Mission impossible: comment organiser votre premier événement professionnel dans un pays étranger

Début mai, nous avons organisé à Dubaï une réunion intitulée « Gagner dans le commerce omnicanal », qui a réuni deux fois plus de participants que nous l'espérions. La préparation entière a pris 3 semaines. Tout n'était pas parfait, mais dans l'ensemble, nous sommes satisfaits. Je vous dis à quoi se préparer et à quoi penser lors de l'organisation d'un événement dans un pays étranger.

Par où commencer

En mars, nous avons organisé la conférence IDRF - International Digital Retail Forum à Moscou, qui a réuni 400 participants. Lorsqu'ils sont correctement organisés, ces événements apportent de bons retours - nouveaux clients et partenaires potentiels. Avec l'IDRF, c'était la même chose - en conséquence, de nombreuses entreprises se sont tournées vers nous.

Notre agence est spécialisée dans les solutions de vente au détail en ligne et est située à Moscou et Dubaï, nous avons donc décidé d'organiser un événement après la Russie à Dubaï - une réunion dédiée à la mise en œuvre de solutions omnicanales dans la vente au détail. Aujourd'hui, de nombreuses marques comprennent qu'elles doivent utiliser des stratégies multicanaux, car les consommateurs attendent une interaction globale avec l'entreprise. Cependant, la plupart ne savent pas quelles technologies utiliser pour obtenir un omnicanal complet. C'est la douleur actuelle de l'entreprise, nous n'avions donc aucun doute sur le thème de l'événement.

Nous avons commencé à préparer le mitap en analysant le marché local des événements et nous vous conseillons de faire de même. Cela aidera à comprendre les formats populaires, les sujets populaires, le nombre moyen de visiteurs et à se faire une bonne idée du marché local. Parfois, il semble que vous connaissiez assez bien les spécificités locales, mais c'est facile à manquer. Par exemple, à Dubaï, la grande majorité des paiements sont effectués en espèces, donc au départ, on peut supposer que le sujet des services bancaires en ligne ou des paiements électroniques n'est pas intéressant. Mais en fait, au contraire, ce sont des perspectives de développement qui attirent les professionnels et les particuliers.

Dans notre cas, il s'est avéré qu'à la mi-avril se tenait l'exposition Seamless Middle East, et que le 5 mai, le Ramadan arrivait déjà, et l'activité professionnelle stagnait. Par conséquent, nous avons dû accélérer considérablement afin de parvenir à mener un mitap entre Seamless et Ramadan. Le temps est très important, car des organisateurs inexpérimentés peuvent mettre l'événement dans la saison morte locale. Par exemple, des conférenciers de Facebook, Instagram, Snapchat et Leo Burnett ne sont pas venus parler, car avec le Ramadan, de grandes campagnes publicitaires vont commencer aux Émirats arabes unis, ce qui représente une charge accrue pour les bureaux locaux des entreprises.


Exposition Moyen-Orient transparente

Comment organiser

Il faut répondre à quatre questions fondamentales: «quoi?», «Qui?», «Pour qui?» et "où?" Le plus important est le thème de l'événement, dont dépendent la composition des intervenants, le public cible des participants et même parfois la plateforme. Nous avons choisi une boutique en ligne et organisé une réunion pour les représentants des marques et des spécialistes du marketing.

Conférenciers Ils attirent les participants, choisissez donc des personnes expérimentées, charismatiques et populaires.Tous les intervenants qui parlent gratuitement peuvent être divisés en deux catégories: les représentants des marques et des startups, y compris les propriétaires d'entreprises de taille moyenne. Il est difficile de négocier une performance avec les marques car elles sont toujours invitées quelque part. Seules les connexions personnelles vous aideront ici. Notre directrice régionale, Marina Litvinova, a engagé d'anciens collègues et organisé une présentation par des représentants de Mercedes et de la marque de cosmétiques Jardin de Parfums.


Des conférenciers gagnants dans le commerce omnicanal

Il est beaucoup plus facile de négocier avec les représentants des startups et les propriétaires d'entreprises. En règle générale, ils sont actifs, comme les relations publiques et en tout état de cause, ils voient des opportunités de promotion et de réseautage. Par conséquent, lorsque vous travaillez avec eux, vous n'avez pas besoin de persuader, mais au contraire de vous débarrasser afin de trouver des personnalités vraiment intéressantes avec une forte expertise. Idéalement, si le fondateur de la startup était un top manager d'une marque internationale. Une telle personne a une grande expérience et est prête à la partager.

Vous devez rechercher des conférenciers dès que vous décidez d'organiser un événement. Beaucoup ont un emploi du temps chargé et refusent uniquement parce qu'ils doivent jouer ailleurs. Il y avait six personnes dans notre programme, mais pour les trouver, nous avons dû négocier avec vingt. Il y a eu beaucoup plus d'appels et de correspondance. En conséquence, dans la version finale, nous avons eu sept confirmations au lieu de six, et à la veille de l'événement, un orateur n'a pas pu. Par conséquent, assurez-vous d'avoir des haut-parleurs de rechange qui peuvent assurer.

Choisissez également des haut-parleurs stratégiquement - ceux qui ont beaucoup de réseautage. Ainsi, ils peuvent s'offrir une alternative valable s'ils refusent de parler. Et s'ils sont d'accord, ils amèneront certains des participants. La moitié des personnes présentes à notre réunion sont venues à l'invitation des orateurs.

Les participants . Nous n'avons pas vendu de billets mitap parce que nous voulions trouver de nouveaux gros clients avec. Et, pour l'avenir, je dirai que c'était possible - nous avons reçu plusieurs prospects prometteurs de marques internationales d'électronique grand public à Dubaï. Si la participation est gratuite, il est alors beaucoup plus facile de trouver des personnes. Je ne pense pas que nous pourrions assembler une salle complète en trois semaines si nous devions payer pour la participation. Dans ce cas, il est préférable de commencer dans environ six mois.

Au départ, 30 participants étaient attendus, et il n'y avait qu'une salle de conférence appropriée. Mais à un moment donné, nous avons réalisé qu'il y aurait plus de visiteurs, alors nous avons commencé à chercher un site pouvant accueillir jusqu'à 60 personnes. En conséquence, presque autant de participants étaient là. De plus, nous ne pouvions pas choisir un lieu uniquement en fonction de la capacité de la salle, car à Dubaï le statut du site est critique. Seulement là-dessus, de nombreux participants décident d'assister ou non à l'événement.

Aire de jeux Lorsque l'événement est à but non lucratif, il est conseillé d'économiser sur tout, y compris la location d'une salle. Il est préférable d'utiliser la salle de conférence de l'accélérateur, le parc industriel, l'administration locale - toute organisation intéressée à développer des liens commerciaux dans la région. Lorsque vous êtes d'accord sur un site, discutez immédiatement du coût de location de l'équipement. Il arrive parfois que la salle soit offerte gratuitement, mais le projecteur, les microphones, les meubles, etc., sont facturés séparément, ce qui est comparable au coût de location d'une salle. Avec le site, nous avons pu obtenir gratuitement un projecteur et un support technique.

La salle de conférence a été fournie par l'accélérateur Astrolabs, dans lequel nous sommes résidents. Mais il y avait une nuance: la salle ne pouvait accueillir que 30 personnes, et nous avons déjà décidé d'en inviter plus. À cette époque, l'accélérateur avait une nouvelle plate-forme pour 60 personnes, mais il n'avait pas encore été mis en service. Nous avons persuadé la direction d'Astrolabs de nous fournir cette chambre pendant 10 jours. En parallèle, ils ont trouvé un schéma pour obtenir un autre site gratuitement, si cela ne fonctionne pas avec celui-ci.

Pour cela, le troc a été proposé aux hôtels en deux versions: simple et avancé avec nos obligations accrues. Avec un forfait simple, l'hôtel met gratuitement à disposition une chambre et, en retour, fait de la publicité auprès des participants. C'est une bonne offre, car nous avons rassemblé des responsables du budget marketing qui organisent également des événements et recherchent des lieux. Les hôtels pourraient montrer leur niveau et rencontrer des clients potentiels.

Le forfait étendu comprenait également la restauration et nous avons promis d'inviter les médias locaux, les médias sociaux et les influenceurs. Pendant le week-end, nous avons discuté avec quatre hôtels et ils ont tous aimé l'offre. Mais au final, cette option n'était pas nécessaire, car les Astrolabs ont confirmé un grand site.

Traiteur La nourriture pour les participants était également organisée presque par troc et son coût était cinq à six fois inférieur à son prix habituel. La restauration a été organisée par le restaurant de l'hôtel Cartagena situé dans le JW Marriott Marquis cinq étoiles. Marina a rencontré son représentant lors de l'événement quelques semaines avant le nôtre et a convenu d'un service.

Si vous ne pouvez pas vous mettre d'accord sur la nutrition, organisez-la vous-même. Minimum obligatoire: eau, café et thé. Il est conseillé de considérer un minimum de collations: sandwiches et pâtisseries. Vous pouvez essayer d'acheter à un prix de gros dans une boulangerie locale. Mais les producteurs d'eau, les marques de café et de thé ont peu de chances d'obtenir des rabais. La conférence devrait être suffisamment importante pour être intéressante pour eux.

Comment attirer les participants

Nous avons profité du service international Meetup.com, à travers lequel ils organisent tous les événements à Dubaï: des cours de yoga aux petits déjeuners d'affaires. Il permet d'annoncer largement l'événement et de recueillir rapidement des visiteurs, mais ne fournit pas de données utilisateur. Pour cette raison, une partie de la salle était occupée par un public non ciblé lors de la réunion.

Parmi les autres méthodes de promotion gratuites, nous avons utilisé des annonces sur notre site Web, des groupes et des pages sur Facebook, y compris des conférences IDRF, des nouvelles sur le site Web de l'accélérateur et une invitation via sa newsletter. Les méthodes gratuites ne donneront pas un gros retour si vous n'avez pas plusieurs milliers d'abonnés, mais contribuez quand même. Nous avons également lancé des publicités payantes sur Facebook et LinkedIn pour 500 $ par chaîne, et cette dernière s'est avérée plusieurs fois plus chère.

Facebook n'a pas apporté de bons retours, car, selon les sensations, il n'est utilisé qu'en Russie comme réseau d'affaires, dans d'autres pays, c'est un lieu de communication avec des amis. La prochaine fois, nous ne prévoyons pas de l'utiliser du tout, mais nous nous concentrons sur LinkedIn. C'est vraiment un outil de travail qui facilite le réseautage. Si vous prévoyez des événements à l'étranger, assurez-vous de créer une page LinkedIn à l'avance et de la remplir régulièrement de contenu. Au moment où les participants sont invités, vous avez besoin d'une page pompée et d'un large cercle d'amis.

Au total, 110 personnes se sont inscrites au mitap et 56 sont venues | La conversion était de 51% | Pour un événement gratuit, ce n'est pas mal. En règle générale, si un participant n'a pas dépensé l'argent, une visite est considérée comme facultative. Ceci doit être pris en compte et essayez de ne pas restreindre l'inscription, sinon il peut y avoir trop de sièges vides dans la salle.

Conclusions

1. Lorsqu'un événement est gratuit, il peut être organisé rapidement. Si les points principaux sont clairs: conférenciers, plateforme, restauration, alors deux semaines suffisent.
2. Réfléchissez au thème général de l'événement. Il doit résonner avec l'objectif principal de votre entreprise, mais pas sa publicité.
3. Pour rassembler les participants concernés, il est préférable d'utiliser des invitations personnalisées. Envoyez des lettres ou appelez sur une liste pré-compilée. Demandez aux orateurs d'inviter les participants. Vous obtenez ainsi le public cible et économisez sur la publicité. Il est conseillé de contacter les nouveaux participants après leur inscription afin de filtrer les personnes aléatoires.
4. Appelez plus de conférenciers que nécessaire pour ne pas dépendre de force majeure: maladie, déplacements professionnels urgents, etc.
5. Mettez à niveau le réseau car cela simplifie l'organisation. Dans le même Dubaï, les liens personnels passent toujours en premier. Même une connaissance en forme de casquette donnera plus de retours qu'un appel à froid. Si nous n'avions pas d'atout à Dubaï sous la forme de notre organisateur principal, Marina avec un réseautage solide et un large éventail de contacts, nous serions à peine en mesure de respecter le délai. Par conséquent, avant de commencer, faites une liste de ceux qui peuvent aider dans un pays inconnu.
6. Ouvrez votre page LinkedIn à l'avance et remplissez-la de contenu pour attirer des membres gratuitement.