets, alors nous le croyons et l'écoutons. Il sait exactement comment clôturer le projet avec succès. Sasha a partagé l'algorithme avec nous, et nous partageons avec vous.

Auparavant, Digital Design avait plus de projets de bureautique; maintenant, le vecteur s'est déplacé vers les processus métier individuels. C'est ainsi que les histoires de projets d'automatisation d'audit, de gouvernance d'entreprise, de processus RH, de workflows contractuels et d'approvisionnement, d'activités liées aux réclamations et même de gestion des soupçons de fraude dans une banque se sont accumulées.

Nous faisons tout cela sur notre plateforme BPM native Docsvision, mais ces recommandations s'appliquent à l'automatisation de tout autre processus utilisant d'autres plateformes.

Étape numéro 1. Recueillir des informations

Pour être entièrement équipé et évaluer l'ampleur du projet, vous devez collecter des informations complètes et les étudier:

• contrat
• documentation d'appel d'offres
• Mandat
• informations sur l'entrepreneur,
• dates du projet
• quelles unités / filiales sont impliquées,
• des informations sur le processus métier automatisé (comment il est exécuté, quelles réglementations sont documentées, leur pertinence),
• l'état actuel de l'automatisation (si, par exemple, vous changez l'ancien système en un nouveau).

Conscient - signifie armé. Ne vous préparez simplement pas à vous battre. En cas de guerre, alors considérez que le projet peut déjà être enterré.

Étape numéro 2. Identifier les parties prenantes

Si les RP lisent cet article (et nous aimerions y croire), alors cette phrase les a déjà cassés. En règle générale, les PR sont engagés dans la détermination des parties prenantes.
Mais pourquoi conseillons-nous à un client fonctionnel de le faire? Oui, car il sait beaucoup mieux comment tout fonctionne au sein de l'entreprise, où et comment les intérêts des collègues se croisent.
Dans les manuels sur la gestion de projet, il existe une classification qui permet de ne manquer aucune des parties intéressées - nous laissons au RP et à la loi fédérale, afin de compiler cette liste, il est préférable de répondre à ces questions aussi détaillées que possible:

1. Qui sera affecté par le projet pendant sa mise en œuvre? Qui devra déménager? Qui devra donner quelque chose (budget, ressources, temps)?
2. Qui sera touché pendant l'exploitation industrielle (quand tout le monde utilisera le système)? Quel travail changera après la mise en œuvre?

Lorsque le projet démarre officiellement (sur commande par exemple), il est important de ne pas oublier d'avertir l'ensemble de ces personnes, de déclarer les objectifs du projet, de fixer des délais et de présenter les participants.

Plus loin au cours du projet, il est nécessaire de revenir périodiquement sur cette liste et de planifier vos actions en tenant compte des intérêts des parties qui y sont énumérées. Pour chacun d'eux, vous devez comprendre comment et quand nous devons les impliquer dans le projet, dans quel contexte le faire et sous quelle sauce il faut leur donner des informations.

Étape numéro 3. Trouver RP

Le client doit avoir son propre chef de projet. Croyez-moi, le RP de l'entrepreneur ne pourra pas le remplacer entièrement. Au moins, les délais ne seront certainement pas respectés si seul le contractant est en charge de l'ensemble de l'organisation des travaux.

RP doit être le chef de projet, c'est-à-dire avoir de l'expérience en gestion de projet est une entité unique que même une armoire à manuels ne peut pas remplacer. Et un comptable avec de bonnes compétences organisationnelles ne travaillera pas ici. Si nous parlons d'un projet informatique, il est hautement souhaitable que le RP du client soit bien versé en informatique. Si ce n'est pas le cas, laissez-le embaucher un membre de l'équipe du service informatique.

Sans cet homme d'or, vous pouvez immédiatement augmenter quatre fois le temps prévu! Il vaut mieux dépenser votre force, votre temps et votre influence afin d'isoler cette personne du bureau de projet (le cas échéant) ou de la trouver, l'embaucher de toute autre manière.

Et quand vous le trouvez, assurez-vous qu'il fait les étapes 1 et 2.

Étape numéro 4. Définir un groupe de travail

Le groupe de travail est celui qui formulera les exigences du système, à la fois fonctionnelles et techniques.

Il est nécessaire de déterminer le groupe de travail avec le RP, en fonction de votre liste et de ses listes de personnes intéressées (voir article 2).

Lors de la détermination d'un groupe de travail, il faut être guidé par la règle selon laquelle un groupe de plus de 10 à 12 personnes est difficile à gérer, et il sera difficile de coordonner les intérêts d'un tel groupe. (Si KPI doit achever le projet avant la fin de cette année, alors 10 est la limite).

Le groupe de travail doit comprendre (à l'exception de la loi fédérale et de la République de Pologne):

1. Le propriétaire du processus (s'il ne s'agit pas de la loi fédérale) est un facteur clé de succès. Il doit y avoir une personne qui dira sans équivoque ce qui est nécessaire et ce qui ne l’est pas, qui résoudra toutes les exigences contradictoires et qui pourra décider si le processus sera modifié après la mise en œuvre du système, si nécessaire. En règle générale, il s'agit du chef de l'unité à laquelle appartient le processus automatisé: le directeur du département de gestion des cas, si nous parlons de travail de bureau; directeur de l'audit interne, s'il s'agit d'audits d'activités financières et économiques, etc.
2. Les spécialistes du département, qui utiliseront le système, qui fonctionnent assez bien dans l’entreprise et savent comment fonctionne le processus d’affaires automatisé, savent où il diffère des procédures documentées et quelles sont les «failles» qui y existent ... C’est formidable s’il y en a A déjà travaillé dans un tel système auparavant, ou déjà participé à la formation d'exigences pour un système automatisé (pas nécessairement même similaire). S'il y en a - à l'équipe!
3. Si le processus automatisé dépasse les limites de l'organisation (par exemple, les représentants des filiales travailleront dans le futur système), alors selon le principe décrit dans les paragraphes ci-dessus, vous devez resserrer les représentants des organisations tierces intéressées, tout en se souvenant de la règle des 10-12 participants.
4. Les gardes de sécurité doivent avoir! Plus tôt vous les connecterez au projet, mieux ce sera.
5. Un représentant informatique sera nécessaire pour l'allocation des capacités d'hébergement du système, l'organisation de l'infrastructure, la bande passante du réseau, etc.

Soit dit en passant, une personne peut combiner plusieurs fonctions.
En règle générale, le groupe de travail est également fixé par arrêté (décret).

Étape numéro 5. Participez à une réunion d'introduction

En général, cette tâche incombe aux deux chefs de projet et constitue en grande partie une compression du document «Charte de projet», qu'ils préparent au début du projet.

Et voici ce qu'il serait bon de déclarer lors de cette réunion:

Les objectifs du projet.
Et quels objectifs, en fait, nous voulons atteindre. Et les objectifs du projet énoncés dans la documentation coïncident-ils avec la vraie douleur que nous éliminons? Si la documentation indique un non-sens (cela se produit), alors n'hésitez pas à dire la vérité à l'entrepreneur. Il comprendra tout.

Étapes et modalités du projet.
Que le contractant nous dise ce qui se passera à chaque étape du projet, quand une participation active du groupe de travail est requise, et quand non, comment certains travaux seront organisés (tests, par exemple).

Les documents de projet résultants.
Et en un mot, ce que chaque document implique et pourquoi il est nécessaire.

Conditions d'approbation de la documentation du projet.
Il est important que tous les membres du groupe de travail comprennent combien de jours ils ont pour formuler des commentaires et combien de temps l'entrepreneur doit les traiter.

Informer sur le projet.
À quelle fréquence et sous quel format les réunions de rapports et les rapports d'étape auront-ils lieu? Qui doit être informé: uniquement un groupe de travail ou tous les employés de l'entreprise, si le projet, par exemple, affecte l'ensemble de l'organisation. Dans ce cas, vous pouvez publier des informations sur le projet dans les médias de l'entreprise.

Procédure de modification.
Quelle est la procédure pour informer les participants des demandes de changements qui pourraient potentiellement affecter le calendrier, le coût ou le contenu du projet, et quelles mesures devraient être prises après avoir informé?

Pour les autres sections de la présentation de l'installation - ajoutez du sel, du poivre au goût (horaire de travail sur le projet, canaux de communication, etc.)

Étape numéro 6. Entretien responsable

Lors de la formulation des exigences, nous recommandons que tous les participants au groupe de travail respectent les règles suivantes:

Étape numéro 7. Coordonnez soigneusement les documents

Longue réflexion, s'il faut déclarer des axiomes ...

C'est nécessaire.

Les documents de projet doivent être étudiés! Étudiez soigneusement et en détail. Et vérifiez également que tous les membres du groupe de travail le font soigneusement et en détail. Et le fait n'est pas que l'entrepreneur est si mauvais et qu'il n'écrit peut-être pas ce qui a été discuté (même si cela vaut également la peine d'être vérifié avec certitude), ce sera simplement bien pire si le processus n'est pas décrit correctement.

Étape numéro 8. Réalisez de vrais tests

Tester avec des données de test n'est pas mauvais. Mais toutes les incohérences les plus désagréables apparaissent lorsqu'elles fonctionnent avec un cas réel dans le système. Oui, c'est laborieux et il n'y a jamais de ressources disponibles pour cela, mais cela augmente considérablement le succès de la mise en œuvre.

Laissez les employés prendre la vraie tâche et, avec le contractant, passez par le PIMI (programme et procédure de test) avec un scénario réel.

Étape numéro 9. N'ayez pas peur d'entrer en production pilote

Avez-vous entendu parler d'un excellent syndrome étudiant? Ils devraient tomber malades si vous automatisez le processus de planification des décollages et des atterrissages à l'aéroport ou quelque chose du genre. Dans d'autres cas, tenez pour acquis que le système ne sera pas prêt à 100% au moment où il commencera à fonctionner.

Oui, c'est triste. Oui, les intégrateurs doivent être jetés avec des tomates pourries et ont dit que cela ne devrait pas être le cas et, en général, "testez-vous votre système là-bas ou comment ..." (c) . Mais la réalité est que vous devrez très probablement passer en mode pilote. À l'objection que les utilisateurs n'aimeront pas cela, je dirai que cela se produira avec un système 100% prêt. Pour éviter cela, il est nécessaire de préparer progressivement les utilisateurs à une nouvelle vie et au stress, en parlant du projet dans les médias d'entreprise, les newsletters, etc.

Par conséquent, il vous suffit de prendre courage et de commencer.

Étape numéro 10. Terminez le projet en beauté

Lors de la mise en œuvre d'un projet, vous devez vous rappeler que vous ne pouvez pas tout couvrir à la fois. Faites maintenant ce que vous pouvez faire maintenant. Laissez le reste au développement du système.

Ici, l'idée de futurs contrats peut surgir, planter sur une «aiguille financière», etc. Mais ce n'est pas le cas. Essayer de saisir l'immense a un risque très élevé de devenir une construction à long terme, qui peut non seulement manquer les délais, mais ne pas se terminer du tout.

Après la fin du projet, il est important de tenir une réunion finale, de faire le point sur le projet, d'évaluer le niveau de réalisation des objectifs et de discuter des plans futurs.

PS

Ci-dessus

1. Applicable aux entreprises modernes, grandes et petites.
2. Il est applicable (assez curieusement) pour la mise en œuvre de projets selon GOST 34 et la documentation selon RD 50.
3. Il peut être combiné avec des méthodologies flexibles, il n'y a pas de contradictions.
4. Elle est vécue par l'expérience personnelle, n'est pas à part entière, mais elle sera certainement complétée.
5. Il est appelé à aider le client à mieux comprendre l'entrepreneur et à augmenter les chances de succès mutuellement avantageux.