Comment accomplir 70 tâches en une journée: la vie dans les trackers de tâches est une bonne vie

J'ai essayé d'effectuer systématiquement des tâches, probablement, environ 20-25 fois. Et chaque tentative a échoué, si je comprends bien, pour deux raisons.

Tout d'abord, afin de réserver du temps pour la gestion des tâches, vous devez comprendre pourquoi cela est fait.
Vous commencez à diriger des tâches, passez du temps dessus, faites moins de tâches, tout commence à s'accumuler - au nom de quoi?

Il est difficile de réaliser un travail sans comprendre pourquoi. La «rationalisation de la vie» n'est pas l'objectif le plus adéquat, car la «rationalisation de la vie» est un phénomène assez vague. Mais «réduire le niveau d'anxiété en abaissant le niveau d'incertitude» est un objectif beaucoup plus concret et meilleur, qui peut être consacré une heure par jour.

Deuxièmement, toutes les méthodologies que j'ai lues décrivent immédiatement l'état final du processus. «Vous devez prendre ToDoIst, le décomposer par projet, l'intégrer au calendrier, faire des révisions hebdomadaires des tâches, les hiérarchiser ...» Il est difficile de commencer tout de suite. Comme dans le développement de logiciels, je pense que vous devez utiliser la méthode jpeg progressive - de manière itérative.

Par conséquent, je vais parcourir mes «itérations», et peut-être de la même manière, cela vous sera utile. Après tout, pourquoi n'y a-t-il aucune raison d'utiliser les vacances de mai pour aller travailler en utilisant le nouveau paradigme (relativement)?

Et comment je suis arrivé à cela peut être lu ici .

Trello, quelques listes

Nous créons seulement 4 listes, nous utilisons l'application de bureau et mobile.



Listes:

• Cas - notez toutes les tâches qui vous viennent à l'esprit. Et notez-les dès qu'ils vous viennent à l'esprit. «Jeter la poubelle» est une tâche. «Laver la vaisselle» est une tâche. "Attribuer une réunion de planification" est une tâche. Eh bien, et ainsi de suite. Même les choses les plus évidentes et / ou importantes peuvent être oubliées si quelque chose d'inattendu s'est produit ou a simplement eu une dure journée.
• Dossiers pour aujourd'hui - chaque soir, je transfère les affaires du tableau Dossiers au tableau Dossiers pour aujourd'hui. Si, le soir, certaines affaires restent, c'est normal, plus de détails ci-dessous. Au fil du temps, vous commencez à comprendre combien de tâches peuvent figurer sur la liste, de sorte que la plupart d'entre elles peuvent être effectuées le jour prévu.
• Fait aujourd'hui. Ce tableau est le principal moyen de réduire l'anxiété «Je n'ai rien fait aujourd'hui» et un bon moyen de poursuivre la réflexion sur l'auto-organisation. J'écris ici toutes les tâches que j'ai faites aujourd'hui, même pas à partir de la liste des tâches prévues. "J'ai appelé Vasya au sujet des documents", a-t-il écrit. «Ils m'ont demandé de signer les papiers», a-t-il écrit. "Nous avons discuté de l'accord avec Anton", a-t-il écrit. Ainsi, à la fin de la journée, vous comprendrez ce sur quoi vous avez vraiment passé du temps et ce que vous ne pouviez pas faire de ces tâches juste pour réaliser le plan.
• Terminé - une liste de toutes les tâches terminées. Au début ou à la fin de la journée, je les déplace de "Made Today" à "Finish". En fait, c'est une telle poubelle dans laquelle vous pouvez simplement trouver les tâches terminées, et a donc besoin d'un nettoyage régulier.

Trello, le "mini calendrier"

À un moment donné, il devient clair que certaines tâches sont précisément limitées dans le temps, et vous ne voulez pas les oublier pendant une semaine, afin de ne rien planifier d'autre pour cette période. Il a toujours été difficile avec le calendrier, j'ai donc ajouté quelques tableaux avec les noms «Cases for Monday», «Cases for Tuesday», etc., dans lesquels j'ai commencé à mettre les choses en rapport avec le temps.



Alors quand ils me demandent: "Peut-on parler jeudi à 16h00?" - Je vais juste au tableau approprié et je vois ce que nous y avons écrit pour cette fois. Et nous ne devons pas oublier de transférer les tâches entre les listes à temps au cours de la semaine: par exemple, «les affaires du jeudi» avec le début du jeudi - dans «les affaires d'aujourd'hui».

Pourquoi pas un calendrier? Pour moi, il est terriblement difficile d'utiliser deux utilitaires en même temps. Si vous utilisez un calendrier pour cela, je devrai y entrer, le remplir, le consulter régulièrement pour vérifier si j'ai oublié quelque chose ...

À ce stade, je suis allé aux frontières de Trello. Le principal problème était que plus de 50 tâches étaient enregistrées par jour, et il y avait un grand nombre contenté de cas liés à la fois à la liste générale et aux listes liées aux jours. Comment comprendre que j'ai déjà écrit la tâche que je dois faire? Des doubles ont commencé à apparaître. Comment hiérarchiser toutes les tâches pour l'un des projets en même temps? Comment donner à d'autres personnes la possibilité de voir vos plans de calendrier?

J'avais besoin d'un système qui, tout en conservant une relative facilité:

1. Pourrait regrouper des tâches sur des projets.
2. Ayez un lien de calendrier (terminé demain) et transférez-le automatiquement aux tâches d'aujourd'hui, avec le début de la journée.
3. Intégré à Google Agenda.

Ici, je suis retourné à ToDoist, et à ce stade, il s'est avéré être la solution la plus appropriée.

Fil actuel dans ToDoist

Boîte de réception



J'écris toutes les tâches entrantes dans la boîte de réception, que j'essaie de démonter immédiatement. Sous analyse, on entend:

• Déterminer la date à laquelle la tâche sera terminée (pour les tâches courtes, je fixe le plus souvent Aujourd'hui et le soir je comprends quand, en fait, cela peut être fait).
• Définition du projet auquel la tâche peut être attribuée (pour les statistiques et la possibilité de modifier en quelque sorte la priorité de toutes les tâches du projet).

Les tâches qui vous sont venues à l'esprit et que vous n'avez pas à faire dans un proche avenir vont aux projets Uncategorized Personal («prendre les porte-gobelets dans une voiture») et Uncategorized Work («pensez à quand nous pouvons organiser une session de stratégie de relations publiques»). Dans ToDoist, vous pouvez assigner des tâches répétitives: donc chaque week-end, j'ai la tâche «Désassembler le personnel non catégorisé», et chaque lundi - «Désassembler le travail non catégorisé».

Intégration du calendrier
ToDoist s'intègre parfaitement avec Google-calendrier, et dans les deux sens. J'ai partagé un calendrier avec mes collègues afin qu'ils puissent voir quand ils ne peuvent définitivement pas me joindre.



Dans le même temps, les tâches du calendrier sont également transférées dans la direction opposée: je peux dire «Serega, regardez mon heure vendredi et notez la réunion là-bas», qui apparaîtra à la fois sur le calendrier et dans ToDoist. Donc, en fait, j'ai commencé à utiliser le calendrier et je n'ai pas besoin d'y créer d'événements.

Gestion des tâches entrantes non opérationnelles

Je ne me précipite pas de force pour faire des tâches immédiatement, sauf pour les tâches où un incendie est évident. "Nous devons de toute urgence contacter la direction d'ABC, car le serveur est couché, mais il n'y a pas de réponse de ses employés" - évidemment une tâche brûlante qui ne peut pas être reportée, mais "Zhenya, puis-je vous appeler maintenant pour parler d'un nouveau projet" se transforme en " Planifiez quand il sera possible de parler avec X de Y », qui se transformera déjà en tâche« Dites X que nous pouvons parler alors »et en tâche« Parlez avec X de Y », qui est déjà limitée dans le temps. Presque toutes les tâches entrantes sont d'abord transformées en "Planifier ...".

Hiérarchisation des tâches
Toutes les tâches incluses dans la journée ne peuvent pas être terminées. En me regardant, j'ai réalisé ce qui suit (chaque numéro en aura un différent, mais l'essentiel est de tirer des conclusions).

1. Pour chaque jour, j'ai enregistré environ 50 à 70 tâches.
2. Confortablement pour moi (sans sensation de fatigue totale en fin de journée) je peux faire jusqu'à 30 tâches.
3. Ayant fait jusqu'à 50 tâches, je serai fatigué, mais sans critique.
4. Je peux clore 70 tâches, mais après cela, je peux à peine sortir du «courant du bourreau de travail», je vais m'endormir avec difficulté et en général, je serai peu social.

Sur cette base, je décide quoi faire aujourd'hui. Dans ToDoist, il y a une hiérarchisation de chaque tâche, donc le matin je choisis les tâches critiques à effectuer, et le reste j'exécute en fonction des capacités et des désirs. Chaque jour, je transfère environ 40 à 20 tâches vers ce qui suit: ce qui est intéressant - en même temps, 60 à 70 tâches redeviennent le lendemain.

Statistiques

J'aimerais comprendre en général combien de temps il a fallu aujourd'hui pour effectuer des travaux liés aux affaires et lesquels. Pour ce faire, j'utilise l'application RescueTime , qui se trouve sur le téléphone, sur l'ordinateur portable, et l'historique des positions de Google Maps (oui, je ne suis pas paranoïaque).





Nous vivons en dehors de la ville, donc le temps passé sur la route peut être utilisé à bon escient. Maintenant que je ne suis pas fatigué, j'écoute des livres audio en cours de route afin d'utiliser en quelque sorte ces 40 minutes.

Je n'agrège pas encore les données, créant un Data Lake particulier; le temps viendra - j'y arriverai.

Il n'y aura pas de conclusion

1. La vie d'une personne moderne est un grand flux de tâches entrantes. Il ne sera pas possible de le réduire; il faut apprendre à contrôler ce flux.
2. La plupart des inquiétudes viennent de l'incertitude de la venue. Si nous comprenons ce qui nous attend dans les prochains jours, il y aura beaucoup moins d'anxiété.
3. Pour cela, vous pouvez passer du temps à organiser votre journée. Je sais ce qui se passera aujourd'hui, ce qui se passera demain, et je n'oublie pas les tâches que j'avais oubliées auparavant.
4. Le suivi des tâches n'est pas une fin en soi, mais, si vous le souhaitez, un moyen d'auto-éducation. Les choses qui étaient faites auparavant étaient la paresse ou les choses qui ne pouvaient pas être atteintes par les mains, cela devient beaucoup plus facile à faire. Beaucoup de gens (et moi parmi eux) en général, en général, se sentent mieux lorsque les tâches sont définies par le monde extérieur. Le suivi des tâches est un moyen de définir des tâches pour vous-même et d'apprendre à vivre vos désirs.
5. Le travail n'est pas une fin en soi. L'objectif est d'organiser votre horaire de travail de manière à ce qu'un temps libre prévisible apparaisse, lorsque vous pouvez vous occuper de vous-même, des familles et de vos intérêts.

Si vous êtes intéressé par mes idées et réflexions à ce sujet et ainsi de suite, alors vous pouvez lire la chaîne :-)