Il
était une fois
une conférence et j'ai parlé de l'expérience d'accélération du travail des programmeurs. Tout le monde l'a aimé, beaucoup ont voulu répéter cette expérience à la maison. Ils ont commencé à poser des questions, à la fois méthodologiques et techniques, sur l'optimisation de leur propre système de gestion des tâches.
Ensuite, je suis allé à une autre conférence et je l'ai répété. Encore une fois entassé de questions, brûlé avec le désir de changer quelque chose.
J'ai répondu - pf, quel est le problème? Vous êtes programmeurs, prenez-le et faites-le! Ajoutez une mesure des tâches, le bon système de priorités, la prise en compte des compétences, etc.
Mais, curieusement, presque personne ne s'est précipité pour changer leur système. Maintenant, étant engagé dans plusieurs projets pour accélérer les équipes, je continue à me demander - bon sang, quel est le problème? J'ai écrit sur tout, quoi et comment le faire. Par exemple, dans
«1C, ne soyez pas malade» . Mais non, ils sont assis, ils ne font rien, ils disent juste - nous voulons accélérer, nous voulons gagner plus d'argent, nous voulons progresser.
En général, j'étais contrarié et j'ai décidé de créer ce système moi-même. Il s'est avéré que la gestion des tâches Flowcon. Je me hâte de me vanter - peut-être que cela vous poussera à changer votre système?
La gestion des tâches dans Flowcon est deux en un: la configuration de la plateforme 1C et le service cloud. Ils peuvent travailler à la fois par paires et séparément. La configuration peut et doit être placée sur tout autre système d'information d'entreprise utilisé dans l'entreprise. Parce que les tâches isolées des données sont beaucoup moins efficaces.
La configuration se développe comme une boule de neige, dans le bon sens. Plus il est éloigné, plus il est utile et fonctionnel. Nous l'utilisons nous-mêmes et l'enrichissons constamment de nouvelles idées - à la fois les nôtres et les utilisateurs.
Méthodologie
La principale différence entre la gestion des tâches Flowcon est qu'il s'agit d'une configuration implémentée à l'aide de la méthodologie. Ce n'est pas une autre solution dans laquelle "vous pouvez personnaliser vos processus métier".
Vous connaissez probablement une vérité simple: le problème est dans le processus, et non dans son automatisation.
Nous développons depuis plusieurs années une méthodologie de gestion des tâches et des projets, qui améliore l'efficacité du travail. Et sur l'automatisation interne, lorsqu'ils travaillent dans les usines, sur le développement de produits de masse, et sur les projets de mise en œuvre pour les clients externes.
Cette technique est devenue le fondement de Flowcon, et la configuration de gestion des tâches automatise simplement son application.
En conséquence, je tiens à mettre en garde ceux qui veulent répéter mon chemin: s'il est fondamentalement important pour vous de travailler comme vous en avez l'habitude, alors de telles solutions peuvent ne pas vous convenir. C'est peut-être pour cela que personne ne modifie son système?
Quelque chose, bien sûr, fonctionnera, il peut devenir plus transparent, ou plus simple, ou plus intéressant, mais vous n'obtiendrez pas l'essentiel - l'amélioration de l'efficacité.
Si votre efficacité n'augmente pas, ou n'est pas mesurée du tout (l'évaluation «oui, tout semble normal» n'est pas une mesure), alors le problème est dans le processus, dans la technique de gestion des tâches. À quoi bon alors prendre ou créer une autre solution, l'adapter à vos processus, et obtenir le même résultat?
Soyez donc prêt pour le changement. Sinon, la déception vous attend - l'efficacité n'augmentera pas.
L'augmentation de l'efficacité est l'objectif principal de Flowcon, à la fois comme technique et comme système automatisé.
Une brève histoire de la technique Flowcon
Une brève histoire de la technique Flowcon n'est pas si courte, car elle a duré plus de 10 ans. Mais nous avons essayé de raccourcir le plus possible - voici
un article .
Le processus
Le processus de déplacement de la tâche est très simple, se compose de trois participants - l'initiateur, le responsable et l'exécuteur testamentaire. Dans notre pratique, c'est le cas le plus courant.
L'initiateur est celui qui définit la tâche. Il peut s'agir d'un client interne, comme le chef comptable, ou d'un patron, ou une personne peut se fixer une tâche. Le responsable est le coordinateur qui répartit les tâches. Peut-être le chef d'unité, le chef d'équipe ou simplement un coordinateur - de tels postes se produisent également.
L'entrepreneur est celui qui met directement en œuvre ce qui est écrit dans la tâche. L'entrepreneur est sélectionné par le responsable.
Bien sûr, tous ces rôles peuvent être exécutés par une seule personne - moi-même, je le fais essentiellement parce que J'utilise la bouteille pour moi. Afin de ne pas passer beaucoup de temps à nous choisir, nous avons joint des boutons rapides.
Cycle de vie des tâches
Dans la technique Flowcon, le cycle de vie d'une tâche est critique. Pour chacun d'eux, à un moment donné, il devrait être clair qui doit faire quoi et quoi. Embaucher, exécuter, vérifier le résultat, nommer un artiste, etc.
Le cycle de vie ressemble à ceci:
1. L'initiateur crée une tâche, indique la personne responsable, écrit ce qu'il veut;
2. La personne responsable a deux options - accepter la tâche pour le travail ou l'envoyer pour révision si l'énoncé ne convient pas:
3. À tout moment, jusqu'à ce que la tâche ait passé tout le cycle, l'initiateur peut l'annuler;
4. Si la personne responsable envoie la tâche pour révision, l'initiateur peut soit la rencontrer, soit annuler la tâche:
5. Lorsque la tâche est finalement acceptée dans le travail, il est nécessaire de nommer un exécuteur testamentaire - c'est la responsabilité du responsable;
6. L'entrepreneur n'a pas beaucoup d'options - il ne peut effectuer que la tâche
7. Lorsque l'entrepreneur a terminé, la tâche revient à l'initiateur, qui a deux options raisonnables pour agir:
8. Si le résultat convient à l'initiateur, le cycle de vie de la tâche se termine. Si quelque chose ne va pas, la tâche est renvoyée à l'interprète.
L'historique du changement de statut, c'est-à-dire le cycle de vie de la tâche, est conservé:
Un historique est nécessaire pour évaluer la perte de temps aux étapes des approbations et la corréler avec le délai dans les rapports pertinents.
L'état actuel de la tâche est affiché sous la forme d'un document:
Donc, sous la forme d'une liste de toutes les tâches:
Gestion régulière
Fondamentalement, la tâche peut être de trois manières:
1. Quelqu'un a besoin d'une solution;
2. Elle doit être effectuée;
3. Vous devez l'oublier.
Nous parlerons de la mise en œuvre plus loin, mais pour l'instant, de la prise de décision. Admission au travail, nomination d'un exécuteur testamentaire, clarification de la déclaration, vérification du résultat, révision - tout cela sont des conditions dans lesquelles quelqu'un doit prendre une sorte de décision.
La technique Flowcon dit que les décisions doivent être prises le plus rapidement possible, car tant qu'il n'y a pas de solution, la tâche dépend de la section correspondante du cycle de vie.
Afin de ne pas tourmenter les utilisateurs, nous avons divisé la liste des tâches en trois sections principales: prendre une décision, complète et juste une liste de toutes les tâches.
Dans l'onglet «En cours de travail», toutes les tâches sont collectées pour lesquelles une décision doit être prise par l'utilisateur actuel du système:
La beauté est que vous n'avez rien à chercher. J'ai pris la forme d'une liste de tâches et j'ai immédiatement vu où vous aviez besoin de votre solution. Il a tout dispersé et a commencé l'exécution. La liste de prise de décision normale est vide.
Mais la bouteille ne serait pas une bouteille si elle ne contrôlait pas la prise de décision. Il existe une norme de temps pour chaque type de solution dans les paramètres Flowcon:
Il est clair que dans la vie réelle, vous ne pouvez pas décrire tous les utilisateurs avec le même standard - quelqu'un ne peut vraiment pas prendre de décision en une heure? Par conséquent, il est possible de définir des numéros individuels dans l'extension utilisateur:
En conséquence, dans la liste «Prendre une décision» le temps de réponse est affiché afin que la personne ne s'inquiète pas:
Paramètres de tâche
Paramètres de la tâche - il s'agit d'une évaluation en points, urgence / importance et délai:
L'évaluation de la tâche en points est la chose la plus importante. Dans la méthodologie Flowcon, une section entière y est consacrée, donc je ne la répéterai pas.
Pour définir l'échéance de la tâche ou non, l'initiateur décide. Je n'ai pas de recommandation précise quant à savoir si une tâche a besoin d'un délai ou non. Il est important de comprendre ce que ce terme signifie.
La seule chose que je veux noter est: il doit toujours y avoir une certaine période, sinon le système de priorité (voir ci-dessous) fera que la tâche ne sera jamais résolue. Par conséquent, nous avons deux options dans les paramètres:
Un délai raisonnable est un certain délai par défaut défini pour toutes les tâches si l'initiateur n'a pas indiqué de date exacte. La case à cocher «Toujours définir une échéance» est purement une interface, elle soulève le drapeau «Doit être complété par échéance» dans chaque nouvelle tâche.
L'urgence et l'importance sont des priorités selon la matrice d'Eisenhower. Comprenant que l'opinion de l'initiateur et de la personne responsable peut différer, nous sommes en mesure de prioriser tout le monde. Ces détails ne sont pas obligatoires.
Système prioritaire
Le système de priorité est l'une des parties les plus importantes de la bouteille. La méthodologie a beaucoup écrit sur les raisons pour lesquelles il est important de maximiser la capacité de choisir une tâche pour l'interprète - l'efficacité n'en bénéficiera que, et la personne ne sera pas tourmentée.
Nous avons longuement réfléchi à l'organisation d'un système de priorités et sommes parvenus à la solution la plus simple: résumer les estimations individuelles de chaque facteur affectant la priorité. Maintenant, il y a cinq de ces facteurs (il y en aura plus):
Vous mettez simplement des points de priorité pour chaque facteur, et le système examine la tâche et, si le facteur est présent, les ajoute au chiffre de priorité global. Par exemple, si vous avez choisi un seul facteur - l'urgence de l'initiateur et lui avez défini 2 points, la tâche urgente aura la priorité 2 et non urgente - 0.
Je vais en dire un peu plus sur l'état du tampon. Un tampon correspond à la durée qui s'écoule entre la date à laquelle la tâche a été exécutée et la date limite. Par exemple, que ce soit 10 jours.
À tout moment, nous sommes à un moment donné dans ce segment. Un jour s'est écoulé - cela signifie derrière 10% du segment. Trois jours se sont écoulés - 30%, etc.
En conséquence, il y a un chiffre inverse - combien de temps il reste avant la date limite. Si un jour s'est écoulé, il reste 90%. Si trois jours se sont écoulés, il reste 70%, etc. Il s'agit de l'état du tampon.
Eh bien, alors tout est simple. Dans le paramètre de priorité, vous mettez un nombre appelé «Limite d'état du tampon» - c'est le montant ajouté à la priorité lorsque l'état du tampon est nul, c'est-à-dire que la date limite pour terminer la tâche est arrivée. Et jusqu'à ce que la date limite soit venue, ce chiffre est multiplié par la longueur du temps écoulé.
Par exemple, vous donnez une note de 10. Si 30% du temps s'est écoulé, alors 3. sera ajouté à la priorité. Si la tâche vient d'être définie, alors 0. sera ajoutée. S'il ne reste plus de temps, alors 10 sera ajouté.
Et si le délai est déjà passé, plus de 10 seront ajoutés. Par exemple, si 150% du temps s'est écoulé, alors 15 seront ajoutés. Ainsi, aucune tâche ne sera perdue, et non perdue.
Les paramètres de priorité sont stockés dans le répertoire Paramètres de file d'attente. Comme il s'agit d'une référence, il est clair que vous pouvez avoir autant de paramètres que vous le souhaitez. Le principal, fonctionnant par défaut, est spécifié dans les paramètres Flowcon. Pour un artiste particulier, vous pouvez le remplacer dans l'extension utilisateur.
Le principal point que nous mettons dans le système de priorités est la simplicité. Les deux paramètres et l'utilisation. Le système de priorité doit être mis en place une fois, et pendant longtemps pour l'oublier - il fonctionnera lui-même.
Si les priorités selon la matrice d'Eisenhower sont statiques, alors selon l'état du tampon, elles sont dynamiques. Le système n'oubliera pas que le temps est écoulé et déplacera automatiquement les tâches dans la file d'attente pour éviter les retards.
Chaque tâche est affectée et le numéro dans la file d'attente est automatiquement recompté. La file d'attente est liée à l'exécuteur actuel, c'est-à-dire chacun a la sienne.
Le numéro actuel dans la file d'attente et la priorité peuvent être vus comme sous la forme d'une tâche:
Donc dans la liste des tâches à exécuter:
Bien entendu, la liste des tâches est triée par numéro dans la file d'attente. L'entrepreneur doit simplement les prendre en ordre et le faire. Et s'il ne le fait pas, alors la bouteille le montrera.
Rapports
L'entrepreneur respecte ou non la commande, est visible dans le rapport «Calendrier des écarts par rapport à la ligne»:
Lorsque l'exécuteur ferme la tâche comme terminée, le système se souvient de sa position dans la file d'attente. Eh bien, et tire sur le graphique le montant des écarts pour la période. L'écart est la différence entre la position dans la file d'attente au moment de la fermeture et l'unité.
Comme vous pouvez le voir, nous avons un gros problème avec Oksnosoft. Et quand ils sont passés à la bouteille et ont vu, ils se sont saisis la tête et ont commencé à se corriger - le programme a baissé.
Le deuxième rapport est le graphique de performance. Il s'agit du rapport le plus important dans lequel il y aura une augmentation vidéo de l'efficacité des interprètes. Le graphique affiche le nombre de points des tâches terminées, par rapport à la période.
Par exemple, voici ce qui est arrivé à notre efficacité:
C'est clairement visible lorsque nous sommes partis en vacances - mars et août, il y a eu un échec dans le total des points. Bien que, en général, la tendance soit positive et très impressionnante.
Un rapport tout aussi important, nécessaire, tout d'abord, au coordinateur chaque jour est le «Contrôle des artistes interprètes».
Ce rapport est tout dans une seule fenêtre. Pas besoin de tirer sur qui que ce soit, demandez qui travaille comment, qui a fait combien. Je suis entré et j'ai regardé.
Ce qui est important - l'exécution des tâches est divisée par périodes afin d'éviter l'influence des «flambées» - par exemple, si l'artiste a clôturé une tâche importante aujourd'hui et n'a rien fait depuis le début du mois. Ici, vous pouvez voir immédiatement un mois, une semaine et aujourd'hui. Un rétro-éclairage en rouge aidera à comprendre qui a une dynamique normale et qui a des difficultés. Excellente raison de parler.
Le nombre de rapports augmentera, jusqu'à présent, seuls ceux dont on ne peut se passer.
Évaluations instantanées
La direction la plus importante dans le développement du système est l'évaluation instantanée. Puisque nous savons à quelle vitesse les artistes travaillent, comment ils respectent la file d'attente, comment ils respectent les délais, nous pouvons faire des prédictions. Par exemple, combien de temps une tâche prendra.
La fonctionnalité des estimations instantanées n'est pas encore terminée, tant qu'il n'y a qu'un seul paramètre - la vitesse actuelle, c'est-à-dire combien de points une personne accomplit par jour.
On peut le voir sous la forme du choix de l'artiste:
Le responsable, connaissant le bilan de la tâche, peut immédiatement déterminer à qui il vaut mieux lui confier, en fonction de la vitesse actuelle.
Commentaires
Qu'est-ce qu'un système de gestion des tâches sans débat? Nous avons également des commentaires.
Les commentaires sont hiérarchiques, il est donc clair qui répond à qui et à qui. La comptabilité pour la lecture des commentaires est conservée, par conséquent, ceux qui ont quelque chose à lire sont mis en évidence en gras:
Collaboration
La technique de la bouteille dit que les gens devraient collaborer. Il arrive souvent qu'une personne aide une autre à résoudre un problème. Il est important pour nous que la contribution de chacun soit prise en compte, par conséquent, dans la tâche, nous pouvons clarifier la liste des artistes interprètes et déterminer pour chacun le coefficient de participation au travail (KTU):
Les points de la tâche seront répartis entre les interprètes, proportionnellement à KTU. Il semble donc plus honnête.
Soit dit en passant, lors de la rédaction d'un article, toute ma liste de tâches pour prendre une décision est devenue rouge:
Pour l'instant, tout semble être.