Notre
histoire passée sur les fonctionnalités cachées de Zimbra qui peuvent être utiles aux utilisateurs de clients Web a été chaleureusement accueillie par nos lecteurs. À cet égard, nous continuerons à vous familiariser avec les fonctionnalités non les plus évidentes, mais extrêmement utiles du client Web Zimbra, qui peuvent vous aider, ainsi que les employés de vos entreprises, à augmenter la productivité du travail, ainsi qu'à simplifier considérablement la communication au sein de l'entreprise.
Créer une réunion en fonction de la lettre que vous avez reçue
L'une des fonctions les plus importantes de tout système de collaboration est le calendrier d'entreprise et le planificateur quotidien, qui sont utilisés pour planifier les heures de travail et planifier des rendez-vous et des réunions. Cependant, malgré la richesse des fonctionnalités de Zimbra en termes de gestion des calendriers commerciaux, de nombreuses instructions parviennent souvent aux gestionnaires à l'ancienne, sous la forme d'un e-mail avec une instruction de faire quelque chose ou de se présenter au bureau à l'heure indiquée. Pour éviter que cette commande ne soit perdue, il serait très raisonnable de l'ajouter à votre planning juste après réception. Mais cela peut-il être fait rapidement pour ne pas ouvrir le deuxième onglet et basculer entre eux pour tenter de copier le texte de la lettre dans le formulaire pour créer une réunion ou une tâche?
Surtout pour cela, dans Zimbra, il y a les fonctions «Créer une réunion» et «Créer une tâche», qui peuvent être trouvées dans le menu contextuel de tout e-mail. Après avoir cliqué sur l'élément «Créer une réunion», une réunion sera automatiquement créée avec le nom répétant complètement l'objet de la lettre. De plus, tous les participants à la correspondance seront ajoutés à cette réunion et la description de la réunion sera automatiquement remplie avec le texte de la lettre sélectionnée. Ainsi, l'employé n'aura qu'à indiquer le lieu et l'heure de la réunion, et aussi, si désiré, à modifier légèrement sa description et son nom si le sujet et le texte de la lettre ne conviennent pas à ces fins. S'il y avait des pièces jointes dans la lettre, elles sont également automatiquement jointes à la réunion créée. À peu près la même chose se produira lors de la création d'une tâche. Son nom et sa description seront automatiquement renseignés sur la base du sujet et du texte de la lettre, et l'utilisateur n'aura qu'à remplir les colonnes vides. Par conséquent, la tâche apparaîtra dans le journal de l'utilisateur qui l'a créée, quel que soit le nombre de personnes participant à la correspondance.
Grâce à cette technique, l'employé a la possibilité d'optimiser le temps consacré à la création de réunions et de tâches, ce qui signifie qu'il aura le temps de faire plus de tâches pendant la journée de travail.
Ajout de flux RSS à Zimbra
De nombreux chefs d'entreprise doivent souvent parcourir de nombreux flux d'actualités pour se tenir au courant des divers événements et actualités, qu'il s'agisse d'actualités mondiales, fédérales, régionales ou même d'entreprise. Cependant, si un employé ouvre plusieurs onglets dans un navigateur pour terminer cette tâche et bascule constamment entre eux à la recherche d'informations utiles, il ne sera probablement pas en mesure de voir les nouvelles normalement ou de travailler normalement? Que faire dans de tels cas?
Dans de tels cas, de bons vieux flux RSS, qui, en règle générale, contiennent toutes les informations nécessaires et ne contiennent pas d'images et de publicités, seront d'une grande aide. Grâce à cela, les flux RSS sont beaucoup plus faciles à comprendre et permettent aux employés qui sont obligés de surveiller le flux d'informations de travailler plus efficacement. Un autre avantage important de RSS est qu'ils peuvent être ajoutés directement au client Web Zimbra et grâce à cela, afficher les flux sans être distrait du courrier professionnel.
Pour ajouter un flux RSS à Zimbra, vous devez cliquer sur l'icône d'engrenage dans l'élément "Dossiers de messagerie" et sélectionner "Nouveau dossier" dans le menu contextuel. Là, vous devez cocher la case «S'abonner au flux RSS / ATOM» et indiquer le lien qui contient le RSS dont vous avez besoin. Après cela, vous aurez un dossier avec le flux RSS créé, dans lequel chaque nouvelle est affichée sous forme d'e-mail distinct.
Changer la vue de la correspondance
Ces dernières années, les clients de messagerie ont commencé à afficher des conversations sous forme de conversations. Grâce à cela, toute la correspondance commerciale semble très concise et il n'y a aucune sensation de gâchis lors de sa visualisation. De plus, une telle structure de correspondance vous permet de vous familiariser plus facilement avec son contenu et de rafraîchir rapidement l'historique des conversations. Cependant, lorsqu'un dialogue est mené entre trois personnes ou plus, des situations surviennent souvent lorsque les dialogues deviennent assez ramifiés et que trouver une lettre distincte dans une telle correspondance devient extrêmement problématique.
Dans de telles situations, le passage à la forme classique d'affichage de la correspondance peut aider, dans lequel la correspondance entière est affichée sous forme de messages séparés, triés par date de réception. Souvent, dans ce type d'affichage de dialogue, il est beaucoup plus facile de trouver la lettre dont vous avez besoin, ce qui implique un gain de temps considérable pour l'employé qui la recherche. De plus, pour de nombreux utilisateurs, l'affichage de la correspondance sous forme de messages séparés peut être beaucoup plus pratique et plus familier que l'affichage sous forme de conversations.
Le basculement entre ces deux types d'affichage s'effectue dans le menu déroulant "Affichage" dans le coin supérieur droit du courrier entrant. Ici, vous pouvez non seulement définir le type d'affichage «Par conversations» et «Par messages», mais également configurer d'autres options d'affichage pour le courrier entrant. Par exemple, vous pouvez trier les messages par taille, sujet, pièce jointe, etc. Il peut également aider à améliorer la productivité des employés avec le courrier électronique.
Nous espérons que ces fonctionnalités contribueront à augmenter la productivité et vos employés aussi!
Pour toutes questions relatives à la Suite Zextras, vous pouvez contacter le représentant de la société "Zextras" Katerina Triandafilidi par e-mail katerina@zextras.com