🍟 😓 🗝️ Quelques mots sur l'organisation des concours de robotique 👩🏼‍🍳 💔 🤹

Les technologies de gestion d'événements sont connues, développées et mises en service depuis longtemps. Vous pouvez toujours commander un événement clé en main, à partir de la conférence et se terminant par le mariage.
Les concours et festivals robotiques pour les écoliers et les étudiants (à ne pas confondre avec les expositions ou les démonstrations) se distinguent dans cette rangée, surtout s'ils sont massifs et se déroulent sur une courte période. De tels événements ne peuvent pas être entièrement laissés aux entrepreneurs en raison du grand nombre de nuances.

Under the cut - un bref aperçu des fonctionnalités que les organisateurs de concours de robotique doivent gérer.

Toute organisation éducative qui prête attention à la robotique commencera tôt ou tard à organiser des concours pour ses étudiants et à participer à d'autres concours de robotique de différentes échelles.
Nous laisserons hors de la boîte le bloc de mesures préparatoires qui visent à recruter, et dans certains cas, la sélection des équipes qui vont participer aux compétitions, et nous irons droit au but.
Tout d'abord, les compétitions de robotique pour enfants diffèrent des autres événements en ce que les points suivants sont ajoutés à tout ce qui est clair et compréhensible pour l'organisation:

Des enfants, des enfants et encore des enfants. Beaucoup d'enfants au même endroit.
De plusieurs pièces à plusieurs dizaines de domaines compétitifs, à l'intérieur desquels tout se déroule indépendamment, mais en général, leurs processus doivent être conformes au calendrier général.
Inscription de masse dans une période de temps limitée lorsque les équipes apparaissent sur le site.
Comprendre ce que fait chaque participant à chaque instant.
Organisation de restauration collective dans un temps limité.
Récompenses de masse dans une période de temps limitée.

Bien sûr, cela dépend beaucoup du nombre: équipes, leurs participants, invités et visiteurs potentiels. Les technologies pour organiser des compétitions pour 100 et pour 1000 participants sont très différentes. Et pour 5000 participants, ils changent radicalement. Mais toujours par rapport à de tels événements, la formule clé reste que tout se passe "massivement et dans un laps de temps limité".
Tout événement auquel participent des enfants requiert une attention particulière en ce qui concerne l'escorte par des services spéciaux, qui incluent à coup sûr l'ambulance, les pompiers, la sécurité.
Ci-dessous, nous parlerons davantage des événements de 2000 à 3000 personnes, mais la plupart des recommandations s'appliquent également aux événements scolaires locaux.

Cinq questions

La réponse à ces questions générales et étroitement liées permettra une transition plus significative vers une planification détaillée de l'événement.
Quoi? Vous devez comprendre quel format de l'événement est prévu. Ce sera un événement convivial pour 20 équipes entre les écoles ou un grand festival pour 1000 équipes.
O?? Il est important de distinguer: ou vous avez un accord sur un site pouvant accueillir un certain nombre d'équipes; ou vous avez un nombre minimum d'équipes pour lesquelles vous devez rechercher un site.
Quand? De ce point dépend non seulement une compréhension du temps disponible pour la préparation, mais aussi une prévision concernant les équipes. Par exemple, si vous prévoyez un événement avec des écoliers et des étudiants, les vacances d'été, le début de l'année scolaire ou la période des examens ne sont pas le bon moment. Lisez attentivement le calendrier des événements de la vie scolaire / étudiante afin qu'il n'y ait pas de superposition avec les dates du concours. Sinon, il y a un risque de se retrouver sans les principaux participants.
Qui? Nous devons absolument comprendre qui est l'organisateur principal de l'événement. S'il y en a plusieurs, il est nécessaire de déterminer qui a le dernier mot et qui est le détenteur du sceau pour les documents, et aussi - dont l'employé de l'organisation est la clé sur le site et gère tous les processus.
Aux frais de qui? Toujours une question très importante à comprendre. Surtout en termes de volume du budget et du moment de sa réception.

Il n'y a que 4 étapes de l'événement - la planification, la préparation, la conduite et la clôture. Le moment le plus difficile est la préparation de l'événement après la planification générale. Tous les problèmes qui n'ont pas été pris en compte à l'étape précédente doivent être résolus à la prochaine, ce qui prend des ressources et du temps (surtout si des problèmes ignorés sont révélés après le début de la compétition).

Tout dans les dossiers

Comment ne pas oublier chaque petite chose et tout prendre en compte? Surtout si vous avez des ressources humaines, temporaires et financières limitées. Il existe des programmes de programmation pour différents types et objectifs. Quelqu'un les utilise, quelqu'un non. Mais la condition la plus importante est la capacité de l'ensemble du système à fournir un accès ininterrompu à toutes les informations hors ligne.
L'un des moyens les plus simples et les plus efficaces pour ne rien oublier et tout prendre en compte est de créer des dossiers, même dans le cloud, même sur l'ordinateur local. Le principe est très simple: le dossier doit contenir des informations complètes; Chaque dossier doit être rempli d'informations claires et pertinentes pour chaque personne de l'équipe organisatrice.
À titre d'exemple, je vais vous donner une liste de dossiers qui, à mon avis, vous permettront de refléter le mieux possible la préparation et le déroulement de l'événement:

Badges et autocollants pour les équipes
Remerciements
Formulaires d'attribution et certificats
Des bénévoles
Fichiers temporaires à envoyer
Programme d'affaires
Traités
Immeuble
Informations pour les participants
Directions
Réponses aux participants
Événement d'ouverture et invités, script d'ouverture
Officiellement
Partenaires - Informations
Produits imprimés
La nutrition
Les gagnants
Poste
Des invitations
Prix et récompenses
Horaire
Listes d'inscription
Résultats
Juges et experts

La logique de remplissage peut être différente et les dossiers de la liste sont classés par ordre alphabétique uniquement pour faciliter la recherche et la compréhension.

Badges et badges avec des autocollants pour les équipes

Pourquoi est-ce nécessaire? Cela permet une gradation très claire et une identification facile à tout moment. Ce qui est extrêmement important pour les travaux de logistique et de sécurité.
Vous pouvez par exemple utiliser la différenciation de couleur suivante des badges:

Comité d'organisation - Vert
Juges - Rouge
Invités - Jaune
Presse - Bleu
VIP - noir
Services techniques - Gris

Les badges sont les meilleurs pour les membres de l'équipe. Il est plus pratique d'utiliser des autocollants ou des badges avec des autocollants de numéros d'équipe qui leur sont attribués lors de l'inscription. Soit dit en passant, sur la question du budget: les autocollants pour badges à imprimer sur une imprimante ordinaire sont vendus dans les magasins de bureau dans une version très économique - 65 pièces sur feuille A4. De plus, cette méthode vous permet d'obtenir de nombreux avantages:

L'équipe participe au concours avec un code de lettre d'identification indiquant le concours et un numéro de série. Par exemple, le concours est appelé "Kegelring", impliquant les groupes d'âge plus âgés et plus jeunes. En conséquence, le code de lettre avec le numéro d'équipe peut ressembler à ceci: KPc-08 (le huitième dans une direction d'équipe de rang "Kegelring" du groupe d'âge plus âgé).
Le nombre d'équipes vous permet d'éviter des situations ambiguës (par exemple, lorsqu'une équipe décide soudainement de prendre le nom de "Cool Eggs", qui lors de la cérémonie de remise des prix sonnera franchement pas vraiment.
Les autocollants peuvent être placés sur des badges, des badges. Et si vous donnez plus d'autocollants à l'équipe, les participants peuvent placer de tels autocollants sur leurs robots, ordinateurs portables, sacs à dos, appareils photo, etc. Cela accélère le processus de recherche des objets perdus. Les badges ont ici une double fonction: il s'agit de l'identifiant des membres de l'équipe, et des produits souvenirs pour commémorer l'événement.
Des autocollants peuvent également être utilisés pour fournir des repas aux participants.
Vous êtes sauvé du processus long et très coûteux d'imprimer des badges sur place, lorsque des centaines et parfois des milliers de personnes viennent s'enregistrer le matin en une ou deux heures. De plus, changer le participant ou changer le nom de l'équipe pour le processus de compétition lui-même cesse d'être un problème.
À première vue, l'organisateur comprend quel type de personne se trouve devant lui: de quelle équipe, quelle direction de la compétition et où se déroule son événement - et peut l'orienter instantanément.

Il serait logique de placer ces documents dans le dossier «Documents imprimés», mais cela ne devrait pas être fait: il s'agit d'un bloc important qui est associé aux listes d'enregistrement, nécessite une attention particulière et un accès rapide, il doit donc être en vue.

Listes d'inscription

Les listes d'inscription sont la base de base de tout l'événement, ce qui vous permet de contrôler le nombre de participants et la composition des équipes, de prévoir et de planifier de nombreuses choses qui affectent considérablement le budget (par exemple, les repas).
L'enregistrement peut être effectué de différentes manières. Une seule chose est invariable: le respect de la loi fédérale-152 du 27 juillet 2006 "relative aux données personnelles".
Peu importe la façon dont l'inscription des participants à l'événement est effectuée, tout doit être consolidé et tabulé. À partir de là, des listes d'inscription pour le bureau d'information et la délivrance d'un paquet de produits souvenirs seront formées, à partir de là, des listes de nourriture et des listes de juges seront transmises. Enfin, les certificats et diplômes des lauréats et des participants au concours seront imprimés à partir des mêmes tableaux.
Voici quelques conseils simples qui peuvent grandement simplifier la vie:

Le nom, le prénom et le patronyme doivent être placés dans différentes colonnes pour une impression de masse simple et efficace des certificats et des lettres.
La région et la localité doivent être sélectionnées dans la liste fixe pour faciliter le traitement et la réception rapide des informations statistiques. Il a été testé dans la pratique que même le mot «Moscou» peut être écrit par les gens de plusieurs manières différentes.
Demandez à indiquer le téléphone au format 8 123 456 78 90 afin que les feuilles de calcul ne vous gâchent pas alors toutes les listes. Ou forcez l'entrée à être reformatée.
Demander d'indiquer un seul e-mail de l'équipe, cela facilite la constitution d'une liste de diffusion (il est souhaitable que ce soit le contact de la personne qui est réellement responsable de l'équipe, et non du directeur de l'établissement d'enseignement ou du chef d'établissement).
Ayez sous la main un modèle de tableau d'inscription Excel pour les retardataires et assurez-vous de remplir un exemple.

L'option idéale est lorsque toutes les données convergent. Mais tout de même, il y aura des participants individuels ou des équipes entières qui pour une raison quelconque ne se sont pas inscrits, ou les données ne correspondent pas. Dans ce cas, les organisateurs sur place devront effectuer un certain nombre d'actions auprès de ces participants: compléter les listes, les mettre à jour et les transmettre aux juges et aux responsables de l'impression des diplômes et certificats; ainsi que remplir la partie obligatoire de recevoir un paquet de documents de ces participants - consentement au traitement des données personnelles, mesures de sécurité, une commande d'accompagnement, une nouvelle liste d'équipe.

Des bénévoles

Si vous avez l'occasion d'attirer des bénévoles pour l'événement, faites-le.
Des organisations bénévoles spéciales peuvent donner des gens, mais vous pouvez attirer vos propres employés ou étudiants gratuits des universités locales.
Bien sûr, avec les volontaires, il est nécessaire d'effectuer beaucoup de travaux préparatoires à l'avance. Mais si tout est fait correctement, les bénévoles sont un moyen très efficace de rendre l'événement confortable pour les participants et les organisateurs.
N'oubliez pas que, traditionnellement, les organisateurs fournissent aux bénévoles des uniformes et des repas.
Les bénévoles peuvent faire un certain nombre de choses:

Indiquez le passage vers les sites conformément au plan.
Pour aider les juges sur le site de compétition.
Dans le domaine technique, aidez à maintenir l'ordre.
Pour exhorter à maintenir l'ordre dans les zones techniques (zones d'entraînement) de l'équipe.
Le volontaire a le droit de soulever devant le juge la question de la disqualification de l'équipe en cas de non-respect des conditions de respect de l'ordonnance.
Accompagner les participants et visiteurs sur les sites, garde-robe, poste de premiers secours.
Passer les équipes dans les zones techniques conformément aux instructions des juges.

Mais il existe des processus auxquels les volontaires ne peuvent pas être impliqués (cela est souvent directement interdit et prescrit dans l'accord sur les volontaires, surtout s'ils sont impliqués par le biais d'organisations spécialisées):

Communication avec la presse.
Exécuter une fonction de sécurité (y compris demander aux gens de se comporter de manière inappropriée).
Communication avec les services d'incendie ou les représentants de l'administration du site.
Nettoyage des chambres.
Élimination des pannes de réseaux électriques, de stands ou d'équipements.
Manipulation.

Formulaires d'attribution et certificats

De toute évidence, les certificats personnels de participation à des concours robotiques (ou tout autre) et les diplômes de prix sont un document très utile pour tous les participants. En plus de reconnaître les mérites des équipes, ces documents sont souvent responsables et comptent comme des primes dans de nombreux établissements d'enseignement.
Voici quelques conseils pour minimiser le travail à ce stade:

La mise en page du texte des certificats et diplômes doit être faite à l'avance et produire une épreuve test. De plus, tout devrait fonctionner hors ligne, c'est-à-dire sans accès à Internet.
Tous les certificats personnels doivent être imprimés avant la récompense et placés dans des dossiers selon les commandes. Piratage de la vie, qui aidera beaucoup avec les recherches et le contrôle: mettez le numéro d'équipe dans le coin du certificat.
La fusion bien connue des fichiers Word et Excel permet d'imprimer en masse et en peu de temps des certificats.
Pour éviter les surprises, n'oubliez pas que les imprimantes laser standard peuvent fonctionner avec des grammages allant jusqu'à 160 g / m2.
Il est nécessaire de préparer à l'avance les tableaux dits de récompense où tous les mots qui seront prononcés lors de la récompense seront épelés. Les arbitres sur place inscriront simplement les noms et numéros des équipes sur ces tables. N'oubliez pas que pour l'intrigue, les places déclarées depuis la scène doivent aller dans l'ordre inverse. C'est-à-dire, par exemple, à partir de la 3e place et se terminant par la 1ère.
Placez les ordinateurs et les imprimantes pour l'impression des diplômes dans un endroit calme avec un accès limité. Idéalement, une personne spécialement formée et formée entrerait. Sa tâche consiste à saisir rapidement des informations sur les résultats du concours. Les fichiers de mise en page sont pré-localisés sur l'ordinateur. Les diplômes sont imprimés uniquement à partir de la carte d'attribution, ce qui évite les erreurs offensantes.
Demandez à quelqu'un de prendre des photos de toutes les cartes d'attribution afin que rien ne soit perdu.

Toutes ces difficultés permettront d'imprimer des dizaines et des centaines de diplômes personnels en un court laps de temps de 1,5 à 2 heures, que les organisateurs et les juges doivent rencontrer. C'est le temps maximum qui doit s'écouler entre la fin de la compétition et la récompense du vainqueur du premier prix sur scène pour que les membres de l'équipe n'aient pas le temps de se fatiguer et de «s'épuiser».

Programme d'affaires

Souvent dans le cadre de festivals et de compétitions, si les ressources le permettent, il est logique d'organiser des réunions de spécialistes, chefs d'établissements d'enseignement, chefs d'équipe et partenaires de l'événement. Ces réunions, ateliers et discussions ont lieu dans des salles séparées avec les modérateurs et les modérateurs.
Et c'est précisément n'importe quelle partie du programme d'entreprise dans le cadre de concours robotiques qui peut être parfaitement menée et préparée par toute personne ou entrepreneur externe sous la supervision d'un représentant de l'organisateur qui connaît les buts et les objectifs du programme d'entreprise, son but, est immergé dans le cours général et le calendrier de l'événement, dont les conférenciers devraient être qui écoutera et avec qui remplacer les haut-parleurs s'ils ne peuvent pas venir.
C'est, en fait, le "Business Program" est un événement dans l'événement. Il a tous les attributs d'un événement: participants, intervenants, coachs, locaux, mise à disposition, inscription, repas, etc. Nous ne devons pas oublier que l'entretien et la fourniture nécessiteront une personne et un budget distincts.

Traités

La tenue de tout événement avec au moins un budget implique la recherche d'entrepreneurs et la conclusion d'accords pour la location du site, les imprimés, la location de meubles, l'assistance médicale, la protection contre l'incendie, la nourriture, l'assurance événementielle et bien plus encore. Dans certains cas, ce processus est compliqué par la présence d'offres pour sélectionner un fournisseur ou des procédures concurrentielles.
Il s'agit d'un bloc vaste et complexe, qui est néanmoins familier à beaucoup et sous différents angles. Comme ailleurs dans l'organisation des concours de robotique, il n'y a pas d'accords universels. Vérifiez à l'avance avec votre service comptable les conditions et les formes des documents (y compris l'annulation des packages participants et des documents).
Le plus souvent, la plupart des concours de robotique ne sont pas autonomes et les sponsors de dépenses, privés ou publics, nécessitent toujours une attention particulière à la documentation de reporting.
Approuver à l'avance les formulaires et la liste des documents de clôture des contrats (actes, accords complémentaires), car il n'y aura pas de temps pour le faire sur place.
Tous les problèmes de permis doivent également être résolus par les services locaux du RNPR (département régional de surveillance et de prévention), le ministère de l'Intérieur et les autorités locales (lettres de notification, plans de construction approuvés, arrangements avec les ambulanciers et les pompiers le jour des événements).

Développement du site

L'un des blocs les plus volumineux et complexes dans la préparation des compétitions robotiques est la planification de la zone sur laquelle l'événement aura lieu. La taille du site et le nombre d'équipes ne doivent pas se contredire. Lorsque, enfin, l'équilibre est trouvé, il est temps de commencer à planifier la zone. L'organisateur doit comprendre clairement le nombre d'équipes dont il dispose, la place dont chacun a besoin, le nombre de chaises et de prises à allouer, la largeur des allées entre les tables afin de ne pas provoquer de plaintes des pompiers (et cela fait au moins 3 mètres, cependant, dans chaque cas particulier, consultez services locaux RONPR).
Toute cette disposition avec des tables, des chaises, des prises, des bannières, des cloisons, des passerelles, généralement appelées short - building.
Peut-être qu'un article séparé devrait être consacré à cette question, mais en bref, le développement implique la préparation d'un plan à une échelle:

Dessin d'un plan de l'emplacement des zones de compétition.
Dessin de meubles et images de domaines compétitifs.
Sites d'escrime.
Planifiez l'emplacement des services de sécurité et autres.
Électricien. Il y a toujours beaucoup d'électriciens aux compétitions de robotique. Chaque équipe a besoin d'au moins 2-3 nids. Prises séparées pour les grands écrans et le son professionnel. Prises 380V pour les services de restauration. Tout cela nécessite des calculs très soignés et assure la sécurité électrique.
Disposition séparée des glacières pour se conformer au régime de consommation.
Les sorties de secours et une place pour les médecins est un axiome.

Un fichier (de préférence un tableur) avec la quantité d'équipement prescrite dans chaque zone:

Le nom et le numéro du site.
Brève description.
.
.
.
.
(, , ..).
(, , , , , ..).

Le plan et le fichier doivent toujours être synchronisés et existent chacun dans une seule instance, dans laquelle toutes les modifications sont effectuées en parallèle.
Un plan n'est pas un diagramme. Cela se fait sur une échelle pour éviter les erreurs et les mauvaises surprises. Le plan peut être fait dans un programme spécial pour effectuer rapidement des ajustements. Tout programme capable de travailler avec des courbes convient. Pour les grandes salles et les événements, la visualisation 3D est très utile. Il vous permet d'éviter de nombreuses erreurs de logistique et de représentation externe (souvent avec la visualisation 3D il y a un manque ou un excès d'espace, qui n'est pas visible sur le plan "plat").
Lors de la préparation du site, ne vous fiez pas à la mémoire, mais référez-vous toujours au plan préparé. Le même plan doit être sur place en tout temps.

Du point de vue du comité organisateur, il est impératif que tous les participants au processus disposent de toutes les informations sur ce qui se passe sur le site, mais chacun comprend clairement qui est responsable de quoi. Il existe une règle qui dit que si vous ne savez pas qui fait cela, vous devrez le faire vous-même ou cela ne sera pas du tout fait.
Il faut disposer d'une salle séparée où tous les représentants du comité d'organisation pourront se réunir rapidement et échanger. À cet endroit, toute la documentation nécessaire est stockée. Il est conseillé de simplement mettre les plans d'étage, les horaires et les horaires sur le mur, ils ne seront certainement pas perdus.
Il est pratique d'utiliser un ensemble de talkies-walkies sur le site pour la communication entre les personnes responsables clés. Les téléphones portables dans de telles situations peuvent être inefficaces, il est préférable de convenir à l'avance des règles de négociation des talkies-walkies.

Juges et experts

Les juges et leurs assistants sont les personnes qui effectuent tout le travail sur le site pour organiser des concours de robotique. La tâche de l'organisateur est de tout faire pour que les juges puissent faire leur travail avec calme et efficacité sans se soucier des affaires domestiques. La sélection, la formation, l'éducation et la formation des juges constituent une grande unité préparatoire. Il est très difficile de préparer les juges à partir de zéro en un mois, et en une semaine ou deux, c'est presque impossible. En effet, le juge d'un tel événement est souvent bénévole.
Pour l'événement, vous devez avoir une idée absolument claire des positions suivantes:

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(, , ).
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La documentation des arbitres est un point important dans l'enregistrement des résultats des compétitions pour les juges et les participants:

Protocole de chaque course
Tableaux pivotants
Problèmes controversés

Informations pour les participants

Informer les participants discrètement, mais constamment, est un moyen de minimiser les questions sur place et d'organiser un processus d'autorégulation. Tout se passe beaucoup plus facilement et ne sort pas du programme si les participants et les équipes savent à l'avance ce qu'ils doivent faire, où aller et à quelle heure.

Ces informations dans un format minimal peuvent inclure:

Plan d'accès au site depuis l'arrêt de transport public le plus proche.
Mémo du participant (un grand document qui est nécessaire principalement pour l'organisateur et mérite un article séparé).
Plan du site avec l'emplacement des zones de compétition et techniques.
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Le bureau d'information est le visage de la compétition, non seulement l'entrée principale, mais aussi les premières impressions de l'événement. Par conséquent, il est nécessaire de déterminer une personne responsable individuelle avec le nombre nécessaire d'assistants résistants au stress (ils peuvent être parmi les volontaires), ils doivent avoir des réponses à toutes les questions, les problèmes doivent être résolus rapidement et efficacement. Et pour cela, tous les documents par ordre d'inscription et une liste de réponses à toutes les questions que vous devez vous préparer et les fournir à l'avance. De plus, sous une forme compréhensible même pour une personne étrangère et non préparée. Plus vous répondez aux questions les plus impossibles que vous prévoyez, moins ils vous appelleront pour résoudre les questions actuelles.
Et encore une fois, souvenez-vous de la loi «sur les données personnelles». N'oubliez pas de collecter les originaux du consentement au traitement des données personnelles de chaque participant! Et s'il s'agit d'un mineur, il y a aussi le consentement des parents.

Réponses aux participants

Les questions des participants au comité d'organisation seront posées avant le début de la compétition. Rassemblez-les (avec les réponses) immédiatement dans un dossier séparé et utilisez-les à l'avenir pour créer des mémos et des instructions pour le bureau d'information. Idéalement, si les règles fournissent des réponses directement aux juges. Il est également utile d'avoir un dossier pour collecter les appels de l'équipe et les réponses aux appels. Que ce soit.

Directions

Les zones de compétition sont conservées ici (c'est-à-dire les blocs de la compétition où les différents juges en chef et participants sont différents). Les principaux documents de chaque direction sont les règlements des compétitions elles-mêmes et les dispositions des terrains de compétition avec des éléments.
Des dossiers séparés pour chaque direction concurrentielle vous permettront de contrôler et d'avoir à portée de main toutes les dernières versions de la réglementation. Il est préférable d'avoir des documents en parallèle au format Word (pour plus de commodité) et PDF (pour le site et les newsletters), ainsi que des dispositions de champs compétitifs dans toutes les directions dans les courbes et en PDF pour une visualisation rapide et en TIFF, afin qu'ils puissent être imprimés dès que possible sans étapes intermédiaires et des négociations supplémentaires avec les concepteurs. Prenez l'habitude d'indiquer toujours la taille en mm dans le nom de fichier du champ de mise en page pour l'impression, afin que l'imprimerie ne pose pas de questions inutiles.

Ouverture de l'événement et des invités

Quelle que soit l'ampleur de l'événement, afin de créer l'atmosphère générale de la fête, une grande ouverture officielle est nécessaire. Il est particulièrement important de donner la parole aux représentants des organisations avec le soutien desquelles des concours sont organisés. Si possible, le script d'ouverture est mieux remis aux professionnels. Il est préférable de mener la cérémonie à une personne qui comprend le processus et le format, il n'y a certainement aucun moyen de faire du bénévolat ici.
Si des artistes sont présents à l'ouverture, n'oubliez pas qu'ils auront besoin d'une salle séparée pour la préparation et le placement des accessoires.
Si vous prévoyez d'assister à des invités de statut, n'oubliez pas que ces personnes peuvent être en retard et abattre tout le calendrier. Par conséquent, il ne faut pas fixer les étapes des compétitions qui sont importantes pour les équipes immédiatement après la cérémonie d'ouverture, il est préférable de laisser une sorte de dégagement.

Officiellement

Avant, pendant et après le concours, des informations sont constamment demandées aux parties intéressées: direction, partenaires, médias. Pour que vos informations soient toujours à portée de main et qu'elles restent dans le même format et sans incohérences dans les sources externes, consolidez-les en un seul endroit et n'oubliez pas de les mettre à jour et de les ajuster si nécessaire.
Placer dans le dossier «Officiellement» tous les documents approuvés au sein des organisateurs comme données officielles:

Communiqué de presse
Post release
Nouvelles préparées pour publication
Publications sur les réseaux sociaux
Tableaux de données officielles sur le nombre d'équipes
Une sélection de photos de l'événement

Données fréquemment demandées:

Dates, lieu et heure du concours
Le nombre d'équipes est total et dans les directions
Nombre et nom des régions et établissements participants
Quels fonctionnaires ont assisté à l'événement?
Gagnants dans toutes les directions
Statistiques des gagnants par région

Il est utile de créer une «carte d'événement» où les informations officielles sont collectées et constamment mises à jour.
Il est pratique de préparer au préalable une newsletter sur les résultats de l'événement, où à la fin du concours, vous n'aurez qu'à entrer les noms des gagnants et à indiquer quelques faits nouveaux.

Fichiers temporaires à envoyer

Souvent en cours de préparation, il y a une demande de données qui sont dans votre structure avec d'autres et qui contiennent des informations à usage interne.
Pour de tels fichiers, il est logique d'organiser un dossier séparé. Cela réduira le temps de préparation des informations et réduira la probabilité de transmission accidentelle d'informations confidentielles à des tiers.

Partenaires - Informations

Si des représentants des partenaires sont présents sur le site, ayez toujours à portée de main:

Leurs contacts
Informations sur le partenaire (brève description de l'activité, importance pour votre événement)
Logo partenaire prêt pour le vinyle et jpg / png
Informations officielles sur le partenaire pour publication sur le site
Liste de ce dont un partenaire de site aura besoin

S'il y a plus de 3 partenaires sur le site, il faut prévoir un curateur pour eux et votre convenance.
Si un partenaire remet des prix, précisez à l'avance si son représentant participera personnellement à la remise des prix.

Produits imprimés

Chaque concours de robotique implique un grand nombre de produits d'impression: documents, règlements, champs de compétition, bannières d'images, programmes, mémos, pointeurs, médailles, coupes et dés pour les coupes elles-mêmes, formulaires de diplôme et de certificat.
Si le budget le permet, le package du participant sera ajouté à l'imprimé:

T-shirt / polo / veste
Dossier / sac / sac à dos
Crayon / stylo / lecteur flash
Bloc-notes
Icône
Souvenir spécial (tasse thermo, banque d'alimentation)

N'oubliez pas de consulter dans votre service de comptabilité ou dans le service de comptabilité de votre sponsor comment ce poste de dépenses est établi et amorti.
S'il se trouve que le budget vous permet d'acheter toute l'industrie de l'imprimerie, alors vous devrez fournir un endroit pour son stockage et trouver des personnes qui le recevront, le déchargeront et l'achèveront.
Cependant, les services d'incendie responsables peuvent ne pas aimer le stockage de tout cela dans une seule pièce. Si un entrepôt est prévu sur le site, ces locaux doivent être convenus avec les services d'incendie. Offrez au site et aux services d'incendie la possibilité d'organiser des rayonnages, des passages gratuits et des extincteurs, c'est-à-dire de convaincre les services responsables qu'il n'y aura pas de décharge et de passerelles bloquées dans cette salle. Mais rappelez-vous que sur de nombreux sites commerciaux, il existe un service d'entreposage payant séparé, ce qui entraîne une charge sur le budget de l'événement. Et pourtant, toutes les bannières doivent nécessairement avoir des certificats de sécurité incendie qui sont mieux gardés à portée de main.

La nutrition

Selon SanPiN 2.4.5.2409-08 section 6, clause 6.8, "les intervalles entre les repas ne doivent pas dépasser 3,5 à 4 heures", ce qui signifie que dans le cas d'enfants séjournant lors d'un long événement public, ils doivent être fournis au moins un déjeuner chaud complet. Même s'il n'est pas possible d'organiser le premier, alors l'option du second doit être précise et doit être chaude. Bien sûr, cela peut être interprété comme la responsabilité de ceux qui accompagnent (parents et responsables), mais dans ce cas, votre responsabilité est de pointer vers le point de nourriture payée à distance de marche. Est-ce qu'un tel point apparaîtra à côté de la façon dont il est pratique et si les participants aimeront ce format, est une autre question.

En général, dans les compétitions, ils reçoivent généralement des repas:

Membres de l'équipe et leurs dirigeants
Organisateurs, juges et experts
Des bénévoles
, . , , .
–

Manger un grand nombre de personnes dans une période de temps limitée n'est pas du tout une tâche triviale pour les organisateurs et les entrepreneurs et nécessite un calcul détaillé et une coordination avec le calendrier général.
Assurez-vous de pré-approuver non seulement ceux qui fournissent de la nourriture, mais aussi ceux qui effectuent le nettoyage après la restauration. Soit dit en passant, même dans les problèmes de nettoyage lors des compétitions de robotique, il y a quelques nuances. Par exemple, de nombreuses organisations de nettoyage interdisent à leurs employés de nettoyer aux stands et tables des participants dans les zones techniques (zones de formation) des équipes. La collecte des ordures dans les zones techniques (zones de formation des équipes) est donc un problème distinct, dont la solution doit également être prévue à l'avance.
Revenons à la nutrition. Il est nécessaire de déterminer le lieu et l'heure du repas et de s'assurer que cela ne contredit pas le calendrier de la compétition. Sur les épaules des organisateurs se trouve l'approbation du menu. Non seulement cela peut être différent (pour les participants et les employés), mais en plus du déjeuner, il est absolument nécessaire de prévoir un dîner pour ceux qui travaillent à l'événement toute la journée, pendant 12-16 heures (juges, organisateurs, bénévoles).
À portée de main, vous devez avoir des listes de toutes les personnes qui doivent fournir de la nourriture.

Les gagnants

Le résultat de toute compétition est la victoire. Les participants eux-mêmes et les personnes qui s'inquiètent souhaitent voir les noms des gagnants et des lauréats sur le site ou d'autres sources officielles dès que possible. Par conséquent, le processus de collecte de données et de création d'un tableau croisé dynamique doit être soigneusement vérifié et débogué.
La logique de collecte de données suivante fonctionne bien:

Le juge remplit le tableau d'attribution.
Dans une personne spéciale imprimée selon la feuille de temps, amène les équipes à la table des gagnants (voir chapitre Formulaires d'attribution et certificats, clause 6).
Le bulletin est envoyé pour l'impression des diplômes.
Selon la feuille de temps, le leader lit les gagnants lors de la cérémonie de remise des prix.

Ces problèmes peuvent être résolus, par exemple, avec un logiciel spécial. Dans ce cas, tout devrait fonctionner «comme une horloge».

Conclusion: à la fin de l'événement, vous avez un tableau complet des gagnants, que vous pouvez publier et soumettre une demi-heure après la fin de l'événement.
Important! Vous ne pouvez pas imprimer de diplômes avant que le tableau des gagnants ne soit rempli, sinon cela entraînera des erreurs qui ne pourront pas être rapidement éliminées. Le diagramme ci-dessus aidera à garantir que toutes les données importantes sont enregistrées.

Poste

Le document principal sur la base duquel les travaux sont effectués lors de l'événement. Pour la grande majorité des participants, il s'agit du document principal sur la base duquel ils sont envoyés en voyage et les frais de voyage sont payés à quelqu'un. Pour les organisateurs, c'est un moyen de convenir des règles et du comportement sur le site. Tout ce qui n'est pas précisé dans la disposition peut être utilisé contre vous. Par exemple, si vous avez oublié d'indiquer dans le règlement que «l'âge des concurrents est de 10 à 14 ans», vous ne pouvez pas légitimement refuser de participer à un oncle de 30 ans, ce qui nécessitera de longues clarifications sur place qui voleront votre ressource la plus importante - le temps.

À tout le moins, le règlement devrait indiquer les principaux points:

Organisateurs
Buts et objectifs
Lieu et dates
Catégories de participants
Orientations compétitives avec les limites d'âge des participants
Prix et récompenses
Ce qui est permis
Ce qui est interdit
Sources de financement du projet
Exigences particulières

Souvent, dans le règlement, il est écrit que plus en détail les paramètres de chacun des domaines concurrentiels sont prescrits dans le règlement.
Pour plaisanter, ils disent qu'un bon règlement sur un événement devrait avoir au moins 200 pages. Et tout le monde sait aussi que dans chaque blague, il n'y a qu'une fraction de la blague.

Des invitations

Pour la grande majorité des participants, la façon la plus simple de venir légitimement à un événement est une invitation écrite du comité organisateur. Il n'est pas difficile d'émettre, de signer et d'envoyer des numérisations de 10 à 15 lettres d'invitation. Mais si le nombre de ces invitations dépasse une centaine ou deux, cela prend beaucoup de temps, étant donné que chaque organisation a ses propres préférences dans la conception de ces lettres.

Je propose quelques options pour optimiser le travail.
Premièrement: vous pouvez partager un document PDF avec un remplissage fixe dans les champs, que le participant remplit lui-même, puis l'imprime simplement.
La deuxième option (juste au cas où nous avons de nombreuses organisations avec nos propres exigences) implique un algorithme plus énergivore pour créer des invitations: le comité d'organisation propose une ébauche de base du texte avec les principaux paramètres de l'événement, et l'équipe modifie déjà ce texte pour lui-même et le renvoie au comité d'organisation pour l'enregistrement .
Il est préférable de créer une boîte aux lettres distincte pour le traitement des invitations, qui peuvent ensuite être supprimées sans douleur. Cela permettra d'économiser du temps et des nerfs à l'avenir.

Prix et récompenses

Le point culminant de la compétition est la détermination des gagnants et leur récompense. Idéalement, avec diplômes, médailles, coupes et fanfares.
Afin de ne pas graisser l'impression et laisser des souvenirs inoubliables aux gagnants, suivez quelques principes:
Entre la fin du concours et la remise du prix, la durée ne doit pas dépasser 2 heures, et de préférence une heure ou demie. Ceci est particulièrement critique pour les jeunes enfants.
Les erreurs dans les noms des équipes et les noms des participants ne doivent pas être tolérées.
Il est nécessaire d'imprimer les diplômes enregistrés pour chacun des participants de l'équipe récompensée. Il est important que chacun ramène à la maison un diplôme personnel et le classe dans son portfolio.

Dans le cadre de la préparation des prix, n'oubliez pas:

Déterminer la composition des prix (fournis directement par les organisateurs et partenaires du concours).
Déterminez le nombre et le jeu de coupes et de médailles par endroit (quelqu'un fait 3 places de prix, quelqu'un 4 ou 5).
Utilisez le même modèle de tableau gagnant pour bien comprendre l'image.
Préemballer les prix dans des boîtes selon le scénario de récompense.
Préparez des prix de remplacement (dans les compétitions, vous pouvez soudainement obtenir deux deuxième ou troisième places).

Le kit de récompense minimum comprend:

Boîte avec prix, médailles et coupes.
Un dossier avec diplômes classés par ordre de remise: en partant de la dernière place et en terminant par la première.
Bulletin (pour le leader).

Calendrier des événements

Ordonnancement - un travail long et minutieux avec la coordination de toutes les parties intéressées (juges, sponsors, propriétaires de sites).
Lors de la planification, il est plus logique de passer du général au particulier et de mettre en évidence l'épine dorsale - des points qui ne peuvent pas être remplacés et qui ne peuvent en aucun cas être abandonnés:

Inscription
Le déjeuner
Découverte
Récompenser

Rendez l'horaire sur la bannière, le roll-up, l'écran - en général, aussi visible et lisible que possible de n'importe où dans la zone de compétition.
Une excellente solution (si possible) est une application pour smartphone avec un calendrier des compétitions.
Soit dit en passant, un horaire distinct devrait être pour chaque direction. Naturellement, les équipes d'une direction ne sont pas très intéressées par l'horaire d'une autre, pourquoi ont-elles besoin d'informations supplémentaires? Et puis, le calendrier dans les directions fournit l'autorégulation maximale du processus. Écrivez un calendrier personnel pour chaque équipe séparément, même s'il y aura au moins 100 pièces, mais les participants connaîtront clairement l'heure de leurs courses.
Un horaire séparé est également requis pour les clients.
Pour les organisateurs, il y a bien sûr un planning interne, qui comprend tous les points depuis le développement jusqu'à la fermeture des sites.

Résultats

Sauvegardez toutes les données des juges ici. Protocoles électroniques, scans et photos des résultats des courses.
Si nécessaire, cela aidera à restaurer les informations nécessaires sans effort significatif.
Dans la confusion, les protocoles peuvent perdre. Par conséquent, demandez aux juges de les photographier.

Remerciements

Après l'achèvement des compétitions et des festivals, les équipes rentrent chez elles et il est conseillé à chacun de montrer des preuves tangibles du travail accompli à la fois devant elles-mêmes et devant la direction et les sponsors. Pour ceux qui ont gagné des prix, par exemple des diplômes. Pour le reste des certificats. De plus, un indicateur important sera la gratitude émise sur le formulaire de l'événement ou une lettre de remerciements à l'organisation qui les a envoyés, pour le sponsor qui a pu allouer des fonds pour le voyage de l'équipe.
C'est un résultat tangible des efforts non seulement de l'équipe, mais aussi de ceux qui ont fait tout le travail préparatoire pour les participants dans la préparation de l'événement. La gratitude, qui peut également être accrochée au mur, est toujours agréable et encourage la participation aux événements suivants.
Pour optimiser le processus, vous pouvez préparer un modèle de remerciement et le fournir à l'équipe. L'équipe retournera le modèle complété, il ne restera plus qu'à le vérifier et à délivrer l'original et à l'envoyer à l'équipe.

En conclusion

En conclusion, je tiens à dire que si vous avez une organisation de concours de robotique où les écoliers et les élèves participent, alors quelle que soit l'ampleur d'un tel événement, ne le prenez pas comme une promenade de plaisir et n'utilisez pas la formule «décider sur place».
La tenue des compétitions pour les organisateurs n'est que la pointe de l'iceberg à la surface, sous laquelle se cache un géant en volume et en responsabilité, qui ne s'arrête pas du tout quand ils annoncent depuis la scène: «Chers membres de l'équipe et invités! Fermeture des zones techniques et des zones de compétition. A bientôt! ”

Quelques mots sur l'organisation des concours de robotique