Automatisation de trois clous

Pendant que je travaillais en tant que programmeur, tout allait bien.

Lorsque je suis devenu chef des programmeurs, certaines difficultés sont apparues, mais elles ont été surmontées.

Quand ils m'ont chargé du changement stratégique, les choses ont mal tourné. J'ai commencé à manquer .

Difficulté avec les tâches

Quand j'étais programmeur, au début, toutes les tâches étaient définies par les gens. Clients, utilisateurs internes, cadres, etc. Si tout ce que vous devez faire est enregistré en tant que tâches, il n'y a aucun problème. Prenez-le et faites-le. C'est particulièrement bien si quelqu'un donne la priorité - il suffit de le suivre.

Puis, avec le développement et la prise de pouvoir, j'ai commencé à me fixer moi-même les tâches. Je vois le problème d'un utilisateur - j'écris une tâche. Je veux créer un mécanisme universel qui résoudra rapidement un groupe de problèmes du même type - j'écris la tâche.

L'exécution des tâches des autres est simple. Il est encore plus facile d'effectuer des tâches qui vous sont assignées.

Puis vinrent les subordonnés. Les utilisateurs définissent les tâches - soit directement aux programmeurs, soit à moi, mais je les ai répartis entre les gars. Un petit problème est apparu pour la première fois - comment amener les gens à accomplir des tâches? Il est facile de se forcer, mais parfois il y avait des difficultés avec les subordonnés. Ces difficultés sont surmontées facilement - par des méthodes simples de gestion et de leadership.

Lorsque vous menez le changement, tout est différent. Une structure de gestion inhabituelle est incluse, semblable à la fois au projet et à la matrice. La différence entre eux est petite, et plus dépend de l'aspect des changements. Si vous les considérez comme un projet, c'est-à-dire une activité cible limitée dans le temps, alors il y aura une structure de projet. Si vous pensez que ce changement est pour toujours, vous obtenez une matrice.

Mais les deux structures ont une chose en commun - personne ne vous est complètement subordonné. Tout employé a un responsable fonctionnel. Par exemple, le fournisseur a un directeur des achats. Le vendeur a un directeur des ventes ou un responsable de gamme de produits. Et ainsi de suite.

Et me voici avec mes changements. L'équipe était composée de personnes de différents postes - à la fois des gestionnaires et des employés de bureau ordinaires, et des gens de la production. Quelqu'un est prêt à passer la moitié du temps à participer au projet, environ une demi-semaine par semaine, il y avait aussi des âmes mortes - celles qui faisaient simplement partie de l'équipe.

Les difficultés ont commencé avec l'exécution des tâches. Vous dites à la personne - faites-le, dans le cadre du projet de changement. La tête hoche la tête, s'en va, mais il n'y a aucun résultat. Vous demandez à la prochaine réunion - oh, dit-il, bon sang, une fois, il y a beaucoup de travail de base, nous avons un blocage là-bas, alors je vais le faire.

Au début, je pensais que seuls les non-dirigeants avaient de tels problèmes. En principe, des cas similaires se sont produits. Par exemple, lorsqu'un commercial fait partie de l'équipe de projet de changement et que son manager ne l'est pas, pour une raison quelconque. Le patron sabote simplement le projet, ce qui est compréhensible - qui veut donner une partie du temps à son subordonné, ne comprend pas à qui?

Mais il s'est avéré que les dirigeants inclus dans l'équipe de changement se comportent également de la même manière. Ils n'ont pas non plus terminé la tâche. Cela ne s'est avéré qu'avec des instructions très simples qui peuvent être faites rapidement, voire sans quitter le lieu (comme "envoyez-moi votre dossier avec la description du processus").

Les tâches, en tant qu'outil de gestion, ne fonctionnaient pas de manière fiable. Bien sûr, vous pouvez simplement continuer à les enregistrer, suivre les performances et reporter sans cesse les délais, puis dire que j'ai fait tout ce que je pouvais. Mais j'étais le chef de projet des changements, et je voulais obtenir un résultat.

Donc le problème. Les tâches sont mal exécutées si elles ne sont pas nécessaires. Dans mon cas, ils étaient facultatifs dans la boîte. Premièrement, ils n'étaient pas posés par un supérieur hiérarchique direct. Deuxièmement, ne s'appliquent pas aux activités en cours.

J'ai dû inventer d'urgence une solution.

Suis-je le seul?

Réalisant mon problème, j'ai commencé à le remarquer avec les autres. Tout d'abord, lors des réunions de dirigeants.

Les marqueurs étaient des phrases comme "Donc, je me souviens, nous voulions faire ...", ou "Eh bien, cette question doit être discutée séparément ...", "Je dis ce qui doit être fait depuis trois ans ...", "Au fait, pourquoi jusqu'à présent ... "," Attendez, nous avons en quelque sorte décidé pendant longtemps que vous ... ", etc.

Il s'est avéré que l'entreprise a de nombreux problèmes qui ne sont pas résolus. La plupart d'entre eux avaient deux caractéristiques clés:

1. il n'y avait pas de tâche formalisée;
2. questions liées aux changements.

Lorsqu'une tâche liée à l'activité actuelle d'une fonction était posée, elle était généralement accomplie. Si la tâche ne concernait les fonctions immédiates qu'indirectement, alors, en règle générale, elle se déplaçait dynamiquement.

Parfois, des tâches étaient définies. Bien qu'il n'y ait pas de système électronique, ils ont parlé verbalement, à peu près ce qui devait être fait. L'énoncé du problème, en règle générale, contenait des marqueurs comme "Pour résoudre la question de ...", "Pour discuter avec cela ...", "Pour organiser une réunion sur le sujet ...", "Pour analyser la situation pour ...", "Pour prendre une décision concernant ...".

Si la tâche a été enregistrée dans un cahier, elle a été oubliée avec succès. Les grands cahiers d'entreprise sont généralement une façon amusante de gérer les tâches. J'ai écrit ce qu'ils ont dit aujourd'hui, j'ai tourné la page et vous n'y reviendrez jamais.

Lorsque ces tâches ont commencé à être définies par le biais du système d'information, l'exercice de la discipline s'est quelque peu développé, mais seulement de manière formelle. Si une personne se voyait confier la tâche «Analyser la question de ...», le résultat de l'exécution était alors la phrase «Analyser la question», etc.

Une fois qu'ils ont reçu une telle réponse, deux ont reçu et ont abandonné. Ils ont écrit dans les tâches seulement ce qui est compréhensible - prenez-le là, prenez-le là, rapportez l'exécution. Et des questions qui n'étaient pas des tâches étaient simplement parfois exprimées, avec les mêmes marqueurs comme «Alors, je me souvenais d'une question ...».

Le problème que j'ai trouvé en moi était pertinent pour toute l'entreprise. Il y a des tâches et des questions. Les tâches sont remplies d'une manière ou d'une autre, des questions - il suffit de traîner, parfois de flotter dans la mémoire de l'interrogateur.

Trois clous

Du fait que le problème est général, et il est devenu encore plus intéressant. Il a commencé à regarder de plus près. Bien que la plupart de ces problèmes n'aient pas été résolus, il y avait des exceptions. Il était nécessaire de comprendre quelles méthodes fonctionnent et lesquelles ne fonctionnent pas.

Quelque part par hasard, j'ai rencontré une blague sur trois ongles. Je citerai:

Époque soviétique. Congrès des managers pour l'échange d'expériences. Le président de direction le plus avancé est invité:

- Et comment arrives-tu à faire autant?

Il répond:

- Très simple! Méthode des trois clous. J'ai trois clous enfoncés sur la table. Lorsqu'une commande ou une demande me parvient, je l'écris sur un morceau de papier et je l'accroche sur un clou. Et je ne fais rien. Lorsque le premier rappel arrive, je l'emporte sur le deuxième ongle. Après le deuxième rappel, au troisième. Et seulement après le troisième rappel - je procède à l'exécution. Cependant, peu de commandes atteignent le troisième clou.

Une blague, mais en fait, c'est exactement ce qui s'est passé. La question est suspendue ou la tâche est posée - et le silence. Si le leader se souvient, et pose à nouveau la question, il répondra «oui, nous sommes engagés, pas encore prêts», il se calmera et oubliera. S'il se souvient encore, alors tout se reproduira.

Il s'avère que le problème se compose de deux parties:

1. se souvenir, ou plutôt ne pas oublier;
2. persévérer - aller au troisième clou et plus loin.

Dans la plupart des situations que j'ai vues, les deux côtés du problème sont apparus. Certaines personnes ont simplement oublié les questions qu’elles ont elles-mêmes soulevées. Cela est particulièrement vrai pour les hauts dirigeants qui doivent garder à l'esprit un contexte énorme - des questions facultatives en tombent.

Il y avait des gens avec une bonne mémoire, mais avec un manque de persévérance. Ou un excès de timidité. Une fois qu'ils le diront, une seconde fois ils le rappelleront, puis ... Mal à l'aise en quelque sorte. Peut-être qu'il se souvient de tout et le fait? Que vais-je, comme un fou, marcher et demander à nouveau?

Puis une exception a attiré mon attention - une personne dont les tâches ont été accomplies. Pour une longue, fastidieuse, avec des jurons et, parfois, des larmes (c'était une femme), mais épanouie. Je l'ai regardée pendant un moment - je voulais comprendre comment elle réussit à sauter à travers trois clous.

Tâches et questions

Il s'est avéré qu'elle partageait simplement les tâches et les problèmes - à la fois en tant qu'entités et selon l'algorithme de contrôle.

Tout est clair avec les tâches - il a agi dans le cadre du système d'information alors en place. J'ai fixé la tâche, convenu du temps et contrôlé la mise en œuvre. En fait, le système lui-même contrôlait - pour les commandes en retard, le salaire diminuait.

Mais certaines tâches n'ont pas rampé dans le système - celles-là même, facultatives. Les destinataires les ont simplement rejetés, avec des formulations différentes. Soit l’approbation du directeur est nécessaire, puis «ce n’est pas mon devoir», puis «je n’accepterai pas, il n’ya plus de temps pour l’exécution».

Mais la fille était persistante et obligatoire, alors elle a commencé à écrire ces questions sur un morceau de papier et à l'emmener avec elle aux réunions. Et une voix à chaque occasion.

Officiellement, ce n'était pas un énoncé du problème. Une simple question, une demande, une demande ou une plainte rythmique est exprimée chaque semaine. Et, plus intéressant encore, il est finalement exécuté.

Il se révèle un algorithme assez simple:

1. tâches et questions - séparément;
2. les tâches vivent leur propre vie;
3. les questions sont toujours rassemblées en un seul endroit, à portée de main;
4. il est nécessaire d'exprimer ces questions régulièrement;
5. et puis tout ira bien.

C'est avec cette charmante femme que j'ai décidé de prendre un exemple. J'avais besoin de résoudre un problème similaire.

Premières tentatives

Au début, j'ai également essayé d'utiliser un cahier ou un morceau de papier, mais je l'ai rapidement jeté.

Premièrement, il a augmenté rapidement - non pas en ajoutant des questions, mais en raison de notes et de commentaires. Chaque fois, en demandant à nouveau à la personne, j'ai fait une courte note - ce qu'il a répondu la prochaine fois pour le rappeler.

Deuxièmement, il me semblait gênant de conserver des tâches et des questions à différents endroits. L'un est sur l'ordinateur, le second sur un morceau de papier.

Troisièmement, en raison de la répartition territoriale (4 points dispersés dans la région), j'ai posé la plupart des questions sur Internet - e-mail, messagerie instantanée, skype. Le papier de cette chaîne semblait superflu.

J'ai décidé de chercher des outils dans le système. À cette époque, c'était un 1C: Workflow modifié. Il y a une telle fonction - «Mettez le contrôle». En apparence - ce dont vous avez besoin. Vous prenez n'importe quel objet, le mettez sous contrôle, indiquez la période (à vous-même). Vous pouvez écrire un commentaire pour vous-même. La date limite approche, une notification sort, vous entrez, souvenez-vous, vous écrivez à une personne une lettre ou un message.

Les autres options sont peu nombreuses. Si cela a fonctionné avec un seul ongle, alors tout va bien - vous arrêtez de surveiller. Sinon, vous pouvez déplacer le terme du contrôle en cours et ajouter un commentaire. Inconvénient - il s'avère que le même morceau de papier à croissance rapide, uniquement sous forme électronique. Une autre option consiste à arrêter ce contrôle et à en démarrer un nouveau sur le même objet. Il y aura un nouveau commentaire et un nouveau délai. Mais alors, il n'est pas pratique de collecter l'histoire - comment la question a évolué le long des ongles.

J'ai aussi essayé par le biais de perspectives, mais là c'est encore pire que sur un morceau de papier et en 1C. En conséquence, j'ai fait une automatisation simple.

Automatisation

Il est difficile de l'appeler automatisation - travaillez pendant quelques heures. Mais l'importance de la résolution du problème a mis de côté des doutes comme «non, ça ne peut pas être aussi simple».

J'ai aimé l'idée de configurer le contrôle de n'importe quel objet et je l'ai également mis en œuvre.



Mais il y avait un petit problème - dans quels objets devrais-je écrire mes questions pour le contrôle? Dans les tâches? À qui? Pour toi? Ils vont interférer, dans la liste générale des tâches.

En conséquence, il a créé un objet simple, qu'il a appelé «Questions de contrôle».



Ensuite, ce que j'ai manqué dans 1C: la gestion des documents est un contrôle cohérent qui surmonte n'importe quel nombre de clous. Vous pouvez attacher un nombre arbitraire de mini-tâches à n'importe quel objet contrôlé avec des mini-rapports, des délais et une marque à la fin.



Au début, il me semblait étrange de faire une sorte de record de contrôle, mais ensuite, dans la pratique, j'ai trouvé qu'en un mois je ne pouvais pas me rappeler exactement ce que je voulais faire, avec qui parler, comment tout cela s'était terminé la dernière fois, etc. Par conséquent, une petite note est néanmoins nécessaire.

Maintenant, pour chaque question contrôlée, toute l'histoire d'être suspendu d'un clou à l'autre allait se passer.



L'utilisation de l'historique des contrôles s'est avérée très pratique pour moi personnellement. La tête a immédiatement commencé à se libérer des questions qui devaient auparavant être gardées à l'esprit, ou copiées d'un papier à l'autre, ou copiées d'un point de contrôle à un autre. Le temps est venu - vous entrez, regardez, souvenez-vous rapidement et rappelez.

Afin de ne pas manquer les points de contrôle, j'ai réalisé un simple cookie qui recueille tous les points sur un seul écran.



Pour chaque objet, le dernier point de contrôle avec son propre terme est affiché. En outre, il existe un lien vers les points d'arrêt précédents. La coloration est simple:

1. vert - tout va bien, le terme de contrôle n'est pas encore venu;
2. rouge - le délai est déjà expiré;
3. violet - contrôle inactif lorsque l'échéance n'est pas définie et que la tâche n'est pas enregistrée.

En fait, c'est tout. Ce que j'ai sous contrôle, comment je l'utilise, quelles tâches et quels délais je me fixe, n'est visible que par moi. Eh bien, j'ai commencé à l'utiliser.

Résultats

Je suis rapidement devenu comme cette fille avec qui j'ai pris un exemple. Les questions importantes pour moi ont également été satisfaites. De plus, peu importe le type de personne dont nous parlons - le commerçant ou le propriétaire.

Il y avait quelques différences dans les phrases et les textes que nous avons utilisés lors du rappel. J'ai donc eu toute l'histoire du contrôle à portée de main, puis j'ai ajouté "en général, la question est suspendue depuis un mois maintenant" et "la dernière fois que vous avez dit ...", eh bien, ou "vous dites la même chose 3 fois de suite". Métriques en général. Combien d'ongles sont surmontés, quand et dans quelles circonstances.

Des gens drôles ont réagi. Au début, ils ont été surpris, ont souri et ont fait ce que j'ai demandé. Apparemment, c'était tellement inhabituel que la question était au-dessus du moins sur le deuxième clou, ce qui a aidé d'un intérêt.

Puis ils ont réalisé que je planifiais quelque chose ou utilisais un truc, et ont commencé à résister. Probablement, ils pensaient qu'il n'atteindrait pas le troisième clou, juste une sorte d'agaçante s'est prise.

Et puis, quand les quatrième, cinquième, etc. sont allés clous, réconciliés et ont commencé à aider. Certains ont demandé ce que j'avais en tête et combien cela devenait si ennuyeux. J'ai dit que j'écrivais des questions sur un morceau de papier.

La réticence était d'expliquer que le problème des trois clous est résolu très simplement. Peut-être le résolvez-vous également de la même manière? Ou n'avez-vous pas un tel problème?