La matrice d'Eisenhower est une méthode très connue pour déterminer les priorités. Par exemple, dans le célèbre livre de Stephen Covey, «Les sept compétences des personnes hautement efficaces», un chapitre entier est consacré à la matrice.
Matrix est un outil de priorisation des tâches. Il a été inventé, disent-ils, par le 34e président des États-Unis, Dwight Eisenhower. Prioriser avec une matrice est simple et efficace.
Pour autant qu'il soit connu, il n'est pas non plus répandu chez nous, qu'il s'agisse du travail ou de la vie. La matrice d'Eisenhower ressemble à ceci:
Toute tâche qui doit être effectuée tombe dans l'un des quatre quadrants de la matrice. Effectuez dans l'ordre de haut en bas, de gauche à droite. D'abord - urgent et important, puis - urgent et pas important, puis pas urgent et important, et, enfin, pas urgent et pas important.
Le problème clé auquel les gens sont confrontés lorsqu'ils travaillent avec la matrice Eisenhower est la
classification des tâches en fonction de l'urgence et de l'importance. Plus précisément, le problème principal est de comprendre l'urgence et l'importance en général. Et sans comprendre, les gens jettent la matrice, après avoir joué un jour ou deux. Essayons de le comprendre.
Malheureusement ou heureusement, il n'y a pas de critères sans ambiguïté. N'importe qui peut élaborer ses propres règles, mais tout le monde ne le fera pas. Par conséquent, nous allons le faire: je vais vous dire comment je détermine l'urgence et l'importance, et vous décidez vous-même si cette approche vous convient ou non. Eh bien, venez avec vos propres règles.
Commençons par l'urgence, car il est priorisé.
Quelle tâche peut être qualifiée d'urgence? Je ne me souviens pas où j'ai entendu ce critère, mais je l'ai vraiment aimé pour sa simplicité.
Une tâche urgente est celle qui, après la date limite, ne peut plus être effectuée . Simple et clair.
Mais appliquer cette approche à la vie n'est pas facile. Cette base de données a cessé de fonctionner avec le client - dois-je la réparer de toute urgence ou non? Par le critère - non, car la base doit être augmentée maintenant, et demain, et dans une semaine. Si vous essayez d'expliquer le critère d'urgence à quelqu'un en situation de crise, rien de bon n'en sortira.
Par conséquent, nous prenons un critère plus lisse.
Urgent - c'est lorsque les pertes sont élevées parce que la tâche n'est pas résolue . Faites une pause et réfléchissez à l'urgence des tâches que nous considérions comme telles?
Malheureusement, de nombreux gestionnaires ont tendance à appeler toutes les tâches urgentes. Malheureusement, ce n'est pas qu'ils se trompent, mais le système de priorité qui cesse de fonctionner - toutes les tâches se ressemblent. Il devient difficile pour le programmeur de choisir.
L'urgence objective est souvent rencontrée dans les tâches du client - par exemple, la baisse susmentionnée de la base. Ou dans la cour est le 19 octobre, et le client doit prendre la TVA, mais la déclaration n'est en aucun cas formée. Ou, Dieu nous en préserve, fin mars, et il n'y a aucun moyen de calculer l'impôt sur les bénéfices. Ou les factures ne sont pas imprimées, pour une raison inexpliquée, et il y a des temps d'arrêt dans l'expédition.
De telles tâches sont urgentes, car elles satisfont à notre critère - il y a de réelles pertes du fait que le problème n'est pas résolu. Et ce n'est pas seulement le cas - un impôt sur les bénéfices qui n'est pas livré à temps menace une amende grave.
Il est important de pouvoir séparer les notions d '«urgence» et de «délai». Toute tâche a un délai, d'une manière ou d'une autre, même si elle n'est pas indiquée. Ensuite, je prends un peu d'avance sur moi-même, les délais seront communiqués une autre fois, mais je veux que vous compreniez: la
disponibilité du délai n'est pas une urgence . Ainsi que l'approche de la date limite - ce n'est pas urgent.
L'urgence de la tâche ne correspond pas au délai. Par exemple, la date limite pour terminer une tâche peut ne pas être du type "date", mais "aussi vite que possible, bon sang!" Autrement dit, il n'y a pas de délai. Mais la tâche est cependant urgente. Ou la tâche peut avoir une échéance - demain, mais tout le monde comprend qu'elle a été proposée par une personne qui n'a pas besoin d'une solution - il reportera l'échéance à n'importe quelle date à sa première demande. Ou le système est organisé de telle sorte que sans spécifier de délai, la tâche ne peut pas être entrée.
L'urgence est un attribut distinct d'une tâche qui caractérise le contexte de sa naissance et de sa vie, et non des désignations managériales comme «date limite» ou «inclusion dans le plan de ce jour».
Maintenant sur l'importance. Revenons au classique - Stephen Covey. Il a
décrit les tâches importantes pour l'avenir . Une définition assez simple, mais pas tout à fait claire. Essayons de décrypter.
Il y a des tâches à partir desquelles rien ne change fondamentalement. Vous l'avez donc décidé, le client a payé l'argent, et il n'y a eu aucun changement important - ni vous ni le client. La solution à ce problème n'a pas provoqué une rafale de nouveaux problèmes, le projet de longue haleine n'a pas démarré, personne n'a été licencié et personne n'a été embauché, et certains problèmes oppressifs de l'entreprise du client n'ont pas été résolus.
Et il y a une tâche de client, après avoir résolu laquelle, vous obtenez un projet. Il y a une tâche centrale de l'étape du projet, qui la transfère des tests à l'exploitation. Il y a la tâche de tester l'hypothèse du développement risqué, après avoir résolu laquelle vous avez la première version, et vous pouvez enfin montrer votre produit aux utilisateurs et obtenir des commentaires. Il y a une tâche dont dépend la réputation de l'équipe ou de l'ensemble de votre entreprise. Il y a une tâche par laquelle ils jugeront votre promotion. Il y a une tâche dont dépend votre taux horaire.
Ces tâches sont importantes. Quelque chose dépend d'eux. Et pas seulement «quelque chose», mais concret, compréhensible et utile pour vous «quelque chose». Ils influencent non seulement l'avenir, mais le
façonnent également.
Par exemple, je crée ce matériel, qui deviendra par la suite un cours. Jusqu'à ce que j'écrive le matériel, il n'y aura pas de cours. Il n'y aura pas de cours - il n'y aura pas de ventes. J'écrirai un cours - tout se passera. La rédaction d'un cours est une tâche importante. Au lieu de cela, je peux être distrait par les tâches en cours - faire quelque chose pour les clients ou publier la prochaine version. Ce sont peut-être des tâches urgentes, mais elles ne créent pas l'avenir. Et le cours crée.
Telle est l'importance de la tâche. Tout le monde le comprend secrètement, mais voici le problème - la compréhension seule ne suffit pas. Lorsque nous avons parlé de choisir une tâche, nous avons noté: si une personne décide de la tâche à entreprendre, elle est guidée par ses propres critères. Et quel genre de personne, dans son bon sens, assumera une tâche importante de son plein gré?
Vous comprenez: une
grande importance est une grande responsabilité . Quoi que nous pensions des gens ou de nous-mêmes, nous essayons d'éviter la responsabilité. Par conséquent, une tâche importante sera reportée et le programmeur fera ce qu'il voudra.
Pour que des tâches importantes soient exécutées en premier lieu, il est nécessaire d'ajuster le système de priorité et d'aider l'artiste à faire son choix. Et maintenant, le moment est venu où nous introduisons le premier algorithme dans notre système de priorités - nous déterminerons l'ordre d'exécution en fonction de l'urgence et de l'importance.
Techniquement, c'est très simple. Il suffit d'ajouter deux champs à la tâche - l'urgence et l'importance, et d'organiser la file d'attente en fonction d'eux. Par exemple, calculer la priorité de la tâche sous la forme d'une figure. Si la tâche est urgente, ajoutez 2 unités conventionnelles, si importantes - 1 unité conventionnelle.
La tâche totale, non importante et non urgente aura une priorité égale à zéro. Urgent et pas important - 2. Pas urgent et important - 1. Urgent et important - 3. Maintenant, nous trions la liste des tâches par ordre décroissant de priorité, et nous obtenons le résultat - la séquence correcte qui reflète notre stratégie.
Les règles de calcul des nombres d'urgence et d'importance ne sont pas strictes. Et, malheureusement, ils ne fonctionnent que si l'urgence et l'importance sont assignées à la tâche de manière réfléchie, et pas seulement pour qu'elles soient effectuées rapidement.
Par exemple, une situation est souvent rencontrée où les tâches des clients sont écrites par les gestionnaires et exécutées par les programmeurs. Les gestionnaires, ayant compris le système de priorités, commencent à sculpter l'urgence et l'importance de toutes les tâches consécutives, en particulier lorsqu'un programmeur spécifique n'est pas affecté à un gestionnaire ou à un client. Le désir du manager de faire avancer sa tâche en première ligne est compréhensible, en général, mais par son désir d'obtenir rapidement le plus d'actes signés possible, il annule tous vos efforts pour construire un système de priorité. Et panique sérieusement les programmeurs.
Il existe plusieurs solutions à ce problème.
Tout d'abord, plus difficile - ne laissez pas le gestionnaire mettre de l'urgence et de l'importance. Laissez-le simplement écrire la tâche. S'il y a des exigences supplémentaires qui peuvent affecter la priorité, laissez-le exposer dans la description de la tâche. En fait, tout à coup, là vraiment de toute urgence? Dans ce cas, le coordinateur, le chef d'équipe ou le programmeur principal sera guidé par les informations du responsable.
La deuxième option, plus douce, consiste à effectuer deux évaluations d’urgence et d’importance. Un - du gestionnaire, le second - de quelqu'un qui comprend quelque chose, et calculer la priorité finale par la somme des unités conventionnelles. Un maximum de 3 unités arbitraires du manager et un maximum de 3 du coordinateur. Le système de priorité deviendra plus multiforme et plus équilibré.
Eh bien, n'oubliez pas la règle simple:
il y a des tâches dans le monde qui ne sont ni urgentes ni importantes . Lorsque des régulateurs tels que l'urgence et l'importance apparaissent, la main elle-même se met à les utiliser. Il semble que quelque chose manque lorsque l'urgence et l'importance ne sont pas indiquées.
Le manque d'urgence et d'importance de la tâche est normal. Mais il y a un problème - une telle tâche, théoriquement, peut ne jamais être remplie si de nouvelles apparaissent constamment qui ont au moins une unité de priorité conventionnelle. Comment éviter une telle situation, parlons une autre fois.
Résumé- La matrice d'Eisenhower est un outil simple pour déterminer les priorités;
- La priorité est régie par deux attributs - l'urgence et l'importance;
- Une tâche urgente est une tâche dont la perte par échec est élevée;
- Une tâche importante est celle qui affecte l'avenir;
- L'urgence donne la priorité à l'importance;
- Il y a des tâches qui ne sont ni urgentes ni importantes;
- Les priorités ne fonctionnent qu'avec la détermination consciente de l'urgence et de l'importance.