Qu'est-ce qu'un système de reporting idéal. Est-il réaliste de comprendre ce qui se passe dans l'entreprise?

À quoi devrait ressembler un système de reporting idéal dans un système de gestion de projet? Est-il possible d'apporter de réels bénéfices à l'entreprise en déchargeant quelque chose du système de gestion, ou sera-ce toujours de simples formalités? Est-il possible de trouver quelque chose d'intéressant et de nouveau dans les données du système de contrôle pour l'entreprise elle-même?

Je suis particulièrement préoccupé par ces questions. Je travaille sur le système de gestion YouGile depuis deux ans.

Le principal problème de rapport est que les informations contenues dans une tranche de données seront toujours incomplètes, quelle que soit la manière dont l'entreprise essaie de tout marquer et enregistrer. L'exemple le plus simple consiste à consulter la liste des tâches terminées pour les personnes, et cela n'est vrai, au mieux, qu'à 80%. Toutes les tâches ne sont pas fixes, toutes ne sont pas marquées comme terminées, certaines métriques sont systématiquement déformées.

De plus, l'exigence de rapports à partir d'informations incomplètes est très élevée - les rapports devraient permettre de comprendre objectivement ce qui se passe.

Ce que nous avons finalement fait après avoir étudié ce problème est ci-dessous dans une courte vidéo. Et sous la coupe, une description du processus, comment ils en sont arrivés là.

La réalité

La réalité dans les entreprises est légèrement pire que seulement 20% d'incomplétude dans chaque rapport spécifique. Habituellement, la situation est telle qu'en général «au moins quelque part», seulement la moitié des tâches sont fixes, et en même temps dans des endroits différents: dans les messageries instantanées, dans le courrier, dans les conversations orales ...

Avec l'avènement d'un système de gestion centralisé et la formation d'au moins une culture de fixation d'objectifs, la situation s'améliore légèrement, mais le système d'information ne peut et ne doit pas devenir un système de contrôle et de comptabilité. Plus il y a de règles strictes concernant ce qui doit être enregistré dans le système, plus les rapports sont précis. Mais moins utiliseront volontairement le système. Le cercle de lutte pour la transparence se ferme.

Qu'en est-il d'une entreprise qui développe un système de gestion? Comment créer une image objective de ce qui se passe sans condition que toutes les informations soient enregistrées?

Notre historique de reporting

Il y a 2 ans - nous commençons à créer un système de gestion de projet axé sur la communication. Nous mettons en œuvre une approche où chaque tâche est un chat et nous essayons de resserrer les équipes dans les activités du projet par la communication. Ignorez les rapports. Nous pensons qu'un tel outil n'affecte pas l'utilisation du système, mais repousse plutôt la vraie équipe d'un outil de planification gratuit.

Il y a 1,5 an - nous recevons régulièrement un certain nombre de demandes de rapports. La demande la plus courante est une liste de tâches pour les personnes. Nous commençons à apprendre comment les rapports sont utilisés par nos clients qui quittent d'autres systèmes. Nous comprenons qu'il y a des rapports là-bas. Dans les systèmes les plus populaires, vous pouvez obtenir plusieurs résumés différents: par personne, par temps, par achèvement, par projet. MAIS, en discutant avec les utilisateurs, il s'avère que personne ne l'utilise vraiment. Les exceptions ne sont que des cas de processus initialement strictement réglementés, tels que HelpDesk ou BugTracker.

Il y a 1 an - nous publions une telle fonction de configurateur, qui vous permet d'écrire vos propres scripts à l'intérieur du système. Y compris le téléchargement de toutes les données. De temps en temps pour les gros clients nous configurons les déchargements directement sous leurs demandes. Et une situation un peu étrange se produit - parfois les entreprises parviennent à en tirer un réel avantage - elles nous disent qu'elles déchargent un tas de données, les analysent et prennent toutes les décisions. Et parfois, cela devient du ballast que personne n'utilise.

Il y a 8 mois - nous suivons les demandes des clients et faisons plusieurs résumés comme dans la plupart des autres systèmes: une bande de tous les événements et un tableau spécial avec des tâches pour les employés. La fonction est rarement utilisée, mais ceux qui l'utilisent sont satisfaits et veulent plus de ces informations. Ils expliquent qu'ils aimeraient voir plus de détails sur l'un ou l'autre processus.

Il y a 5 mois - nous commençons à livrer immédiatement à tous les gros clients un système avec toutes sortes de rapports sur les scripts qui ont été développés plus tôt. Il y en a beaucoup, ils sont très différents, mais pas très pratiques, car il n'y a pas d'interfaces normales. Mais en même temps, cette approche convient parfaitement aux clients. Nous remarquons une vérité très simple: quand il y a beaucoup de rapports, pour une raison quelconque, ils commencent à fonctionner. Les entreprises indiquent qu'elles sont en mesure d'extraire des informations pour prendre des décisions. Il y a des demandes de rapports sur les vues de projet des employés et la répartition de l'attention de l'équipe.

Il y a 3 semaines - une fois de plus, nous parlons avec des clients et nous arrivons à une conclusion simple: le nombre de rapports de différents côtés est justifié par le fait que toute compréhension ne peut être créée que si l'image est vue de nombreux côtés différents. De plus, ces parties dans des situations différentes peuvent être très différentes.

Nous libérons le concepteur de rapport. Nous essayons de faire en sorte que vous puissiez obtenir n'importe quoi, mais en même temps, gardez l'interface simple.

Quel système de rapports et de résumés nous avons construit dans YouGile

Commençons par un simple. Tout ce qui se trouve dans le système peut être filtré, trié et affiché dans un tableau. Téléchargez au format Excel ou configurez la réception régulière par courrier. Toutes les informations, bien sûr, changent dynamiquement avec les changements de projets.

L'interface de création de rapports ressemble à ceci:



Vous pouvez générer un rapport à l'aide de 15 paramètres et configurer des règles de tri multiple. Il y a quelques paramètres inhabituels: la date du dernier mouvement et la date du dernier message. Par exemple, vous pouvez sélectionner et afficher les tâches pour lesquelles la communication a été la plus active. Si nous prenons en compte que chaque tâche est un chat séparé et que nous communiquons beaucoup, alors le téléchargement est très intéressant.

Par conséquent, le rapport ressemble à un tableau avec la possibilité de multisort.



Et ici, franchement, il n'y a rien de surnaturel jusqu'à présent - juste un bon système flexible pour recevoir des rapports sur les tâches avec des interfaces accessibles. Oui, il existe quelques paramètres intéressants et un système de rapport planifié. Mais un outil vraiment puissant pour créer de la transparence dans l'entreprise est le «résumé».

Résumé

Les rapports sont tous identiques aux rapports, mais les tâches ne sont pas affichées sous forme de tableau avec de nombreux paramètres, mais sous forme de colonne sur le tableau. Autrement dit, avec les colonnes habituelles, vous pouvez créer une colonne spéciale sur le tableau où les tâches selon les principes de filtrage donnés d'autres projets et tableaux pour des périodes de temps arbitraires sont affichées. Les tâches dans les bulletins sont en lecture seule, elles ne peuvent pas être modifiées, mais vous pouvez participer au chat.

Voici l'exemple le plus simple de plusieurs de ces colonnes:



Associé au système de reporting, un tel outil offrait de nombreuses options d'application permettant de comprendre ce qui se passe dans l'entreprise. Vous pouvez créer des tableaux distincts pour l'observation, vous pouvez ajouter une liste des tâches urgentes du département voisin au tableau de travail, vous pouvez afficher toutes les tâches importantes pour vous-même, une colonne pour chaque projet, etc.

Quelques études de cas

1. Nous voulons savoir ce que fait l'équipe

Dans une situation normale, nous aurions à télécharger un rapport sur les tâches terminées et peut-être sur les nouvelles tâches assignées.

Maintenant, nous pouvons faire un résumé: dans la première colonne, afficher les tâches terminées au cours des 7 derniers jours, dans la deuxième colonne toutes les nouvelles tâches au cours des 7 derniers jours, dans la troisième colonne toutes les tâches dans lesquelles il y a eu des mouvements ou des dialogues au cours des 7 derniers jours, dans la quatrième colonne, tout ce qui a le plus haut priorité.



Et, bien sûr, un tel résumé est loin de dire à toutes les équipes ce que fait le département. Mais après avoir observé la dynamique pendant quelques semaines, des conclusions apparaîtront certainement sur les goulots d'étranglement dans le processus et des idées sur la façon d'améliorer le suivi.

2. Comment comprendre qui fait quoi

Dans une situation normale, il serait possible de dériver toutes les tâches ouvertes pour les personnes.

Vous pouvez maintenant créer une colonne distincte pour chaque personne, y afficher toutes ses tâches ouvertes et les trier par date du dernier message. En haut se trouvent les cartes dans lesquelles il y a une discussion active. Si vous, par exemple, êtes un studio photo et que vous avez des messages ou des fichiers dans toutes les tâches, cette approche fonctionnera bien.



3. Comment comprendre ce que l'équipe a décidé de ne pas faire
Dans la première colonne, nous affichons toutes les tâches ouvertes pour le projet et élevons les plus anciennes. Dans le second, sortie archivée, mais non marquée comme terminée.



Ce sont les exemples les plus simples qui s'appliquent même en petites équipes. Quand il s'agit d'une entreprise d'au moins 100 personnes, il existe des sections beaucoup plus intéressantes pour différents départements, mais l'image est encore assez claire. Et le plus important - tout cela sans efforts supplémentaires de collecte de données. Une équipe peut travailler comme à son habitude, et en même temps il reste possible de comprendre ce qui se passe sans être directement dans les processus.

Conclusion pratique

Afin de créer une image objective de ce qui se passait dans l'entreprise, où dépenser des ressources, pour évaluer les risques qui attendent l'entreprise à venir, il est nécessaire de générer de nombreux rapports différents de plusieurs côtés. Analysez soigneusement, tirez des conclusions et s'il n'y a pas suffisamment d'informations - générez de nouveaux rapports et observez-les. Cela prend toujours du temps. Par exemple, une semaine, vous pouvez regarder une colonne avec des tâches de tous les projets par priorité. Mais après cela, un sentiment magique se forme que vous comprenez ce qui se passe avec l'entreprise sans participation directe au processus.

Dans les grandes équipes, c'est plus compliqué, dans les petites, c'est plus simple, mais le système de reporting peut en quelque sorte vraiment être un outil d'aide à la décision.

PS À 8h00, un petit fragment de la discussion des rapports à l'usine pour la production de grues de construction.