Le rôle de la gestion de projet devient de plus en plus pertinent quel que soit le domaine ou l’industrie où elle est mise en œuvre. En fait, il équilibre tous les processus et étapes du projet et aide les équipes de projet à atteindre leurs buts et objectifs.
La gestion de projet permet d'atteindre des objectifs plus rapidement, à moindre coût et d'éviter les risques, contribuant ainsi grandement à l'exécution de la stratégie d'entreprise. De plus en plus d'entreprises ne peuvent imaginer la réussite de leurs performances sans la gestion de projet comme l'une des compétences clés de l'entreprise. Comme cette compétence se développe activement, les logiciels professionnels de gestion de projet évoluent également avec elle de la même manière.
La destination de base des outils professionnels de gestion de projet est d'assurer le succès de tout projet et de rendre le processus de gestion le plus difficile plus simple et efficace.
Dans cet article, vous trouverez une brève mais valide revue des fonctionnalités puissantes qui font du logiciel de gestion de projet moderne une puissance inégalée et imparable dans l'arsenal des chefs de projet.
Une nouvelle génération de gestion de projet
La gestion de projet change et évolue comme toute discipline d'entreprise. Une nouvelle
génération millénaire nécessite l'adaptation des innovations et la révision de principes et de concepts bien établis. Regardez, au moins, le travail à distance. Était-il si populaire il y a dix ans?
Pour suivre la génération Y, les développeurs de logiciels font également de leur mieux pour être à la mode et pertinents.
La puissance d'un logiciel PM professionnel
La réalité des affaires nous fait admettre que l'adoption d'un logiciel de gestion de projet professionnel évolue progressivement.
Sur la période 2017-2018, le pourcentage d'entreprises utilisant des tableurs pour gérer des projets Agile est
passé de 74% à 67%. Au lieu de cela, ils sont passés avec succès à des outils de gestion de projet spécialisés.
De nombreuses
recherches démontrent que les 7 principales fonctionnalités les plus utilisées et demandées dans les logiciels de gestion de projet sont le partage de fichiers, le suivi du temps, l'intégration des e-mails, les diagrammes de Gantt, la gestion du budget, les rapports personnalisés et l'intégration du stockage dans le cloud.
Le rôle de chef de projet en tant que professionnel devient également crucial pour les organisations modernes. Selon les dernières
statistiques , 80% des projets performants sont menés par un chef de projet certifié. C'est pourquoi de plus en plus de nouvelles opportunités pour obtenir un
certificat PM professionnel existent.
Quel logiciel de gestion de projet choisir?
En définissant le meilleur outil de gestion de projet pour vos besoins, il convient de prêter attention aux
dernières tendances en matière de gestion de projet qui reflètent la réalité commerciale actuelle. Parmi tous, décrivons les 5 plus importants:
- La complexité croissante des projets . Les chefs de projet qui peuvent présenter des processus complexes à leurs clients de manière simple seront en mesure de créer d'excellentes stratégies pour la promotion de projets.
- Popularité continue des méthodes Agiles . De puissantes techniques Agiles gagnent du terrain et deviennent des normes pour de nombreuses entreprises dans divers domaines.
- Des tableaux Kanban pratiques comme l'un des moyens les plus efficaces pour visualiser et suivre les projets. Ils s'intègrent de plus en plus dans une gestion de projet plus structurée. L'application de Kanban permet aux chefs de projet d'adopter des innovations pour gérer leurs projets et offre un espace pour gérer les tâches, les listes de tâches et les fichiers.
- Le facteur d' intégration des logiciels de gestion de projet . Les outils PM continuent de devenir plus simples à utiliser et plus intégrés aux autres services et cette tendance est activement soutenue par les développeurs des plateformes PM.
- La croissance des équipes distantes et la gestion de projets à distance. De nombreux employeurs ont déjà reconnu un degré plus élevé de satisfaction des équipes, une réduction des frais généraux logistiques et administratifs, une réduction des congés de maladie et bien d'autres avantages.
Existe-t-il un logiciel PM idéal? Cela dépend de vos besoins. Vous pouvez identifier le meilleur outil pour vos besoins seulement en comparer beaucoup. Ici, je rassemble l'ensemble de fonctionnalités le plus utile et le plus puissant qui devrait être utile dans la gestion de projet moderne. Vous trouverez également des exemples pertinents de plateformes populaires. Ainsi, ces fonctions puissantes sont les tableaux Kanban, les listes de tâches, les jalons, la hiérarchisation, la collaboration et la fonction de suivi du temps.
Tableaux Kanban
Le flux de travail du projet décrit toutes les procédures impliquées dans l'exécution des tâches. Il s'agit de la séquence définie des étapes du projet nécessaires pour produire des résultats.
En appliquant le flux de travail défini, nous pouvons structurer des projets et obtenir un système bien visualisé. Le flux de travail comprend les acteurs, les activités, les résultats et l'état. Tous ces éléments sont parfaitement gérés à l'aide d'un logiciel de gestion de projet intelligent.
Les outils de flux de travail sont utiles pour suivre les tâches et les projets à mesure qu'ils progressent à travers toutes les étapes du processus. Les tableaux et cartes Kanban sont souvent utilisés à ces
fins et
Hygger est l'un des meilleurs outils de tableau Kanban pour les chefs de projet.
Dans Hygger, les utilisateurs peuvent facilement créer et gérer des cartes pratiques pour tout type de processus. La plate-forme propose un large éventail de fonctionnalités au niveau de la carte (commentaires, pièces jointes, affectation de collaborateurs, etc.). Les colonnes les plus courantes que les utilisateurs appliquent sont À faire, En cours et Terminé. Cependant, vous êtes libre de les nommer comme vous le souhaitez.
Si vous devez limiter le nombre de tâches en cours, vous pouvez utiliser l'option Limites de travail en cours disponible dans Hygger et également appliquer des colonnes horizontales, Swimlanes. Cela semble approprié pour les Millenials car, étant toujours dans la réalité multitâche, ils peuvent clairement maintenir un backlog de produit et utiliser l'un des cadres de priorisation intégrés qui aident à hiérarchiser et à ordonner facilement les idées et les tâches.
Ces fonctionnalités et bien d'autres rendent la plateforme vraiment compétitive et utile.
Listes de tâches
La valeur des listes de tâches ne doit pas être dépréciée même si nous avons aujourd'hui de nombreuses substitutions et options alternatives innovantes. Faire des listes est une fonctionnalité extrêmement puissante offerte par de nombreux outils de gestion de projet.
Ils sont l'un des moyens les plus anciens et les plus faciles d'organiser la journée ou le projet à venir. Les chefs de projet savent comment faire des listes peuvent faire des merveilles et influencer la productivité. Ils sont utiles pour définir les objectifs, planifier les livrables du projet, planifier les étapes du projet, etc.
La fonction de listage et d'organisation des informations est bien présentée dans
Asana . La plateforme permet de créer et de gérer des tâches ainsi que de partager des listes de tâches avec les membres de votre équipe.
Chaque liste de tâches ressemble à un projet distinct avec des tâches répertoriées sous la hiérarchie du projet. Il est possible de créer des sous-tâches ici et de définir chaque tâche avec une balise de catégorie pour une recherche facile. Joindre des fichiers est également disponible. De plus, l'outil permet de basculer rapidement entre les listes de tâches, les tableaux Kanban et les calendriers pour les mêmes projets.
Feuille de route et jalons
Les jalons du projet sont utilisés pour délimiter les points importants d'un calendrier de projet. Ces points visualisent le début et la fin des projets et marquent l'achèvement d'une phase majeure des travaux.
En fait, les jalons peuvent être utilisés pour noter tout ce qui a commencé ou terminé. Ils sont principalement utilisés comme outil de planification.
Pour gérer les jalons du projet, vous avez besoin d'une feuille de route puissante qui est souvent visualisée à l'aide de diagrammes de Gantt pratiques.
Ces barres horizontales illustrent les dates d'achèvement, l'avancement, les jalons et les dépendances du projet. Alors que les tableaux Kanban sont mieux utilisés au niveau de la tâche, les diagrammes de Gantt sont mieux adaptés à la gestion à un niveau de zoom arrière.
Wrike possède de puissantes fonctionnalités Gantt et équilibre les fonctionnalités avancées de gestion de projet avec une interface utilisateur facile à utiliser. L'outil permet aux équipes de projet d'assigner du travail et de collaborer sur leurs projets, en suivant le temps et les actifs du projet.
Cette plate-forme est conçue pour les équipes de développement logiciel et leur permet d'étendre les capacités de l'outil de manière personnalisée.
Priorisation
Donner la priorité au travail de projet peut être un véritable défi pour les équipes de projet de diverses industries. Lorsque vous ne donnez pas la priorité au travail, vous pouvez nuire à tous les efforts et initiatives de votre équipe, et même drainer la motivation de l'équipe.
Une hiérarchisation efficace est comme un art, c'est pourquoi de plus en plus de logiciels PM prêtent attention à cette fonction cruciale.
Si votre backlog de produit nécessite un «nettoyage» et une optimisation globaux, vous aurez certainement besoin de méthodologies et de cadres de hiérarchisation puissants pour faire avancer les choses rapidement.
ProductBoard est l'un des outils qui propose une matrice de priorisation fonctionnelle.
Cette matrice permet aux utilisateurs de visualiser le compromis valeur / effort (valeur / complexité) à travers toutes les fonctionnalités.
Vous pouvez également trouver un grand ensemble de techniques de priorisation dans Hygger.io (matrice Eisenhower, cadres Value vs Risk, Value vs Effort, ICE et RICE et le modèle de notation pondérée).
Collaboration
La collaboration en équipe a toujours été un élément important de toute entreprise et maintenant elle devient plus critique car nous continuons d'être plus interconnectés via les technologies en ligne. L'amélioration de la collaboration d'équipe est un objectif permanent pour tous les types d'entreprises.
Les outils de gestion de projet veillent à ce que leur fonctionnalité de collaboration à travers le monde soit un processus facile. Certains des célèbres outils de gestion de projet se sont initialement concentrés sur la collaboration en équipe.
Basecamp en est un exemple frappant. Les babillards électroniques Basecamp, les chats natifs et le partage de fichiers font de la plateforme une excellente solution de collaboration avec les membres de l'équipe et les clients.
Le système combine la communication, la gestion de projet, la gestion des actifs numériques et les options de paiement de base en un seul endroit.
Suivi du temps
Au cours d'un projet, diverses modifications des activités et des ressources peuvent se produire. Le suivi du temps consacré à différentes activités est crucial à bien des égards.
Pour les chefs de projet, il est important de comprendre et de suivre les heures que la ressource consacre aux différentes activités. L'entrée de temps appropriée permet aux chefs de projet de voir que le temps ne dépasse pas le temps estimé et d'atténuer les risques potentiels à l'avance. C'est pourquoi cette fonctionnalité semble évidente lors du choix d'un logiciel PM approprié.
Mavenlink peut être considéré comme un bon exemple. il aide les chefs de projet à tirer le meilleur parti de leur équipe. Le système permet d'avoir une connaissance approfondie du fonctionnement des équipes et de l'avancement de leurs projets. Vous trouverez ici des rapports et des sorties de données complexes mais informatifs.
La fonction de suivi du temps permet de suivre la productivité de l'équipe, d'augmenter l'efficacité et de minimiser la perte de temps. La plateforme comprend également des fonctionnalités comptables qui permettent de suivre les dépenses des employés, de définir des budgets et de recevoir des paiements.
Plats à emporter
Eh bien, tout ce que nous voyons, c'est que le monde de la gestion de projet devient de plus en plus compliqué. La bonne nouvelle est que l'évolution des outils PM populaires commence à être plus intéressante et excitante.
Pour choisir le meilleur logiciel, vous devez prendre en compte de nombreux détails et capacités fonctionnelles. Essayez-en plusieurs, comparez-les et assurez-vous d'utiliser les bons outils.