Dans cet article, je partagerai avec vous un aperçu des tendances dans le domaine de la gestion documentaire et de la documentation. Le matériel est basé sur l'expérience et les observations personnelles, les données de sources ouvertes, les publications des fournisseurs.
Born-digital est mort! Vive le "born-online"!
Histoire des documents des dinosaures aux «nés en ligne»
Il était une fois, alors que les ordinateurs faisaient tout juste partie du flux de travail quotidien et que les logiciels commençaient à peine à améliorer la reconnaissance des documents numérisés, l'humanité a commencé à convertir activement les documents papier au format numérique.
Puis vint une nouvelle ère. Tous les documents, professionnels et personnels, sont nés sur ordinateur, mais sont toujours imprimés sur papier. Cela a continué jusqu'à ce que le concept de «sans papier» apparaisse à l'horizon, conçu pour augmenter le rythme du flux de travail, qui a été progressivement transmis aux épaules des logiciels spéciaux.
Dans le même temps, nous avons observé comment, avec la pénétration généralisée d'Internet, est venu le temps du «born-digital», qui a été indiqué non seulement par le fait de l'apparition de matériaux créés dans l'environnement numérique pour l'environnement numérique, mais aussi par des utilisateurs se tournant vers la consommation de contenu pertinent.
La définition de «born-digital» fait référence aux matériaux créés au format numérique, contrairement à ceux qui passent par la transformation du format analogique au numérique. Le plus souvent, ce terme est appliqué aux bibliothèques et processus électroniques dans les organisations liées au stockage de données et à la propriété intellectuelle. Cependant, avec le développement de la technologie, le concept de «born-digital» a également commencé à s'appliquer aux contenus numériques destinés à la consommation privée (livres électroniques, musique, etc.). Les autres termes qui s'appliquent à un tel contenu sont «nativement numérique», «numérique d'abord» ou «numérique exclusif».
- Per. Wikipédia
De plus, dans le contexte du «né-numérique», le «numérique pour l'impression» est distingué, mais, à mon avis, le véritable «né-numérique» doit être considéré comme «né pour être / vivre / rester numérique» et déterminé à travers le cycle de vie de l'information.
La dernière étape vers la transformation numérique a été la transition du «né numérique» au «né en ligne», qui a commencé il y a plusieurs années et se poursuit à un rythme croissant dans le monde entier. Dans la course aux utilisateurs professionnels, des géants tels que Microsoft et Google ont offert une expérience complètement «en ligne» avec des formats de documents familiers. Ici, je parle de Microsoft Office 365 et de Google G Suite (nous le connaissons via Google Docs, Sheets, Slides).
De cet endroit, je vais commencer l'histoire des tendances dans le travail avec les documents et la documentation.
Renforcer les tendances
Migration des utilisateurs vers les services Web
Le processus de transition vers des outils en ligne pour travailler avec des documents devient de plus en plus intensif.
Le passage des utilisateurs aux outils en ligne est un fait accompli. Il reste seulement à ajouter qu'à mesure que des services comme Microsoft Office 365 et Google G Suite deviennent plus fonctionnels et plus accessibles, le processus de basculement vers des outils en ligne pour travailler avec des documents devient plus intensif. L'ère du «né en ligne» promet de durer longtemps.
Fonctionnalité de gestion des versions de document
Si jusqu'à récemment, seuls les programmeurs parlaient du contrôle de version, maintenant presque tous les domaines professionnels ont leurs propres outils qui prennent en charge la gestion des versions des documents stockés.
De nombreux services de gestion de documents en ligne populaires prennent en charge le contrôle de version. C'est la meilleure chose qui rend le processus d'édition de documents qualitativement inaccessible pour la plupart des logiciels de bureau. En apprenant à tirer parti de cette fonctionnalité, vous aurez toujours accès aux données historiques sous la forme dont vous avez besoin et vous ne vous noyerez pas dans un nombre infini de fichiers "_final".
Cela ne représente que 1/5 de la liste complète des versions d'un document. Ce n'est pas nécessaire.Si jusqu'à récemment, seuls les programmeurs parlaient du contrôle de version, maintenant presque toutes les sphères professionnelles ont leurs propres outils avec un support pour le contrôle de version des documents stockés. Une place pour de telles options a été trouvée dans les outils pour les concepteurs, par exemple, dans
Figma , dans les services de cartographie, par exemple, dans
Lucidchart , même pour la gestion de la documentation d'ingénierie, il existe des possibilités similaires, par exemple, j'ai eu l'occasion d'implémenter
Vitro-CAD basé sur Microsoft SharePoint, qui a la fonctionnalité de contrôle de version des documents et des possibilités de collaboration avec les documents.
Par exemple, l'une des versions antérieures de cet article ressemble à ceci dans l'interface Google Documents.Des options similaires pour la gestion des versions de fichiers, quels que soient leur extension et leur contenu, peuvent être trouvées dans Dropbox, OneDrive, Google Drive. Ré-enregistré le fichier - a reçu une nouvelle version, tout simplement.
SpiderOak ( Source )Avantages potentiels de l'application:- Diminution du nombre de fichiers stockés
- Plus de capacités de contrôle des modifications
- Transparence des modifications lors de l'utilisation d'un document
- Accès à tout l'historique de révision des documents
Exemples de produits: Microsoft Office 365, Google Docs, SpiderOak, Dropbox, OneDrive
Accédez au stockage cloud
Suivant cette tendance, de plus en plus d'entreprises transfèrent des données de leurs serveurs bureautiques vers les nuages. Cette approche offre la meilleure expérience d'utilisation d'outils de collaboration avec des documents, facilite l'échange d'informations, ce qui est particulièrement vrai pour les entreprises géographiquement réparties. Une bonne motivation pour la migration vers le cloud peut être une grande fiabilité de stockage et un contrôle qualité de l'accès aux documents.
SpiderOak ( Source )Avantages potentiels de l'application:- Dissocier de l'infrastructure de bureau locale, des emplois et du VPN
- Échec de la prise en charge du serveur local pour le stockage de fichiers
- Accroître la flexibilité du contrôle d'accès aux données
- Disponibilité des données sur Internet et les plates-formes mobiles
- Protection élevée contre la perte de données
- Coûts de déploiement et de support
- Prise en charge d'Active Directory, SSO, MFA / TFA
Exemples de produits: Google Drive, Dropbox, SpiderOak, IDrive, Box
Mon point est que le stockage de fichiers sur un lecteur réseau sur un serveur de bureau est une mauvaise idée. Vous n'êtes pas obligé d'être d'accord avec moi, mais, à mon avis, le stockage de données dans le cloud apprend aux utilisateurs à faire attention à la qualité et à la quantité d'informations stockées. Ne faites pas confiance aux personnes qui stockent dans le dossier 40 versions du document appelé "final".Utilisation de systèmes de gestion de documents
Les systèmes de gestion de documents qui combinent les fonctions de création, de stockage, d'organisation et de collaboration avec les données et les documents sont largement utilisés dans l'environnement d'entreprise. De nombreux services proposent une prise en charge des flux de travail automatisés liés à la documentation, tels que l'approbation, l'approbation, la publication, les demandes de modification, etc. Ce qui est remarquable, une fonctionnalité similaire est de plus en plus offerte par les systèmes de gestion de projet.
Exemple de portail sur Confluence ( Source )L'utilisation de systèmes de gestion de la documentation est également justifiée au sein de projets individuels, lorsque vous devez fournir un certain niveau de transparence et d'accessibilité des informations à de nombreux participants. Par exemple, en utilisant Confluence, vous pouvez organiser une section FAQ pour les clients, publier une documentation détaillée pour votre produit ou service, la partager avec des clients ou des collègues, tout en offrant à chacun le niveau d'accès nécessaire.
Avantages potentiels de la mise en œuvre:- Standardisation et accélération des processus de workflow
- Accroître la transparence et l'accessibilité de l'information
- Simplification de l'échange d'informations
- Organisation du stockage des documents et des fichiers d'informations
Exemples de produits: Confluence ,
HotDocs ,
Microsoft SharePointLa demande de services adaptés aux mobiles augmente
Si vous avez un système de gestion de documents, ou si vous stockez des documents dans le cloud, ou créez et modifiez des documents en ligne, ce serait bien d'avoir accès à tout depuis votre smartphone. Malgré le fait que le smartphone n'est pas la plate-forme la plus ergonomique pour le travail, la capacité à participer aux processus de travail et à rester mobile est très demandée dans le monde moderne.
De nouveaux horizons
Documents basés sur les données
Un nouveau niveau d'organisation du travail avec des données clés, dont le suivi est essentiel pour l'entreprise et la prise de décisions en fonction de celles-ci.
Avec la croissance du volume et de la quantité de sources de données, l'entreprise a commencé à réaliser que de nouveaux outils étaient nécessaires pour la sortie, la visualisation et l'utilisation quotidienne de données complexes dans la prise de décision. Des outils qui aideront à réduire l'écart de temps entre le moment où les données sont reçues et le moment où les données seront traitées, interprétées et utilisées par des personnes.
Le fait que des leaders dans le domaine du développement logiciel, tels que Google et Microsoft aient déjà proposé aux entreprises des solutions abordables en ce sens dans ce segment, témoigne de la demande actuelle du marché pour une telle fonctionnalité.
Modèle de rapport de données Google Analytics dans Google Data StudioVous pouvez interagir avec le contenu des documents, des présentations, des tableaux de bord en même temps que vos collègues, tout en accédant aux données historiques, en gérant le contenu et les diagrammes, en filtrant les résultats sans compétences d'analyse de données, connaissances SQL, compétences en programmation ou accès direct aux bases de données .
Bien que la facilité apparente de mise en œuvre de telles solutions puisse être trompeuse, pour tirer pleinement parti des outils, il est nécessaire de résoudre le problème de la collecte et de la préparation des données à utiliser.
Avantages potentiels de la mise en œuvre:- Création d'un environnement interactif pour travailler avec des données
- Réduisez le temps d'accès aux données
- Organisation d'un environnement de gestion d'entreprise piloté par les données
Exemples de produits: Google Data Studio ,
Microsoft Power BIBlockchain pour stocker et assurer l'authenticité des données
Malgré le fait que la technologie de la blockchain, à la suite des événements négatifs pourchassant les pionniers de la nouvelle cryptoéconomie, soit devenue victime de la dépression du marché, de plus en plus d'entreprises se tournent vers les avantages et les opportunités que les produits de la blockchain peuvent apporter à leurs produits. Il existe des services de réseau complets pour le stockage de données distribué, qui, bien sûr, ne peuvent pas fournir un niveau de fonctionnalité aussi riche que le logiciel cloud «classique», mais présentent un certain nombre d'autres avantages.
Par exemple, un niveau élevé de garantie de l'authenticité des données stockées est la principale chaîne de blocs en action, un niveau élevé d'indépendance par rapport à l'infrastructure d'un fournisseur ou d'une entreprise particulier, un niveau sans précédent de sécurité d'accès aux données. Même certaines entreprises reconnues sur le marché, telles que SpiderOak, introduisent la blockchain pour résoudre ces problèmes.
Des tentatives distinctes au niveau de l'expérience apparaissent également dans la zone de stockage des mégadonnées lors de l'utilisation de la blockchain.
Avantages potentiels de la mise en œuvre:- Garanties maximales d'authenticité des données stockées.
- Un niveau de sécurité d'accès aux données sans précédent.
- Le P2P peut fournir un accès rapide aux fichiers.
- La distribution de pairs dans le monde offrira une haute disponibilité des données où que vous soyez.
- Coût extrêmement faible (environ 2 $ par téraoctet)
Exemples de produits: Storj ,
Sia ,
SpiderOakEn conclusion
Je voudrais dire que peu importe la vitesse à laquelle vous implémentez de nouveaux outils et techniques pour travailler avec la documentation, dans 99% des cas, il s'agit d'un jeu de rattrapage. Chaque solution et produit mis en œuvre présente toujours un certain nombre d'avantages et d'inconvénients qui, pour différentes entreprises, peuvent avoir des poids différents. Approchez-vous de l'utilisation de nouveaux outils, ayant déjà répondu vous-même aux questions sur les fonctionnalités dont vous avez besoin pour travailler et à partir desquelles vous pouvez refuser en toute sécurité.
Bonus pour ceux qui ont lu jusqu'au bout