Je veux parler de la façon dont nous continuons à tuer la paperasse. L'un des domaines qui s'est récemment rendu est la paperasse technique, c'est-à-dire tous les papiers nécessaires à la conception, à la construction et aux autres étapes du cycle de vie de tout objet. Imaginons que vous ayez besoin de construire une tour. C'est à peu près la même chose que la construction de la tour sombre, mais beaucoup plus sombre en termes de bureaucratie.
Une telle construction - même s'il s'agit d'une tour sombre - a un processus clair (mais plutôt grand et complexe). Certains documents se jettent dans d'autres, par exemple, tout commence par des études d'ingénierie, puis un croquis apparaît, puis le projet lui-même, les autorisations, maintenant les estimations, les notes de bureau avec des commentaires sur le fait que le réservoir de notre tour n'était pas plâtré ainsi de suite. Et à la fin - les règlements et les instructions d'utilisation.
Donc, il n'y a pas encore de tour, et le flux de documents est déjà là, et il apparaît bien avant la construction. Mais dès le stade de l'idée de la tour, notre système de gestion des documents techniques peut être utilisé.
Avant la construction
Tout commence par la conception d'une nouvelle installation. Supposons que vous décidiez de construire cette tour même sur la Place Rouge. C'est peut-être très correct du point de vue de la logique des transitions entre les mondes, mais, très probablement, c'est extrêmement irrationnel sur le plan économique, et par accord, il a toutes les chances de ne pas passer.
Par conséquent, la première étape consiste à évaluer dans quelle mesure il est judicieux de réaliser ce projet dans le lieu actuel et si l'investissement payé sera justifié.
Le client fixe la tâche aux concepteurs: ils disent, amis, il y a une idée de construire tel ou tel objet, il est possible de convenir de le construire dans tel ou tel endroit. Dites-nous s'il est possible de construire et si oui, combien cela coûtera.
Pour ce faire, vous devez collecter un tas de documents. Dans le cas de notre tour, nous aurons besoin de données d'exploration géologique, d'un plan de communication sur le site, de documents régissant la construction de telles tours et des principes d'utilisation de notre territoire, du type de terrain, etc. conformément aux normes de l'État et au cadre réglementaire de la région, la région où la construction est prévue.
La liste est assez longue.
Outre le fait que vous devez collecter tous les permis, vous devez également faire un calcul financier de ce qui sera construit: combien coûtera la construction de notre tour à cet endroit, et si un tel projet sera rentable. C'est ce qu'on appelle la justification des investissements: bien que cela soit assez approximatif, mais cela donne une idée de savoir s'il vaut la peine d'entreprendre un projet, ou spécifiquement cela n'est absolument pas justifié ici.
Après cela, une décision est prise de construire ou non.
Si vous décidez de construire, la documentation du projet est commandée, avant cela tout était au niveau des esquisses. Les croquis peuvent être faits comme vous le souhaitez, même sur une serviette avec un crayon dans un esprit d'impressionnisme, l'essentiel est que ceux qui prennent la décision de construction comprennent et hochent la tête.
En général, la documentation du projet est une autre hémorroïde. Ce sont des systèmes d'interconnexion de documents complexes, des montagnes de dossiers avec sceaux et cachets. Les permis qui forment les organes externes restent encore sous forme papier, mais notre logiciel aide déjà beaucoup au stade du projet. Nous avons développé un système de gestion des documents techniques CROC STDO spécifiquement pour minimiser le papier. Vous ouvrez simplement le programme, cliquez sur «Créer un projet: Dark Tower, Type A» - et obtenez la structure complète de la documentation du projet qui répond aux exigences de la loi fédérale. Il y a tout ce dont vous avez besoin selon les normes et la législation pour la construction de telles installations. Mais à en juger par les GOST, bien sûr, vous obtenez un château d'eau. Dark est un nom personnalisé.
Il est important de noter qu'il n'y a pas de schéma universel - chaque type d'objet a ses propres spécificités. Mais STDO est adapté aux besoins d'un client particulier, ce qui simplifie considérablement sa vie.
Ensuite, vous devez télécharger des documents dans le système et remplir étape par étape cette lourde structure de documentation de projet (en passant, le plan de formation d'un ensemble de documents se reflétera dans le système de planification):
Cette structure nous aidera à collecter correctement le paquet de documents pour le Glavsekspertiza. Le fait est que dans la construction de la tour, il y a un tournant important lorsque vous collectez une tonne de papier et que vous la transportez (vous avez besoin de quelques personnes et pour de gros objets - plusieurs énormes boîtes, ou un énorme support d'informations pour des dizaines de gigaoctets) vers une agence gouvernementale qui prend tout en compte et permet ou ne permet pas la construction.
Si un morceau de papier est manquant, l'agence d'État ne compilera pas tout et vous jettera avec exécution. Par conséquent:
- Il est important de ne rien manquer. Remplissez chaque section de la structure du document afin de ne pas avoir à la traiter la prochaine fois.
- Il est important de ne pas négliger la possibilité de créer automatiquement la structure du document afin que chaque feuille de papier à partir de celle-ci soit non seulement prise en compte, mais également affectée à l'entrepreneur pour le développement, puis acceptée par les employés responsables.
- Il est important de comprendre que si un morceau de papier est mis à jour, sa mise à jour peut entraîner des changements dans d'autres morceaux de papier, et si vous ne suivez pas toutes les relations, le chaos peut commencer.
C'est la première raison pour laquelle nous avons besoin d'un système de workflow automatisé: lorsque vous devez soumettre des documents pour examen, ils seront tous en place. Le processus de leur développement peut être planifié et évalué à temps. On peut voir ce qui a été spécifiquement fait, ce qui n'a pas été fait spécifiquement, qui et où a quel morceau de papier dans le travail, et quel statut. C'est tout simplement un bonheur incroyable pour ceux qui ont essayé au moins une fois de le faire sur papier et non sous forme électronique.
Ici, voyez comment l'un des conservateurs de la construction voit le processus et l'état de développement des différentes sections du document dans le processus de préparation:
Au stade de la préparation d'un ensemble de documents, souvent le plus de discussions entre les participants au processus de conception, au cours desquelles des commentaires sont générés sur les documents, de nouvelles versions ou des réponses aux commentaires émis sont générées. Voici à quoi cela ressemble et voici comment vous pouvez créer une tranche pour tous les commentaires (ou les filtrer pour estimer le volume des améliorations et voir l'historique complet des modifications):
Mais c'est la vue à travers les yeux de l'un des architectes - la page principale du système avec un tracker. Comme vous pouvez le voir, plusieurs tâches s'y accrochent.
Toujours dans le système, vous pouvez conserver et regarder les commentaires sur les documents dans le mode de correspondance des collègues. Voici un tchat de lampe chaleureux, dans lequel les flèches sont déjà traduites à quelqu'un:
Et c'est la vue à travers les yeux d'un entrepreneur qui ne travaille pas constamment dans le système et ne voit pas tout le volume comme un architecte, mais il se voit automatiquement attribuer des tâches et avoir accès aux documents nécessaires:
Pendant la construction
La documentation du projet est une description de haut niveau. Il n'y a aucun détail sur les ampoules spécifiques, les poignées de porte, etc. Les mêmes portes sont des portes abstraites, des fenêtres - des fenêtres abstraites, des murs - enfin, juste des murs, etc. Au niveau de la documentation de travail, selon laquelle notre objet sera construit, des détails sont déjà nécessaires. Par exemple, comment l'eau est fournie, où l'électricité est allumée, comment va le câble, voici un robinet, voici un interrupteur. Selon les résultats de chacun de ces plans détaillés, une estimation apparaît pour chaque partie du projet de construction.
Un devis et un ensemble de dessins d'exécution sont déjà remis aux constructeurs. Ils s'appuient sur ces documents et les fauchent. Ensuite, ils sont insérés dans cette documentation et organisent l'acceptation du travail. Dans le monde réel, il faut parfois s'écarter de la documentation de travail pour des raisons objectives, mais pas très loin. Naturellement, tous les changements, y compris les changements d'estimations, sont pris en compte dans le système.
Tout changement dans un document à travers une chaîne de relations est jeté dans tous les autres documents et transformé en tâches pour vérifier ces documents. Autrement dit, dans le cadre du projet de construction, nous avons une centrale diesel de secours, qui fournira de l'électricité à notre installation en cas d'urgence. Pour la construction de cette centrale diesel de secours, un ensemble de documentation de travail est en cours de préparation, qui se compose de dessins (par exemple, renfort de mur, toiture, etc.) et d'estimations pour la mise en œuvre de ces dessins. Et si dans le dessin pour le renforcement des murs, nous avions un treillis métallique, mais pour une raison quelconque, il a été changé en un treillis en fibre de verre, alors l'estimation devrait être recalculée - le système le rappelle, car ce sont des documents d'un ensemble. De plus, l'employé responsable des modifications et ses collègues voient le délai de modification et le nom de la personne responsable.
Ce qui est cool dans un tel flux de travail, c'est de visualiser les dessins directement sur le navigateur. C'était très facile pour nous de le faire, car c'est déjà le XXIe siècle dans la cour, et nous pouvons convertir différents formats en images. Mais pour les architectes, cela s'est avéré être une caractéristique décisive, ce qui a permis de gagner beaucoup de temps:
Parallèlement au bâtiment en construction, d'autres types de documents pour les systèmes et équipements utilisés dans notre établissement arrivent. Ces documents sont également saisis dans le système en référence au système ou à l'équipement spécifique: passeports, spécifications techniques, programmes de tests, etc.:
En conséquence, l'objet est terminé et vous obtenez immédiatement un ensemble complet de documentation. Parce que n'importe quel morceau de papier a été correctement pris en compte et attaché.
Le dernier type de documents après la mise en service est la documentation exécutive. C'est ainsi que l'objet est vraiment construit. Tout va bien dans notre tour sombre, et les architectes sont des héros. Mais sur d'autres, pas aussi grandes que les nôtres, des choses se produisent. Il y avait un cas, dans le dessin, la balustrade a bloqué la porte. Dans un autre endroit, le pont a été jeté. Là, la fenêtre a été déplacée.
Tous ont besoin de certificats d'acceptation de différentes commissions. Les commissions cherchent à s'assurer que tout est conforme à la norme et ne va pas très loin du projet pour lequel elles ont donné un permis de construire. Par exemple, les câbles ont été mal posés - c'est normal. Et si au lieu d'une tour une douzaine de chalets s'avéraient, reliés par des tunnels souterrains, alors il n'y aura pas de conclusion. Et vous devez tout démolir. Il y a des exemples à Sotchi, où ils démolissent un bâtiment résidentiel construit sur les rives de la rivière, dans différentes villes, il y a des exemples de démantèlement des étages supérieurs de gratte-ciel (une fois convenu 30, mais pour une raison quelconque, il s'est avéré 33 ou 48) et ainsi de suite.
Démarrage
Ensuite, nous devons tester notre tour. Les systèmes et équipements individuels sont testés selon leur propre programme et leur interaction complexe. Si la tour offre une ouverture normale de la transition entre les mondes (excusez-moi, la pression de l'eau) et s'inscrit dans les normes, alors tout est en ordre.
La mise en service a son propre calendrier de travail, similaire à la coordination des programmes, des documents de reporting sont générés - tous ces processus sont pris en compte dans le STDO.
Fonctionnement
La documentation exécutive est transférée à l'exploitation. Pour commencer les travaux sur l'installation construite, des documents réglementaires et opérationnels sont nécessaires. Ils sont également approuvés et approuvés, mais par d'autres personnes qui ne sont pas liées à la construction. Néanmoins, STDO dispose également d'une telle fonctionnalité.
Les documents en cours d'exploitation sont périodiquement modifiés et comportent également une période de révision (lorsque la personne responsable du document doit vérifier que toutes les modifications ont bien été apportées au document). Les employés sont informés des modifications, du remplacement ou de l'annulation du document, qui doivent être guidés par ce document réglementaire ou opérationnel dans le cadre de leur travail. Généralement, quelques mois avant la date limite de révision, la notification est envoyée à l'agent responsable qui est responsable de la pertinence du document. Cela ressemble à ceci:
Qu'est-ce qui est important pour ceux qui tiennent des registres?
Même le ranger Dark Tower de STDO a un lieu de travail où il voit tous ses documents, des numérisations des originaux, toutes les révisions et discussions, l'historique du changement de documents, le calendrier de la documentation et ses tâches spécifiques.
Le système est également capable d'envoyer des notifications et s'intègre avec le courrier - c'est-à-dire qu'il ne vous laissera pas manquer des changements et des délais importants, peu importe comment vous l'aimez.
- Interface Les dessins sont développés dans des «machines à dessiner» professionnelles et multifonctionnelles. Et le format léger que nous avons utilisé dans STDO vous permet de coordonner facilement ces dessins, d'apporter des modifications, de suivre la version actuelle. Fonction Killer - travailler avec des dessins à partir du navigateur (révision du dessin sans AutoCAD et Archicad).
- Échange d'informations avec les contractants. C'est important. En vertu de cela, les portails sont fabriqués par différents fournisseurs pour de tels logiciels. Une livraison d'une version de documents peut prendre plusieurs DVD. Il est techniquement difficile de télécharger, télécharger, télécharger pendant une longue période, le téléchargement peut être interrompu. Et tellement de fois plus facile.
- Formation automatique de la structure de la documentation du projet.
- Création automatique de fiches de documents basées sur des descriptions de modèles de documents (au format Excel ou Word). Après le téléchargement, les données d'un tel inventaire seront triées dans des fiches de documents dans le système - les attributs seront remplis, les fiches seront placées dans la structure souhaitée et les fichiers seront liés (pour cela, les fichiers doivent être placés dans un dossier réseau spécial auquel le système a accès). Cela réduit les inconvénients ou les coûts d'échange.
- La présence d'une chaîne de liens entre des documents de différents types: conception - travail - exécutif, leur relation avec la mise en service, documentation d'usine. Dans le système, vous pouvez également sélectionner n'importe quel équipement (par exemple, une pompe) et sélectionner tous les documents dans lesquels il apparaît: un dessin, son passeport, les spécifications techniques, les spécifications, la documentation de réparation, etc.
- Stockage en un seul endroit de tous types et tout le volume de documentation qui sera transmis pour examen aux autorités externes, ainsi que utilisé dans le fonctionnement de l'installation.
- Affichez toutes les versions des documents, une liste de commentaires et de réponses à ces derniers.
- Mise à jour de toute la documentation à temps et à travers une chaîne d'interdépendances.
- Chaque utilisateur impliqué dans le processus de travail avec un document a toujours une version à jour avec la possibilité de visualiser les itérations précédentes.
La plupart des principaux fabricants de logiciels de conception offraient d'une manière ou d'une autre certaines de ces fonctionnalités dans leurs packages. Mais leurs décisions sont pour la plupart en retard par rapport aux réalités de ce qui est nécessaire dans les installations, mais aussi par rapport à nos réalités russes. Les logiciels spécialisés sont plus matures et prêts.
C'est ainsi que les tours sombres sont conçues, construites, puis exploitées dans notre pays presque numérique.
Les références
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Prise de vue 3D architecturale•
Systèmes BIM• Mon mail: ecm@croc.ru