Comment arrêter d'écrire des savoirs traditionnels et commencer à travailler?

Beaucoup de ceux qui travaillent dans les agences connaissent la situation dans laquelle les tâches définies par le client sont de moins en moins formulées avec précision, même lorsqu'il s'agit de tâches complexes telles que le développement de logiciels, le lancement de campagnes promotionnelles ou la création déclencher des communications.

Encore plus rare est la situation dans laquelle le client laisse suffisamment de temps à l'agence pour mener un entretien exhaustif, préparer un dossier de haute qualité, coordonner la documentation nécessaire, fixer des tâches et se mettre au travail calmement.


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De connaissances et d'amis de l'industrie, j'entends de plus en plus la même histoire. Une entreprise, par exemple une agence de marketing ou un développeur de logiciels, remporte l'appel d'offres d'une marque de services bien connue. La direction a de grands espoirs pour le nouveau contrat et, sans regarder en arrière, jette les meilleures ressources de l'agence au projet. Bien sûr, pour chaque petite entreprise, la coopération avec une grande marque est une chance de s'implanter sur le marché, mais lorsque la première euphorie passe, le moment est venu pour un vrai travail.

À l'heure actuelle, les rêves d'un avenir meilleur sont confrontés à une réalité brutale dans laquelle les gestionnaires de clients nécessitent une réaction rapide comme l'éclair à chaque tâche, le temps d'élaborer et d'approuver des tâches est un luxe inacceptable, la nécessité de coordonner les matériaux du projet avec un obstacle malheureux, et le manque de documentation du projet et de délais adéquats vous causera migraine sévère.

Dans de telles conditions, les projets ressemblent plus à une boule de neige se précipitant d'une montagne, dans laquelle toutes les tâches deviennent urgentes et brûlantes, le client est toujours insatisfait, vous définissez la tâche «à genoux» et ajoutez des tâches techniques dans votre temps libre un mois après la fin du projet, donc que les gestionnaires ont promis de fournir au client la documentation de conception. Au final, votre équipe est démotivée et commence à faire des erreurs.

Que faire pour ne pas tomber dans une telle situation et assurer un rythme de travail élevé?

Rendre le processus de production clair

Pour réaliser un travail d'équipe dans des situations difficiles où la vitesse et la précision de la réaction aux tâches entrantes affectent au maximum le résultat et la quantité de ressources dépensées pour sa production, assurez-vous que toute l'équipe sait ce qu'elle fait. Chaque employé impliqué dans le travail sur le projet doit comprendre:

• comment la séquence de travail de la première à la dernière étape est construite;
• de quoi est-il responsable;
• comment le résultat de son travail affecte le résultat du travail de ses collègues et le projet dans son ensemble;
• quelles décisions il peut ou ne doit pas prendre seul;
• ce qu'ils font et quelles décisions les autres membres de l'équipe prennent.

Guidée par des processus prêts à l'emploi, l'équipe passera un minimum de temps à résoudre des problèmes similaires, présentera plus précisément le résultat final et répondra plus rapidement aux demandes des clients. Le nombre de communications externes et internes diminuera.

Spécifiez des descriptions toutes faites dans le processus de travail - elles aideront à identifier les «tueurs de temps» cachés et deviendront la base pour la mise en place d'un système de gestion de projet ou ERP pour un projet.

Nous n'avons pas de processus commerciaux prêts à l'emploi, que faire?

Si vous avez une personne dans l'équipe ayant de l'expérience dans la conception ou la description de processus métier, demandez-lui de l'aide, laissez-le préparer pour vous les documents les plus faciles à comprendre et quelques schémas pour eux (facultatif, pour les processus complexes) en utilisant l'une des notations appropriées (par exemple, je suis un grand fan de BPMN ).

S'il n'y a pas une telle personne, guidée par les principes de SMART, décrivez pas à pas les actions de chaque employé impliqué dans l'exécution de tâches spécifiques. Vous devriez obtenir une liste d'actions, à partir de laquelle il est extrêmement clair qui est responsable de quoi et quel est le résultat de cette étape (par exemple, un document, un code ou le résultat d'une certaine action).


Voici un exemple simplifié d'un tel processus de préparation d'un modèle d'e-mail pour la distribution:

• Au moins 5 jours ouvrables (période minimale - 5 jours, période recommandée - 10 jours) avant le début de la campagne publicitaire, le chef de projet envoie la tâche à l'Email Marketer pour développer un modèle et une mise en page du modèle d'e-mail;

La tâche pour le développement d'un modèle d'email contient: paragraphe 1, paragraphe 2, paragraphe N

• Un spécialiste du marketing par e-mail, après avoir reçu une tâche dans un délai d'un jour ouvrable, vérifie la présentation reçue et le contenu de la tâche:
• S'il y a des erreurs dans la mise en page ou le manque de matériaux, le marketing par e-mail fournit au chef de projet des informations sur les erreurs et donne des recommandations pour les résoudre;
• Si la vérification de la mise en page n'a révélé aucun défaut, passez à l'étape 3
• Au moins 3 jours avant le début prévu de la campagne, le marketing par e-mail configure le modèle pour la distribution;
• Au moins 2 jours avant le début prévu de la campagne, un responsable marketing par e-mail teste

Plan de test standard: article 1, article 2, article N

• Sur la base des résultats du test, le responsable du marketing par e-mail transfère au chef de projet des informations sur les résultats du test et le résultat de la tâche.

Il est nécessaire de se préparer au fait que tous les processus, en particulier ceux liés au travail intellectuel ou aux tâches créatives, ne peuvent pas être décrits de cette manière, mais, selon mon expérience, seulement 5 à 10% du travail n'est pas accessible ou difficile à décrire.

Le critère le plus important à ce stade est précisément la disponibilité de documents prêts à l'emploi pour la perception, car vous devez leur présenter tous les membres de l'équipe, répondre aux questions, et cela devrait prendre un minimum de temps. Et évitez trop de détails!

Il est trop tard pour nous de changer quoi que ce soit

Peu importe l'étape à laquelle vous vous trouvez actuellement, que vous vous teniez devant la ligne derrière laquelle commence le «hit and run», ou que vous ayez déjà franchi cette ligne. Plus vous vous plongez dans le projet, plus vous en savez sur les fonctionnalités de travail avec le client, les systèmes et logiciels utilisés et les spécificités des tâches à résoudre. Un par un, décrivez les processus et introduisez-les progressivement dans l'équipe. Pendant quelques semaines, guidé par le principe de «suffisance», vous pouvez facilement faire face à une description de 10 à 15 processus, en consacrant 1 à 1,5 heure par jour à cette tâche.

Utiliser le système de gestion de projet

Basecamp , Jira , Slack et [ votre système de gestion de projet préféré ]. Utilisez n'importe quel système que vous aimez ou qui convient le mieux à la nature de votre travail. Le principal avantage de la mise en œuvre réussie des PMC (PM) est d'améliorer l'efficacité de la gestion et de suivre l'état des tâches, ainsi que d'accélérer l'échange d'informations importantes entre les membres de l'équipe.

Je vais dire quelques mots sur les services ci-dessus.

Camp de base

Basecamp est mieux adapté aux équipes axées sur les tâches pour les gestionnaires et les spécialistes du marketing, il a un coût extrêmement abordable et est bien adapté pour partager des tâches et des informations avec un client, et la fonctionnalité est aussi simple que possible pour la perception.



Source: basecamp.com

Jira

Jira est plus adapté aux développeurs, prêt à l'emploi, il prend en charge de nombreux modèles d'organisation de projet typiques. Ici, pour vous et les tableaux Kanban, Scrum Product Backlog et la gestion des tâches, et si les options standard ne vous conviennent pas, Jira propose de nombreuses options pour affiner les processus et l'espace de travail. Mais je vous conseille de faire attention, le système a un seuil d'entrée élevé et peut compliquer la vie d'une équipe inexpérimentée. Dans le même temps, la politique tarifaire d'Atlassian n'est pas la plus démocratique, mais vous pouvez l'essayer gratuitement.



Source: confluence.atlassian.com

En savoir plus sur les fonctionnalités populaires des systèmes de gestion de la documentation pour les projets dans mon article « Tendances de la gestion des documents et du stockage des données pour 2019 ».

Mou

Si votre travail repose principalement sur des communications personnelles et d'équipe continues, alors Slack sera une bonne aide pour collecter toutes les conversations internes et la correspondance personnelle en un seul endroit. En plus de cela, Slack a quelques fonctionnalités pour organiser le suivi des tâches, créer des feuilles de tâches. De plus, le système possède de riches capacités d'intégration avec divers services, il y a de fortes chances que vous trouviez votre tracker de tâches préféré ou un autre outil parmi eux. Les prix d'utilisation du service dépendent fortement du nombre de personnes dans votre équipe - de zéro à plusieurs centaines de dollars par mois.



Source: slack.com

Rédiger des mémoires exhaustifs

Notez et coordonnez avec les briefs complets du client, même si vous rencontrez un problème. Si possible, essayez même d'aller un peu au-delà des limites du dossier afin d'obtenir le maximum d'informations du client sur le résultat qu'il s'attend à recevoir et, très important, sur la façon dont il utilisera ce résultat.

Par exemple, lorsque vous développez une campagne dans laquelle le consommateur laisse des données personnelles sur la page de destination et tombe ensuite dans la chaîne de communication de déclenchement, vous pouvez facilement manquer les données que le client prévoyait d'utiliser pour segmenter l'audience de la campagne dans les communications suivantes, mais a oublié de vous en parler. Ces données peuvent être les actions des utilisateurs sur le site, les interactions des destinataires avec les lettres et la promotion des clients tout au long de la chaîne de déclenchement. Bien que l'erreur la plus courante soit le plus souvent le compteur perdu de Google Analytics ou DoubleClick, dont on se souvient à la fin de la campagne.

Un autre point important dans la préparation du brief - un brief de haute qualité peut être transformé en tâche fonctionnelle avec moins d'effort!

Standardiser les exigences de contenu du projet

Si possible, essayez de standardiser les exigences pour les éléments individuels des projets et gardez-les toujours à portée de main.

Par exemple, si vous collectez les mêmes données personnelles dans des projets, formulez des règles de validation et de validation pour cet ensemble de données afin de ne pas les retrouver à chaque fois. Vous pouvez également faire avec la description des tâches fonctionnelles.

Il est possible que certaines parties des exigences que vous essayez de refaire existent déjà, vous ne le savez tout simplement pas. Souvent, les approches pour contrôler la qualité et la composition des données collectées sont déjà décrites dans la stratégie CRM, régulées par les fonctionnalités du logiciel utilisé (par exemple, CRM côté client, qui dispose d'une API), et les exigences de sécurité et les technologies utilisées sont depuis longtemps inventées par le client informatique mondial. Malheureusement, ils s'en souviennent souvent ou découvrent accidentellement quelques années après avoir commencé à travailler avec un client.

Remplacer les termes de référence par des termes fonctionnels

Quelle est la différence entre les spécifications techniques et fonctionnelles?

Le mandat répond en détail à la question «comment faire» et nécessite une quantité exhaustive de matériaux prêts à l'emploi pour la préparation du document et, par conséquent, les coûts de main-d'œuvre pour sa préparation dépendent directement de la complexité du projet. Dans la plupart des cas, vos collègues (par exemple, les développeurs) n'ont pas besoin d'un tel détail des tâches pour terminer leur travail.

La tâche fonctionnelle est limitée par la réponse à la question «quoi faire / quoi faire» et peut être effectuée d'une manière complètement différente, représentant une combinaison de différents matériaux (texte, graphique, documentation finie, mises en page de conception et autres). Habituellement, la description minimale nécessaire de la tâche tient en 2-3 pages contre 15-20 feuilles des spécifications techniques émises.

Si vos projets ont beaucoup de fonctionnalités diverses, utilisez des outils modernes, par exemple, Scrum Product Backlog vous aidera à documenter rapidement les nouvelles exigences pour un produit / projet / service et à les gérer efficacement.

Dans le même temps, le format de la tâche fonctionnelle décrit avec précision ce que vous faites et laisse à vos collègues une marge de manœuvre pour l'accomplir, et sa préparation prend beaucoup moins de temps. Vous économiserez 60 à 80% du temps pour la préparation de la tâche, et même jusqu'à 99% sur des projets simples (il reste à changer le titre du document).

upd: Les commentaires pointaient vers l'illustration suivante. Le diagramme montre classiquement comment la transition du contenu des documents de l'un à l'autre permettra de gagner du temps et de l'argent. Dans le même temps, essayez de vous rappeler que des spécialistes de différents niveaux participent toujours à la préparation de la documentation, si les mathématiques convergent, il vaut mieux consacrer 8 heures à la préparation de la documentation d'abord, puis 4 heures à l'architecte système.

La pratique montre que dans 99,9% des cas, il n'y a pas de spécialistes côté client qui puissent évaluer objectivement la qualité et le contenu de la tâche technique.

Par conséquent, s'il n'y a pas de besoin direct d'une tâche technique, jetez-la.
Si vous ne prévoyez pas de coordonner les termes de référence avec le client avant de commencer les travaux, refusez-le.

Entrez la documentation exécutive

En fait, ce point est une continuation logique de la pensée précédente. Chaque fois que vous fermez un projet, effectuez un petit travail pour combiner les mémoires, les tâches fonctionnelles (s'il y a eu plusieurs itérations), les tâches de développement accumulées et la documentation entrante et sortante.

Presque tous les systèmes de gestion de projet ou ERP offrent les fonctionnalités appropriées. Confluence (d'Atlassian), Basecamp , Miscrosoft SharePoint - toutes les solutions sont bonnes. Votre tâche principale est de créer une base de connaissances sur les projets sans y consacrer beaucoup de temps.

Conseils que votre direction n'aime pas

Évaluez soigneusement la toxicité du client au tout début de la relation. Ne vous laissez pas manipuler, un «client à tout prix» peut coûter à une entreprise de bons spécialistes, causer de grosses pertes et nuire à votre réputation.

Une grande marque peut devenir une ancre lourde sur votre cou.

Si vous voyez que depuis le tout début le client construit des relations dans lesquelles vous êtes toujours «otage», obligé de passer à un traitement non rémunéré ou de faire du travail gratuit, et que le taux de croissance des volumes de travail menace initialement de dépasser les capacités de votre équipe, lancez d'urgence l'alarme. Vous avez de gros problèmes. Et ne pensez pas que la diversification des entreprises a été inventée par des imbéciles. Les os de dizaines d'entreprises, blanchissant sur les rives de l'histoire, prouvent qu'en mettant de l'espoir dans les affaires d'un gros client, on se place dans une position de dépendance et de faiblesse. Il n'y a presque pas d'entreprises sur le marché qui effectuent un travail aussi unique et possèdent de telles connaissances pour devenir irremplaçables.

Le pire client est celui qui paie le plus.

Je préfère avoir 20 petits clients qui «idolâtrent» mon entreprise plutôt qu'un qui m'essuie les pieds. Dans le même temps, chacun d'eux n'aura pas de valeur critique, ce qui vous rend suffisamment stable pour faire face aux situations de crise. Le pire client est celui qui paie le plus.

Bonus pour les chefs de projet

J'ai vu de nombreux chefs de projet qui transpirent l'indentation dans les documents pendant plusieurs heures, mettent en évidence des mots individuels en gras et en italique, formulent des tableaux et créent des légendes pour les images, les numérotent, composent des glossaires à partir de termes objectivement compréhensibles. Mes camarades de classe ont peint leurs journaux intimes à l'école primaire comme ça.Ne fais jamais ça. Évitez de sur-formater les documents!

Conclusion

Eh bien, c'est tout ce que je voulais dire dans cet article. J'espère que pour certains d'entre vous, mes conseils seront suffisamment utiles pour jeter un regard neuf sur des choses familières, pour prévenir des situations dangereuses ou pour résoudre des problèmes urgents. Et, je vais être honnête, «par-dessus bord», il y a de nombreux sujets importants dont je voudrais discuter avec vous plus en détail dans les articles suivants.

Pour que les fans parcourent les articles, je donne brièvement les principales idées:

• Rendez le processus de production compréhensible - laissez chaque membre de l'équipe comprendre son rôle et ses tâches;
• Utiliser un système de gestion de projet - la gestion des tâches doit être simple et efficace en temps;
• Rédigez des mémoires exhaustifs - essayez d'aller plus loin dans la tâche;
• Normaliser les exigences de contenu du projet;
• S'il n'y a pas de besoin direct pour la tâche technique - refusez-la, ne faites pas de travail inutile;
• Entrer la documentation exécutive - résumer les connaissances après l'achèvement du projet;
• Évitez les clients toxiques;
• Évitez de sur-formater les documents.

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