Il fallait avoir le temps d'adapter tous les systèmes informatiques avant la fin de la construction du magasin.En 2016, il a été décidé d'ouvrir un magasin au Kazakhstan (à Almaty). Dans la logique du groupe d'entreprises Adeo (il s'agit de tous les magasins Leroy Merlin du monde), pour chaque nouveau pays, il faut créer une business unit distincte avec sa propre infrastructure et tout-tout. Par exemple, l'Ukraine est une unité distincte de cinq magasins avec toutes ses propres divisions, services et processus informatiques.
Au Kazakhstan, nous avons décidé (pour la première fois dans l'histoire du développement de l'entreprise) de bifurquer les infrastructures russes, étendant ainsi nos systèmes dans une nouvelle région. Pourquoi? Parce que l'approvisionnement, les chaînes d'approvisionnement, les services juridiques et financiers sont centralisés. Les marchés sont proches. La législation est proche, bien qu'elle ait ses propres particularités (chaque service a révélé des différences pour lui-même avec l'aide de collègues du service juridique). Il s'agit d'une union douanière eurasienne. Nous avions 90 magasins en Russie, et il était possible d'acheter à des conditions que les fournisseurs du Kazakhstan ne donneraient tout simplement pas, et il n'y a pas tellement de production locale. Nous avons de nombreux processus débogués, des logiciels qui fonctionnent, etc.
Il ne reste plus qu'à resserrer légèrement quelques systèmes informatiques. C’est un travail simple d’un an et demi, car tout n’a pas dû être réécrit, mais très, beaucoup. Cela a commencé par le fait qu'il s'avère nécessaire de signer des accords supplémentaires avec 800 fournisseurs afin que leurs produits soient correctement étiquetés et certifiés si nécessaire. Pour que le Kazakhstan puisse être correctement pris en compte, l'étiquette de prix doit être imprimée en conséquence et, conformément à la loi, le nom des marchandises doit être en kazakh et en russe.
C'est là que les surprises viennent de commencer.
Je vais vous parler des choses les plus importantes - en principe, il y a des centaines et des milliers de petits changements derrière ces processus, mais vous pouvez imaginer l'échelle vous-même.
Le personnel
En Russie, nous utilisons le BOSS-Kadrovik, mais au Kazakhstan, il n'existe tout simplement pas. Mais il y a 1C ZUP KZ. Et là, ils sont prêts à le soutenir. En fait, il n'y a aucun problème à conserver les dossiers du personnel dans 1C. L'intégration est difficile: nous envoyons les données de 1C à BOSS-Kadrovik, puis à la maison mère en France. Il existe un annuaire international qui gère les comptes. Chaque pays a sa propre gamme, et pour la Russie, c'est un, et pour le Kazakhstan - un autre.
Le Kazakhstan était une continuation de la Russie avec nous, mais la logique des enregistrements individuels devait être tirée vers la logique des systèmes où il y a différents pays. En conséquence, tout de même, les données sont collectées de manière centralisée en Fédération de Russie et pour le compte des deux pays. Des statistiques générales sur le personnel (hommes et femmes, pourcentage d'absentéisme pour cause de maladie, etc.) sont soumises à la France.
Tout irait bien s'il n'y avait pas de loi sur les données personnelles. J'ai dû accumuler des données personnelles sur le territoire du Kazakhstan (ici 1C était utile), puis les envoyer à nous et à la France (de nous). De plus, une partie des données qui ne dépasse pas la quantité de données locales stockées nous quitte.
Il semblerait qu'au stade de la planification, tout a été pensé, les avocats ont fait des commentaires, nous avons vérifié le schéma plusieurs fois - cela fonctionne. Mais au stade de la mise en œuvre, des problèmes sont survenus, car la base de test provenait de noms aléatoires russes. Et dans la langue kazakhe, il y a des caractères qui ne sont pas en russe. BOSS-HR de notre côté a commencé à endommager les noms. J'ai dû changer l'encodage en Unicode. Si vous pensez que c'est une fois pour entrer dans le fichier de configuration - et c'est tout, alors je peux dire que vous avez été très chanceux dans la vie.
Autrement dit, nous avons eu trois modifications à grande échelle:
- Introduisez une nouvelle instance de 1C et apprenez à l'utiliser, à organiser l'assistance et la maintenance sur site.
- Intégrer le kazakh 1C au russe BOSS-Kadrovik (en particulier, en tenant compte des caractéristiques internationales de la documentation pour laquelle le Kadrovik n'était pas destiné à la livraison).
- Séparez les catalogues de données des pays et envoyez-les individuellement en France dans le format souhaité pour la France.
Catalogue produits
Au Kazakhstan, les étiquettes de prix et les reçus doivent être imprimés. Aussi étrange que cela puisse paraître, ils devraient contenir le nom des marchandises en kazakh. Pour imprimer un chèque ou une étiquette de prix, vous devez avoir:
- Produit en stock.
- Traduction du nom de ce produit.
Pour que le produit apparaisse dans l'assortiment, il doit être correctement expédié et correctement pris en compte. La première chose que je devais faire était d'apprendre à vendre. En Russie, le mouvement des marchandises entre un entrepôt et un magasin est simplement un mouvement au sein d'un groupe d'entreprises. Pour déplacer les marchandises au Kazakhstan, vous devez les vendre. En raison des règles de l'Union douanière en matière de prix de transfert, il est nécessaire de le vendre à un prix non inférieur au prix du marché de gros afin de ne pas créer des conditions de concurrence inégales pour le marché de détail au Kazakhstan.
Pour vendre des marchandises de la Russie au Kazakhstan, vous devez effectuer une opération d'exportation. Pour faire des activités de commerce extérieur, vous devez re-marquer le produit afin qu'il ait les détails nécessaires pour le Kazakhstan. Parmi ces détails, il y a les codes douaniers de TNVED.
Pour vendre généralement des marchandises dans un autre pays, vous devez respecter les règles d'étiquetage. Et pour cela, vous devez au moins écrire sur l'emballage tous les détails pertinents en kazakh. Même sur la vadrouille, il devrait y avoir un autocollant avec des instructions (à partir d'une phrase), et si maintenant il n'était qu'en russe, il était maintenant nécessaire en deux langues.
Lorsque vous lisez à nouveau le désodorisant dans les toilettes, pensez-y. Recherchez l'icône de langue KZ à côté de RU.
Biens - 35 mille. Fournisseurs - environ 800. Nous avons signé avec chacun un accord supplémentaire à l'accord sur le nouvel étiquetage des marchandises. Si vous n'avez pas suivi un tel processus, je vous expliquerai que cela peut prendre un an, car chaque fournisseur doit expliquer individuellement les exigences de certification et d'étiquetage. Et puis après une semaine, il rappelle à nouveau pour clarifier comment le faire correctement. Et encore une fois. Et bien plus. Parfois, le fournisseur a appelé les employés du magasin d'Almaty pour convenir de la traduction sur l'étiquette.
Quelqu'un a étiqueté le parti sans exception, quelqu'un a regardé le type de commande et, si le parti a été envoyé au Kazakhstan, a mis des autocollants supplémentaires.
Des autocollants supplémentaires sont, en particulier, une certification supplémentaire que le produit passe selon les normes du Kazakhstan. Heureusement, certains produits conformes aux normes de certification étaient compatibles avec les normes russes, et le fait de montrer un certificat facilitait l'obtention d'un autre.
Cela ne fonctionnait pas avec tout le monde, nous avons donc organisé un processus d'étiquetage distinct dans notre entrepôt.
Heureusement, cela n'est pas nécessaire pour nos propres produits non destinés à la vente (vêtements de travail, par exemple).
Des problèmes de propriété intellectuelle se sont posés: quelque part, les marques étaient occupées et les fournisseurs ont renommé les produits destinés à l'exportation. Ce n'est pas non plus le processus le plus évident et le plus instantané. Nous avons essayé d'aider autant que possible, mais nous ne voulions pas faire tout le travail pour nos fournisseurs.
Tous les produits d'exportation doivent être payés TVA. Ensuite, nous avons appris à gérer les devises et les différents taux de TVA. Nous avons appris à imprimer des documents afin d'envoyer des voitures de l'entrepôt pour traverser la frontière.
Expédition d'équipement pour le magasin.Fournisseurs locaux
Tout n'a pas besoin d'être transporté depuis la Russie. Il était nécessaire d'adapter les processus d'achat d'actifs de base et autres. Quelque part, il était plus pratique d'acheter un uniforme sur place. Une partie du matériel informatique a été achetée localement. Un certain nombre de produits du marché local se sont avérés moins chers que pendant le transport (même en tenant compte du fait qu'en Russie, la commande était pour 90 magasins, mais ici - pour un). Un regard vers l'avenir: il y avait un assortiment local qui n'était tout simplement pas vendu en Fédération de Russie.
Il a fallu un contrat distinct pour chaque fournisseur avec une entité juridique - Leroy Merlin Kazakhstan LLP.
Environ 35 autres fournisseurs ont été ajoutés.
Adapter les processus de tarification
35 000 biens devaient être recalculés en tenant compte des frais généraux et des exigences de prix de transfert. Et dans le cadre de notre politique de prix. Auparavant, nous ne considérions que les prix des marchandises importées directement en Russie, qui n'étaient pas très nombreux.
Maintenant, presque tous les produits de la nouvelle boutique sont passés par ce processus.
Ce qui est particulièrement difficile - le coût des marchandises a changé. En particulier, le prix de vente de la Russie au Kazakhstan. En particulier, des marchandises importées d'Europe ou de Chine - aussi. En conséquence, nous nous sommes mis d'accord sur de nouvelles règles de calcul.
Il était important de prendre en compte les exigences en matière de prix de transfert, afin que l'argent ne se recoupe pas d'un pays à l'autre.
Nous avons juste pensé rouler la fourchette du bloc de calcul d'importation avec quelques changements, mais au final c'était un gros projet avec une équipe de financiers, d'avocats et même de marketing.
Parallèlement, des travaux de construction étaient en cours, qui imposaient un délai
Nous avons examiné les rapports et étions heureux de pouvoir augmenter les ressources de nos équipes:
Tente / pavillon sous le jardin / jardin.Voici le parquet et la ligne de trésorerie:
Plus tard:
EntrepôtPlus tard:
EntrepôtPresque avant l'ouverture:
Adaptation des processus qualité
Comme je l'ai dit, la certification et l'étiquetage des marchandises étaient requis conformément aux exigences du Kazakhstan. Cela a provoqué une petite cascade dans le système de comptabilité des produits, son établissement dans les règles d'assortiment et d'entrepôt. Il était important de séparer les marchandises qui pouvaient être envoyées au Kazakhstan de celles qui ne pouvaient pas encore l'être. Et ceux-ci peuvent être deux parties du même lot d'abat-jour. Juste à cause des différents autocollants sur les boîtes.
Et ce serait bien si ces abat-jour n'étaient pas une nomenclature distincte, mais étaient pris en compte comme originaux, afin que nous ne réapprovisionnions pas l'entrepôt avec les mêmes marchandises.
Adaptation des processus de la chaîne d'approvisionnement
Il était nécessaire de former des documents d'expédition à l'entrepôt lors de l'expédition pour traverser la frontière.
En conséquence, nous avions besoin d'un type d'entrepôt distinct - un hub. Les marchandises sont acheminées du fournisseur vers un entrepôt en Fédération de Russie, puis expédiées (lues - vendues) au Kazakhstan. Il était nécessaire de séparer les flux, donc c'était très pratique. Ensuite, les marchandises sont envoyées dans un autre pays.
Il a fallu modifier plusieurs sous-systèmes et processus d'entrepôt. Nous parlons de l'adaptation des systèmes comptables et financiers d'entrepôt.
Adaptation des processus comptables
Ici, il a fallu re-trier tous les processus. Nous sommes habitués à travailler avec Sberbank et Raiffeisenbank, il y avait des processus affinés avec eux.
Des surprises ont commencé sur des choses aussi simples que le processus de collecte. En Russie, nous effectuons la collecte sans contact partout - c'est quand il y a une passerelle de sécurité. D'une part, on y met de l'argent, d'autre part (d'une autre pièce) ils sont retirés par des collectionneurs. Et au Kazakhstan, il n'y a tout simplement pas de processus sans contact en tant que concept. Dans le code culturel local, il est impératif que les gens se regardent, même s'ils le font à travers du verre blindé. Une autre exigence de la banque est un billet de banque: vous devez disposer de l'argent pour les billets et les pièces et tenir compte de leur nombre. Il n'y a rien de tel dans la Fédération de Russie.
Il a fallu une banque de paie distincte. Là - VTB, mais ce n'est pas le VTB que nous avons: c'est une entité juridique distincte avec sa localisation et ses propres caractéristiques. La même histoire était, par exemple, avec Beeline: ici, nous travaillons souvent sur Internet avec eux, et là Beeline ne fournit pas du tout de services Internet. La banque ne correspondait donc pas du tout à l'API.
Les principaux changements sont l'adaptation au plan comptable au Kazakhstan (cartographie des comptes). Banque locale en cours de collecte et d'acquisition.
Données personnelles
J'avais besoin de ma propre clientèle, située dans le centre de données au Kazakhstan (exigence de la loi sur les données personnelles). Après tout ce qui précède, je pense pouvoir dire: «Nous venons d'ouvrir un centre de données et avons continué», et cela ne devrait pas vous surprendre beaucoup.
Avec la découverte et l'intégration, il y avait des difficultés dans le fait que lorsque le centre de données a été lancé, il avait besoin d'une communication constante avec la société mère, le service informatique «parent» et le personnel de sécurité. Et avec le département russe aussi. Et c'est une différence de deux et trois heures. Quand à 9 heures des collègues français allument leurs ordinateurs portables, au Kazakhstan, il est déjà 13 heures ou 14 heures - cela dépend de la saison. Autrement dit, le travail s'est déroulé d'une manière particulière: tout ce qui est externe a été déplacé pendant une demi-journée, et le reste du temps, tout a été mis en cache le lendemain dans les travaux.
Domaine national
Selon la loi, vous avez besoin d'un site dans un domaine local de deuxième niveau. C'est aussi simple que cela lorsque vous avez déjà un centre de données.
Il est difficile de le traduire en un an. Ces mêmes 35 000 produits et plus de pages de catégories et de pages d'informations. Ce n'est pas une copie russe - c'est un site bilingue à part entière. Heureusement, la façade d'un site bilingue après l'Europe était une chose standard «prête à l'emploi».
Nous avons travaillé avec des entrepreneurs traducteurs. Ils se sont entendus assez rapidement, presque en six mois.
Adaptation de l'infrastructure et des services informatiques
Un Active Directory distinct avec des relations de confiance, un pool distinct d'adresses e-mail avec un domaine national, une image de remplissage distincte avec les normes de l'entreprise, une procédure distincte pour l'émission de matériel informatique (votre solde), votre propre Wi-Fi invité dans le magasin.
Le processus a été «un peu» compliqué par le fait que notre premier AD a été construit il y a 15 ans, et nous avons dû jouer avec les archéologues et inverser ce qui s'y faisait. En conséquence, ressuscité à partir de zéro.
Adaptation de la solution Cash
La nouvelle banque nous a donné un nouveau terminal et a dit que ce hérisson vivra avec nous. En ce sens, nous avons dû choisir une solution fiscale, et nous devons choisir non seulement comme ça, mais à partir du registre national des décisions. Ils ne pouvaient tout simplement pas apporter les leurs de Russie. Il y avait encore des exigences concernant le contenu du chèque, etc.
En général, nous avons intégré le nouveau terminal dans le système de caisse. Pas sans danser avec un tambourin, bien sûr. Un résultat heureux - ce sont les formulaires de vente adaptés que le vendeur transmet au client pour paiement:
Les services
Dans mon plan, cela s'appelle «Adaptation des systèmes et intégration des données entre eux, en tenant compte des différentes devises, des différents taux de TVA, des données supplémentaires en kazakh. Des instances système communes et individuelles sont utilisées. » Plus simple - tous nos sous-systèmes auraient dû être disponibles pour le Kazakhstan. Nous avons soit soulevé de nouvelles instances en parallèle, soit abandonné les instances générales, mais nous leur avons en quelque sorte appris à gérer les devises. Quelque part, ils ont simplement scié le signe du rouble, et tout est devenu compatible. Et quelque part, ils ont réécrit la logique métier à partir de zéro.
Même ces choses devaient être localisées:
Découverte
Le service commercial a consacré beaucoup de temps à adapter l'assortiment. D'après ce qui ressort clairement, les tapis sont beaucoup plus largement représentés. A l'ouverture de la zone promotionnelle, nous étions tous faits de tapis. Ici vous pouvez voir son bord:
À propos, à la même ouverture, nous sommes tombés sur une traduction: étant donné que toutes les inscriptions à l'intérieur du magasin doivent également être en kazakh par la loi, nous les avons également envoyées à des traducteurs. Et s'ils voyaient les marchandises et savaient exactement à quoi servait cette traduction, alors voici des cartes courtes, représentant souvent une coupe de mots différents, à partir desquelles de grands blocs sont ensuite assemblés. Les mêmes «instruments» pour la navigation ont été traduits en mots pour les instruments de musique. C'est presque arrivé à l'ouverture. Sans contexte, cela s'est avéré difficile.
Ils ont ouvert gaiement, avec des performances et des feux d'artifice, et toutes ces caractéristiques du code culturel qui ont soudainement ralenti plus tôt (comme devoir se rencontrer en personne avant de signer un contrat nécessairement) ont commencé à aider. Parce que les vacances sont quelque chose de très important. Ils sont venus vers nous comme un voisin de la pendaison de crémaillère, percevant le magasin comme faisant partie de la ville.
Voici un bref résumé de la chronologie du processus:
Un an avant, nous avons commencé à donner naissance à une nouvelle unité en République d'Afrique du Sud - à Johannesburg (ils l'appellent gentiment Yöburg, ce qui nous cause des associations complètement différentes). Ils l'ont terminé un mois plus tard que le Kazakhstan avec toutes les localisations, c'est-à-dire qu'il y a quelque chose à comparer.
Eh bien, nous avons répété la même marche avec la République du Bélarus. Ouverture prochaine à Minsk. Et ce n'est pas du copier-coller, comme beaucoup pourraient le penser.
Bien sûr, pour l'exactitude du processus, nous devons remercier nos analystes, architectes d'entreprise, développeurs, testeurs et spécialistes de tous les départements qui avaient précédemment planifié les actions nécessaires pour adapter les processus et les systèmes. Il y a eu quelques surprises. Nous avions également des coûts imprévus, mais nous avons réussi à tout garder dans le cadre.