Beaucoup, en particulier dans les grandes entreprises, se demandent: «Combien est dépensé pour tel ou tel système informatique?». La question est assez intéressante et la réponse n'est pas toujours simple. La complexité est due à la fois à la structure complexe des coûts et à la gestion des changements complexes qui affectent de nombreux systèmes informatiques.

Nous avons également cherché à calculer exactement combien d'argent est dépensé sur quel système informatique.

Énoncé du problème

Notre tâche principale était de déterminer combien une entreprise dépense pour chaque système informatique. En d'autres termes, nous avons essayé de calculer le TCO (coût total de possession) en corrélant tous les coûts informatiques de l'entreprise avec les systèmes informatiques (ce que nous entendons par systèmes informatiques peut être trouvé dans cet article ). Seules les dépenses du Département des technologies de l'information ont participé aux calculs, et les coûts de l'AHD, du loyer et de la masse salariale n'ont pas été pris en compte dans les calculs (il y a une volonté de les inclure, mais la prochaine fois).

Analyse de l'état actuel

La première étape est une analyse de l'état actuel: comment se fait le paiement des coûts informatiques, quelles conclusions peut-on en tirer et comment les utiliser à l'avenir.

L'analyse a montré que les documents de paiement ne contiennent pas de données précises sur le système sur lequel le paiement est traité. Selon certains signes indirects, les paiements individuels pourraient être assimilés à un certain système, mais une approche unique ne pourrait pas être construite. Il n'était pas du tout possible de corréler les paiements avec les tâches commerciales. Dans la plupart des cas, le paiement du travail de l'équipe a été effectué sur une certaine période. Par exemple, pour de nombreux systèmes qui utilisent la livraison de version, les documents de paiement final sont émis pour la version entière et non pour chaque tâche de version.

Deuxième question non moins importante: est-il possible de construire des statistiques sur les cycles de vie d'une tâche ou d'un projet? Malheureusement, le système budgétaire adopté n'impliquait pas une gestion précise des coûts du cycle de vie. C'est-à-dire Au premier stade, cette idée a également été abandonnée.

Tout ce qui précède concernait les frais de consultation. Mais l'essentiel des coûts liés à l'infrastructure, il n'était pas du tout possible de se propager sur les systèmes informatiques. Le fait est que la plupart des activités liées à l'achat d'équipement et au travail dans le centre de données ont été réalisées en un seul montant. C'est-à-dire des collègues du Département des opérations d'infrastructure ont rassemblé tous les besoins en une seule grande activité et ont dépensé leurs dépenses dans le cadre des activités d'infrastructure.

Système de budgétisation d'entreprise

Maintenant, nous devons parler un peu de la structure budgétaire de l'entreprise.

Le budget de l'entreprise est réparti dans les catégories suivantes:

1. Direction à laquelle appartient le budget.
2. Le domaine d'activité auquel les coûts se rapportent est la situation financière (par exemple, le conseil en projet, les frais d'abonnement téléphonique, la location des principaux canaux de communication, etc.).
3. Un projet est une combinaison de coûts dans une sorte de grande activité.

Réductions budgétaires

Dans les sections décrites ci-dessus, le budget initial est alloué, qui est remis à la direction. Ensuite, des documents avec des paiements aux entrepreneurs commencent à être effectués - ils énumèrent les matériaux fournis et les services rendus, le nombre de contrats et le nombre d'entrepreneurs.

En général, nous avons un budget prévu dans le contexte de: gestion, situation financière et projet. Le budget réel dans le contexte: direction, situation financière, projet, fournisseur, contrat et matériel.

Formation d'une approche des coûts des systèmes informatiques

Pour résoudre tous les problèmes décrits ci-dessus, nous avons développé un système d'affectation des paiements aux systèmes informatiques. Il est basé sur la méthodologie décrite ci-dessous.

Dans un premier temps, nous avons décidé de répartir la répartition des coûts entre les systèmes informatiques en fonction de la direction d'activité. Pour ce faire, tous les domaines ont été divisés en groupes:

1. Coûts de consultation des systèmes informatiques: coûts associés à la maintenance ou à la modification des systèmes informatiques.
2. Coûts d'infrastructure.
3. Autres dépenses.

Coûts de conseil en systèmes informatiques

Ici, nous avons adopté cette approche:

1. Aux anciennes dépenses, c'est-à-dire les dépenses de l’année dernière, nous avons analysé chaque paiement séparément et déterminé le pourcentage de leur lien avec un système informatique particulier de l’entreprise. Le travail n'était pas si grand, il fallait regarder seulement quelques centaines de paiements, cela a pris plusieurs semaines.
2. Pour les nouvelles dépenses, nous avons obligé chaque responsable à indiquer le système informatique auquel se rapporte le paiement lors du paiement. Si le paiement concerne plusieurs systèmes, vous devez soit diviser le montant par ces systèmes, soit indiquer le ratio de partage de chaque système informatique dans le montant total du paiement.

Coûts d'infrastructure

Étant donné que, dans la plupart des cas, les coûts d'infrastructure sont pris en compte dans le cadre de grandes activités, nous n'avons pas cherché à corréler chaque paiement avec le système informatique. Au lieu de cela, tous les coûts d'infrastructure ont été attribués aux services d'infrastructure (nous en avons 26). Ensuite, nous avons trouvé une méthodologie pour allouer les coûts collectés aux systèmes informatiques en fonction de certaines métriques. Par exemple, nous attribuons des coûts de serveur en fonction des noyaux utilisés par les systèmes informatiques. C'est-à-dire nous considérons le nombre total de cœurs que tous les systèmes informatiques utilisent actuellement, puis nous calculons combien nous avons dépensé par an pour l'achat de tous les serveurs et calculons le coût d'un cœur. Ensuite, nous répartissons tous ces coûts dans les systèmes informatiques.

Environ la même méthode a été introduite pour tous les autres services d'infrastructure.
Je conviens que le modèle est très approximatif, mais compte tenu de l'utilisation de la virtualisation et des changements fréquents d'infrastructure, il est très difficile de trouver quelque chose de plus précis et ne nécessitant pas beaucoup d'efforts pour tenir compte.

Le modèle est implémenté sous la forme d'un fichier Excel, tous les paramètres y sont écrits et les coûts liés aux services d'infrastructure sont répartis entre les systèmes informatiques. Dans les espaces ouverts de Habr, j'ai été surpris de trouver un article d'un entrepreneur qui nous a aidés avec cette méthodologie, qui décrit leur point de vue sur notre tâche.

Autres dépenses

Dans la structure des coûts du service informatique, des dépenses ont été trouvées qui ne sont pas directement liées aux systèmes informatiques, par exemple, des événements de team-building. Après quelques délibérations, ces coûts ont été exclus de l'analyse. Et les montants y sont faibles.

Automatisation

Il faut beaucoup de temps et d'efforts pour corréler manuellement les coûts et reformater les rapports. Comme notre entreprise dispose d'un système de reporting budgétaire, nous y avons implémenté des règles de distribution. Et dès que les données de paiement arrivent de l'ERP dans le système de reporting, ses données sont automatiquement réparties sur les systèmes informatiques conformément aux règles prescrites.

Quelques résultats. Après avoir mis en œuvre tout ce qui précède, nous avons pu distribuer 94% des paiements par les systèmes informatiques et les services d'infrastructure pour 2018, et environ 90% des paiements pour 2017.

La structure des coûts étant plus ou moins constante, il n'est pas souvent nécessaire d'établir de nouvelles règles et il faut un petit effort pour maintenir le système. Mais nous n'avons pas seulement les statistiques attendues, sur quels systèmes combien d'argent nous dépensons, quels entrepreneurs pour quels systèmes fonctionnent et quels systèmes ont été affectés dans différents projets. Il y a eu des «découvertes» intéressantes.

Résumé

Après avoir introduit la méthodologie décrite, nous avons pu répartir 94% des paiements pour 2018 et environ 90% des paiements pour 2017 entre les systèmes informatiques et les services d'infrastructure.

La structure des coûts étant plus ou moins constante, il n'est pas souvent nécessaire d'établir de nouvelles règles et il faut un petit effort pour maintenir le système.

Une question raisonnable se pose, pourquoi avons-nous besoin de ces données? Grâce à eux, nous avons démarré les activités suivantes:

1. Nous avons commencé à travailler sur des stratégies de catégorie pour chaque système informatique et fournisseur. Autrement dit, après avoir découvert la structure des coûts, nous pouvons mieux comprendre la répartition des coûts pour chaque fournisseur. Ceci, à son tour, a permis de distinguer le volume total de travail de chaque fournisseur dans chaque système, et d'entamer des négociations avec les fournisseurs sur les volumes prévus pour un an afin d'obtenir des conditions plus favorables. Comme auparavant, le volume historique total n'était pas toujours clair, nous avons tenu des négociations séparées sur chaque système et chaque projet pouvait avoir ses propres conditions.
2. Ayant des données sur les coûts des systèmes, nous avons commencé à introduire les cycles de vie des systèmes et à développer des stratégies pour maintenir ces cycles. Par exemple, certains des systèmes de notre paysage informatique sont déjà considérés comme obsolètes et devraient être mis hors service. Mais le modèle montre que nous dépensons encore pas mal d'argent pour eux. Pour certains systèmes, cela a été considéré comme un travail déraisonnable et redistribué à d'autres projets, et dans certains cas, nous avons décidé d'accélérer les projets de migration.
   
3. Un autre problème est le coût du support. Sur la base des données du modèle, nous avons découvert le coût total des systèmes de support: les frais de licence et le coût du support non-fournisseur. Nous développons maintenant des stratégies pour optimiser le coût de prise en charge d'une partie des systèmes.
   

Un autre résultat, certes indirect, mais toujours très intéressant, a été la création d'un rapport budgétaire avec une analyse des faits. Avant la création du modèle, de tels rapports existaient, mais ils étaient fragmentés et l'ensemble d'analystes en eux était très petit. Lors de l'automatisation du modèle dans le système de rapports, nous avons créé un rapport pour l'analyse des faits planifiés, qui comprenait l'ensemble maximal d'analystes. Les responsables peuvent désormais créer les rapports dont ils ont besoin dans un outil plus pratique (cela aurait pu être fait auparavant, mais la tâche a été reportée à chaque fois comme n'étant pas une priorité).

Développement

Pour le moment, nous avons identifié deux axes de développement:

1. Création d'un modèle de budget pilote pour l'informatique .
   
   Dans le cadre de ce domaine, nous créons un modèle budgétaire de DIT, qui vous permettra d'obtenir un budget annuel planifié en fonction de l'apport des pilotes informatiques. Nous pouvons également protéger et ajuster le budget en fonction des changements et de l'affichage des pilotes, et pas seulement en fonction des dépenses. Le projet est maintenant dans une phase active, et je prévois d'écrire un article basé sur ses résultats.
2. Création d'une méthodologie unifiée pour la maintenance des actifs informatiques .
   
   L'un des principaux problèmes liés à la corrélation des coûts de l'infrastructure informatique avec les systèmes informatiques dans notre entreprise est le manque d'une base de données unique des actifs informatiques et d'une carte complète des relations entre les actifs informatiques et les systèmes informatiques (en outre, il existe des écarts méthodologiques, ce qui est entendu comme des actifs informatiques). . Nous prévoyons à présent de démarrer un grand projet, dans le cadre duquel nous réaliserons un inventaire complet de l'infrastructure, ainsi que des questions méthodologiques de maintenance et de comptabilisation des actifs informatiques. Je voudrais parler de ce projet, mais il y a des doutes que cela intéressera beaucoup, car le sujet est très spécialisé.