Fatigué de perdre du temps à comprendre ce qui se passe dans l'entreprise? Des informations sont perdues dans les discussions de groupe sans fin de WhatsApp? Communication interrompue au sein de l'équipe? Le suivi de vos modifications (non) terminées vous fait-il gonfler la tête? La charge sur les employés n'est pas claire, et en général, qui fait quoi maintenant?
Si au moins deux des questions ci-dessus, vous pouvez répondre par l'affirmative, nous vous demandons sous cat. Nous avons discuté avec le célèbre studio photo de Moscou «
Bolshakova Studio » et ils ont partagé leur expérience dans la résolution de problèmes de gestion classiques.
En ce moment est un chat vidéo de 13 minutes. Vous trouverez ci-dessous un résumé de l'entretien de citation.
Brève information sur le studio
Fondatrice - photographe Ksenia Bolshakova.
Équipe - 8 personnes + retoucheurs indépendants.
Le studio existe depuis 7 ans.
Direction: photo sujet, b2b.
Clients - plusieurs centaines. Célèbre: Oriflame, Faberlic, MAC Cosmetics, Lady Collection, Bacardi, KFC, The Snow Queen, Stockman.
Quelques travaux en studioUn bref historique du problème
Au début, lorsque le studio n'était composé que de deux personnes, ils utilisaient VK. L'essentiel - là, il était pratique de communiquer et de joindre des fichiers. Au fur et à mesure que l'équipe grandissait, les chats se déplaçaient vers WhatsApp, où ils créaient un groupe pour chaque projet (pour chaque client).
«Lorsque le nombre de groupes commence à se multiplier de façon exponentielle, cela devient inconfortable»
Avec la poursuite de la croissance du studio, un nouveau problème a été révélé. Il est devenu impossible de suivre ce qui se passe à l'intérieur de l'entreprise, ce que font des employés spécifiques et ce qu'ils font.
«Beaucoup de temps a commencé à être consacré à découvrir ce qui se passait, à trouver des informations qui se fixaient dans la tête de quelqu'un. Il n'y a pas d'espace commun où trouver ces informations. »
L'entreprise a d'abord pensé qu'il était temps de transférer tous les processus sur une seule plate-forme pour le travail, et Trello a été choisi comme tel instrument. Mais il y avait de nouveaux problèmes. Il y en avait deux principaux: l'accès et la communication.
«Une personne avait accès à tout ce qui se passe au tableau, ou à rien. Et je voulais que les employés ne voient que ce qui ne concerne que leur partie du travail à ce stade »
Solution trouvée!
En train de chercher parmi des centaines d'alternatives, le studio a choisi le système «YouGile». C'est devenu plus facile presque immédiatement. Tout d'abord, l'équipe a été ravie de pouvoir mener tous les processus sur un seul conseil. Cela a été possible en configurant l'accès à différentes colonnes pour différents employés: un groupe de photographes ne voit que leurs colonnes, des groupes de retoucheurs - les leurs. Les managers voient et contrôlent l'ensemble du processus.
La prochaine simplification du travail est due au fait que chaque carte est un projet et l'emplacement de la carte dans une certaine colonne indique l'état du travail. Un retoucheur peut exécuter plusieurs projets en même temps, dont, par exemple, trois peuvent être en cours de réalisation, et quatre autres sont en cours de vérification par le client. Et à tout moment le client apparaît: "J'ai des retouches!". Le gestionnaire modifie la liste de contrôle de la carte, le retoucheur entre dans le système et voit en un seul endroit ce qu'il doit faire. Et après avoir fait tout le travail, il peut dans le chat intégré sur cette carte vous informer de la fin du travail. Auparavant, le retoucheur devait copier la liste des modifications du chat vers WhatsApp quelque part dans ses notes et les marquer là-bas.
«Maintenant, ce n'est plus nécessaire, les listes de contrôle sont dans YouGile, tout le monde comprend à quelle étape se déroule le travail. De plus, dans la fiche de tâche, le gestionnaire et le photographe et les retoucheurs peuvent communiquer afin de se clarifier certains points et tous les participants à la carte voient cette conversation. L'information ne se règle pas entre deux personnes »
Comment fonctionne le processus
Le studio travaille avec les clients sur une seule carte principale, appelée logiquement «COMMANDES». De plus, dans le projet, il y a plusieurs autres conseils auxquels seule l'administration a accès et sur ces conseils, les questions administratives sont discutées. Un tableau séparé avec des normes de travail, des tableaux séparés pour travailler avec les finances, l'inventaire du matériel, ainsi que le travail avec les clients, ce qui n'affecte pas directement le processus de tournage.
Chaque commande du client - il s'agit d'une carte distincte sur la carte - passe par un cycle de sept étapes. Chaque étape est une colonne distincte. Il y en a sept:
Application entrante »En attente du produit» Prise de vue »Retouche» Studio »Chèques client» Livré.
Le processusLes retoucheurs de cette chaîne n'ont accès qu'à deux colonnes: «Retouche» et «Studio cheques». Lorsque le retoucheur fait son travail, il se désabonne à ce sujet dans le chat et transfère la tâche dans la colonne «Studio checks».
«Il suffit de regarder dans cette colonne pour comprendre immédiatement ce qui se passe dans le projet. Et on voit clairement à quel stade chacun des projets en est maintenant »
Dans le chat à l'intérieur de chaque carte, les employés du studio discutent du projet, téléchargent des fichiers ou des liens nécessaires. Dans la section «Description» de la carte, TK est entré, ce qui indique le format de soumission des photos, les demandes de base au retoucheur et les photos de référence.
Liste de contrôle
Liste de contrôle dans la tâcheLa partie la plus importante de la carte pour le studio est les listes de contrôle (sous-tâches). L'en-tête de la liste de contrôle est la date à laquelle le client a reçu les modifications. Lorsque vous apportez des modifications, le retoucheur les marque avec des coches et ce processus est en outre visuellement visible sur le tableau. Il n'est pas nécessaire d'entrer la tâche pour voir la progression de la tâche.
Il peut y avoir un certain nombre de listes de contrôle, elles ne sont pas supprimées et vous pouvez toujours voir l'ensemble du processus de travail sur un projet.
Ce qui rend YouGile utile
Ksenia appelle l'
avantage du système que vous pouvez accéder à YouGile à tout moment, n'importe où dans le monde et voir ce qui se passe dans le studio. Auparavant, pour connaître les détails, je devais contacter le manager et même d'autres employés. Maintenant, le tableau d'ensemble est clairement visible qui fait quoi et, par conséquent, la charge sur chaque personne. Il est immédiatement clair qu'un retoucheur, il s'avère, est surchargé, et le second est inactif. Vous n'avez pas besoin de tout garder à l'esprit.
Parlant de «
tout en un seul endroit ». Les retoucheurs sont bien sûr les bienvenus. Ils ont la plus grande quantité de travail en studio - un tas de modifications, des informations textuelles. Auparavant, tout cela était réparti sur les forums de discussion, le courrier électronique, Skype, etc. Maintenant, ils ont tout en un seul endroit. Selon l'expérience, le retoucheur reçoit le plus de stress du travail à la suite d'une mauvaise compréhension de ce qui doit être fait lorsqu'il ne comprend pas les instructions ou lorsque toutes ces petites instructions se trouvent dans des endroits différents. Maintenant, tout est au même endroit, et s'il n'y a aucune information sur la carte, cela signifie qu'elle n'est nulle part ailleurs.
Surtout dans l'entreprise, notez la
possibilité de communication dans les tâches . Auparavant, tous les employés communiquaient avec le gestionnaire. Les photographes et les retoucheurs ne communiquaient pas entre eux. Mais dans la plupart des cas, le gestionnaire ne peut pas répondre indépendamment aux questions de clarification du retoucheur, il y a beaucoup de vocabulaire spécifique. Et le manager devait d'abord tout traduire dans sa propre langue, puis dans la langue du photographe, puis tout restituer. Téléphone gâté tel quel. Maintenant, tout le monde est connecté à la carte de discussion et le retoucheur peut directement poser des questions.
Il est devenu facile de présenter de nouvelles personnes
«Au début, j'avais peur de connecter une nouvelle personne au nouveau système, il me semblait qu'il faudrait expliquer beaucoup et présenter pendant longtemps et nous avons travaillé sur WhatsApp, mais un jour plus tard, j'ai réalisé que non, je ne pouvais pas faire ça. J'ai immédiatement commencé à présenter une personne, même si je comprends qu'il est venu pour une semaine ou sur un projet, je l'ai immédiatement connecté à YouGile. Et pour la première fois, je vois qu'un nouvel outil, un nouveau logiciel, ne provoque aucune résistance aux personnes qui ne l'ont jamais utilisé »
Lors de l'invitation d'une nouvelle personne, il peut être immédiatement placé dans le groupe souhaité, qu'il soit photographe ou retoucheur, et en entrant dans le système il ne verra immédiatement que ce à quoi il a accès. 3-5 minutes d'explication sur Skype avec une démonstration d'écran, et le lendemain, les employés sont surpris: «Dieu! C'est tellement cool, c'est tellement cool, vous avez une organisation si élevée. Nous ne l'avons pas vu même à TsUM! Tout est très pratique, simple, logique et très facile. »
Mais TSUM est célèbre pour ses énormes volumes de travail, et la plupart des professionnels impliqués dans le domaine de la photographie sujet ont en quelque sorte travaillé avec elle.
L'avantage clé du studio photo YouGile est l'efficacité de la communication. Parce qu'avant, il y avait beaucoup de liens, beaucoup de choses étaient perdues dans différents chats, courriers électroniques et autres moyens de communication, et aussi - les communications étaient construites autour de personnes dans la tête desquelles tout cela s'était installé. Désormais, les communications de l'entreprise tournent autour du projet, la tâche en cours, où toutes les informations sont stockées et complétées par tous les employés. Tout le monde peut entrer et voir l'avancement du projet.
Tutoriels vidéo
Chaîne YouTube Yougile"Il est facile de présenter une nouvelle personne au système, car YouGile propose plusieurs leçons vidéo compréhensibles, qui ne se prolongent pas dans le temps. Parce qu'il est psychologiquement impossible de regarder le manuel pendant 40 minutes. Ils sont courts, 5-10 minutes, il n'y a que l'essentiel. C'est clair, méthodique, et pour tout le monde que quelqu'un ne comprend pas, vous pouvez simplement supprimer le lien »
Le soutien
Séparément, le studio photo note la prise en charge rapide de YouGile. Dans la plupart des cas, la réponse du service d'assistance intervient dans les 20 à 40 minutes après l'appel. Si quelque chose n'était pas clair dans la vidéo sur la chaîne, vous pouvez toujours demander un support technique.
Remerciements
Nous, l'équipe YouGile, remercions le studio photo Bolshakova pour l'interview et l'opportunité de partager notre expérience. Dans un avenir proche, nous présenterons quelques cas plus réussis et pas très réussis de mise en œuvre du système de gestion de projet. Par exemple, il existe un exemple très significatif de mise en œuvre dans une usine russe de fabrication de grues.