Bonjour encore. Il s'agit d'une continuation de l'article sur l'organisation d'un hackathon étudiant.
Cette fois, je vais vous parler des problèmes qui surviennent pendant le hackathon et de la façon dont nous les avons résolus, des événements locaux que nous avons ajoutés à la norme "beaucoup de codage et de pizza" et de quelques conseils sur les applications à utiliser pour l'organisation la plus simple d'événements de cette ampleur.
Une fois toutes les préparations financières terminées, l'étape la plus intéressante commence: la préparation du site. Vous trouverez ici le plus grand nombre de problèmes et de couples auxquels vous ne pensez même pas. Commençons par commander diverses collations et équipements. Deux problèmes principaux découlent immédiatement d'ici: qui les recevra et où mettre tout cela? Je vous rappelle encore une fois que tous les organisateurs sont des étudiants, et le hackathon a eu lieu du 26 au 27 janvier, soit exactement au milieu du trimestre. Pour chaque commande, nous avions besoin de 4 à 5 personnes (étant donné l'ampleur de l'événement, nous pouvions facilement obtenir 20 à 30 boîtes de boissons à la fois) et la seule option pour nous était de rechercher des volontaires parmi d'autres cours. Bien sûr, vous pouvez utiliser les groupes Facebook pour les trouver, mais Slack est notre candidat national. Pour chaque livraison, vous pouvez créer un canal séparé, les intégrer à Trello (une application pour créer des listes d'actions), puis ajouter ceux qui ont accepté d'aider et d'enregistrer tout ce qui a été reçu dans Trello. Donc, tout est reçu, supposons même que la livraison ait été effectuée dans le bon bâtiment de l'université (quelques fois ils l'ont amené dans d'autres bâtiments et l'Imperial était presque complètement à South Kensington, nous aurions pu le livrer à l'Université de Londres par erreur) et que nous avons suffisamment de personnes et plusieurs chariots pour le transport de charges particulièrement lourdes, quelle est la prochaine étape? Que faire de toute cette charge? Chaque grande communauté universitaire a son propre petit entrepôt pour de tels événements. Malheureusement, dans une salle 2x3, tout ne rentrera probablement pas. Ici, des sponsors universitaires sont venus à notre aide. Plusieurs tonnes (!) De boissons et de collations ont été livrées à notre partenaire par le syndicat étudiant. Une petite digression. Chaque faculté a son propre syndicat: génie, médical, scientifique et géologique. Notre ingénieur dispose d'environ 2 chambres gratuites (seulement chut, je ne sais pas dans quelle mesure cela suit généralement les règles de l'université) ont été complètement (!) Converties en entrepôts pour un événement. Ensuite, il y aura un laps de temps sur la façon dont nous avons tiré ces choses de là. Mon époque ne me remerciait pas du tout.
LienIl est très difficile de trouver où contenir toutes ces choses, il est encore plus difficile de les distribuer correctement. Pour référence: toute la zone 3. Hackathons inférieurs et 2 supérieurs. Les tailles sont approximativement égales et en général il n'y a aucun problème avec la distribution. Jusqu'à l'apparition de personnes ayant des préférences alimentaires particulières. Végétaliens, végétariens et bien d'autres. Nous envoyons toujours un questionnaire à l'avance pour savoir combien commander. Naturellement, les e-mails sont oubliés et perdus. Par conséquent, nous ajoutons toujours 20% à la commande principale sous la forme d'options spéciales de rechange, telles que les margaritas avec des pâtisseries sans gluten. Cher? Sans aucun doute. Mais la dernière chose dont nous avons besoin, ce sont des végétaliens guerriers qui n'avaient pas assez de nourriture sans produits d'origine animale. Les problèmes modernes nécessitent des solutions modernes.
Supposons que tout s'ajuste miraculeusement. Magique, pas autrement. Même que tout le monde a explosé pour la nuit. Et ensuite? Rappelez-vous que j'ai parlé de «swag»? Ouais, et d'ailleurs, chaque sponsor l'a. Et tout le monde est conçu pour un minimum de 200 personnes, et pour les grands sponsors et généralement pour 300. Il doit également être stocké, mais l'essentiel n'est même pas cela. J'ai également dit que nous avons notre propre «butin». Et ici, c'est pour 500 personnes. Et le problème est sa fragmentation. Beaucoup de choses sont arrivées la veille du hackathon, et il n'y avait aucune chance de s'y préparer. De plus, toutes ces choses doivent être soigneusement emballées dans des sacs. 500 pièces. 500, Carl. J'ai donc dû organiser un convoyeur improvisé: il y avait des bons pour les boissons alcoolisées dans le bar, des t-shirts, des sets avec de la pâte et du pinceau, des tasses, des autocollants, et je ne me souviens même plus de combien. Et malgré le fait que nous ayons commandé cette beauté auprès de différents fournisseurs et qu'ils sont tous venus à des moments différents. J'ai dû transpirer pour gagner de l'argent supplémentaire à l'usine en prime pour l'organisation de l'événement lui-même. Spoiler: nous avons terminé l'entraînement à 4 heures du matin et le début à 8h30. Je ne suis resté que jusqu'à minuit pour être en service le reste de la nuit. Suit ensuite la partie plutôt ennuyeuse sur la disposition des tables, la disposition des rallonges et autres poubelles obligatoires.
Le moment est venu X. Les commanditaires arrivent tôt, s'installent, organisent tactiquement le «butin» pour attirer plus d'étudiants. Du mémorable: une entreprise lors de l'ouverture a déclaré qu'il existe deux types d'employeurs. Ceux qui paient bien respectent leurs employés et leur permettent de se développer de façon créative. Comme par exemple (nom de l'entreprise). Et vers la seconde ils peuvent dire par leur exemple à tous les autres sponsors. Cette phrase est devenue candidate au prix du meilleur mème (à propos de sa présentation à la toute fin du dernier article). Les étudiants arrivent le plus tôt possible pour récupérer plus de choses gratuitement. Voici quelques mots sur la façon dont nous les avons laissés entrer. Les billets sont achetés sur Eventbride, et tous les organisateurs ont une application de numérisation. Les problèmes commencent lorsque les participants ne lisent pas les conditions: un âge minimum de 18 ans, par exemple, ou apportent un passeport avec vous, ou même les billets ne peuvent pas être transférés après la date limite (trois jours avant le hackathon). Malheureusement, beaucoup doivent refuser. Mais d'après ce que je me souviens: deux qui ont oublié les passeports de Londres, alors ils sont rentrés chez eux et les ont emmenés avec eux. Ceux à qui nous avons remis les billets, nous avons été autorisés à aller après tous les autres, ont scanné les billets afin que plus tard leur propriétaire n'essaye pas de passer à travers le bonus.
Maintenant, un peu sur les problèmes avec les billets eux-mêmes: il n'y en a qu'environ 400. Plus quelques-uns pour les diplômés, comme cadeau d'adieu. Initialement, nous les avons conservés sur le site Web de l'université, mais celui-ci a baissé régulièrement 10 minutes avant le début des ventes jusqu'à 30 minutes après le début, et ils ont été distribués au hasard entre les participants. Je suis déjà silencieux sur les conditions de course à cause desquelles nous avons vendu en moyenne 20 à 30 de plus que nous ne le devrions. La solution était le site Web Eventbride. Il supporte parfaitement la charge, les billets s'envolent en moyenne en 1 à 3 secondes par lot, ils sont émis exactement dans les délais. Mais alors un autre problème apparaît: l'honnêteté des participants. En utilisant le tout premier lien Google, vous pouvez télécharger et configurer le bot, et idéalement, nous essayons d'intimider des gars si sages que nous avons annulé leurs billets. En réalité, il est presque impossible de prouver que vous n'avez pas utilisé / utilisé le bot. Les billets, à leur tour, sont divisés en impérial / tout le monde et (un peu de discrimination) pour nos étudiants, il y en a plusieurs autres. Pour aider le ministère, de telles règles.
D'autres problèmes de formation plus spécifiques. L'un des événements que nous organisons plus près de minuit est un bar ouvert. Naturellement, dans une culture de hackathon en l'absence de sommeil, ce n'est pas toujours une bonne idée. Par conséquent, peu de gens visitent. Mais ceux qui viennent sont toujours heureux, les boissons sont gratuites (jusqu'à 5 GBP inclus), une offre assez importante de bons, et c'est un excellent moyen de se détendre après une journée de hackathon continue. Les inconvénients sont plus probables pour les organisateurs: beaucoup sont silencieux, alors que les organisateurs sont fatigués de tout regarder, ils parviennent à prendre un bon verre. Bien sûr, nous traitons avec eux. Mais il n'est jamais venu à de graves problèmes simples. Il est important de noter que, comme le hackathon, le bar du soir a un sponsor. Et cette année, ils sont sortis au maximum, après avoir acheté toutes ces "bombes de chasseurs". Il était très difficile d'expliquer
(pour lequel je suis tout à fait d'accord, versez-en plus) que les participants à moitié morts sur le campus sont un peu différents de ceux qu'ils veulent embaucher dans leur entreprise et arrêter ce chaos vers le 30e cocktail. Après cela, la légendaire livraison de poulet Nandos.
C'est légendaire car les propriétaires de restaurants locaux sont venus avec des livreurs pour voir qui a décidé de baisser quelques milliers de poulets samedi soir. Au total, pour tout décharger et répartir entre les zones, il nous a fallu 2 heures et 30 bénévoles. Des photos sont jointes. N'oubliez pas de crier «ici aux végétaliens», sinon ils mangeront végétarien au lieu de nourriture végétalienne et ensuite ils maudiront. Un autre événement mémorable a été le karaoké. Tout le monde est déjà sorti, y compris nous. Imaginez: 200 personnes qui occupaient la salle de conférence à 2 heures du matin, chantant des chansons absolument aléatoires (j'ai chanté Let It Go, ma sœur serait fière). C'était merveilleux, mais encore une fois des problèmes typiques: faire glisser du matériel, installer, organiser avec la sécurité et la bibliothèque (le samedi soir est une période très populaire à visiter) afin que nous ne soyons pas expulsés. Le gardien s'est vu proposer de chanter, a refusé.
Tout cela, bien sûr, est amusant. Mais. Le hackathon dure deux jours: les participants peuvent aller et venir. Les organisateurs ne le sont pas. Au total, j'ai dormi 3,5 heures en deux jours et 5 heures en une journée avant le départ. Et c'est parce que d'autres bénévoles ont forcé (et un voyage au bar s'est fait sentir). Il était possible de dormir soit dans une pièce séparée avec des tapis de yoga, soit là où cela fonctionnait. J'ai dormi sur une chaise, ce n'est pas interdit par la loi, je dors où je veux. L'essentiel est qu'il y ait 3 personnes qui ne dorment pas sur chaque hackzone. Une autre tâche consistait à vérifier périodiquement le projecteur, car il pouvait surchauffer et nous n'avions certainement pas d'argent supplémentaire pour les réparations. Pour le dire, nous avions besoin de 6 personnes et 2 chariots. En général, les affaires concernaient les amygdales presque tout le temps. À un moment donné, nous avons commencé à distribuer du pop-corn et de la barbe à papa, encore une fois, nous cuisinions. La cote de sécurité incendie a chuté de façon spectaculaire lorsque j'ai tiré du pop-corn à droite pendant l'échauffement "car il volera en ce moment et je ne serai pas parti".
Cette partie a traversé de nombreux problèmes dans l'organisation et leurs solutions. Les ingénieurs après tout. Mais un grand nombre de choses sont restées dans les coulisses: quels étaient les problèmes pendant le hackathon lui-même, l'élection des prix et l'attribution, comment le vote «intelligent» a fonctionné, les commentaires des sponsors et comment nous avons traité le nettoyage des locaux une semaine après. Et aussi un petit flex: c'est le premier hackathon étudiant à bénéficier d'une couverture sur l'Air Force. J'écrirai à ce sujet dans le prochain épisode de cette saga de hackathon. Dans un avenir proche, je vais commencer à écrire, mais pour l'instant, voici mon email: du216@ic.ac.uk et le site web du projet:
ichack.org.