C'était en 2013. Je suis venu travailler dans l'une des sociétés de développement créant des logiciels pour les utilisateurs privés. Ils m'ont dit des choses différentes, mais je m'attendais surtout à voir ce que j'ai vu: 32 machines virtuelles exceptionnelles sur le VDS alors indécemment cher, trois licences Photoshop "gratuites", 2 Corel, une alimentation de téléphonie IP payante et inutilisée, etc. Au premier mois, j'ai «déprécié» l'infrastructure de 230 000 roubles, au second de près de 150 (milliers), puis l'héroïsme a pris fin, l'optimisation a commencé et, par conséquent, nous avons économisé un demi-million pendant six mois.
L'expérience nous a inspirés et nous avons commencé à chercher de nouvelles façons d'économiser. Maintenant je travaille dans un autre endroit (devinez où), donc avec une conscience claire je peux raconter mon expérience au monde. Et vous partagez, rendons l'infrastructure informatique moins chère et plus efficace!
"La dernière couche a été arrachée à vos coûts pour les serveurs, les licences, les actifs informatiques et l'externalisation", grommela le directeur financier et exigea la planification et la budgétisation1. Soyez ennuyeux - plan et budget
Budgétiser votre environnement informatique pour votre entreprise est ennuyeux et la réconciliation est même dangereuse par endroits. Mais le fait d'avoir un budget presque garanti vous protège de:
- réduire les coûts de développement du parc matériel et logiciel (bien qu'il y ait des optimisations trimestrielles, vous pouvez y défendre votre position)
- mécontentement du directeur financier ou de la comptabilité au moment de l'achat ou de la location du prochain élément d'infrastructure
- la colère du gestionnaire face aux dépenses imprévues.
La budgétisation est nécessaire non seulement dans les grandes entreprises - littéralement dans toutes. Rassemblez les exigences en matière de logiciels et de matériel de tous les services, calculez les capacités requises, tenez compte de la dynamique des changements dans le nombre d'employés (par exemple, votre centre d'appels ou votre soutien augmente pendant la saison occupée et diminue pendant la saison libre), justifiez les dépenses et élaborez un plan budgétaire par périodes ( idéal - pendant des mois). Ainsi, vous saurez exactement combien d'argent vous recevrez pour vos tâches gourmandes en ressources et optimiserez les coûts.
2. Utilisez le budget correctement
Une fois le budget convenu et signé, il y a une tentation infernale de redistribuer les coûts et, par exemple, de gonfler tout le budget dans un serveur coûteux sur lequel vous pouvez déployer tous les DevOps avec surveillance et passerelles :-) Dans ce cas, vous pouvez vous retrouver dans un mode de pénurie de ressources pour le reste tâches et obtenir des dépassements. Par conséquent, concentrez-vous uniquement sur les besoins réels et les tâches commerciales, pour la solution desquels la puissance de calcul est nécessaire.
3. Mettez à niveau le serveur à temps
Les serveurs de fer obsolètes, ainsi que les serveurs virtuels, n'apportent aucun avantage à l'organisation - ils soulèvent des questions en termes de sécurité, de vitesse et d'intelligence. Vous passez plus de temps, d'efforts et d'argent pour compenser les fonctionnalités manquantes, pour éliminer les problèmes de sécurité, pour certains correctifs pour accélérer. Par conséquent, mettez à jour vos ressources de fer et virtuelles - par exemple, vous pouvez le faire dès maintenant avec notre campagne
"Turbo VPS" , les prix n'ont pas honte de s'afficher sur Habré.
Soit dit en passant, j'ai souvent rencontré des situations où le serveur de fer au bureau était une solution complètement injustifiée: la plupart des petites et moyennes entreprises peuvent résoudre tous les problèmes de capacités virtuelles et économiser beaucoup d'argent.
4. Optimiser le travail des utilisateurs ordinaires
Encouragez tous vos utilisateurs à
économiser de l'électricité en utilisant soigneusement l'infrastructure. Voici des exemples de dépassements côté utilisateur typiques:
- Installer des applications inutiles sur le principe de "l'ensemble du département" - les utilisateurs sont invités à livrer un logiciel en tant que voisin, car il est nécessaire ou forme simplement une application telle que "7 licences Photoshop pour le département de conception". Dans le même temps, quatre travaillent dans le département de conception avec Photoshop, et les trois autres sont des typographes, et l'utilisent une fois tous les six mois. Dans ce cas, il est préférable d'acheter 4 licences et 1 à 2 tâches par an à résoudre avec l'aide de collègues. Mais le plus souvent, cette histoire se produit avec les logiciels de bureau (en particulier, MS Office, dont tout le monde a absolument besoin). En fait, la grande majorité des employés peuvent se débrouiller avec des éditeurs open source ou des documents Google pratiques.
- Les utilisateurs prennent des ressources virtuelles et mangent méthodiquement toutes les capacités louées - par exemple, les testeurs aiment créer des machines virtuelles chargées et oublient au moins de les payer, les développeurs ne dédaignent pas cela non plus. La recette est simple: partir, éteindre tout le monde :-)
- Les utilisateurs utilisent les serveurs de l'entreprise comme un stockage de fichiers global: télécharger des photos (en RAW), des vidéos, télécharger des gigaoctets de musique, en particulier les invétérés peuvent même créer un petit serveur de jeu à capacité de travail (nous avons condamné ces serveurs sur un portail d'entreprise sous une forme humoristique - cela a fonctionné très cool).
- Chers employés dans tous les sens, ils font glisser des logiciels piratés au travail, et les voici, des amendes, des problèmes avec la police et les vendeurs. Travaillez avec les accès et les politiciens car ils les feront tout de même glisser, même si vous envoyez des discours larmoyants dans la cafétéria de l'entreprise et rédigez des affiches de motivation.
- Les utilisateurs considèrent qu'ils ont le droit d'exiger tout outil qui leur convient. Donc, dans mon arsenal, je louais Trello, Asana, Wrike, Basecamp et Bitrix24. Parce que chaque chef de projet a choisi un produit pratique ou familier pour son département. En conséquence, 5 solutions de support, 5 étiquettes de prix différentes, 5 comptes, 5 places de marché et réglages différents, etc. Vous n'avez pas besoin d'intégration, d'unification et d'automatisation de bout en bout - hémorroïdes cérébrales continues. En conséquence, en accord avec le général, j'ai fermé le banc, choisi Asana, aidé à migrer les données, j'ai moi-même formé de féroces collègues et économisé beaucoup, y compris la force et les nerfs.
En général, négociez avec les utilisateurs, formez-les, menez un programme éducatif et tâchez de faciliter à la fois eux et leur travail. En fin de compte, ils vous seront reconnaissants pour l'ordre dans les affaires, et les dirigeants - pour la réduction des coûts. Eh bien, probablement, mes chers pros Habré, vous avez remarqué que la solution à ces problèmes n'est rien d'autre que la formation de la sécurité de l'information d'entreprise. Pour cela, merci à l'administrateur système (vous ne vous remercierez pas ...).
5. Combinez des solutions cloud et de bureau
En général, sur la base du fait que je travaille en tant que fournisseur d'hébergement et à la fin de l'article, je suis plein de désir de vous parler de la vente cool de capacités de serveurs pour des entreprises de toute taille, je dois brandir le drapeau et crier "Tout le monde dans les nuages!". Mais alors je vais pécher contre mes qualifications d'ingénieur et ressembler à un agent de commercialisation. Par conséquent, je vous invite à aborder le problème avec sagesse et à combiner des solutions cloud et de bureau. Par exemple, vous pouvez louer un système CRM cloud en tant que service (SaaS), et selon le livret, cela coûte 1000 r. par utilisateur et par mois - quelques centimes (j'oublierai le problème d'implémentation, sur Habré c'était déjà le cas). Ainsi, en trois ans, vous dépenserez 360 000 roubles pour 10 employés, pour 4 - 480 000, pour 5 - 600 000, etc. Dans le même temps, vous pouvez mettre en œuvre le CRM de bureau en payant des licences compétitives (+100 aux économies) pour environ 250 000 roubles. et servez-le comme le même Photoshop. Parfois, les avantages sur une période de 2 à 5 ans sont vraiment impressionnants.
Et vice versa, les technologies cloud vous permettent souvent d'économiser sur le matériel, les salaires des ingénieurs, les problèmes de protection des données (mais ne les économisez pas du tout!), Et la mise à l'échelle. Les fonds cloud sont faciles à connecter et à déconnecter, les coûts cloud ne correspondent pas aux coûts d'investissement de l'entreprise - en général, il y a beaucoup d'avantages. Choisissez des solutions cloud lorsqu'elles sont justifiées en termes d'évolutivité, de vitesse et de flexibilité.
Considérez, combinez et choisissez des combinaisons gagnantes - je ne donnerai pas de recette universelle, elles sont les leurs pour chaque entreprise: quelqu'un refuse complètement les nuages, quelqu'un construit toute l'entreprise dans les nuages. Soit dit en passant, ne refusez jamais les mises à jour logicielles (même payantes) - en règle générale, les développeurs de logiciels d'application pour les entreprises déploient des versions plus stables et fonctionnelles.
Et une autre règle pour les logiciels: se débarrasser des anciens logiciels qui apportent moins qu'ils ne consomment pour la maintenance et le support. Il existe déjà un analogue sur le marché.
6. Évitez la duplication de logiciels
J'ai déjà parlé de cinq systèmes de gestion de projet dans mon zoo informatique, mais je vais le mettre dans un paragraphe séparé. Ils ont abandonné certains logiciels, choisi de nouveaux logiciels - n'oubliez pas d'arrêter de payer pour l'ancien, trouvé de nouveaux services d'hébergement - résilier le contrat avec l'ancien fournisseur s'il n'y a pas de considérations particulières. Suivez les profils d'utilisation des logiciels des employés et éliminez les logiciels inutilisés et en double.
Idéalement, si vous disposez d'un système de surveillance et d'analyse des logiciels installés, vous pouvez voir les doublons et les problèmes fonctionner automatiquement. Soit dit en passant, ce type de travail aide l'entreprise à éviter la duplication et la répétition des données - parfois la recherche de celui qui a foiré prend trop de temps.
7. Combinez l'infrastructure d'application et les périphériques
Mais qui considère ces consommables: cartouches, lecteurs flash, papier, chargeurs, UPS-shki, imprimantes, etc. disques tubulaires. Mais en vain. Commencez par le papier et les imprimantes - analysez les profils d'impression et créez un réseau d'imprimantes ou de MFP avec accès public, vous serez surpris de la quantité de papier et de cartouches économisées et du coût d'impression d'une seule feuille qui diminuera. Et non, ce n'est pas du mal, c'est une optimisation d'un processus important. Personne n'interdit de dactylographier des guides et des essais sur du matériel de bureau, mais imprimer des livres qui sont regrettables à acheter ou peu disposés à lire à l'écran, c'est trop.
Ensuite - ayez toujours un stock de consommables que vous achetez auprès de fournisseurs à prix réduit afin qu'en cas de problèmes avec l'équipement, vous ne deviez pas acheter exorbitant au magasin de technologie le plus proche. Surveillez la dépréciation et l'usure, gardez des registres et formez un fonds de remplacement - au fait, c'est bien d'avoir un fonds de remplacement pour l'équipement de bureau de base. Tout simplement parce que vous ne serez pas félicité pour les temps d'arrêt au travail, c'est aussi une perte d'argent, en particulier dans les sociétés de commerce et de services.
Quant à l'infrastructure appliquée, il existe deux principaux postes de coûts: Internet et communication. Lorsque vous choisissez un fournisseur, regardez les offres de forfaits, lisez les étoiles sur les tarifs, faites attention à la qualité de la communication et du SLA. Certains administrateurs décident de ne pas déranger et d'acheter, par exemple, la téléphonie IP dans un forfait avec un central téléphonique virtuel payant, qui reçoit également un abonnement mensuel. Ne soyez pas paresseux, n'achetez que du trafic et apprenez à travailler avec Asterisk - c'est le meilleur de ce qui a été créé dans le domaine du PBX et une solution presque sans tracas pour les tâches commerciales des petites et moyennes entreprises (si vous avez des mains directes).
8. Documenter et créer des instructions pour les employés
C'est de la paresse et c'est nécessaire. Premièrement, il vous sera plus facile de travailler, et deuxièmement, l'adaptation des débutants sera transparente. Enfin, vous savez vous-même que votre infrastructure est à jour, complète et en parfait état. Composez des consignes de sécurité, des manuels courts pour les utilisateurs, une FAQ, décrivez les règles et réglementations pour l'utilisation de l'équipement de bureau. Une instruction matériellement existante est beaucoup plus convaincante que des mots, vous pouvez toujours vous y référer. Ainsi, vous pouvez envoyer un lien vers un document avec toute question pertinente et ne pas accepter l'argument «Je n'ai pas été averti». Vous économisez donc beaucoup d'argent sur l'élimination des erreurs.
9. Utilisez les services d'externalisateurs
Même si vous avez un service informatique complet dans votre entreprise ou vice versa une petite infrastructure, il n'est pas honteux d'utiliser les services de sous-traitants. Pourquoi ne pas obtenir les services de professionnels chics qui se spécialisent dans quelque chose de compliqué, pour peu d'argent, c'est-à-dire sans acheter un tel spécialiste dans le personnel. Externaliser une partie de DevOps, les services d'impression, l'administration d'un site chargé, si vous en avez un, le support et un centre d'appels. Votre valeur n'en tombera pas, au contraire, vous bénéficierez d'une expertise supplémentaire dans le domaine des contacts avec des prestataires tiers.
Si votre responsable estime que l'externalisation coûte cher, expliquez-lui simplement combien il devra payer au spécialiste dédié. Ça marche vraiment.
10. Ne vous impliquez pas dans l'open source et votre développement
Je suis ingénieur, je suis développeur dans le passé et je crois vraiment que c'est l'open source qui sauve le monde - que sont les bibliothèques, les systèmes de surveillance, les systèmes de gestion de serveurs, etc. Mais si votre entreprise décide d'acheter un CRM open source, un ERP, un ECM, etc. ou le patron à la réunion hurle que vous allez entailler votre facturation sur votre genou, sauver le navire, il va aux récifs. Voici les arguments pour affronter un leader inspiré au look brûlant:
- l'open source est mal pris en charge s'il s'agit d'un référentiel public ou est très cher s'il s'agit d'open source d'entreprises (SGBD, suites bureautiques, etc.) - vous paierez littéralement pour chaque question, demande et ticket;
- un spécialiste interne pour déployer un produit open source interne coûtera très cher en raison de sa rareté;
- les améliorations de l'open source peuvent être sévèrement limitées par les connaissances, les compétences ou même les licences;
- avec l'open source vous ne démarrez pas très longtemps et il vous sera trop difficile de l'adapter aux processus métiers.
Inutile de dire que son propre développement est un événement très long et coûteux? D'après ma propre expérience, je dirai qu'il faut trois ans pour travailler sur un prototype fonctionnel qui répond aux exigences de l'entreprise et la possibilité de laisser les utilisateurs y travailler. Et puis, si vous avez une bonne équipe de programmeurs (vous pouvez consulter les salaires sur «My Circle» - les conclusions vous seront demandées).
Je vais donc être banal et répéter: considérez toutes les options.
Donc, je vais résumer brièvement pour m'assurer que je n'ai rien oublié:
- compter l'argent - comparer différentes options, considérer les facteurs, comparer;
- s'efforcer de réduire le temps de maintenance et de formation des utilisateurs, de réduire le risque d '«interférence insensée»;
- essayer de consolider et d'intégrer la technologie - une architecture élancée et une automatisation de bout en bout décident;
- investir dans le développement informatique, ne pas vivre avec des technologies obsolètes - ils vont aspirer de l'argent;
- corréler la demande et la consommation de ressources informatiques.
Vous pouvez vous demander - pourquoi économiser l'argent de quelqu'un d'autre, puisque le bureau paie? La question logique! Mais votre capacité à optimiser les coûts et à gérer efficacement les actifs informatiques est avant tout votre expérience et votre profil en tant que professionnel. Nous savons tous comment faire des bonbons à partir de matériaux improvisés :-)
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