Motivation, délégation et automatisation: la recette pour créer une super équipe

Rencontrez ce Dima. Il est chef d'équipe et est responsable de la dette technique et de la révision du code, de la planification et des processus techniques, pour que les développeurs accomplissent les tâches à temps - il motive, embauche et, si nécessaire, licencie. Dima ne veut travailler que sur des tâches importantes, mais travaille sur un million des plus diverses, pense constamment au travail et ne dort pas assez. Tout est en feu pour lui: délais, tâches, temps et estime de soi. Dima en enfer.



Une situation familière? Pour Alexei Kataev ( deusdeorum ) - c'est sûr. Alexey est engagé dans le développement web depuis plus de 15 ans en tant que backend, frontend, développeur fullstack et chef d'équipe. Maintenant, Alexey travaille à Skyeng et une fois qu'il a réussi à faire une super-équipe de l'équipe - la meilleure de l'entreprise. Et depuis lors, Alexey a créé des équipes permanentes à Skyeng. Comment il le fait est dans la transcription du rapport que les participants de TeamLead Conf 2019 ont qualifié de meilleur lors de la conférence.


Nous vous recommandons de regarder la vidéo s'il reste du temps, - Alexey est enthousiasmé par les changements. Et l'article est mieux adapté pour passer en revue les principaux points pour réfléchir à quelque chose qui avait toujours échappé auparavant.

Vous connaissez déjà Dima. Il était un bon développeur - il prenait 3 tâches par jour et les faisait jusqu'à la fin - c'est la chose la plus importante. Le dé vert à côté de Dima est un indicateur de l'enfer dans sa vie.



Que se passe-t-il ensuite avec Dima? Si vous pensez qu'il devient un timlid et que l'enfer devient un peu plus, alors vous l'avez deviné. Le produit arrive chez Dima et dit: « Allons - y plan Q2! Quand sera la tâche 1653? Nous avons une sortie bientôt ! " Et l'enfer devient un peu plus grand.

Et puis vient le CTO: « Nous devons embaucher un autre développeur. Quelle est votre dette technique? Et voici un autre questionnaire dans Google Doc - remplissez-le, s'il vous plaît! " Et l'enfer est devenu encore plus grand.

Puis les développeurs sont venus: « Nous voulons grandir! Augmentez notre salaire! Et Dima commence à brûler.



Tout cela conduit au fait que Dima ne dort pas suffisamment. Le matin, il va sous la douche et pense au développeur et au produit, à quoi et à qui il a promis. Les tâches sont perdues - soit Dima les a oubliées, soit elles sont loin dans l'arriéré et ne seront jamais terminées.

Localement, cela peut entraîner de graves conséquences lorsque Dima dit: « C'est tout! Je ne serai plus chef d'équipe! Je veux juste faire mes tâches, laissez-moi tranquille! » Ou frustrer la tâche, car ils sont nombreux et Dima est seul - il est difficile de se concentrer sur tout. En conséquence, nous perdrons beaucoup d'argent ou ne publierons pas quelque chose à temps.

Je vais vous dire comment retirer l'enfer de la vie et créer une super équipe. À la fin, selon la tradition, il y aura des bonus.

Intro

Skyeng, c'est 17 équipes de développement, chacune travaillant indépendamment sur son produit. Le plus souvent, en plus des développeurs, l'équipe comprend au moins le produit et le chef d'équipe.

Le produit définit des objectifs commerciaux - il a une vision du produit, il est responsable de l'argent que nous gagnons et dépensons et communique avec tous les clients et les clients.

Timlid, c'est-à-dire Dima, est responsable de la stratégie technique, des solutions techniques, de la dette technique - pour tout ce qui est technique. C'est un leader technique . Un autre chef d'équipe est un chef de projet . Nous n'avons pas de rôle de projet dédié, donc le chef d'équipe est responsable de la planification et de tous les processus: pour les tâches exécutées par les bons développeurs et non suspendues dans les statuts. Timlid est un leader et un mentor , travaille avec les gens: embauche et licencie, développe et communique, conduit et motive.

Examinons les tâches accomplies par Dima. Je les divise en:

• tâches importantes ;
  
• des tâches qui peuvent être déléguées ou automatisées afin que quelqu'un d'autre puisse les faire, mais vous devez y consacrer du temps;
  
• routine - tâches simples qui doivent être effectuées nécessairement.
  

Dans ma classification, les tâches importantes sont des investissements avec un long retour sur investissement . Ce sont les ressources que nous consacrons maintenant à l'équipe pour l'améliorer sur une longue distance. Ce sont les tâches du leader , que lui seul peut ou doit faire. Bien sûr, Dima ne veut faire que des tâches importantes, et tout le reste ne le fait pas.

Solution de surface

Nous nous débarrassons de toute la routine, déléguons tout ce qui peut être délégué, automatisons tout ce qui peut être automatisé.

Oui, vous avez immédiatement pensé qu'il fallait tout déléguer et automatiser, et le bonheur viendrait. Dima sait également que cela doit être fait, mais pour une raison quelconque, cela ne fonctionne pas. Peut-être la raison en est que Dima travaille 10 heures par jour, et le week-end, lorsque personne ne le tourmente à Slack, il accomplit des tâches importantes. La délégation a également besoin de temps - après tout, tout le monde doit expliquer longtemps quoi et comment - il vaut mieux tout faire soi-même. Pour automatiser, cela prend également du temps - vous devez écrire du code, mais il n'y a même pas assez de temps pour créer un navet.

C'est ainsi que tout le monde le sait, mais personne ne le sait. Mais il y a une autre voie, similaire, que j'ai empruntée.

Débarrassez-vous de la routine

Vous devez d'abord trouver des fruits bas - des tâches très simples qui prennent le plus de temps, mais qui sont également faciles à éliminer. Vous connaissez ces tâches, et sinon, les animateurs de travail vous aideront.

Je continue à travailler tous les jours, j'écris tout ce que j'ai fait, puis je l'analyse.

Messages et questions

Très probablement, cela fonctionnera avec les appels . D'après mon expérience, les chefs d'équipe passent beaucoup de temps à répondre aux questions des développeurs, des produits, des CTO, des clients - Slack est toujours plein de messages. Je vais maintenant vous dire à quel point il est facile de se débarrasser de ce bruit.

Lorsque j'ai rejoint l'équipe de facturation avec un chef d'équipe, j'ai immédiatement dit que je n'avais pas répondu à une seule question . J'ai créé la chaîne #billing , j'ai dit que j'avais toutes les questions là-bas et j'ai défini le statut sur "Je ne réponds pas en PM".

Dans Slack, j'ai remplacé l'icône rouge afin que mon point ne brûle jamais et j'ai assigné un devoir - quelqu'un devrait répondre aux gens de ce canal. Les préposés aux appels peuvent être sélectionnés parmi les développeurs ou le contrôle qualité. J'ai fait un calendrier pour QA et ai demandé de marquer les bons développeurs si les participants ne pouvaient pas me répondre. J'ai aussi dit à l'équipe de ne pas regarder cette chaîne - il y a l'enfer, et nous travaillons juste.

Ensuite, j'ai vu comment les gens écrivent des appels:

- Ahh !!! Rien ne fonctionne, rien n'est payé! L'argent est parti! Nous mourrons tous!

J'ai donc écrit les règles pour écrire des appels de support. Ensuite, nous avons rapidement codé un bot qui écrit ces règles lors de l'entrée dans le canal.



Soit dit en passant, nous n'écrivons pas de robots nous-mêmes. Aucune équipe ne passe ce temps. Pour cela, nous avons affecté deux personnes dans l'entreprise, et parfois nous commandons du travail à des indépendants. C'est bon marché et rapide. Il n'y a aucune exigence quant à la qualité du code - nous avons commandé et reçu ce bot avec les règles en quelques heures.

Total: en une heure, je me suis débarrassé de passer beaucoup de temps supplémentaire pour répondre aux questions. Oui, quelqu'un a probablement été offensé, mais vous pouvez faire autre chose.

Sinon, comment améliorer cette solution?

Section FAQ . Demandez aux participants d'écrire les réponses aux questions les plus fréquentes et d'écrire une courte instruction, afin de ne pas perdre de temps à répondre.

Contrôle qualité . Regardez le support sympa, rassemblez vos idées. J'ai simplifié le contrôle de la qualité: j'ai dit au préposé d'écrire une fois par semaine le nombre de demandes, le nombre de questions auxquelles nous avons répondu et le nombre de problèmes que nous n'avons pas résolus.



Ensuite, nous avons intégré un autre bot, qui analyse les e-mails dans tous les canaux via emoji, et publie le même canal de résumé ala SLA pour les appels.

Dima a refusé de répondre aux questions, a transféré cette responsabilité à QA, a écrit les règles pour contacter le support, a créé une FAQ et contrôle la qualité du travail de support - l'enfer est devenu moins dans la vie.

Assistants administratifs

Comme je l'ai dit, vous pouvez confier des tâches aux développeurs, QA, bots. Mais lorsque vous embauchez des spécialistes sympas dans une équipe, vous leur payez beaucoup d'argent, il n'est pas pratique de leur demander de faire des bêtises, comme le transfert de documents d'un Google Doc à un autre, les sous-titres, la réorganisation des fichiers. Et vous le faites vous-même, ce qui est encore plus stupide.

Par conséquent, Skyeng dispose d'un département spécial d'assistants administratifs . Il s'agit d'un YouDo interne, mais avec des différences.

• Signé à l'avance par la NDA . Tout le monde a accès à tous les documents Google d'entreprise, vous n'avez pas à y consacrer de temps.
  
• Contrôle qualité . Il y a une personne spéciale qui est responsable de la qualité du travail des assistants. Ils ont été embauchés pendant longtemps, formés et licenciés s'ils fonctionnaient mal.
  
• Règlements clairs pour définir les tâches des assistants administratifs . Trello a un format de carte qui est créé en une minute - le tour est joué! - des tâches simples sont effectuées. De plus, il est disponible non seulement pour les chefs d'équipe, mais aussi pour les développeurs. Tout le monde peut utiliser les services d'un assistant administratif.
  

Nous déléguons aux assistants de nombreuses tâches. Par exemple, la classification des résultats consiste à afficher un millier de résultats par an et à les répartir en catégories. Nous écrivons des vidéos de toutes nos réunions : quotidiennes, rencontres, rétrospectives, et quelqu'un devrait les mettre dans des équipes et des dossiers. Maintenant, les assistants font cela, et vous pouvez toujours voir n'importe quelle réunion pour n'importe quel jour.

Nous avons également réduit la quantité de routine dans la vie de Dima au détriment des assistants administratifs, de leurs horaires de travail et du contrôle qualité.

Techniques Jedi

Dima a alors décidé d'optimiser davantage sa gestion du temps et de lire le livre de Maxim Dorofeev «Jedi Techniques». Du livre, Dima a pris un tas de hacks de vie. Il a décidé à la fin de chaque journée de tenir une liste de contrôle : ce qu'il a fait aujourd'hui, ce qu'il a fait d'important et ce qu'il fera mieux.

Dima tient une liste de contrôle et il semble qu'il doive être analysé à la fin de la journée, mais cela ne fonctionne pas. Pourquoi? Parce que la nourriture est tombée mardi, Dima l'a réparée toute la nuit, et maintenant sa tête ne fonctionne pas.

Production fixe

Tout est assez banal ici. Nous utilisons des escalades automatiques - nous configurons un bot spécial. À Skyeng, c'est OpsGenie, qui nous appelle la nuit si le produit tombe en panne et nous oblige à le réparer. Mais nous voulons juste nous éloigner de cela et ne pas nous lever la nuit!

Par conséquent, nous créons un horaire de service et nous nous retirons de cet horaire. Timlid ne devrait pas se réveiller la nuit.

Le devoir est mis en place par escalade: si le développeur n'a pas pris le problème, le bot appellera le chef d'équipe. Le lendemain, le chef d'équipe découvrira pourquoi le développeur ne s'est pas levé. Mais cela sera inutile si le développeur, après s'être réveillé en 10 minutes, commence à appeler lui-même le chef d'équipe.

Par conséquent, nous donnons accès à tous ceux qui sont en service à tous les outils de diagnostic à la fois : Kibana, Sentry, New relic, ainsi que l'accès root aux serveurs, et écrivons une courte documentation sur la façon de l'utiliser, où regarder et quoi réparer.

Certes, cela ne fonctionne pas dans l'équipe de facturation - il y a trop d'argent, mais il est présent dans toutes les autres équipes. Nous écrivons un document spécial «Panic doc» - que faire si tout tombe en panne. Lorsque vous vous réveillez la nuit, tout est couché, les allergies affluent et vous ne comprenez pas quoi faire, il y a un simple document Google sur une seule page, où les étapes vous disent quoi faire dans cette situation.

Revenir à la liste de contrôle. Maintenant, Dima a suffisamment dormi et peut analyser à partir de notes qu'il a fait des choses importantes ces derniers jours: 3 juin - rien, 4 juin - rien, 5 juin - rien. C'est une situation classique, ça m'arrive souvent. L'essentiel est d'être honnête avec vous-même et de ne pas écrire de bêtises sur la liste de contrôle que vous avez faite pendant 5 minutes.

Dima regarde ce qu'il a fait aujourd'hui:

• Rassemblement du matin.
  
• Revue technique - c'est ce que nous appelons la discussion technique des tâches.
  
• 1: 1 avec Oleg.
  
• Rétrospective ou kaizen.
  

Toute la journée quelques rencontres!

Vous attendez que je dise: "Déléguons les réunions!" Il s'agit d'une solution «frontale», que nous examinerons comme exemple de revue technique.

Revue technique

Si Dima dit: « Max, vous effectuerez un examen technique demain », alors cela ne fonctionnera probablement pas. Dima a passé deux ans à effectuer des revues techniques, il a lu des articles, il a beaucoup d'expérience - il serait étrange de le perdre.

Comment organiser les revues techniques en équipe? J'ai essayé de formaliser toute mon expérience - j'ai écrit un document sur la façon dont je conduis les revues techniques. Soit dit en passant, cela m'a aidé à formuler certaines choses. J'ai écrit la fondation, qui étaient:

• La réponse à la question de savoir pourquoi effectuer une revue technique.
  
• Algorithme étape par étape.
  
• Conseils pour l'animateur, par exemple, comment empêcher l'holivar de se rencontrer.
  
• Modèles: pour voter, pour des tâches, pour un horaire, pour que tout soit dans le même style, et qu'une personne n'ait pas à tout réécrire.
  
• Exemples de réussite: la tâche a été décrite comme suit, nous l'avons passée en revue et elle est devenue telle qu'elle devrait être.
  

J'ai passé 40 minutes sur le document. Mon hack de vie, comment écrire rapidement des documents: diffuser les fondations, montrer à tous les chefs d'équipe de l'entreprise et recevoir un tas de commentaires. En conséquence, dans cette instruction, nous avons combiné l'expérience de tous les Skyeng, car il y avait de nombreuses suggestions intéressantes.

Et ensuite? Vous ne pouvez pas simplement jeter une boîte de viande mijotée à une personne avec ce document: « Faites une revue technique de cet algorithme! "Cela ne fonctionne pas. J'ai demandé qui voulait faire un examen technique - il s'est avéré que toute l'équipe! Nous avons établi un calendrier et avons commencé à effectuer l'examen à tour de rôle.

Il est important de ne pas vous exclure du processus, car il est impossible de bien faire ce que vous ne faites pas parfaitement. Timlid doit être allumé, regardez comment tout se passe et pompez-vous aussi.

J'ai vu cette erreur plusieurs fois, si vous ne participez pas vous-même et ne faites pas 10 sur 10, cela se passera mal.



Nous avons commencé à effectuer un examen technique à tour de rôle et à recueillir des commentaires: après chaque réunion, chaque participant a reçu un questionnaire, où il a évalué le processus de la réunion et le leader dans les catégories «intéressant» , «constructif» , «toutes les opinions ont été entendues» et «rétroaction gratuite» .

Le dernier point est le plus important. Il y avait des choses intéressantes et drôles: «Je ne peux pas immédiatement trouver où m'améliorer. Les enfants qui crient sont furieux, mais ils sont toujours furieux »- les spécificités de l'équipe à distance. Mais il y avait des suggestions utiles: "Avant d'enregistrer la décision, il vaut la peine de faire taire tout le monde et d'exprimer à nouveau les conclusions."

Nous avons passé plusieurs tours en cercle, nous améliorant et nous améliorant, jusqu'à ce qu'il n'y ait nulle part où s'améliorer. L'algorithme a également été modifié au cours du processus. Après cela, ceux qui effectuaient mieux les examens techniques ont été choisis - ils ont introduit le rôle d'un facilitateur . Nous avons également automatisé ce processus et écrit un bot qui mène une enquête au lieu d'un chef d'équipe, forme un calendrier d'examens techniques au bon moment. Maintenant, nous voulons automatiser même une partie de la réunion dans le backlog, en remplaçant l'hôte par un bot.



En conséquence, Dima s'est débarrassé de la nécessité de tenir toutes les réunions . Il semble que le moment soit venu, mais de toute façon, lorsque les collègues ne parviennent pas à une opinion commune lors des réunions techniques, ils demandent à Dima de se joindre à la conversation et d'aider à résoudre le conflit technique.

Mais Dima a lu le livre hype de Ray Dalio «Principes» et a décidé qu’il était nécessaire de formuler des principes techniques qui aideraient à prendre une décision sans sa participation - les formaliser.

Principes techniques

Nous avons réuni toute l'équipe de facturation, j'ai esquissé la base de ces principes, nous en avons longuement discuté, voté, amélioré. Le résultat est une liste de 12 principes. Voici trois des douze: qu'est-ce qui nous importe - la qualité du code ou la rapidité de développement, est-il possible d'externaliser notre développement et réfléchissons-nous aux conséquences?



Les réponses de l'équipe de facturation ont montré que la facturation est pour tout bien et contre tout mal: nous sommes toujours pour la qualité , vous ne pouvez pas externaliser et réfléchir aux conséquences .

Mais il y a des équipes dans l'entreprise où les réponses à ces questions sont différentes. Par exemple, la vitesse est importante pour l'équipe de la plateforme - non pas qu'ils écrivent du mauvais code, mais la vitesse des tests d'hypothèse est importante. L'externalisation est non seulement possible, mais également nécessaire - ils externalisent vraiment leur produit. Les conséquences sont également importantes , ainsi que la facturation, car si la plateforme se trouve, les pertes financières sont énormes.

Mais il y a des dizaines d'autres équipes qui ne pensent pas aux conséquences, et c'est normal pour leurs produits.

Chaque équipe doit avoir ses propres principes, qui dépendent du produit et de l'équipe.

Principes de fonctionnement

Nous avons également formulé les principes du travail et les avons enregistrés sur papier. Yuval Noah Harari dans Homo Deus. Une brève histoire de demain »a écrit que les pensées possèdent une magie spéciale lorsqu'elles sont écrites, et pas seulement prononcées. Par conséquent, nous avons enregistré ce qui est important pour nous.

Par exemple, nous ne faisons rien en vain, nous communiquons culturellement et parlons ouvertement des problèmes et des risques . C'est notre principe le plus important - nous ne sommes pas silencieux lors des réunions.

Pour résumer, j'ai calculé l'écart type du vote et j'en ai déduit les principes les plus contradictoires, où l'on ne parvient pas à une opinion commune.

• La vie personnelle est plus importante que Skyeng . Les gens sont également divisés sur ceux pour qui la vie personnelle est plus importante et ceux pour qui - l'entreprise.
  
• Fait maison à la maison, au travail . Nous ne sommes pas «hors sujet»!
  

Dieu merci, nous ne sommes pas une démocratie et le principe d'acceptation des principes fonctionne: "un chef d'équipe peut choisir des principes". Par conséquent, le premier paragraphe a été supprimé et le deuxième à gauche.

Dima a traité la revue technique, les principes techniques et de travail et ne participe pas à toutes les réunions.

Il ne reste que ceux qui doivent participer, car il s'agit de cas vraiment complexes ou non décrits. Mais alors les principes peuvent également être complétés.

Pousseur

Le produit vient et tourmente Dima - nous ne nous en sommes pas débarrassés.

La tâche de Dima n'est pas de répondre rapidement à toutes ces questions et de tourmenter les développeurs le long de la chaîne, mais de construire un mécanisme où les tâches sont résolues par elles-mêmes et s'envolent vers le prod.

Je suis fan de Kanban, car il vous permet juste de faire ça. À mon avis, le convoyeur ressemble à ceci: il y a des colonnes, on pousse des tâches.



Tout le monde a déjà entendu parler du bot Arseny. Le bot saute les tâches d'une colonne à l'autre et écrit chaque matin: «Vous n'avez pas braillé, vous ne l'avez pas fait.

J'ai vu que cela ne fonctionne pas toujours, car certaines tâches sont suspendues dans la colonne d'attente depuis des semaines. Par exemple: «J'attends la réponse d'Alexey de la part de l'équipe infrastructure» et Alexey ne sait pas du tout que la tâche l'attend. Et Arseny ne sait pas non plus qu'Alexey ne sait pas.



Par conséquent, j'ai présenté le rôle d'un pousseur , que j'ai espionné à partir de 2GIS.Je leur rendais visite, où ils m'ont dit qu'ils avaient une personne qui saute des tâches tous les matins. Il regarde le tableau et demande si cela peut être fait plus rapidement, peut-il être poussé d'une manière ou d'une autre maintenant?

J'ai joué ce rôle moi-même jusqu'à ce que je réalise que l'œil devenait flou - il me semble que je me souviens déjà que quelqu'un attend quelqu'un, je ne le poserai pas et il n'y a pas de temps. Par conséquent, nous sommes arrivés à nouveau au même point - nous avons fait ce rôle selon un calendrier.

Le préposé avec un nouveau regard matinal regarde le tableau et saute les tâches . Chaque semaine, nous le changeons. Le rôle du pousseur peut également être joué non par le chef d'équipe, il peut être assez bien distribué.

Kanban + démo

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En attendant, nous nous préparons déjà pour la prochaine TeamLead Conf - à Saint-Pétersbourg les 23 et 24 septembre. Nous recherchons de nouveaux orateurs, nous sélectionnons les problèmes actuels avec des experts familiers. Voici un exemple de liste de sujets auxquels nous voulons prêter attention dans le programme de la conférence de Saint-Pétersbourg:

• Processus, planification, gestion.
• Travail personnel avec un employé.
• Construire une équipe et des relations internes.
• Interaction avec les parties prenantes.
• Croissance personnelle.

Je vous en dirai plus dans l'un des articles suivants, mais vous soumettez déjà des rapports si l'un des épineux chemins répertoriés est déjà terminé. En cas de doute, vous pouvez d'abord m'écrire à moi ou à quelqu'un d'autre du Comité du programme - nous discuterons, suggérerons, aiderons.