Même si la conception de l'interface du client Web Zimbra est intuitive, elle en cache encore plusieurs pas si évidentes, mais capable d'améliorer considérablement l'un ou l'autre aspect du travail avec la suite de puces Zimbra Collaboration. Nous avons préparé pour vous trois fonctionnalités Zimbra utiles qui vous seront sûrement utiles.
CalendrierL'une des fonctions les plus importantes du système de collaboration est un agenda synchronisé, qui permet aux gestionnaires de gérer le temps de leurs subordonnés aussi efficacement que possible, de définir des tâches et également de planifier des réunions et des réunions à un moment convenable pour tout le monde. C'est pourquoi l'accès rapide à l'agenda est l'une de ces choses qui peuvent augmenter considérablement la productivité des employés.
La possibilité de voir rapidement votre emploi du temps est également disponible à Zimbra. Il est implémenté sous la forme de la fonction «Calendrier» intégrée - une petite fenêtre avec les jours du mois en cours, qui vous permet de voir votre emploi du temps pour un jour particulier ou d'ajouter un nouvel événement à votre agenda directement depuis la fenêtre principale du client Web Zimbra. Ainsi, en faisant un clic gauche sur la date souhaitée dans le calendrier, vous verrez immédiatement votre emploi du temps pour cette journée, et en cliquant dessus avec le bouton droit de la souris, vous pouvez créer un nouveau rendez-vous pour cette journée.
L'affichage «Calendrier» est activé par défaut, cependant, si vous le souhaitez, il peut être désactivé dans la section «Journal» des paramètres du client Web Zimbra.
Vérification orthographique forcéeLa correspondance commerciale doit être compétente. Lorsque vous communiquez avec des gens qui ne vous voient pas, c'est l'écriture lettrée qui vous permet de faire une première impression agréable. En plus des fautes de frappe lors de la frappe, des erreurs peuvent se glisser dans un e-mail lors de la copie et du collage de morceaux de texte prêts à l'emploi dans lesquels rarement personne ne lit lors de l'envoi. Zimbra peut vous aider à éviter les erreurs d'écriture.
Dans les paramètres du client Web Zimbra, vous pouvez trouver une fonction appelée «Assurez-vous de vérifier l'orthographe avant d'envoyer un message», qui fonctionne exactement comme vous le pensiez. Après avoir cliqué sur le bouton «Envoyer», le client Web vérifie l'orthographe du texte de la lettre et affiche un avertissement concernant les erreurs trouvées et propose d'ignorer les erreurs ou de les corriger.
Comme toute vérification orthographique automatique, cette fonction ne garantit pas une alphabétisation à 100% dans les lettres sortantes, mais elle peut réduire considérablement le nombre de fautes de frappe et d'orthographe dans la correspondance commerciale, ce qui signifie un effet positif sur l'image de l'entreprise dans son ensemble.
Flux d'actionsPratiquement dans toute entreprise, il existe une boîte aux lettres spéciale pour recevoir des lettres contenant des appels, des offres de coopération, etc. Les spécificités du fonctionnement de cette boîte aux lettres impliquent que le filtrage du courrier qui y parvient soit minimal ou totalement absent. Dans le même temps, quelqu'un devrait parcourir toutes les lettres reçues et, déchirant des tonnes de spam, rechercher des lettres de personnes vivantes. Et plus il y a de lettres à une telle boîte aux lettres, plus le temps de travail précieux de la personne responsable passe à voir une telle boîte aux lettres. De plus, le nettoyage des boîtes aux lettres de divers types d'envois et de spam peut être réclamé par des employés ordinaires. Existe-t-il un moyen d'optimiser ce processus douloureux à Zimbra? En fait, oui. La fonction intégrée «Flow of Action», qui filtre le courrier côté client, nous y aidera.
Le "Flux d'actions" vous permet de créer un dossier séparé dans le courrier de l'utilisateur, qui recevra automatiquement des lettres correspondant aux filtres que vous avez définis. Par exemple, la fonctionnalité intégrée du client Web Zimbra vous permet de reconnaître et d'envoyer automatiquement des messages marketing au «flux d'actions»; Messages reçus via des listes de diffusion Messages dans lesquels votre adresse n'est pas indiquée dans le champ À ou Cc; ainsi que les personnes qui ne figurent pas dans votre liste de contacts. Pour cette raison, beaucoup moins de lettres seront accumulées dans la boîte de réception, tandis que les lettres accumulées dans le flux d'actions peuvent être consultées sans trop de bruit à la fin de la journée de travail et répondre à celles qui sont de nature commerciale.
En plus des quatre options énumérées ci-dessus, le «Flux d'actions» vous permet de faire des réglages plus fins pour filtrer les lettres. Par exemple, vous pouvez créer un dossier séparé pour les lettres marketing, un dossier séparé pour les lettres reçues d'expéditeurs qui ne figurent pas dans la liste de contacts, etc. Après avoir appliqué les filtres sélectionnés, les dossiers créés seront automatiquement remplis de lettres, vous permettant de recevoir uniquement des e-mails vraiment importants dans la boîte de réception.
Pour toutes questions relatives à la Suite Zextras, vous pouvez contacter le représentant de Zextras Katerina Triandafilidi par e-mail katerina@zextras.com