Loin des soucis comptables, voilà à quoi ressemble le rêve de tout entrepreneur individuel utilisant le régime fiscal simplifié. La combinaison des services bancaires par Internet et de la comptabilité en un seul service devient l'une des tâches les plus importantes de chaque banque. Quel chemin notre équipe a pris dans cette direction, quels points douloureux ont été découverts et comment nous allons les résoudre, nous révélons nos cartes.
Une part importante des petites entreprises en Russie est constituée d'entrepreneurs individuels sur l'USN 6% sans employés. Mais les entrepreneurs privés ne sont pas trop désireux d'utiliser les services bancaires. Pour aider ces personnes à automatiser au maximum les processus liés à la comptabilité, au reporting et aux documents, nous avons créé et développons le projet «My Accountancy 1C». Visuellement - il s'agit d'un onglet distinct sur la page des services bancaires en ligne My Business, que nous remplissons progressivement de nouvelles et nouvelles fonctionnalités utiles. À l'heure actuelle, le service vous permet de calculer et de payer toutes les taxes et contributions des entrepreneurs individuels. Au cours des deux derniers mois, plusieurs centaines de clients se sont connectés au service. Dans les meilleures traditions de la pratique UX, nous avons activement téléphoné aux clients, les avons rencontrés et recueilli des commentaires. En conséquence, il était possible de savoir où développer davantage. Et ici, nous voulons partager cette expérience et cette vision du produit.
Tout d'abord, comment cela fonctionne maintenant. Pour devenir utilisateur du service «My Accountancy 1C», dans la banque Internet «My Business», le client doit aller dans l'onglet «My Accountancy 1C» et cliquer sur le bouton «Connecter». Tout ce qui est nécessaire à partir de l'IP est d'indiquer l'adresse e-mail où la notification de l'inscription réussie au service sera envoyée. Pour chaque client, une instance de l'application 1C: BusinessStart est créée et lancée. Cette application est liée à votre compte bancaire en ligne personnel.
Après une connexion réussie au service, un extrait est généré pour les 2 dernières années d'activité de l'entreprise, et l'assiette fiscale est recréée sur sa base.
Pour chaque client, une application à part entière «1C: BusinessStart» est lancée et liée à la banque Internet My Business. Dans l'application 1C, le relevé est traité et un événement fiscal est créé pour le client. En fait, c'est un analogue d'un rappel, mais dans un format plus avancé. L'événement taxe contient des informations sur le moment et la manière de payer la taxe et de soumettre des rapports, ainsi que sur la manière dont cette taxe est calculée. Lorsqu'un client travaille dans la banque Internet, il voit des rappels générés sur la base des données téléchargées depuis l'application 1C. L'affichage de ces rappels peut être différé, puis ils réapparaîtront seulement une semaine avant la fin de la durée des événements fiscaux. Les bannières sont petites, elles ne distraireont pas beaucoup des tâches en cours. Mais en même temps, il est assez difficile de les manquer.
Les retours des premiers utilisateurs du service nous ont permis de dresser une cartographie du développement de «My Accountancy 1C». Parmi les principaux domaines: reporting, comptabilité transparente, gestion des documents, caisses enregistreuses et restauration de la comptabilité.
Méthodologie de la comptabilité: programme éducatif requis
Les entrepreneurs utilisant un régime fiscal simplifié de 6% ne créent que 13 événements fiscaux par an. Tant d'événements peuvent être gardés à l'esprit. En règle générale, les clients ne se souviennent pas exactement des taxes tant qu'elles n'ont pas été payées. Et alors seulement des questions se posent telles que «pourquoi tant de gens?» Quelqu'un a déjà payé plus au cours de la période d'imposition précédente, quelqu'un vient de s'inscrire et doit payer un montant inférieur au montant actuel. Et les appels à la hotline d'assistance commencent.
Nous examinons diverses options pour savoir comment travailler correctement avec un client, comment expliquer quoi et quand payer avant qu'un événement fiscal se produise. Pour ce faire, préparez un grand manuel de formation détaillé - quoi, quand et à qui vous devez payer. Pour plus de commodité, nous y avons placé des formules mathématiques afin que le client puisse tout vérifier à l'aide d'une calculatrice. Nous travaillerons également sur une section FAQ séparée qui aidera le client à déterminer quoi, quand et pourquoi il doit payer.
Reportage: merci, CEP!
Comme nous l'avons découvert, les clients ne perçoivent pas la comptabilité séparément du reporting; pour eux, c'est un service unique. En d'autres termes, le service comptable doit lui-même établir tous les rapports et déclarations requis, les transmettre aux autorités réglementaires. Est-ce logique?
La formation des rapports et déclarations requis par la loi est effectuée par l'annexe 1C. Mais pour qu'ils soient envoyés aux autorités réglementaires, le client aura besoin d'un certificat de signature électronique qualifiée - CEP.
L'obtenir est une tâche non triviale, car le client doit collecter des documents, remplir une demande. Lors de la communication avec les clients, nous avons découvert qu'en moyenne, il faut environ 20 minutes pour se connecter: vous devez trouver votre numéro fiscal, votre numéro dans la Caisse de retraite de la Russie, SNILS, et entrez tout cela dans les champs appropriés. Il y a quelque chose à penser et quelque chose à améliorer.
Par exemple, vous pouvez effectuer l'intégration avec des services tiers et extraire automatiquement les données nécessaires. Sur la base des informations dont dispose la banque, il est possible de mettre en œuvre la saisie semi-automatique de la plupart des champs - le client n'aura qu'à vérifier les données. Nous allons actuellement dans cette direction.
Flux de travail: loin des papiers
Lors de la communication avec les clients, nous avons découvert qu'ils ont parfois besoin de simples formulaires de documents, et les clients souhaitent avoir des modèles corrects garantis et les remplir directement dans la banque Internet. Maintenant, nous travaillons activement pour garantir que les clients aient une telle opportunité. Pour le système d'imposition simplifié à 6% et les systèmes d'imposition simples similaires, nous travaillons sur un concepteur de documents. La base a été prise à partir d'une sélection de plusieurs milliers de formulaires standard qui sont dans l'application 1C. Nous sélectionnons les formulaires les plus courants et permettons aux clients de les remplir dans notre banque en ligne.
Nous avons déjà un service de facturation, mais, malheureusement, il n'est pas encore intégré au service 1C-EDO. L'intégration permettra aux clients utilisant l'EDI des services bancaires par Internet d'envoyer à leurs sous-traitants des documents signés avec une signature électronique qualifiée directement dans l'annexe 1C, sous forme électronique.
Désormais, seule une petite partie de nos clients est connectée à 1C-EDO et profite de la gestion électronique des documents, mais nous pensons que la popularité de ce service augmentera. Il est beaucoup plus pratique et plus simple de conduire une entreprise en liant la création des documents de clôture à la création des ordres de paiement. J'ai effectué le paiement - envoyez-le via 1C-EDO afin que votre service comptable reçoive ces documents et clôture l'opération. Selon les plans, le concepteur de documents apparaîtra dans notre banque en ligne d'ici la fin de 2019.
Billetterie: l'heure d'une machine
Lors de la communication avec les clients, nous avons découvert que beaucoup d'entre eux travaillent avec des caisses enregistreuses et qu'ils ont besoin de pouvoir saisir "manuellement" les données dans la comptabilité en ligne. Dans le cadre de notre projet, les IP pourront travailler avec des caisses, mais, malheureusement, elles devront aller directement à l'application 1C. La plupart des clients ne devraient pas avoir de difficultés, mais, néanmoins, nous avons formé la première ligne de personnel de soutien - ils vous diront où et quand cliquer, par exemple, pour ajouter un rapport Z à l'annexe 1C.
En fait, ce n'est pas difficile: vous sélectionnez un événement fiscal, cliquez sur le lien «Modifier en 1C», là vous tombez pour le revenu et créez un cash-flow en eux. Pour ce faire, vous devez supprimer le numéro de chèque, le montant du chèque et le nom de l'opération. Le service recomptera automatiquement les revenus, en tenant compte du fait que ces revenus ont été versés à la caisse et que le rapport du client sera en règle. Nos plans futurs sont d'automatiser la saisie manuelle.
Restaurer l'historique comptable: une ombre du passé
Nous pensions en premier lieu que notre projet attirera des personnes qui viennent de s'inscrire comme entrepreneur individuel. Mais en réalité, tout s'est déroulé différemment. Le service a commencé à être utilisé par des personnes qui ont longtemps été engagées dans des activités entrepreneuriales. Et commencer à signaler «pas à partir de zéro» n'est pas si simple. La question s'est posée de rétablir les rapports que la propriété intellectuelle avait effectués au cours des années précédentes.
Nous prévoyons ici d'évoluer vers des actes de réconciliation automatique. Il existe 5 documents qui vous permettent de restaurer la comptabilité du client dans un certain format et d'obtenir toutes les informations que la fiscalité connaît ou souhaite connaître sur les activités de notre client. En conséquence, nous serons en mesure de soumettre des déclarations que le client n'a pas soumises auparavant, et de calculer correctement le montant des pénalités et des amendes en cas de non-paiement ou de paiement partiel des taxes.
Maintenant, nous réfléchissons activement à la façon de lier les choses dans un seul scénario: lorsque le client ne connecte que le service comptable, nous lui délivrons immédiatement un CEP et nous permettons de demander un rapport de rapprochement et des documents supplémentaires aux autorités réglementaires. Et, surtout, avoir reçu une réponse des autorités réglementaires pour créer les événements fiscaux nécessaires afin que le client les ferme.
Comment ça va fonctionner? Lors de l'enregistrement d'une adresse IP dans le service, nous créons l'application 1C et y transférons le relevé du compte client. Mais l'extrait peut ne pas couvrir tous les événements fiscaux, car il ne contient que ce qui s'est passé directement dans notre banque. Si le client utilise d'autres comptes de règlement avec d'autres banques, il sera nécessaire de collecter des relevés à partir de là et de nous télécharger l'application 1C. Ensuite, nous pouvons comprendre quelles taxes il a payées. Ensuite, l'application «1C: BusinessStart» créera une tâche pour que le client demande un rapport de rapprochement.
La prochaine étape est la délivrance d'un certificat de signature électronique qualifié. Après la délivrance du certificat, nous demandons au client de lui signer tous les documents. Le client vérifie toutes les demandes envoyées aux autorités réglementaires et clique sur «OK». Après un certain temps, une réponse vient des autorités réglementaires, est traitée dans la "comptabilité" et nous pouvons supposer que nous avons maintenant toutes les données pour émettre correctement les factures pour le paiement et soumettre des rapports.
L'essentiel est le feedback
Lorsque le développement du service vient des besoins du client, la condition la plus importante pour la mise en œuvre de nos plans est la présence de feedback. Lors de la première étape, nous avons interrogé une centaine de personnes, reçu des réponses détaillées de leur part et, par conséquent, nous avons planifié des tâches pour des actes de réconciliation et un concepteur de documents. Plus c'est plus. Nous recherchons des clients qui souhaitent participer aux tests. Si vous êtes IP sur l'USN 6% - inscrivez-vous!
Écrivez vos questions et suggestions dans les commentaires, nous serons heureux de les lire et d'en tirer des conclusions.
Cordialement, l'équipe "My Accounting 1C".