Cet article concerne la gestion des risques, pas le travail acharné d'un pompier, comme son nom pourrait le suggérer. Néanmoins, cette image me semble proche lorsque je parle de gestion des risques, car les conséquences d'un mauvais contrôle peuvent parfois être non moins dramatiques.
Maintenant, pendant la sur-disponibilité des informations, si vous le souhaitez, vous pouvez trouver des centaines d'articles sur ce sujet, cependant, dans la sphère de la gestion, il y a encore des gens qui ferment les yeux sur des choses évidentes et continuent de perdre du temps, de l'argent et leurs propres forces. Cet article est ma tentative de transmettre le «quoi et comment» dans un langage clair.
Feu invisible
Un feu de forêt soudainement allumé a donné aux compétitions d'orientation une dynamique et un divertissement uniques.
D'abord, je me présente. Alexey Trishin, chef de projet dans une grande entreprise informatique. Titulaire des certificats PMP, PRINCE2, ITIL et plusieurs autres. Travailler avec les risques est l'un des points clés de mon travail.
Combien de fois avez-vous des situations où vous effectuez une sorte de tâche volumineuse, y avez consacré beaucoup de temps, puis, à l'approche de l'arrivée, vous sentez-vous une insécurité croissante? Par exemple, préparez un site pour le client. Mettez en œuvre une nouvelle solution non éprouvée. Ou migrez de deux centres de données vers un troisième. Et de plus en plus souvent, des phrases viennent à l'esprit: «avec un bouclier ou sur un bouclier», «pan ou disparu», «n'était pas». Lorsque vient le moment de vérité, dites «c'est passé» et sentez-vous soulagé. Ou, au contraire, vous battez votre table avec agacement avec votre poing, accompagnant cette action de mots qui sont complètement facultatifs ici.
Cela arrive-t-il? Chaque fois, cela indique que vous n'avez pas suffisamment de contrôle sur le résultat de votre travail. Quelque part, ils ont fait un signe de la main, quelque part, ils n'y ont pas prêté attention, et quelque part ils espéraient une chance russe. Cependant, un problème peut survenir peu importe à quel point vous croyez en votre chance.
Chacun a un petit charabia sage dans sa tête, qui écrit minutieusement toutes vos erreurs et omissions, et plus la date limite est proche, plus les faits s'accumulent dans son carnet noir. Et vous voyez comment ce petit livre grossit, et l'anxiété commence à croître régulièrement.
Le fait est qu'en fait, en commençant tout travail, vous êtes DÉJÀ à l'épicentre d'un «feu». Certes, vous ne le savez toujours pas. Essayons de comprendre ce qui peut être fait avec cela.
Pompiers
Aux Jeux olympiques, l'équipe de nos alchimistes a reçu de l'or!
En fait, il vaut la peine de comprendre qu'une personne ne peut pas être un expert en tout - c'est pourquoi ils travaillent sur des projets en équipe, et il est beaucoup plus difficile d'obtenir un bon résultat seul. Chaque personne a une vision du monde, une certaine expérience de vie et un ensemble de croyances, à travers le prisme dont elle regarde le monde. Chacun évalue la situation de son point de vue, ce qui permet de se faire une image plus complète et de prendre la bonne décision.
Il y a une bonne parabole sur l'éléphant et les sages aveugles. Il raconte comment plusieurs sages ont décidé de ressentir l'éléphant et chacun n'a étudié que la partie de l'animal qui lui était accessible. L'un d'eux a dit que l'éléphant ressemble à un serpent, le tenant par le tronc. L'autre a tenu sa jambe et a insisté pour qu'il ressemble à un arbre. Le troisième tenu par la queue et ainsi de suite. En fin de compte, les sages n'ont pas pu s'entendre et comprendre quel genre de bête est - un éléphant.
Un fait intéressant est que chacun d'eux a raison à sa manière, il n'a vu la situation que de sa part, refusant d'accepter les informations de son collègue. S'ils additionnaient leurs observations, ils seraient très probablement capables de compiler des informations complètes. Imaginez maintenant qu'une personne voyante a rejoint l'équipe de sages aveugles, qui a tout vu tel quel et leur a dit ce qui se passait réellement. Je pense que dans ce cas, personne n'aurait pensé à qualifier cette situation de parabole et à en tirer une leçon.
C'est donc dans la gestion des risques. Différentes personnes en regardant la même situation peuvent avoir un point de vue complètement différent, mais cela aidera à voir plus de détails et à prendre une meilleure décision.
Rassemblez les gens en équipe, choisissez des personnes ayant des expériences de vie différentes. Le vrai "voyant" dans l'équipe ne l'est peut-être pas, mais la "vision" collective aidera avec une plus grande probabilité à déterminer quel type d'éléphant est devant vous et comment le nourrir.
Nous parlerons un peu plus loin des mêmes outils qui peuvent être utilisés pour gérer correctement les risques.
Pied de biche, bêche et hache
"Qui sommes-nous pour résister aux forces de la nature?!" Juste un grain de poussière à la périphérie de l'univers.
- ..., Petrovich! Prenez une pelle et enlevez la neige!
En gestion de projet classique, tout commence par un plan / stratégie de gestion des risques. C'est là que l'on indique comment la gestion des risques se fera dans le projet. En outre, des méthodologies et outils spécifiques, les rôles des participants, les catégories de risques et d'autres détails qui aident à formaliser l'approche de gestion des risques peuvent y être mentionnés. C'est un document très utile qui peut répondre à de nombreuses questions pendant le projet, cependant, cela peut prendre beaucoup de temps pour le préparer, surtout si vous n'avez pas prêté suffisamment d'attention à ce problème auparavant.
En pratique, je dois le plus souvent utiliser un registre et une carte des risques.
Registre des risquesLe registre est une tablette ordinaire, dans laquelle il peut y avoir de trois à quatre colonnes à plusieurs dizaines - selon le degré d'élaboration des risques nécessaire. Par exemple, vous pouvez le maintenir dans Excel, créer une page sur un portail SharePoint dans votre organisation ou même profiter des fonctionnalités de Project Server, le cas échéant. Dans la pratique, n'importe quelle forme convient - si seulement cet outil fonctionnait vraiment et était utilisé.
Un petit exemple (coupé d'un projet réel et déjà clos) ci-dessous:
Pour plus de commodité, vous pouvez également ajouter des colonnes indiquant la date d'identification des responsables du travail, ajouter un commentaire et une stratégie de réponse aux risques (accepter, éviter, etc.), le type de risque (menace / possibilité), la catégorie, le coût d'influence possible, et bien d'autres les attributs que vous souhaitez contrôler.
En gestion de projet, un registre des risques doit être créé dès le début. Soit dit en passant, même dans l'analyse de rentabilisation, qui est utilisée pour une présentation de haut niveau du projet avec une description des avantages attendus du projet, les principaux risques déjà connus à ce stade doivent également être indiqués.
Exemples de risques au stade de la planificationUne fois le début du projet convenu, la phase de planification commence. Ici, un bon chef de projet commence le travail le plus intensif: vous devez constituer une équipe de projet, identifier une liste d'activités, déterminer correctement les connexions entre elles (d'abord dessiner, puis composer), déterminer comment gérer le projet, préparer un calendrier de travail.
À ce stade, un nombre important d'artefacts de gestion de projet peuvent être créés, au cours de la préparation desquels de nombreux risques sont identifiés et, comme vous le souhaitez, fermés. Des exemples de ces artefacts peuvent être un calendrier de travail, des plans (ou stratégies) de gestion des risques, des communications, de la qualité, une liste des exigences du projet, des besoins en ressources, une description d'un produit de projet, etc.
Examinons un exemple de quels risques peuvent être identifiés sur la base d'une seule limite de temps. Supposons que nous ayons un délai d'un mois pour l'ensemble du projet. Des activités organisées, liées entre elles, ont déterminé qui devrait faire quoi et tout semble converger.
Néanmoins, il convient également de s’assurer que les membres de l’équipe de projet n’ont pas, par exemple, de congé pour le moment. Parce que tout à coup, il y a déjà six mois, quelqu'un a acheté un billet pour une station balnéaire et même pour une prime impressionnante, il n'accepte pas de reporter ses vacances.
Et bien, s'il s'agit de votre propre équipe - vous pouvez vous renseigner à l'avance, accepter, prévoir un remplacement, à la fin. Et si le point de déclenchement du risque est du côté client? Il arrive souvent que le client se sente beaucoup moins responsable et, étant tombé sur des cas plus prioritaires, il reporte son acceptation plusieurs fois de suite la semaine dernière. Par conséquent, le projet ne sera pas terminé à temps.
Ainsi, au moins deux risques peuvent être mis en évidence et repris dans des travaux ultérieurs:
Risque 1Libellé. Le risque que les membres de l'équipe du projet soient en vacances pendant la mise en œuvre du projet. Cela peut affecter le calendrier du projet.
Influence. Étant donné que le délai est d'un mois et que le congé est généralement pris pendant au moins deux semaines, tout congé d'un participant clé aura un impact sérieux sur le délai. Je mettrais un impact élevé pour commencer.
Probabilité. S'il n'y a pas d'entrée, utilisez au moins l'opinion subjective de «hors saison», par exemple. Et posez un niveau approprié. Ici, je noterais la probabilité comme faible.
Statut Nous n'avons encore rien fait, nous n'avons identifié que le risque, nous avons donc mis «Nouveau».
Commentaire Voici un journal des risques. Nous écrivons «vérifier avec les membres de l'équipe de projet» ou «demander des informations au service du personnel».
Tous, dès que nous avons demandé des informations et que nous attendons une réponse, nous passons le statut à «Au travail» et nous attendons des informations de nos collègues.
Risque 2Libellé. Le risque que l'acceptation soit retardée en raison de l'absence ou de l'emploi d'un représentant client. Cela peut affecter le calendrier du projet.
Influence. Si nous retardons la date limite, c'est certainement mauvais. Cependant, le retard sera clairement à l'initiative du client, et nous pouvons nous attendre à ce que des pénalités ne soient pas appliquées en relation avec le retard. Je ne désignerais pas plus haut que "Moyen" pour commencer.
Probabilité. Il convient de considérer des facteurs supplémentaires, il me semble. L'intérêt du client, les conditions de son travail. Pour commencer, je désignerais la probabilité «faible» de ce risque, puisque le client s'est tourné vers nous, il a donc un besoin. Nous pouvons nous attendre à une certaine implication et participation au projet.
Statut Nouveau, nous venons de le déterminer.
Commentaire D'accord avec le client, bien sûr. Soulignez au stade initial que nous attendons avec intérêt de participer à l'acceptation à ces dates. Obtenez votre consentement et, en toute conscience, continuez de travailler sur le reste du projet.
Il y a en fait plus de risques. Un spécialiste peut tomber malade, arrêter de fumer. Des pénalités pour retards de paiement peuvent être imposées, et le client ne continuera pas à affaiblir les délais, car il est plus rentable pour lui de retarder le délai. Le fournisseur peut ne pas respecter le délai de livraison de l'équipement, ou l'équipement peut être défectueux ou pas du tout ce qui a été commandé.
Il est nécessaire de prévoir toutes les options importantes et d'élaborer une stratégie pour répondre à chacune d'elles.
Carte des risquesIl arrive parfois que le registre des risques ne soit pas suffisant. Le nombre de menaces identifiées a depuis longtemps dépassé plusieurs dizaines ou centaines, et le temps manque cruellement pour tout contrôler.
Afin d'aider à prendre la bonne décision, vous pouvez utiliser la carte des risques - un affichage visuel de toutes les entrées de registre sous la forme d'un diagramme. Ainsi, en regardant l'image, nous pouvons rapidement identifier les points qui méritent vraiment l'attention.
Vous trouverez ci-dessous un exemple de graphique d'un autre projet (réalisé dans Excel).
L'impact est situé sur l'axe des abscisses, plus à droite, plus forte est l'influence sur le projet. Sur l'axe des ordonnées - la
probabilité (probabilité) de l'événement. R1 ... Rn - ce sont les numéros de risque du registre, nous l'utilisons comme signature.
L'arrière-plan est tricolore - vert, jaune, rouge et ajusté de façon à ce qu'il soit clair dans quels cas nous devons prêter une attention particulière aux risques spécifiques. Comme nous pouvons le voir, dans le graphique actuel, les risques R9 et R13 sont dans la zone de danger, donc la prochaine fois ces deux risques recevront une attention et un contrôle accrus.
Je crée généralement le graphique dans un onglet distinct dans le même fichier où j'ai le registre des risques.
Les trois premières colonnes sont des liens vers un autre onglet afin que les valeurs soient automatiquement substituées. Les colonnes D et E définissent les valeurs de risque numériques afin que le graphique soit correctement construit. Dans les colonnes G et H, comme vous pouvez le voir, j'ai un tableau de correspondance technique intermédiaire afin que VLOOKUP (dans la version russe - VLOOKUP) puisse correctement remplacer les valeurs.
Dans les cellules D4 et E4, j'ai supprimé la formule, puisque le risque a été calculé et fermé, cela n'a aucun sens de l'afficher sur le graphique.
Juste au cas où, je joins une capture d'écran de mes paramètres d'arrière-plan du graphique pour comprendre comment effectuer un tel remplissage en dégradé.
Et avec cette option, j'ajoute des raccourcis aux points du diagramme. Ils peuvent être superposés lorsque les valeurs coïncident, je le déplace donc déjà dans différentes directions manuellement.
Après avoir créé un graphique une fois, vous pouvez continuer à le mettre à jour en quelques minutes et l'utiliser pour des rapports hebdomadaires sur l'état du projet, par exemple.
Extincteur secretL'élément clé qui contribue à assurer la sécurité, je pense que la communication.
Lors de réunions ou d'appels avec des participants au projet, avec le client et d'autres parties intéressées, j'essaie de dessiner et de me concentrer sur les facteurs et les événements qui peuvent affecter le projet - positifs ou négatifs.
Souvent, une personne, après avoir exprimé sa pensée à voix haute, pense que tout le monde comprend déjà de quoi parler ici. Cependant, il est possible que d'autres n'aient même pas prêté attention à son commentaire, et la phrase n'a pas l'effet nécessaire. Pour ne pas gaspiller de précieux commentaires, écoutez et analysez ce que vous entendez.
Permettez-moi de vous donner un petit exemple.
Mise en place de l'équipement, jusqu'à ce que la tâche soit terminée un jour dans les délais, je contacte à nouveau l'ingénieur dans l'espoir d'entendre que tout est terminé.
- Bonjour, Kostya, comment ça va avec le réglage?
- salut. D'accord. Presque terminé. Certes, il restait un moment avec le réglage, qui n'est pas encore tout à fait clair comment le faire.
Quelque part ici dans mes pensées, une lumière rouge commence à s'allumer - je dois commencer la tâche en comprenant comment le travail sera effectué. Pour un ingénieur dans ce cas, certains paramètres sont incompréhensibles - cela signifie que des recherches supplémentaires sont nécessaires, mais elles peuvent être retardées. Je clarifie.
- Et quel genre de décor? Quelque chose de compliqué?
- Oui là ... * un flux de détails techniques, que, malheureusement, je ne comprends pas *
- Je vois (non). Que comptez-vous faire avec cela?
"Je ne sais pas encore." Je vais regarder sur Internet ce qu'ils en disent ...
La lumière est déjà allumée.
- ... vous devrez probablement contacter le fabricant, demandez-leur.
Tout, un feu de stop. Un ingénieur passera deux ou trois heures à chercher une solution, il est probable qu'il ne trouvera pas de solution, et nous serons obligés de contacter le constructeur. Et un tel traitement peut facilement durer plusieurs jours.
Je suis d'accord avec l'ingénieur que je lui reviendrai pour des nouvelles dans deux à trois heures, et s'il ne trouve toujours pas de solution, alors je fixe le risque et analyse le calendrier de travail pour déterminer la marge de temps.
Des moments similaires peuvent survenir dans tout dialogue. Par conséquent, prenez des notes, arrêtez la conversation, clarifiez et, si nécessaire, entrez dans le registre pour d'autres travaux.
C'est peut-être juste un petit commentaire qui révélera toute une couche de problèmes qui n'attendent que vous, n'ayant pas suffisamment préparé, pour commencer la mise en œuvre.
Vous pouvez planifier des heures distinctes pour les réunions afin de discuter des risques. Vous pouvez organiser des réunions entièrement consacrées à cette question. Vous pouvez penser par vous-même, mais c'est quand même mieux avec quelqu'un. La discussion des risques est peut-être le seul sujet qui peut faire partie de chacune de vos réunions et en même temps être utile.
Résumé
Soit dit en passant, même la capacité de gérer les risques au niveau du PMI-RMP (Risk Management Professional) ne pourra pas vous protéger à 100%.
Quoi qu'il en soit, des situations se produisent parfois qui sont tout simplement impossibles à contrôler. Il y aura des problèmes qui auraient pu être évités, mais cela n'a pas été fait, car personne ne les a simplement prévus. Et il y aura aussi des problèmes qui ont été envisagés, prévu une réponse, mais tout s'est complètement mal passé comme prévu.
Il est important de comprendre que la gestion des risques est une compétence. Il peut et doit également être développé. La partie théorique peut être apprise à partir des normes de gestion de projet (par exemple: PMBOK, PRINCE2) ou en suivant des cours spécialisés. La partie pratique, vous devez le faire vous-même, tous les jours.
Apprenez des leçons, apprenez de vos propres erreurs et de celles des autres. Et puis le nombre de "feux" sera régulièrement réduit, et un résultat réussi deviendra beaucoup plus réalisable. Bonne chance