Choisir un système de stockage de fichiers pour le travail d'équipe

Nous travaillons avec de gros volumes de supports: vidéo, rendus, photos, illustrations. Afin d'assurer un travail collectif, nous avons besoin d'un accès général constant à tous ces fichiers.

À un moment donné, notre propre serveur a cessé de nous suffire et nous avons commencé à chercher un stockage cloud qui satisferait nos besoins.

Nous comparons le stockage cloud populaire pour les entreprises: Google Drive, DropBox, Citrix ShareFile et Microsoft OneDrive.

Nos besoins en stockage cloud:

• Volume de données illimité - nous avons beaucoup de données, en moyenne environ 10 To. Je ne veux pas penser constamment combien j'ai besoin d'acheter plus de places ce mois-ci et pourquoi le quota a soudainement pris fin.
• Versionnement et journalisation des fichiers - git nous a appris que toutes les modifications peuvent être vues et annulées. Par conséquent, les fichiers doivent être exactement les mêmes: toute modification, suppression doit être réversible et facilement contrôlable.
• Autorisations - Plus de dossiers publics disponibles pour tout le monde. Chaque employé doit avoir sa propre portée.
• Téléchargement sans inscription - les clients ne devraient plus rechercher de services d'hébergement de fichiers pour nous envoyer un fichier volumineux. Les fichiers doivent être immédiatement téléchargés dans notre référentiel sans services intermédiaires.

Comme avant

Lorsqu'il y avait moins de données et qu'il n'y avait pas de services cloud (pour un prix raisonnable), nous devions garder un serveur lourd avec des disques durs croquants dans une matrice RAID. L'accès était via SMB. Il fallait constamment le soigner, changer les disques durs, sauvegarder. Une fois par mois, quelque chose lui arrivait: soit la vitesse d'écriture / lecture diminuait fortement, soit un dossier ou un fichier devenait inaccessible en raison de caractères invalides dans le nom, etc.

Quand il y avait plus d'employés, ils ont commencé à travailler à distance, et même à partir de différents systèmes d'exploitation: Windows, macOS. Pour accéder au serveur, j'ai dû déployer un VPN, qui permettait d'accéder aux fichiers, quoique lentement. À un moment donné, il est devenu clair que cette approche était dépassée et nous avons commencé à chercher un remplaçant.

Capacité de stockage et prix

Nous stockons de grandes quantités de données, environ 10 To en moyenne. Pendant le travail actif, ce chiffre peut augmenter plusieurs fois. Les projets doivent être stockés plusieurs mois après leur livraison au client, voire pour toujours. Par conséquent, nous avons besoin d'un stockage illimité pour que chaque mois, nous n'ayons pas à penser combien de gigaoctets nous devons acheter.

Le nombre d'employés varie au sein de dix, donc pour plus de commodité, nous considérerons le coût des tarifs pour 10 employés.

	Citrix ShareFile	Dropbox	Google Drive	Microsoft OneDrive
Le volume	Pas limité	Pas limité	Pas limité	Pas limité
Prix ​​pour 10 utilisateurs par mois	150 $	200 $	100 $	125 $

La plupart des services ont un tel prix uniquement lorsqu'ils paient un an à l'avance et lorsqu'ils paient mensuellement, le prix est de 20 à 40% plus élevé. Il faut en tenir compte.

Restrictions cachées

Habituellement, si quelque chose est indiqué comme illimité, vous devez rechercher un texte gris fin dans certaines conditions. Chaque service a ses propres caractéristiques, qui ne peuvent pas être discernées en un coup d'œil. Pour certains, ils sont si étranges qu'ils les rendent complètement inutiles pour notre tâche.

• Dropbox - Taille maximale du fichier de téléchargement de 50 Go
  
• Citrix ShareFile - la taille maximale du fichier de téléchargement est de 100 Go. Pas beaucoup, mais supportable.
• Google Drive - Google Drive a une taille de fichier maximale de 5 To!
  

  Pour chaque compte ou lecteur partagé, la taille maximale d'un seul fichier pouvant être téléchargé ou synchronisé est de 5 To. La quantité maximale de fichiers pouvant être téléchargés en une journée est de 750 Go
  
  Guide de l'administrateur G Suite

Microsoft OneDrive

Dans les tarifs professionnels Microsoft OneDrive, la taille de fichier maximale est limitée à 15 Go. Ce n'est qu'une sorte de malentendu! À une époque où même les caméras à petit budget tournent des vidéos avec un débit binaire de 200 Mbit / s et génèrent facilement des fichiers de la taille de centaines de gigaoctets. Cette limitation rend le service OneDrive complètement inutile pour nous.

Synchronisation sélective

Le comptable Svetlana n'a pas besoin de vidéo sur l'ordinateur de 2 To avec lequel le vidéaste Andrey travaille. Pour ce faire, le système doit avoir une fonction de synchronisation sélective, c'est-à-dire que l'utilisateur doit noter manuellement les fichiers dont il a besoin localement sur l'ordinateur, et lesquels uniquement sur demande. Les quatre services prennent en charge cette fonctionnalité. Cependant, l'application Google Drive vous permet de marquer uniquement les dossiers à la racine du disque, c'est-à-dire que vous ne pouvez pas activer la synchronisation uniquement pour la comptabilité -> Rapports -> 2018 , cela n'est possible que pour la totalité du dossier de la comptabilité .

Droits d'accès

Différents employés ne devraient avoir accès qu'à certains dossiers et fichiers. Le système doit conserver un journal détaillé des autorisations et des modifications d'accès aux fichiers. Les quatre systèmes ont une telle fonctionnalité. Citrix ShareFile et DropBox peuvent activer les notifications lors de l'accès à certains fichiers et dossiers. Cela peut être utile pour les fichiers contenant des informations spécialement protégées. Par exemple, vous pouvez définir une alerte sur l'accès aux fichiers bancaires des clients et à certains documents, et être conscient qu'une personne en dehors des heures d'ouverture s'est soudainement tournée vers ces fichiers.

Versioning

	Citrix ShareFile	Dropbox	Google Drive	Microsoft OneDrive
Versionnage des fichiers

Qui a accidentellement supprimé un fichier d'un dossier partagé? Pour quel numéro avons-nous la dernière sauvegarde là-bas? Quelqu'un peut-il survivre? C'est une situation très désagréable. C’est particulièrement amusant lorsque quelqu'un lance un virus de chiffrement depuis son domicile et casse tous les fichiers auxquels il a accès. En plus des situations d'urgence, il est souvent nécessaire de revenir à une ancienne version d'un fichier pour comparer les modifications ou résoudre les problèmes. Auparavant, pour cela, vous deviez contacter l'administrateur qui l'avait obtenu de la sauvegarde de nuit. Et si des changements se produisaient pendant la journée, ils étaient perdus.

Maintenant, nous pouvons accéder instantanément à n'importe quelle version du fichier. Il est particulièrement agréable de voir par quel utilisateur les modifications ont été apportées. Cela exclut les situations où vous pouvez dire " ce n'est pas moi, c'était déjà le cas ".


Liste des modifications de fichier dans ShareFile avec la date et le compte qui ont apporté les modifications.

Demande de fichier et téléchargement anonyme

	Citrix ShareFile	Dropbox	Google Drive	Microsoft OneDrive
Téléchargement anonyme

Une situation courante - un client ou un pigiste souhaite vous transférer des fichiers volumineux, dans notre cas, il s'agit d'une vidéo ou d'un rendu. Et le tourment commence: «et où remplir 100 concerts? Peut-être vaut-il mieux envoyer un coursier avec un disque dur? Et comment utiliser le client FTP / SFTP? ”. Même si un client publie un fichier sur un service d'hébergement de fichiers, il doit d'abord être téléchargé puis téléchargé dans un dossier partagé pour tous les employés. Et s'il y a beaucoup de fichiers et qu'ils sont volumineux, il est beaucoup plus pratique de les télécharger immédiatement dans notre référentiel.

Auparavant, nous devions créer un compte temporaire sur le serveur FTP et le transmettre au client. En cours de route, expliquant comment configurer le client FTP, comment restaurer le téléchargement après une pause, etc. Maintenant, vous pouvez simplement cliquer sur «demander des fichiers» sur n'importe quel dossier, et le service créera un lien anonyme où vous pourrez télécharger des fichiers via un navigateur. Dans ce cas, seul le téléchargement est autorisé, vous ne pouvez pas voir ce qui se trouve déjà dans le dossier ou le visualiser d'une manière ou d'une autre sur le serveur. Cela élimine le besoin de créer des comptes temporaires pour les clients et de surveiller leur suppression. Cette fonctionnalité n'est prise en charge que par ShareFile et Dropbox.

Accès WebDAV et FTP

	Citrix ShareFile	Dropbox	Google Drive	Microsoft OneDrive
Webdav			Grâce à des programmes tiers
FTP (S)

Dans certains cas, l'installation de logiciels tiers sur un ordinateur n'est pas souhaitable ou impossible, par exemple, sur les systèmes d'entreprise. ShareFile a accès via (S) FTP et WebDAV. Google Drive dispose de programmes tiers pour accéder au lecteur via WebDAV, mais tous nécessitent le transfert de l'accès au compte à des tiers. Dropbox ne prend pas en charge les protocoles tiers, l'accès n'est possible que via le client.

Les clients de ces protocoles sont intégrés à la plupart des systèmes d'exploitation. Certes, le client macOS, pour une raison quelconque, monte souvent WebDAV en mode lecture seule.


Le stockage Citrix ShareFile peut être connecté via WebDAV sans installer de logiciel tiers

Conclusion

Nous avons immédiatement abandonné Microsoft Onedrive en raison de la ridicule limite de taille de fichier de 15 Go. Google Drive ne permet pas une utilisation normale du lecteur sans messagerie sur g suite (anciennement Google Apps). Par conséquent, nous choisissons actuellement entre Dropbox et Citrix ShareFile. Le facteur décisif, je crois, sera la qualité du logiciel, car sinon les services sont similaires. Chacun a ses propres bizarreries. Par exemple, le programme Dropbox pour Windows à un moment donné arrête silencieusement la synchronisation des fichiers, malgré le fait qu'il n'y ait aucun signe de problème extérieurement. Il est traité en nettoyant le dossier du système temporaire.