Salut En contact avec des spécialistes de Sberbank Leasing. Une grande partie de notre travail est liée aux documents, il est donc dans notre intérêt d'améliorer constamment notre système de gestion des documents COURT. Jusqu'à récemment, elle n'était franchement pas la meilleure assistante et prenait beaucoup de temps et d'efforts. Il n'y avait pas de référentiel électronique unique, de numérisation et de vérification automatisées des documents, ainsi que de contrôle de la disponibilité des originaux dans les archives.
Il n'y avait pas de solution toute faite qui pourrait résoudre les trois problèmes sur le marché, nous avons donc commencé à travailler sur notre propre projet «Electronic DOC.office». Nous parlerons de ce qui s'est passé dans ce post.
En quoi consiste notre solution
Bref, notre COURT est un projet personnalisé dans lequel plusieurs systèmes d'information sont interconnectés: Navision, IBM Filenet et la suite de solutions ABBYY.
Navision est notre système ERP clé dans lequel tous les processus sont enregistrés: de la coordination des notes officielles à la formation des documents internes. Tous les employés de l'entreprise travaillent chez Navision - du secrétariat aux services financiers. Nous développons et supportons Navision par nos propres moyens, nous avons une grande équipe de spécialistes.
IBM Filenet est notre référentiel de documents dans lequel tous les fichiers électroniques sont générés.
Dossier de projetLe package de la solution ABBYY est conçu pour la reconnaissance de documents. Il comprend un sous-système de reconnaissance de données et un sous-système d'entrée d'informations (ou une station de balayage). Nous travaillons depuis longtemps en partenariat avec ABBYY et, si nous évaluons le marché, ce fut le seul candidat suffisamment fonctionnel capable de faire face à nos exigences.
Voici un bref algorithme du "Electronic DOC-office":
- Grâce à ABBYY, les gestionnaires numérisent des documents. Il y a un remplissage de leur structure attributive.
- Les documents et la structure attributive terminée sont stockés dans le référentiel électronique Filenet.
- Les documents et l'attribution sont affichés dans Navision.
Diable en détail
Le schéma général de travail est assez simple. Mais pour rendre notre système judiciaire commode, nous avons dû améliorer tous les processus de travail clés. Nous décrirons tout dans l'ordre.
Créer et remplir une carte de contrepartie
Création rapide de cartes. Il suffit maintenant de saisir le TIN ou le PSRN dans la carte, et toutes les autres informations sont remplies automatiquement. Cela accélère le travail, aide à éviter l'introduction de données incorrectes et la duplication des cartes.
Contrat de location où le remplissage automatique des champs est possible
Responsabilité personnelle. Désormais, chaque client du système se voit attribuer un responsable qui est responsable de la pertinence des données et des documents. Cela permet d'éviter la confusion des données et de recevoir des informations en temps opportun sur les sous-traitants.
Formation des dossiers clients et fournisseurs
Dossier unique. Une structure de dossier unique pour chaque contrepartie (client, fournisseur, garant) est apparue et est disponible pour une utilisation générale. De plus, tous les documents téléchargés sont faciles à identifier et à trouver dans le stockage électronique. Plus de chaos.
Réduction du flux de travail papier. Avant l'introduction du nouveau système, nous avons dépensé des sommes importantes pour l'envoi et le stockage de fichiers papier. À une nouvelle étape, nous avons abandonné certains documents sur papier au profit de copies numérisées.
Fenêtre de numérisation ABBYYContrôle de la durée de validité des documents. Auparavant, nous ne savions pas avec certitude si les documents téléchargés par nous étaient pertinents. Les documents arrivés à expiration sont surlignés en rouge.
Numérisation de documents
Normes de qualité des numérisations et format unique. Le système ABBYY contient des exigences concernant le format et la qualité des copies numérisées de documents.
Assemblage rapide de documents. Nous avons simplifié les exigences relatives à la documentation des contrats d'assemblage et le processus de numérisation ne prend plus un quart d'heure, mais seulement trois minutes. Le téléchargement de documents dans le dossier est également beaucoup plus rapide qu'auparavant.
Formation de la documentation contractuelle
Automatisation Maintenant, les employés doivent effectuer le nombre minimum de révisions des contrats et des fiches de projet, le système effectuera la plupart du travail lui-même.
Navigation pratique. Une structure ordonnée et pratique pour les employés est apparue dans les documents de projet.
Remplissez rapidement les champs. Le développement du système Navision et le raffinement des modèles de documentation contractuelle nous ont permis de réduire le temps nécessaire pour remplir les champs après le déchargement du contrat.
Vérification des documents signés
Codage à barres automatique. L'introduction de cette fonction a exclu la vérification «manuelle» des données. Le système compare les documents et génère des résultats de vérification en seulement trois minutes.
Travailler avec l'archive électronique de documents
Recherche et téléchargement rapides de documents. Si auparavant, il était nécessaire de décharger tous les contrats pendant une certaine période, il était nécessaire de décharger chaque document manuellement. Maintenant, grâce au déchargement de masse, le système fait tout seul.
Fenêtre de comparaison de documents
File d'attente d'approbationConsultez les documents archivés en ligne. Pour vous familiariser avec un document d'archive, il vous suffit de le trouver dans le système. Les archives électroniques stockent tous les documents de projet créés depuis le début de l'entreprise jusqu'au lancement du projet.
Stockage de documents dans une archive papier
Processus d'enregistrement rapide des documents. Là encore, le système de codage à barres aide, il est également pris en compte dans les archives papier.
Inventaire électronique des documents. Au lieu de l'inventaire papier habituel, nous avons introduit son équivalent électronique. Vous pouvez interagir avec les employés des archives sur les documents via le système Navision. Nous avons également développé un registre des contrats signés pour contrôler la fourniture de documentation aux archives.
Et alors quoi?
Nous avons décrit un certain nombre d'améliorations différentes qui fonctionnent très bien pour nous. Nous espérons que nos idées vous aideront à améliorer votre propre système judiciaire.
Jusqu'à présent, nous suivons l'émergence de nouvelles versions des systèmes inclus dans notre COUR, et nous essayons de les introduire immédiatement. Nous intégrons également deux nouveaux grands systèmes dans Filenet - dans un avenir proche, les stockages électroniques fonctionneront non seulement avec Navision, mais aussi avec d'autres systèmes mis en œuvre.
Nous serons heureux de répondre à vos questions sur les systèmes de gestion de documents et leur amélioration dans les commentaires.