La communication au sein de l'entreprise est l'affaire de tous

Une stratégie de communication interne bien pensée est la base d'une productivité élevée de l'équipe

Imaginez une réunion typique de toute l'équipe: quelqu'un prend des notes et pose des questions, quelqu'un est en retard et s'assoit, enterré dans le téléphone. Si en même temps vous êtes vous-même un leader, il est probablement désagréable pour vous de voir des écrans de smartphone éclairer les visages des employés. Mais si vous êtes un simple travailleur et que les informations fournies ne sont pas liées à vos tâches quotidiennes, il est plus facile de les ignorer. La situation décrite n'est qu'un exemple de la façon dont la communication au sein de l'entreprise peut être interrompue.

La communication interne est toute communication liée au travail au sein d'une organisation: des annonces générales aux conversations entre collègues. Si vous voyez la stratégie d'entreprise dans la communication interne, plutôt que sous la responsabilité d'une personne ou d'un service spécifique, cela aidera l'organisation à éliminer certains problèmes structurels et à créer une culture de confiance, de transparence et de cohésion.

James Harter et Amy Adkins du Gallup Institute ont écrit dans un article pour Harvard Business Review : «Souvent, la communication est le fondement d'une relation saine, y compris celle entre l'employé et le manager. [La communication continue] - en personne, par téléphone ou par voie électronique - est associée à un niveau d'engagement plus élevé. » Et plus l'implication est élevée, meilleur est le profit. L'Institut a récemment découvert que les entreprises avec une forte implication des salariés sur les dividendes par action devançaient leurs concurrents de 147%.

Et la bonne nouvelle est qu'absolument tout le monde peut jouer un rôle dans la formation d'une culture de communication ouverte au travail.

Traduit en Alconost


Auteur de l'image - Wanging Lee

Une bonne stratégie de communication interne commence par le leadership

Le service des ressources humaines et le personnel de direction peuvent communiquer quotidiennement avec les employés, mais ces derniers s'attendent à un flux d'information bidirectionnel avec la direction. Les réunions et les bulletins d'information à l'échelle de l'entreprise sont pratiques lorsque vous devez faire des annonces, mais si c'est le principal moyen de contacter les employés, ils peuvent se sentir aliénés .

Tout le monde veut être apprécié, donc en matière de communication interne, le plus important est l' accessibilité , la publicité et la transparence . Dans ce cas, plusieurs considérations doivent être gardées à l'esprit.

Les grosses annonces doivent d'abord être faites par vous

Il est peu probable que vous souhaitiez que les employés soient informés des événements majeurs (par exemple, une fusion ou un changement de direction) à partir d'une source externe (réseaux sociaux, sites d'actualités, etc.) pour la première fois. Si vous développez un plan d'alerte avant des changements majeurs, cela aidera à maintenir la confiance des employés et à améliorer leur réponse. Une étude de Slack Future of Work a révélé que les employés apprécient la transparence: 80% des employés veulent en savoir plus sur la façon dont les dirigeants prennent des décisions.

Personnalisation de la liste de diffusion

Une lettre magnifiquement conçue est excellente, mais il est tout aussi important de penser au contenu: les messages doivent être concis et faciles à lire, avec un minimum d'acronymes et de jargon. Lorsque vous vous asseyez pour écrire un texte d'annonce, essayez de le rendre un peu plus personnel. Posez-vous ces questions:

• Qu'est-ce qui vous optimise actuellement?
  
• Comment puis-je remercier les employés pour leur excellent travail?
  
• Revenons à votre expérience: quelque chose s'est-il passé dans votre vie personnelle ou professionnelle qui peut être lié à ce moment de la vie de l'entreprise?
  

Assurez-vous de toujours dire quand et comment les employés peuvent poser des questions et poursuivre la conversation.

Améliorez votre système de gestion des connaissances

Est-il facile pour les équipes de trouver les informations dont elles ont besoin pour travailler? Peut-être que les documents et les enregistrements de réunions sont perdus dans des dossiers de courrier électronique qui commencent déjà à ressembler à des poupées matriochka? Si trouver des informations et les partager dans une organisation devient un problème, il peut être utile d'évaluer l'efficacité du système de gestion des connaissances utilisé.

Les dirigeants doivent être constamment ouverts à la communication

Si vous êtes un leader, vous avez une idée claire des processus de travail de l’équipe et vous êtes prêt à les défendre. De plus, vous avez la possibilité d'améliorer la communication interne: pour cela, vous devez stimuler le feedback et agir en conséquence.

L'auteur à succès Jacob Morgan dans The Employee Experience Advantage dit ceci: «Il y a encore des endroits dans le monde où les employés ne sont pas invités à donner leur avis, à exprimer des idées et à ne pas les encourager à partager leurs opinions. Souvent dans de telles organisations, lorsque quelqu'un s'exprime, il tombe sous la pression de la bureaucratie et des intrigues de bureau. »

Si vous restez ouvert à la communication avec les employés, cela aidera chacun à se sentir respecté et suscitera le désir de contribuer au succès à long terme de l'organisation. Voici comment procéder.

Réunions régulières individuelles

Comment encourager chaque employé à donner un feedback honnête? Découvrez quelles approches fonctionnent, lesquelles ne fonctionnent pas et s'il y a des obstacles amovibles. N'oubliez pas que les réunions régulières sont particulièrement importantes pour renforcer la confiance des employés introvertis qui peuvent être mieux pensés en dehors du travail de groupe.

Planifiez vos réunions de manière stratégique

En effet, beaucoup n'aiment pas les réunions d'équipe ; cependant, une conversation personnelle est la meilleure façon de prendre une décision. Par conséquent, avant de planifier une réunion, compilez et publiez son ordre du jour (cela vous aidera à respecter le calendrier), et donnez également aux participants les informations nécessaires à la préparation préliminaire. Et après la réunion, envoyez une lettre avec une liste d'actions et de notes prises pendant la discussion.

Soumettre des idées devrait être facile

Ed Kathmul, co-fondateur de Pixar Studios, nous a parlé d'une curieuse tendance qu'il a remarquée à mesure que l'entreprise grandissait: les employés ont commencé à avoir peur de donner des idées . Kathmul soupçonnait que la cause de la peur était le niveau élevé fixé par le studio, ainsi qu'une structure hiérarchique en expansion.

Il a réussi à éliminer l'influence de la hiérarchie sur les remue-méninges Pixar - et les membres de l'équipe ont recommencé à exprimer tranquillement leurs propres pensées, quelle que soit la position dans laquelle ils se trouvaient. Donner à chacun la possibilité de partager librement des idées, vous augmentez la sécurité psychologique , montrez que vous appréciez la vision des membres de l'équipe - et peut-être que certaines des propositions finiront par «tirer».

Rendez hommage à un travail bien fait

Prenez l'habitude de ne pas lésiner sur les commentaires positifs . En reconnaissant les mérites de quelqu'un dans un document commun ou sur un chantier commun, vous montrerez à l'employé qu'il est particulièrement apprécié: grâce à cette «documentation», les équipes comprennent mieux le travail des autres et la direction apprend les succès.

Chacun peut participer à la formation d'une culture d'échange transparent d'informations

Vous représentez l'entreprise en tant qu'employé - cela semble être une tâche responsable et difficile, et pour une bonne raison. Voici ce qu'en dit Rita Lingyuan Meng , professeure agrégée de relations publiques à l'Université de Floride: «L'attitude des employés envers leur lieu de travail et leurs déclarations publiques inspirent souvent plus de confiance et constituent la base de la façon dont les parties prenantes externes voient l'entreprise. Par conséquent, nous pensons que la solide réputation positive de l’organisation se construit de l’intérieur. »

Quand tout va bien pour vous, tout va bien pour l'entreprise. Voici quelques façons d'aider à créer une culture de transparence et de partage d'informations.

Parlez honnêtement d'agréable et de désagréable

Ressentez-vous du soutien ou semble-t-il que personne n'a besoin de vous? Sur quels projets aimez-vous travailler? Vous avez le droit d'avoir une conversation honnête avec votre manager sur le travail. Alison Greene du magazine Slate , l'auteur de Managing to Change the World , recommande de travailler avec un manager pour créer un système de communication acceptable pour les deux: «Une fois qu'un tel système est défini, prenez-en la responsabilité pour qu'il fonctionne: par exemple, si le patron annule réunion, vous devez prendre l'initiative et choisir une autre date. "

Efforcez-vous de clarté et de cohérence dans le travail quotidien

La communication interne est l'échange d'informations à tous les niveaux, même en ce qui concerne les affaires quotidiennes discutées avec les collègues du département. Voici quelques conseils pour aider votre équipe à avancer dans la bonne direction:

• Documentez les décisions et les processus sur les ressources partagées, par exemple, sur un site de collaboration ou dans un dossier accessible à tous.
  
• Si vous aimez compiler des listes de contrôle et développer d'autres supports pour la gestion de projet, partagez les fruits de votre passion avec vos collègues: n'hésitez pas à créer et publier des documents qui aideront à coordonner le travail d'équipe et à informer ses membres en temps opportun.
  
• Vous venez de terminer un projet? Réfléchissez à ce qui s'est bien passé et à ce qui n'a pas fonctionné, et demandez à vos collègues de donner des commentaires honnêtes - cela aide à s'améliorer.
  
• Réservez du temps pour les projets qui nécessitent une attention sans partage. S'ils ont des dates spécifiques, planifiez séparément les heures de travail sur votre calendrier et informez-en vos coéquipiers.
  

Partagez votre expérience

Quelles compétences et vision uniques pouvez-vous offrir à vos collègues? Ne soyez pas modeste: si vous trouvez des compétences ou des connaissances qui peuvent être utiles à d'autres, essayez de les partager - dans le blog interne, la newsletter, lors de présentations de déjeuner ou sur le site de collaboration. En partageant les connaissances, vous soutenez non seulement votre développement professionnel, mais vous renforcez également l'équipe et améliorez l'atmosphère de travail - il est important pour beaucoup de faire partie d'une équipe ou d'une communauté , et l'échange d'informations aide à surmonter la fragmentation des unités et à renforcer la cohésion.

La communication au sein de l'entreprise est l'affaire de tous

Il est généralement admis que le service des ressources humaines ou le service des communications est responsable de la communication interne, mais la contribution de chacun est ici importante. En fin de compte, l'instauration d'une culture de confiance, de transparence et de respect au travail se résume à la façon dont les employés partagent les informations et communiquent entre eux.

À propos du traducteur

L'article a été traduit par Alconost.

Alconost localise des jeux , des applications et des sites dans 70 langues. Traducteurs en langue maternelle, tests linguistiques, plateforme cloud avec API, localisation continue, chefs de projet 24/7, tout format de ressources de chaîne.

Nous réalisons également des vidéos de publicité et de formation - pour les sites qui vendent, présentent des images, de la publicité, des formations, des teasers, des explicateurs, des bandes-annonces pour Google Play et l'App Store.

→ En savoir plus