TDMS Fairway. Méthodologies PMBOK et organisations de conception russes

TDMS est un environnement orienté objet bien connu pour stocker et gérer une variété de données et de processus. Après avoir configuré des objets et des processus métier, vous pouvez appliquer le système TDMS dans presque tous les domaines. Un paramètre est une description dans le langage TDMS des objets de domaine, de leurs statuts et des règles de gestion de ces objets. Ensuite, nous formons la structure de l'entreprise, attribuons des droits d'accès et des rôles, et en conséquence, nous obtenons une configuration unique.

Nous lançons les publications TDMS Fairway - configurations pour les concepteurs et les chefs de projet. Processus commerciaux TDMS Fairway est basé sur PMBOK, comme un ensemble de règles de référence pour la gestion de projet, et prend en charge les processus traditionnels pour le développement des estimations de conception pour GOST russe.

Gestion de projet

La gestion de projet dans le monde moderne est reconnue comme une discipline scientifique. Dans de nombreux pays, les institutions publiques et privées consacrent leur temps et leurs ressources à l'étude des méthodes de gestion. Diverses organisations internationales et régionales et communautés de spécialistes de la gestion sont en cours de création. Une grande expérience a été accumulée dans l'application pratique des connaissances sur la gestion de projets, et le développement rapide des technologies de l'information ces dernières années a eu un effet positif sur la diffusion de ces connaissances.

Il existe de nombreuses normes et directives pour la gestion de projet. Le plus connu est peut-être l'ensemble de règles (ou il est aussi appelé «ensemble de meilleures pratiques») par PMBOK, Project Management Body Of Knowledge, dans sa 5ème édition actuelle de 2013. Cette norme fondamentale sous-tend les directives similaires de différents pays. Il est publié par l'American Institute of PMI.



L'utilisation de PMBOK est volontaire, mais dans les pays développés, presque toutes les organisations de conception et d'ingénierie reconnaissent la valeur et l'importance des méthodologies et des approches pour organiser la gestion de projet selon cette norme. Il existe des cours spéciaux et des examens de certification pour la connaissance de PMBOK.

PMI Certified Engineer est un spécialiste reconnu en gestion de projet. Les coûts d'obtention d'un tel certificat sont plus que payés par un haut niveau de compétence en gestion de projet, des décisions efficaces prises et une organisation habile des activités de projet dans n'importe quel domaine d'activité. C'est pourquoi dans l'environnement managérial, la connaissance de l'une des normes de gestion de projet et en particulier du PMBOK est appréciée.

Les organisations s'efforcent également d'utiliser les meilleures pratiques de gestion de projet dans leur travail - cela à l'avenir augmentera leur compétitivité et leur efficacité.

Mais dans le domaine de la conception architecturale et de la construction, en particulier dans les organisations nationales, les problèmes de gestion de projet ont des caractéristiques, principalement liées à l'expérience de la planification dans des conditions économiques antérieures: d'abord une économie planifiée, puis une période de transition. De nombreuses grandes organisations de design en Russie ont plus d'un demi-siècle d'histoire. Leurs processus de gestion sont basés sur l'expérience de la génération d'âge des spécialistes. En règle générale, chaque grande organisation avait son propre centre informatique, et son travail principal était la maintenance du calendrier et de la planification du réseau. Et avec la situation alors de chargement prévu, les activités de nombreuses entreprises étaient presque identiques aux activités de l'usine de production de documentation.

La tâche principale était de charger efficacement les ressources. Le développement de l'économie mondiale a conduit au fait que l'efficacité de ces grandes organisations de conception a diminué à un niveau inacceptable en raison de la vitesse catastrophique de réponse aux besoins changeants du marché.

Un autre problème de ces grandes organisations est leur processus de documentation unique. Une tentative d'automatiser ces processus conduit au fait que les organisations créent leurs propres groupes de programmeurs de différents niveaux de compétence. Les solutions qui en résultent, en règle générale, répondent aux besoins des organisations de conception, mais uniquement pour le moment.

Les technologies de CAO évoluent, les technologies BIM arrivent, les programmeurs sont obligés de compléter constamment les systèmes logiciels. Ces systèmes sont basés sur un ou deux programmeurs de premier plan et deviennent obsolètes avec le temps. Veuillez noter que nous n'envisageons pas maintenant une situation où les intégrateurs de systèmes (entreprises avec de nombreuses années d'histoire et d'expérience) travaillent à la création d'un système unique.

Un autre problème avec les systèmes uniques est la difficulté d'échanger des données avec d'autres organisations. Différents schémas d'organisation du stockage des données conduisent au fait que des ressources supplémentaires sont utilisées pendant le transfert de données et que du temps est consacré à la conversion des données, à l'explication ou à la documentation des méthodes d'échange de données, à l'exécution de diverses réglementations d'échange de données «ponctuelles».

En général, une analyse de l'approche des grandes organisations de conception à la gestion de la conception nous permet de conclure que des frais généraux élevés sont nécessaires pour soutenir les processus de gestion de la conception
Envisagez des organisations d'une échelle différente - bureaux de conception de petites et moyennes tailles (jusqu'à 40 emplois). Les réalités économiques et la tendance observée nous indiquent que l'avenir appartient précisément à ces entreprises - maîtrisant rapidement et efficacement de plus en plus de nouvelles technologies en matière de gestion et de conception.

Ces organisations n'utilisent généralement pas de solutions Primavera ou SAP coûteuses. Ils recherchent des contreparties budgétaires, mais en tout cas ils doivent adapter les solutions trouvées aux normes nationales.

De plus, de telles organisations sont formées précisément parce que les grandes organisations de conception deviennent inefficaces. Proactifs, les jeunes créateurs ne voient pas les perspectives de générer des revenus supplémentaires avec les méthodes traditionnelles de conduite des affaires de design, et ... créent de nouvelles organisations sans méthodes obsolètes.

Dans ces nouvelles organisations, les dirigeants se sont initialement concentrés sur l'approche du projet, comme décrit dans PMBOK. Ils essaient d'étudier et d'appliquer des méthodes modernes de gestion de projet. De tels dirigeants progressistes d'organisations ne sont pas prêts et ne veulent pas consacrer de temps (et de manière significative) à des améliorations de programmes uniques qui ne sont pas liées à la réalisation de bénéfices sur les activités de base.
Dans la situation décrite, des solutions de gestion de projet spécifiques à l'industrie qui mettent en œuvre les principes PMBOK et prennent en compte les exigences russes modernes pour la documentation et les projets seront demandées sur le marché des systèmes de gestion de projet. Surtout s'ils ont un prix attractif.

Création du TDMS Fairway

Actuellement, de nombreuses organisations russes utilisent largement la plate-forme nationale TDMS comme système de gestion électronique des documents.
TDMS est un support orienté objet pour stocker des informations sur les données et les processus.

Cela vous permet d'appliquer le système TDMS dans presque tous les domaines après la configuration dite. Un paramètre est une description dans le langage TDMS des objets de domaine, les statuts de ces objets et les règles sur la base desquelles les objets peuvent changer leurs statuts. Ce concept comprend également la gestion des droits d'accès, des rôles d'utilisateur et des rôles d'entreprise dans l'organisation. Le complexe produit une configuration dite. La configuration TDMS est un complément logiciel basé sur la plate-forme TDMS, qui est développé pour une entreprise spécifique et couvre les processus commerciaux existants de cette entreprise aussi largement que possible. Par conséquent, pour développer la configuration, vous devez attirer des professionnels expérimentés: gestionnaires de tâches, architectes système, analystes, programmeurs.

Au cours du travail sur une variété de tâches techniques, l'idée est venue de prendre les exigences générales qui ont été présentées au système TDMS par de grandes organisations de conception et de les combiner en une solution standard.

Dans le processus de travail sur différentes configurations, nos experts se sont appuyés sur la méthodologie PMBOK, un ensemble bien connu de règles et de bonnes pratiques pour la gestion de projet. Une idée fructueuse est venue: créer une configuration TDMS initialement conforme aux principes de PMBOK. Dans ce cas, la solution logicielle correspondra aux processus déjà décrits, adoptés par les professionnels de la gestion de projet.

La principale chose qui a été requise lors de l'élaboration du programme TDMS Fairway était le respect des normes et règles russes. La norme était GOST R 21.1101-2013 «Exigences de base pour la conception et la documentation de travail» et le Décret n ° 87 «Sur la composition des sections de la documentation de conception et les exigences pour leur contenu».

Fonctionnement du TDMS Fairway

TDMS Fairway est une configuration TDMS configurée pour prendre en charge les processus de documentation de conception les plus demandés pour les étapes de conception P et R.
La base du système sont des objets d'information: Document, Tâche, Partie du projet, Volume, Document entrant, Commande et bien d'autres.

Chaque objet d'information a des propriétés (attributs) et des actions. L'une des propriétés est le statut de l'objet d'information. C'est le statut qui détermine les droits d'accès de différents employés à l'objet, ainsi qu'une liste d'actions possibles avec l'objet. Certains objets d'information ont la capacité de créer et de stocker des versions de ces objets. Par exemple, un document contenant l'album OOS de protection de l'environnement à publier peut avoir une version active de 24. Mais vous avez la possibilité de voir, ou même de rendre active, l'une des versions précédentes. Dans certains cas: travailler sur les commentaires, apporter des modifications, divers litiges avec les clients et les entrepreneurs, est une fonction très nécessaire.

Vous remarquerez peut-être que la plupart des autres systèmes de gestion des données fonctionnent de cette façon. Tel est bien le cas. Mais TDMS Fairway a une différence significative.

Ce système de gestion de conception contient en outre des modèles d'actions typiques, des noms de pièces, des structures de projet qui sont nécessaires pour les concepteurs russes - c'est ce qui distingue TDMS Fairway des autres programmes. En collaboration avec TDMS Fairway, les concepteurs reçoivent également des recommandations (méthodes) pour développer la documentation, effectuer des tâches typiques et prendre en charge les processus les plus nécessaires.

Il existe trois sous-systèmes dans TDMS Fairway:
1. Gestion des documents organisationnels et administratifs (ARD);
2. Flux de travail technique;
3. Archives électroniques.

Le module ARD prend en charge, comme dans d'autres systèmes similaires, les processus de base pour créer, enregistrer et stocker les types de documents suivants:
• Ordonnances, ordonnances;
• Documents entrants;
• Documents sortants;
• Service et notes de service;
• Contrats.

Le module de gestion des documents techniques gère ces types de documents:
• Document de projet;
• Tâche pour la mise en œuvre de diverses actions de conception;
• Procès-verbal de la réunion technique;
• Autorisation d'apporter des modifications;
• Projet, partie du projet;
• Lettre de voiture.

Les archives électroniques accumulent tous les documents créés dans le module de gestion des documents techniques, ainsi que tous les documents que l'organisation souhaite conserver dans les archives électroniques pour l'avenir. Par exemple, d'anciennes archives papier numérisées, ou des archives sous forme électronique, accumulées au cours des années précédentes et situées sur divers serveurs de fichiers ou, dans le pire des cas, sur des CD-ROM.

Pour assurer le travail de tous les concepteurs et employés de l'organisation avec les installations nécessaires, un sous-système de travail avec le tableau des effectifs a été créé dans TMDS Fairway.

Responsable de la gestion du personnel peut prendre en compte tous les postes, mouvements, remplacements, feuilles de temps de chaque employé.

Une autre caractéristique du système TMDS Fairway est l'intégration avec AutoCAD, nanoCAD, KOMPAS, et cetera. Dans le système TMDS Fairway, il existe des commandes pour utiliser le mécanisme des liens externes, de sorte qu'il est commode de transférer des tâches entre sous-traitants, et que tous les concepteurs puissent utiliser uniquement les versions actuelles des documents, dessins, substrats. Il existe également des modules supplémentaires pour TMDS - les soi-disant interfaces: compléments pour AutoCAD et nanoCAD, qui rendent le travail avec les liens externes plus pratique.

Le travail avec les fichiers de dessin est construit comme suit. Les dessins sont stockés dans des objets d'information - documents de projet, comme dans des conteneurs. Si le document a un statut autorisant la modification et que les droits d'utilisateur autorisent la modification des documents, le dessin de la base de données est copié sur le réseau local du serveur de base de données (ou du serveur de fichiers) vers l'ordinateur de l'utilisateur.

Un document de la base de données est bloqué pour le reste. A partir de ce moment, le dessin s'ouvre pour l'édition dans le programme nécessaire.

Après avoir apporté des modifications et enregistré le fichier sur l'ordinateur local, l'utilisateur enregistre les modifications dans la base de données. L'objet d'information à ce moment est libéré (check-out) et tout le monde peut travailler avec lui selon les processus et les droits d'accès. Vous devez également comprendre que pendant que l'objet est verrouillé, tout le monde peut toujours lire les fichiers du document verrouillé, par exemple, lorsqu'ils sont utilisés comme liens externes.

Objets d'information - les documents, comme mentionné ci-dessus, sont des conteneurs pour les fichiers de tout type. Non seulement des dessins, mais aussi des fichiers graphiques, des photographies, des documents texte WORD, des tableaux EXCEL, etc. Une fois le fichier extrait de la base de données vers l'ordinateur de l'utilisateur (cette opération est également appelée «check-in / check-out»). ”,“ Extraction / retour ”), il s'ouvre pour l'édition dans le programme souhaité. Ce mécanisme vous permet de stocker tout type de fichier dans des conteneurs de documents. DWG et DOC pour le développement de la documentation, XLS pour les calculs, PDF pour la formation des volumes de documentation, fichiers de schémas de calcul, données initiales estimées, etc.

Vous pouvez essayer de percevoir la structure du projet d'une manière différente: comme un système de stockage de fichiers avec des dossiers intelligents. Le rôle des dossiers est joué par les documents conteneurs, chacun avec ses propres attributs. Une telle interprétation du mécanisme de travail du TDMS Fairway aidera peut-être à comprendre rapidement l'essence du système et à prendre une décision sur la mise en œuvre du système dans l'organisation.
En conclusion, examinons quelques processus importants pour les concepteurs pour lesquels vous pouvez utiliser le programme de gestion des processus de conception TDMS Fairway.

Exemples de processus

Le processus de préparation de la documentation du projet

Il s'agit de l'un des principaux processus pour lesquels TDMS Fairway a été créé. Pour la conception de projets de construction d'immobilisations à des fins autres que la production, un organigramme de développement de la documentation est inclus dans la livraison du TDMS Fairway . La figure montre un fragment de ce schéma, qui comprend plus d'une centaine d'éléments distincts.


Le processus général de travail est le suivant.

1. Le projet est enregistré dans le système, les étapes à développer sont déterminées (P, P, ou les deux ensemble).
2. L'ISU remplit les documents, les données initiales: mandat, calendrier de développement, spécifications techniques, autorisations initiales. Dès ce moment, chaque designer participant au projet a l'opportunité de travailler avec ces documents importants. Si certains de ces documents ne sont pas disponibles au début des travaux (par exemple, les spécifications n'ont pas encore été reçues), ils peuvent être saisis dès qu'ils deviennent disponibles. En même temps, la prochaine version des documents est formée et tous les concepteurs travaillent avec elle. Pas besoin de consacrer d'efforts à diffuser les versions actuelles au sein de l'équipe de projet.
3. L'ISU (ou son assistant) crée la structure du projet selon GOST R 21.1101-2013, ajoute les sous-sections, pièces et livres nécessaires. Mais l'ajout des parties sous-jacentes peut être fait par la personne responsable d'une partie du projet - de cette manière, des livres peuvent être ajoutés si nécessaire, dans les étapes ultérieures du développement. Dans ce cas, une équipe spéciale peut créer un document mis à jour "Composition du projet". Ce document est à la disposition des développeurs pour insérer de la documentation dans leurs volumes de développement. La composition du projet est initialement formée et stockée dans le projet au format DOC. Cela vous permet de l'utiliser aussi facilement que possible, par exemple, de vérifier et d'imprimer au format PDF. De plus, en utilisant divers programmes de traitement PDF, vous pouvez facilement créer un album complet avec des couvertures, des titres, la composition du projet, les autorisations pour apporter des modifications.
4. L'ISU (ou ses assistants) définit les unités responsables du développement. Pour ce faire, il sélectionne les responsables de chacune des sections du projet ou de chaque ensemble de documents de travail.
5. L'ISU (ou ses assistants) crée des «affectations à partir de l'ISU» et démarre les sections en cours.
6. Le responsable de la section vérifie la mission, la met au travail, détermine les interprètes et donne à chacun une «Tâche à l'interprète» avec des modalités de contrôle. Dans le même temps, la règle générale est respectée - la personne responsable sous-jacente ne peut pas fixer les délais pour les tâches au-delà des délais pour les tâches sus-jacentes.
7. Les interprètes à leur niveau prennent des tâches pour travailler, développer des documents (créer des fiches de documents et y attacher des fichiers DWG ou des fichiers d'autres formats nécessaires au développement).
8. Les interprètes saisissent quotidiennement des informations sur les coûts de main-d'œuvre dans leurs tâches: ils saisissent le pourcentage de préparation aux tâches à un moment donné. , , .
9. , , . , . .
10. , , , .
11. , , .
12. , , / .
13. Si un avis d'expert négatif est reçu ou si d'autres raisons se présentent, l'ISU entamera la procédure de modification du projet en répétant les paragraphes 4 à 12.
14. Si l'avis d'expert est positif, l'ISU envoie le projet aux archives.

Le format de l'article de synthèse ne permet pas une réflexion approfondie sur les différentes méthodes d'élaboration des documents, la séquence d'affectation des tâches pour le développement efficace du projet, les processus de contrôle normatif de la documentation. Ces processus seront discutés plus en détail dans les articles suivants sur TDMS Fairway et les webinaires sur les produits.

Nous allons maintenant examiner plusieurs scénarios d'utilisation de TDMS Fairway dans les organisations.

Correspondance avec les clients

Certaines organisations ne sont pas directement impliquées dans le développement de la documentation, mais l'utilisent activement. Ils se spécialisent, par exemple, dans les services de l'industrie de la conception et de la construction: client technique, supervision sur le terrain, ingénierie, etc.

Dans de telles organisations, en règle générale, il est nécessaire de communiquer activement avec divers clients et entrepreneurs. TDMS Fairway peut être utilisé pour traiter les données sur les contreparties et pour traiter et stocker la correspondance et les contrats entrants et sortants.

Le travail avec la correspondance entrante et sortante est pris en charge par presque tous les systèmes de gestion de documents, de gratuit à coûteux. Mais TDMS Fairway se compare favorablement au fait qu'il peut également stocker facilement la conception et la documentation de travail, et il est très facile de lier un projet et de la correspondance.

Considérez comment vous pouvez utiliser TDMS Fairway dans de telles organisations pour travailler avec la correspondance.

1. Le bureau accepte le document, crée une carte de document entrante, lui applique une numérisation du document et l'envoie à la première personne pour qu'il la voie.
2. Si l'organisation qui a envoyé le document n'est pas encore inscrite au registre des contreparties, l'employé de bureau inscrit l'organisation dans le registre.
3. Après la vue, le document est enregistré et envoyé le long du chemin d'exécution.
4. , :
   
   a. .
   b. .
   c. .
   d. .
   e. .
   f. .
5. .
6. .
7. , .
8. TDMS .

Considérons maintenant les organisations qui ne développent pas tous les ensembles de documentation, mais utilisent la documentation accumulée au fil des années dans leur travail actuel. Ceux-ci peuvent être des bureaux d'études dans des usines, des bureaux techniques dans de grandes entreprises, des organisations au service de l'immobilier. Ces organisations peuvent également utiliser TDMS Fairway pour organiser une archive électronique et transférer les documents accumulés des stockages de fichiers structurés vers une archive électronique.

Les actions typiques dans ce cas sont les suivantes:

1. Préparation de l'archive des documents à transférer dans l'archive:

a. Tri par sections de projet.
b. Nettoyage des fichiers temporaires, détermination de la composition minimale requise par fichier, par type de fichier.
c. Décidez si vous souhaitez stocker DWG et PDF dans un ou dans différents documents.
d.Pour les archives papier, la décision est prise de sauvegarder toutes les pages de la section dans un PDF ou TIFF de plusieurs pages, ou d'utiliser des PDF séparés pour chaque feuille.

2. Préparation du TDMS Fairway:

a. Identification des spécialistes impliqués dans la constitution des archives électroniques, leur inclusion dans le groupe de travail des ISU et des archivistes.
b.Création d'un modèle de projet qui comprend le plus grand nombre de pièces, de livres. Cela vous aidera à créer facilement de nouveaux projets et à supprimer les sous-sections et les livres inutiles.
c.Création d'un modèle de tâche à partir de l'interface graphique pour créer l'archive - «Tâche A».

3. Création pour chaque projet d'une fiche avec attributs: Client, Code, Nom, composition du projet:

a. Dans une partie du projet, créez vous-même la «tâche A» et transférez l'objet au travail.
b.Dans chaque section (sous-section, partie, livre, ensemble), créez un document avec le chiffrement souhaité et transférez-y les fichiers depuis l'ancien stockage de fichiers. Le nombre de documents dépend des décisions prises à la première étape du processus.

4. Fermez «Tâche A», acceptez le travail et exécutez la commande de transfert vers l'archive.

5. Répétez les étapes 3 et 4 jusqu'à ce que tous les anciens projets soient archivés.

Conclusion

Nous continuerons à parler des capacités de TDMS Fairway pour résoudre les problèmes pratiques des concepteurs russes. En particulier, les exigences pour le transfert de la documentation électronique pour examen deviennent plus claires, les contours des approches standard des technologies de modélisation de l'information en Russie émergent. De tels sujets et similaires nous présentent, en tant que développeurs, des tâches très intéressantes et complexes. Nous allons les résoudre et nous développer ensemble.


Dmitry Maslov, gestionnaire de projet d'automatisation intégrée, Magma-Computer LLC