Qu'est-ce qu'un RPA? Vous pouvez dire à un petit enfant: "le robot va laver la vaisselle pour vous et nettoyer la pièce, et vous pouvez passer votre temps sur des jeux et des livres", et au chef d'une grande organisation - "c'est un outil puissant mais facile pour accélérer les processus commerciaux, avec moins d'erreurs, en utilisant moins de ressources. "
La robotique a un énorme potentiel. Déjà, RPA résout toute une gamme de tâches: migre les données, crée des rapports, supprime la routine des processus commerciaux, forme les nouveaux employés entre eux, intègre différents systèmes entre eux, fournit des centres de contact multicanaux et omnicanaux, automatise le travail avec les principaux documents comptables, remplace les outils tests automatiques et la liste est longue.
La technologie RPA n'est pas nouvelle, sous une forme ou une autre, elle a déjà près de 20 ans, mais l'essor du développement a eu lieu au cours des deux ou trois dernières années, avec l'arrivée de nouveaux acteurs solides et de grands projets réussis, qui ont permis aux entreprises d'économiser des milliards de dollars et des millions d'heures de travail.
Presque chaque introduction de nouvelles technologies commence par un projet pilote. Le pilote RPA, en règle générale, est assez facile et montre des avantages tangibles de l'approche. Mais, comme pour de nombreuses autres technologies qui nécessitent un changement majeur dans l'approche de l'organisation des processus de production, les prochaines étapes pour le pilote provoquent souvent des difficultés psychologiques.
Souvent, un projet pilote RPA se termine par une pause MKHAT, une période d'attente intense, quand il est déjà clair que la question est nécessaire, mais personne ne sait comment passer de la première tentative à une mise en œuvre sérieuse. Les problèmes, principalement d'ordre organisationnel, créent un gouffre presque insurmontable sur le chemin, et il n'y a souvent aucun moyen clair de le surmonter.
Dans cet article, je vais énumérer les 10 principaux problèmes conditionnels qui se posent lors de la mise en œuvre de RPA et essayer de donner des recommandations pratiques sur la façon dont l'équipe RPA peut «développer ses ailes» et sauter à travers cet abîme.
Alors, comment pouvez-vous empêcher l'introduction de nouvelles technologies?
Adoptez une approche tactique de la RPA
La tactique sans stratégie est vanité avant la défaite.
Sun Tzu, l'art de la guerre
L'erreur est que lors de la résolution des problèmes actuels avec l'aide de la RPA, nous ne pensons pas à l'objectif stratégique de notre travail.
En surface, RPA est une bouée de sauvetage pour ceux qui ont beaucoup d'ennui dans leur travail: transférer des données d'un système à un autre, compiler un rapport sur les matériaux de plusieurs bases de données, automatiser les tâches de routine d'un comptable ou d'un administrateur, etc.
Il y a une tentation de simplement garder la boîte à outils prête et, si une telle situation est détectée, de commencer à la robotiser ad-hoc, ou, comme on dit, "d'écrire un script". Mais le problème ici est que, pour gagner du poids et de l'importance aux yeux de la direction de l'entreprise, toute initiative doit avoir un objectif mondial clairement formulé et un plan clair pour l'atteindre.
Sans un tel plan, il est pratiquement impossible d'atteindre l'ampleur de l'initiative, et sans échelle, personne dans la grande entreprise ne remarquera qu'il y avait quelque chose comme ça, l'APR restera un jouet entre les mains des administrateurs, qui ont une fois volé la tâche de "voir de quel type de robots il s'agit". Mais ils ne le remarqueront pas - ils n'aideront pas à créer une équipe, ils ne donneront pas d'argent à l'équipe, ils annuleront toute la direction comme étant peu prometteuse.
Pour éviter ce problème, au moment du lancement du projet pilote, vous devez déjà comprendre clairement quel objectif l'entreprise souhaite atteindre avec l'APR, avoir un plan stratégique de haut niveau avec des jalons, des mesures, etc. Pourquoi pas au moment de la remise des diplômes? Parce que le choix du processus pilote et l'évaluation de ses résultats - tout cela découle naturellement du choix d'un objectif stratégique et des méthodes pour l'atteindre.
Implémenter RPA comme une pure solution informatique
La guerre est une continuation de la politique.
Carl von Clausewitz, En guerre
L'erreur est que les APR sont perçus comme un outil pour l'équipe informatique, et ils y transfèrent complètement toute l'initiative sans connecter une entreprise et créer une équipe interfonctionnelle
On voit souvent que l'inertie de la pensée fait raisonner les gens comme ceci: «Il s'agit d'un produit logiciel, ce qui signifie qu'il n'a aucun rapport avec les affaires. Laissez les experts s'occuper de lui. »
RPA, tout d'abord, résout les tâches et les problèmes de l'entreprise, en optimisant et en automatisant les processus commerciaux existants dans l'entreprise. Seule l'entreprise sait quoi, où et comment le faire, ce qui signifie que l'équipe impliquée dans la robotique doit inclure des représentants de ceux pour qui elle travaille, pour savoir où les solutions les plus routinières et les plus inefficaces méritent une attention particulière en premier lieu.
Ou vice versa, oubliez l'informatique
Les résidents des royaumes de Wu et Yue ne s'aiment pas. Mais s'ils traversent la rivière dans le même bateau et sont pris dans une tempête, ils se sauveront, comme la main droite avec la gauche.
Sun Tzu, l'art de la guerre
L'entreprise, en se rappelant que les informaticiens ont tout le temps besoin de réponses à diverses questions difficiles et entravent généralement les progrès, décide que la RPA peut être effectuée à la fois par elle-même et par des entrepreneurs externes. Dans le même temps, bien sûr, en attendant qu'il n'y ait pas d'approbations pluriannuelles, il ne sera pas nécessaire d'écrire de la documentation, de demander des comptes et tout ce qui interfère avec un travail rapide et efficace.
Bien sûr, dans presque toutes les grandes entreprises russes, le nombre de procédures administratives nécessaires pour créer un nouveau produit ou service est incroyable. Mais il faut comprendre que le plus souvent ce n'est pas un caprice et une bureaucratie, mais une réelle nécessité vitale.
En mettant en œuvre une solution aussi «simple» et «simple» qu'un RPA, vous devez toujours penser à la sécurité, à l'infrastructure, aux robots de surveillance et à un million d'autres choses qu'une entreprise ne peut pas faire sans l'informatique. Ce n'est pas mal quand une entreprise essaie de regarder des robots sans attendre qu'ils proposent cette initiative, ce n'est pas mal quand les utilisateurs métier écrivent des processus pour eux-mêmes, mais, bien sûr, au sein de l'entreprise, n'impliquent pas le DIT dans l'initiative dès le début - c'est un désastre.
Sans l'informatique, vous pouvez oublier la mise à l'échelle d'une solution, sa prise en charge normale, sans parler du fait que les robots doivent souvent être optimisés à l'aide d'API, de scripts Powershell, de l'intégration avec des scripts Python et d'autres choses qui ne sont pas claires pour les entreprises.
Et vous devrez vaincre le syndrome «
pas inventé ici », et parmi les informaticiens, il est plus fort que quiconque.
Automatisation des «mauvais» processus
Si vous voulez gagner, touchez le cœur même de l'ennemi.
Carl von Clausewitz, En guerre
Une erreur courante résultant du fait qu'après la première étape réussie, l'équipe pense qu'elle peut tout faire. Les processus difficiles à automatiser sont sélectionnés, et pire encore lorsqu'ils sont assignés au hasard pour des raisons politiques ou autres, sans réfléchir à la raison pour laquelle ce processus parvient à l'équipe RPA.
Lors du choix des processus de robotisation, vous devez vous attarder sur ceux qui peuvent apporter le plus d'avantages au moindre coût. Mais en parlant des avantages, il convient de considérer que cela peut être l'un des nombreux facteurs, dont la priorité dépend de chaque moment:
- Économie de main-d'œuvre et d'autres ressources de l'entreprise
- Motivation des employés
- Amélioration du service client
- Attirer des équipes qui auparavant ne voulaient pas entendre parler de l'APR
- Augmenter l'APR aux yeux des décideurs
D'un autre côté, il y a plusieurs raisons pour lesquelles il vaut la peine d'abandonner la robotisation du processus, ou du moins comment y penser:
- Économies de ressources inamovibles
- Processus métier non formalisé
- Processus furtif pour les décideurs
- Fort rejet de la robotique par ceux à qui elle est appelée à aider
- Facteurs techniques: la complexité de la robotique, le système qu'elle va bientôt fermer, les problèmes de sécurité de l'information, etc.
Dans le même temps, le critère de sélection le plus important doit toujours être un: la complémentarité du processus de l'objectif stratégique de l'initiative de robotisation.
Essayez de réaliser une robotisation "totale"
La guerre aime la victoire et n'aime pas la durée.
Carl von Clausewitz, En guerre
En robotique, la règle de Pareto est vraie comme jamais auparavant. Le plus souvent, l'un ou l'autre processus peut être robotisé rapidement presque entièrement, puis un mois ou deux pour se disputer une «petite» partie de celui-ci, qui s'est avéré difficile à formaliser, ou nécessite des solutions techniques complexes pour fonctionner en douceur.
Dans ce cas, il est logique de se demander si nous voulons avoir une automatisation à 100% du processus ou ce que nous avons déjà fait est-il suffisant pour apporter des avantages à l'entreprise et faire passer l'équipe RPA à une autre tâche? Il est presque toujours possible de réorganiser le processus afin que le robot effectue tout le travail préparatoire «sale», transfère ses résultats à une personne pour prendre une décision, puis le robot effectue des étapes de routine pour terminer le processus. On peut dire que 80% de l'automatisation est plus que suffisant pour la plupart des tâches.
Au début du chemin de la robotisation, lorsque l'équipe n'a pas acquis suffisamment d'expérience, il est logique de choisir des objectifs facilement réalisables qui vous permettront de prendre confiance en vos propres capacités, de prendre du poids aux yeux de l'entreprise et vous ne devriez pas avoir peur des solutions de compromis.
Utiliser une méthodologie d'implémentation inappropriée
La guerre est un domaine de hasard: ce n'est que dans cet étranger que cette étendue est abandonnée, car nulle part l'activité humaine n'entre en contact avec elle de tous ses côtés comme en temps de guerre.
Carl von Clausewitz, En guerre
Une erreur qui se produit lorsqu'ils ne font pas de distinction entre les projets sur, par exemple, SAP et RPA.
La robotisation donne un effet maximal lorsque nous y consacrons beaucoup moins de temps et d'efforts que sur une automatisation «à part entière». Et cela signifie qu'il est impératif de s'efforcer de garantir que la robotisation soit aussi rapide que possible, et que les coûts de main-d'œuvre pour celle-ci sont nettement et prouvablement inférieurs à ceux des autres solutions au même problème.
Le plus souvent, dans les grandes entreprises, ce problème s'exprime par le fait que toute décision informatique a été prise pour passer par une série de vérifications et d'approbations, et que le projet dans son ensemble doit être exécuté en utilisant une méthodologie de développement «dure», comme RUP.
Cette approche, qui a fait ses preuves dans la création et le support de grandes solutions, se bloque sur des projets dont le cycle complet devrait durer 2 à 3 mois. Si le processus peut être automatisé deux à trois fois plus rapidement que toutes les approbations nécessaires, vous devez changer d'approche, donner aux robots la possibilité de passer les contrôles plus rapidement, les accompagner avec moins de documentation, etc.
Là où l'approche Agile est déjà utilisée, du moins pour certains produits, il est logique de savoir si le développement de robots ne peut pas non plus être attribué à cette catégorie.
Lorsque tout est encore «sérieux», vous devez consacrer beaucoup de temps à la formation et à expliquer ce que sont les robots, ce avec quoi ils mangent et pourquoi ils ont besoin d'un traitement spécial.
Sous-estimer les compétences et les ressources nécessaires à la mise en œuvre complète
Si l'armée n'a pas de wagon, elle périt; s'il n'y a pas de nourriture, elle périt; s'il n'y a pas de stocks, il périt.
Sun Tzu, l'art de la guerre
La conséquence du pilote facile à vivre est de créer des «vertiges du succès», et il semble que vous pouvez aller plus loin de victoire en victoire sans y faire de gros efforts.
Pour créer un pilote, vous pouvez généralement télécharger la version gratuite de la plateforme sur Internet (par exemple,
UiPath Community Edition ou
RPA Express ) et commencer à créer. Utiliser une équipe de deux ou trois personnes est assez réaliste pour réaliser et démarrer le premier processus dans quelques mois. Mais pour une grande entreprise, cela ne suffit pas, des dizaines de processus sont nécessaires pour que les processus commerciaux robotiques dans différents domaines fonctionnent sur une grande variété d'ordinateurs, de serveurs et de machines virtuelles.
Le début d'une mise en œuvre à part entière est impossible sans réunir la colonne vertébrale de l'équipe, former des spécialistes, obtenir les ressources nécessaires, etc. etc. Donc, tout cela doit être pensé, préparé et convenu à l'avance, il est nécessaire de trouver ceux pour qui la tâche sera vraiment intéressante.
Souvent, la complexité de cette tâche est sous-estimée aux étapes initiales du projet, ce qui, à l'avenir, conduit à des déceptions désagréables.
Calculer incorrectement l'effet de la mise en œuvre
Depuis des temps immémoriaux, seules de grandes victoires ont abouti à de grands résultats.
Carl von Clausewitz, En guerre
L'erreur survient lorsque l'effet de la mise en œuvre de l'ARP est calculé uniquement sur la base de la mesure évidente - «économies d'ETP». Le problème ici est que dans nos réalités, où le salaire dans les régions est comparable au coût d'une licence de robot, cette métrique échoue, laissant la plupart des processus en dessous de la ligne lorsqu'un ROI positif peut être obtenu en 9-12 mois (aux États-Unis ou en Europe occidentale, c'est généralement autour de 6 mois).
Ici, vous devez comprendre que l'efficacité de la RPA est mesurée d'une manière plus complexe que la simple économie d'heures de travail. Il est nécessaire de tenir compte du fait que les processus commencent à fonctionner beaucoup plus rapidement, en déchargeant les «listes d'attente» de plusieurs semaines, et que le pourcentage d'erreurs qui ont été précédemment introduites par le «facteur humain» et l'impossibilité d'ajouter des contrôles supplémentaires au processus long et compliqué sont réduits.
Il existe des indicateurs encore plus difficiles à mesurer, tels qu'une augmentation de la satisfaction des employés à l'égard de leur travail (ce qui signifie moins de licenciements, ce qui signifie moins de charge de travail RH), de meilleures relations avec les clients (leurs demandes sont traitées plus rapidement et sans erreurs), un meilleur contrôle des processus et de nombreux autres facteurs.
À court terme, il est difficile de créer un modèle de calcul de l'efficacité de l'APR qui tienne pleinement compte de tous ces facteurs, mais cela ne signifie pas que cela n'est pas nécessaire et qu'un tel modèle, bien qu'incomplet ou préliminaire, ne devrait pas exister dès les premiers jours de l'existence du programme robotique.
Soit dit en passant, lors du calcul du coût, il est pris en compte que le robot fonctionne 24h / 24 et 7j / 7, ne tombe pas malade, n'occupe pas de place dans le bureau, il n'a pas à payer d'impôts et de déductions à la caisse de retraite, etc. - il s'avère que le coût du robot est tout à fait comparable au coût de l'employé. Et cela signifie que les personnes vivantes devraient apporter de réels avantages, effectuer un travail intéressant et ne pas transférer de documents d'un dossier à un autre.
Ne vous souciez pas d'impliquer les employés clés de l'entreprise
L'armée doit obéir aux politiciens.
Carl von Clausewitz, En guerre
Si les décideurs ne comprennent pas ce qu'est un RPA, pourquoi il est nécessaire et pourquoi l'entreprise s'y engage, il ne fonctionnera pas loin sur la voie de la robotique.
Très souvent, la nécessité d'une stratégie convenue de mise en œuvre de l'APR est sous-estimée, impliquant tous les niveaux de l'entreprise, de la haute direction aux principaux acteurs.
Ceci est particulièrement important au stade initial, lorsque le programme n'a pas encore fait ses preuves, et qu'il est nécessaire de s'engager dans sa vulgarisation.
Un soutien doit également être obtenu par le haut: pour que l'entreprise soutienne publiquement l'introduction de robots, cela a été discuté lors des assemblées générales, les unités ont fixé des objectifs d'automatisation, etc. Mais un soutien est également nécessaire par le bas: les employés doivent comprendre que les robots ne suppriment pas leur travail, mais enlèvent les tâches routinières ennuyeuses, n'interfèrent pas dans la résolution des problèmes, mais simplifient leur solution. L'équipe informatique doit comprendre que leur participation est non seulement nécessaire, mais aussi nécessaire, l'entreprise doit comprendre qu'elle a un mot décisif dans la façon dont ses processus seront robotisés, le Conseil de sécurité doit être sûr que les robots ne créent pas un trou béant dans la sécurité et ainsi de suite.
En général, expliquer aux personnes importantes de l'entreprise pourquoi elles ont besoin d'un RPA et comment cela les aidera est probablement le plus difficile, mais aussi la chose la plus importante qu'une équipe devra faire.
Oubliez de faire un plan clair
Le plus difficile est de mieux préparer la victoire; il s'agit là d'un mérite discret de la stratégie, pour lequel elle est rarement saluée.
Carl von Clausewitz, En guerre
Pour aller de l'avant, sans vraiment comprendre pourquoi, où et comment nous allons le faire, c'est un problème fréquent, mais malheureusement non moins important.
Le développement stratégique implique un objectif clairement défini que toute l'équipe RPA doit partager et qui doit être convenu avec les décideurs.
Un tel développement devrait avoir des repères étroitement liés à la période «d'ici 2020 pour réaliser 10 processus», «jusqu'à la fin du deuxième trimestre 2019, robotiser les processus RH à 50%», «créer une bibliothèque d'au moins 50 composants réutilisés ce mois-ci», « transférer 20% des tests automatisés en cours de développement vers la plateforme RPA. »
Il devrait y avoir des mesures: NPS, économie d'ETP, recyclage des robots, etc.
Les rôles dans l'équipe, les critères de sélection des processus, les critères de mesure du succès et bien plus devraient être définis (ou planifiés pour être déterminés).
Tout cela, dans son ensemble, aidera non seulement à comprendre si la mise en œuvre de l'APR dans une entreprise se déroule bien ou mal, mais aussi à expliquer cela de manière convaincante aux patrons intéressés ou à la direction des départements concernés. Il sera beaucoup plus facile pour les gens de participer à l'initiative s'ils peuvent expliquer clairement et clairement ce qu'elle fait et comment.
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G. Grif, «Ailes, jambes et queues»
En conclusion
Un RPA peut être un outil puissant pour aider une entreprise à se transformer numériquement, ce qui signifie que sa stratégie de robotique devrait faire partie de sa stratégie globale de numérisation.Mais pour que les robots aident l'entreprise à avancer sur la voie du futur numérique, il ne suffit pas de dire les mots magiques "RPA", "ML", "OCR", il faut travailler un peu plus pour qu'une équipe sympathique, motivée et déterminée se tienne derrière ces mots avoir un plan d'action clair et un soutien à tous les niveaux de l'organisation, de la direction aux employés ordinaires.Bien sûr, ce n'est pas facile, bien sûr, dans la vraie vie, l'abîme sur le chemin semble parfois insurmontable.Mais, concluant l'article par une autre citation de Karl Clausewitz:Sans courage, un commandant hors pair est inconcevable ... Nous la considérons comme la première condition d'une carrière militaire.
Liens sources
Lors de la préparation de l'article utilisé des matériaux- CSO (Directeur de la stratégie) UiPath Vargha Moayed «Du pilote au déploiement à grande échelle de l'APR»
- Carl Philipp Gottlieb von Clausewitz , En guerre
- Song Zi , l' art de la guerre
- Photos de robots de Mobile Fighter G Gundam