Nous avons écrit à plusieurs reprises sur la façon dont nos technologies aident
diverses organisations et même
des États entiers à traiter les informations de tout type de document et à saisir des données dans des systèmes comptables. Aujourd'hui, nous vous expliquerons comment
ABBYY FlexiCapture a été mis en œuvre dans l'une des plus grandes sociétés énergétiques russes. Pour plus de commodité, nous l'appelons la "Big Company".
Imaginez-vous en tant que comptable régulier. Nous comprenons, ce n'est pas facile, mais essayez quand même. Chaque jour, vous recevez une énorme quantité de factures papier, de factures, de certificats, etc. Et surtout beaucoup - les jours précédant le signalement. Tous les détails et montants doivent être vérifiés rapidement et soigneusement, réimprimés et saisis dans le système comptable, effectuer manuellement les transactions et envoyer les documents aux archives, afin qu'ils puissent ensuite être soumis aux vérificateurs internes, au service fiscal, aux autorités de réglementation tarifaire et autres pour vérification à temps. Est-ce difficile? Mais c'est une pratique commerciale de longue date qui existe dans de nombreuses entreprises. Avec la Big Company, nous avons simplifié ce travail minutieux et l'avons rendu plus pratique. Si vous êtes intéressé par comment c'était, bienvenue à cat.
La Big Company à Moscou a de nombreuses succursales. L'entreprise achète de nombreux équipements et services pour l'activité économique: environ 2000 achats par an. Les formalités administratives dans chaque unité initiant l'approvisionnement sont effectuées par des employés spéciaux - conservateurs de contrats.
Comment est l'exécution des contrats dans une grande entreprise? Lorsque les conservateurs concluent un accord, ils reçoivent de nombreux documents papier importants des contreparties: lettres de voiture, certificats de service, factures, certificats, etc. Habituellement, le conservateur numérise les documents commerciaux, puis joint les numérisations à la commande dans le système de gestion des ressources d'entreprise. Le contrôleur financier vérifie manuellement toutes les données. Après cela, le conservateur apporte les documents originaux au service comptable. Ou un service de messagerie le fait, et le déplacement des documents peut prendre plus de temps - de quelques heures à quelques jours.
Et tout irait bien, mais dans la Big Company, comme dans beaucoup d'autres sociétés:
- Les articles peuvent être soumis à la comptabilité plusieurs jours avant le rapport. Les comptables doivent ensuite passer la nuit et dormir sur le lieu de travail. Il est nécessaire de vérifier manuellement si tous les comptes, factures, etc. sont correctement remplis. Ensuite, si tout est correct, l'employé réimprime les données dans le système comptable et effectue des écritures. Dans le même temps, 90% du temps du comptable est la réimpression de données - détails, montants, dates, numéros d'articles, etc. De ce fait, il y a un risque de se tromper.
- Les documents peuvent déjà contenir des erreurs. Et parfois, il n'y a pas assez de comptes ou de certificats. Parfois, cela est clarifié dans les derniers jours avant de signaler. Pour cette raison, le délai d'approbation des documents peut être retardé.
- Après affichage, les comptables stockent les factures, les factures et les actes dans des archives papier et électroniques distinctes. Pourquoi cela cause-t-il des difficultés? Lorsque le prochain audit d'État ou fiscal arrive à la comptabilité, les employés doivent chercher des documents pendant une longue période.
Comme précédemment, le schéma comptable de la Grande Entreprise ressemblait à:
Big Company a été la première dans le secteur de l'énergie à décider de reconstruire et de simplifier ce programme afin de conclure des accords et de soumettre des rapports plus rapidement, pour mieux évaluer les changements du marché lors des achats et planifier sa stratégie financière. Seul, il n'a pas été facile de modifier le schéma de travail comptable établi de longue date, si bien que l'entreprise a décidé de le transformer avec son partenaire ABBYY.
Aussitôt dit, aussitôt fait
L'équipe de spécialistes
ABBYY a introduit la plate-forme universelle
ABBYY FlexiCapture pour le traitement intelligent des informations dans Big Company et a mis en place:
- Descriptions flexibles (modèles d'extraction de données) pour le traitement des documents. À propos de ce que c'est et pourquoi c'est nécessaire, nous avons parlé en détail d'Habré ici et ici . «Big Company» traite à l'aide d'une solution plus de 30 types de documents (par exemple, un certificat d'équipement installé ou un certificat de rémunération d'agent) et en extrait plus de 50 attributs (numéro de document, montant total avec TVA, nom de l'acheteur, du vendeur, de l'entrepreneur, de la quantité de marchandises et etc.);
- connecteur pour la vérification et le téléchargement des données, qui connectait ABBYY FlexiCapture, SAP et OpenText. Grâce au connecteur, il est devenu possible de vérifier automatiquement les données de la commande et du contrat pour différents répertoires. Nous en parlerons ci-dessous;
- exportation de documents vers une archive électronique basée sur OpenText. Désormais, toutes les numérisations de documents sont stockées au même endroit;
- Rédiger des écritures comptables dans SAP ERP avec des liens pour numériser des documents.
Ensuite, les employés d'ABBYY et de Big Company ont développé un formulaire de recherche afin que le comptable puisse rapidement trouver les comptes importants par n'importe quel attribut dans les archives électroniques et les fournir pour les contrôles fiscaux.
La recherche est possible selon 26 critères différents (l'image est cliquable):
Après que la grande entreprise ait testé avec succès l'ensemble du système, il a été mis en service. L'ensemble du projet, y compris l'approbation, la clarification et le raffinement, a été mis en œuvre en 10 mois.
Le plan de travail après l'introduction d'ABBYY FlexiCapture dans la grande entreprise:
Il vous semble que rien n'a changé? Oui, le processus métier est resté le même, c'est juste que la machine remplit désormais la plupart des fonctions.
Publication terminée!
Comment ça va maintenant? Supposons que le curateur du contrat ait reçu un ensemble de documents principaux sur un accord pour la fourniture de pompes pour une centrale thermique ou, par exemple, la construction de réseaux de chauffage. Le spécialiste n'a plus besoin de vérifier l'intégralité et le contenu des documents lui-même, d'appeler le coursier et d'envoyer les documents originaux au service comptable. Le conservateur scanne simplement l'ensemble signé des documents primaires, puis la technologie reprend l'affaire.
À l'aide d'un système de numérisation en réseau, un employé envoie des numérisations au format TIFF ou PDF vers son dossier actif ou par courrier. Il ouvre ensuite la station Web d'entrée ABBYY FlexiCapture et sélectionne le type de jeu de documents à traiter. Par exemple, «achat de travaux / services avec honoraires d'agent», «réception de ressources matérielles et techniques (MTR)» ou «comptabilité immobilière».
Le type et le nombre de types de documents et de données nécessaires que le système doit classer, reconnaître et vérifier dépend du type de kit.
Le conservateur télécharge les scans pour la reconnaissance. Le système vérifie automatiquement la disponibilité de tous les documents, le contenu de chaque papier et le serveur reconnaît les détails - la date du contrat, le montant, l'adresse, le TIN, le KPP et d'autres données. Soit dit en passant, Big Company est la première société d'énergie en Russie à utiliser cette approche.
Si le conservateur n'a pas téléchargé tous les documents ou si certaines données ne sont pas indiquées sur une lettre de voiture, le système le remarque et demande immédiatement à l'employé de corriger l'erreur:
Le système jure et demande d'ajouter les documents manquants (ci-après les captures d'écran sont cliquables):
Le système a remarqué que le document a expiré:
Ainsi, l'employé n'a plus besoin de déterminer si le document est correctement exécuté. Si tout est correct, puis directement sur la station Web d'entrée, la plupart des vérifications de données sont effectuées automatiquement. Entrez simplement le numéro de commande spécifié dans SAP ERP. Après cela, les données reconnues sont comparées aux informations traitées dans SAP: TIN et point de contrôle de la contrepartie, numéros et montants des contrats, TVA, nomenclature des produits ou services. Le traitement et la vérification d'un document ne prennent que quelques minutes.
Selon les détails - TIN et PPC - vous pouvez sélectionner l'entreprise dans le répertoire:
S'il y a une erreur dans la facture ou la facture, elle ne sautera pas le document pour l'exportation vers l'archive. Par exemple, si le document est mal composé ou si l'un des caractères n'est pas reconnu correctement, le système l'indiquera et demandera à l'employé de corriger toutes les inexactitudes. Voici un exemple:
Le système a révélé que CJSC Vasilek n'était pas inclus dans la liste des fournisseurs de la grande entreprise.
Cela permet aux employés de suivre les erreurs avant même que le document ne soit entré dans le service comptable.
Si tous les contrôles sont réussis, la copie numérisée du document est envoyée en un clic aux archives électroniques OpenText et un lien et une carte avec ses métadonnées apparaissent dans SAP. Le comptable ou le conservateur peut toujours chercher dans les archives électroniques une liste de documents pour l'ordre souhaité et des informations sur qui, dans quel délai, avec quel résultat les documents ont été traités.
Petr Petrovich a examiné les archives électroniques, ...
... pour voir qui a téléchargé les documents de la commande n ° 1111.
Après avoir téléchargé des données et des numérisations d'ABBYY FlexiCapture vers SAP, un brouillon de publication apparaît avec des données préremplies et des liens pour numériser des images de documents.
Projet de câblage:
Ensuite, le comptable reçoit une alerte par courrier électronique avec un lien vers le brouillon terminé et numérise. Le spécialiste n'a plus besoin de souffrir avec le papier. Il ne peut vérifier en scans que le montant total de la transaction, la présence d'un sceau, d'une signature et d'un courrier. Le comptable passe maintenant moins d'une minute sur elle.
Résumé du projet
- En utilisant les technologies ABBYY, Big Company a simplifié et accéléré non seulement la comptabilité, mais aussi le contrôle financier. Pour effectuer une publication, les employés n'ont plus besoin d'attendre le courrier avec les documents originaux - un seul clic pour obtenir une numérisation avec des données déjà vérifiées des archives électroniques. Certes, un document papier est toujours nécessaire. Mais maintenant, il peut être envoyé à la comptabilité plus tard. Lorsqu'il y arrivera, l'employé mettra une coche dans le système comptable «Original reçu».
- Les employés reçoivent immédiatement toutes les données nécessaires sur la transaction à partir d'analyses, effectuent des transactions en temps opportun et préparent tous les documents pour les rapports à l'avance. Désormais, ils n'ont plus peur des contrôles internes ou externes.
- Les comptables effectuent les transactions financières 3 fois plus rapidement et Big Company clôt la période de reporting 10 jours plus tôt.
- Toutes les succursales de la Big Company stockent les documents comptables dans une seule archive électronique. Grâce à cela, vous pouvez retrouver n'importe quelle facture, contrat ou acte de travail effectué, ainsi que leurs attributs (montant, TVA, nomenclature de produit ou de service) 4 fois plus rapidement qu'auparavant.
- La solution traite plus de 2,6 millions de pages de documents par an.
Au lieu d'une conclusion
Big Company utilise
ABBYY FlexiCapture depuis 2 ans et a collecté des statistiques pendant cette période. Il s'est avéré que les comptables effectuent 95% des écritures sans apporter de modifications aux ébauches. Et cela signifie qu'à l'avenir, ces transactions pourront être ignorées de manière entièrement automatique. Il se trouve que ce produit était en fait la première étape de l'entreprise sur la voie de l'introduction d'éléments «d'intelligence artificielle» dans les processus commerciaux de l'entreprise: la grande entreprise développe son propre programme.
D'autres sociétés russes automatisent également le travail de comptabilité: rendez-le plus simple et plus pratique. Par exemple, avec l'aide des technologies ABBYY, le service de contrôle financier de
Khlebprom reçoit les informations commerciales importantes 2 fois plus rapidement et passe 20% de temps en moins à trouver les factures et lettres de voiture nécessaires. Les technologies intelligentes de traitement de l'information aident le personnel comptable de l'exploitation
Rust à trouver instantanément les documents financiers nécessaires lors des contrôles fiscaux de masse. En 2019, les spécialistes de l'entreprise prévoient de traiter environ 10 millions de pages de documents.
Elizaveta Titarenko,
Rédacteur du blog d'entreprise ABBYY