Comment organiser 120 000 photos et qu'il n'y ait pas de tryndets, avec différents niveaux d'accès, pour l'équipe

J'ai décidé de rechercher des œuvres d'artistes de science-fiction d'hier et d'aujourd'hui, qui ont peint des jetpacks. J'ai trouvé un groupe au VK "Musée du Futur", et là - 16 000 photos. J'ai dû tout reconsidérer manuellement, en avoir récupéré quelques dizaines avec des appareils de type jetpack ( voir la sélection sous la coupe ), puis j'ai pensé, qu'en est-il des pauvres photographes? Ou d'autres camarades qui travaillent avec des tonnes de photos / audio / vidéo, et pas seulement par eux-mêmes, mais par des équipes, à distance, etc., etc.

J'ai demandé à mes amis photographes - ils utilisent une sorte de mélange de lightroom, google drive et disques durs amovibles. Ils disent un enfer complet.

J'ai demandé à un ami qui est le community manager de la communauté russophone des jeux d'une grande entreprise de l'industrie du jeu avec la lettre «B». Ils doivent cataloguer et rechercher parmi un grand nombre de documents audio et vidéo. Créez de nombreuses bandes-annonces pour la vidéo, les captures de jeux, les effets sonores, la musique. Un tas de fichiers liés à différents projets qui doivent être surmontés pour une recherche plus approfondie entre projets. Il n'est pas tellement important de trouver rapidement, mais de trouver en principe.

J'ai également demandé aux architectes, qui ont 120 000 photos d'objets dans la base de données, comment ils vivent avec.

Il s'avère que tout ce domaine s'appelle la gestion des actifs numériques. Voici une liste de notes de plus de 30 solutions de gestion des ressources numériques .

Les actifs numériques peuvent inclure n'importe quel fichier numérique, et ils sont couramment utilisés par les équipes créatives et marketing. Le logiciel de gestion des ressources numériques permet d'organiser, de classer, de rechercher, de récupérer et d'archiver des fichiers numériques tels que des images, des documents, des fichiers créatifs, des clips audio et vidéo.

Le gestionnaire de ressources numériques peut prendre en charge des processus complexes de réception, de documentation, de catalogage, d'édition, de recherche, de traitement et de gestion de contenu numérique et multimédia.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des ressources numériques?

Les caractéristiques typiques de ce logiciel sont le stockage dans le cloud, la recherche, le partage des ressources et la gestion de la marque. Ainsi que l'archivage et les sauvegardes, l'automatisation des workflows, le suivi de l'utilisation et le commerce électronique. Vous pouvez placer un filigrane sur vos ressources numériques, telles que des images, pour la protection des droits d'auteur - un problème courant dans l'industrie créative. Le programme démarre également et vous permet de définir des paramètres qui fournissent un accès uniquement à des utilisateurs spécifiques.

Il existe plusieurs types de ces programmes basés sur la fonctionnalité:

• un système qui gère les ressources de la bibliothèque,
• un système qui gère les ressources de la marque,
• un système qui gère les ressources dans le cloud,
• et un système qui gère les ressources productives.

Le logiciel facilite la planification de la gestion de toutes les étapes du cycle de vie d'une ressource numérique.

Types de logiciels de gestion des ressources numériques

Chacun de ces types est orienté soit vers une utilisation opérationnelle, soit vers une production créative. Le type de production créative est de haute technologie et généralement difficile à utiliser, tandis que le type de travail est convivial et leur permet d'accéder à tout moment aux ressources.

• Système de gestion des ressources de bibliothèque : il se concentre sur le stockage et la récupération d'une énorme quantité de ressources multimédias qui ne changent pas souvent de taille.
• Système de gestion des ressources de marque : il se concentre sur la réutilisation du contenu utilisé dans les ventes et la commercialisation des matériaux. Il s'agit notamment d'images de produits, de matériel promotionnel et de logos.
• Système de gestion des ressources : il se concentre sur le stockage, l'organisation et l'examen des contrôles des médias numériques qui changent fréquemment.
• Système de gestion des ressources marketing : il gère toutes les ressources marketing, telles que les plans marketing, les fichiers numériques, les directives de marque et d'autres ressources marketing.
• Système de gestion de contenu numérique : il gère toutes les ressources numériques et a la capacité d'intégrer du contenu sur des sites Web.
• Système de gestion des ressources multimédias : il gère de gros fichiers de contenu audio et vidéo.

Fonctions principales

• Téléchargement de ressources: cette fonctionnalité offre aux utilisateurs une excellente plateforme pour télécharger des fichiers individuels ou même des milliers de fichiers en mode batch. La fonction a également la possibilité de récupérer des métadonnées pendant le processus de téléchargement.
• Gestion des ressources: il se compose de plusieurs outils parfaitement adaptés à la gestion des ressources numériques, la conversion de fichiers, la modification des métadonnées, la gestion des versions et la gestion des droits numériques. Les outils fournis par cette fonctionnalité contribuent également à accroître la sécurité des ressources, simplifient leur recherche et vous permettent de les partager avec d'autres utilisateurs.
• Tableaux de bord: affiche différents types de données sur les ressources numériques, les vues, le nombre de ressources, ainsi que les téléchargements ou téléchargements, ainsi que les actions des autres utilisateurs. Les tableaux de bord offrent également des aperçus et des notifications des ressources récemment ajoutées.
• Recherche: offre aux utilisateurs une excellente plate-forme pour rechercher du contenu à l'aide de mots clés, de dates de téléchargement, de types de fichiers, de métadonnées ou à l'aide de cases à cocher pour filtrer les ressources. La fonction de recherche vous permet également d'automatiser le balisage à l'aide de valeurs de métadonnées contrôlées et de ressources cibles via des collections et des recherches.
• Partage des ressources: cette fonction facilite le partage des ressources de plusieurs manières. Les moyens incluent le code intégré, le courrier électronique, le partage via les réseaux sociaux ou les liens de téléchargement direct. La fonction de partage des ressources facilite également le partage des ressources via la page de téléchargement avec un aperçu.
• Gestion des versions des ressources: fournit des outils pour publier du contenu en ligne. Les outils vous permettent de recadrer et de redimensionner automatiquement les ressources numériques et de les coller sur n'importe quelle page Web, d'avoir une idée de la façon dont votre ressource est utilisée à l'aide d'une carte de localisation géographique et d'URL avec des codes intégrés.
• Gestion des noms de fichiers: fournit une excellente plateforme pour identifier les fichiers en double, stocker les valeurs de métadonnées pour chaque version d'une ressource et contrôler la version des ressources à l'aide de codes intégrés.
• Gestion des rôles et des autorisations : il vous permet de contrôler l'accès à vos ressources numériques en définissant des rôles d'utilisateur et des niveaux d'autorisation.

Avantages de l'utilisation du logiciel de gestion des actifs de données

• Améliore la collaboration et l'accès aux ressources critiques: fournit des outils pour faciliter l'interaction entre les utilisateurs. Il simplifie également l'accès aux ressources critiques, car tous les utilisateurs autorisés ont la possibilité de télécharger instantanément des documents précieux dès qu'ils sont disponibles.
• Élimine la redondance du flux de travail: ce programme vous offre un contrôle central, ce qui contribue à simplifier la communication et garantit que tous les membres de l'équipe sont sur la même page en même temps. Grâce à cela, le logiciel réduit l'inefficacité et réduit considérablement la probabilité de duplication coûteuse du flux de travail.
• Accélère les cycles de création et de production. Les outils fournis par ce logiciel aident votre équipe à créer et à réutiliser rapidement des ressources numériques, ainsi qu'à fournir un flux de travail et une approbation plus fluides. Le logiciel vous donne également un avantage concurrentiel dans vos cycles de production par rapport aux autres sociétés.
• Élimine le coût du travail perdu ou inapproprié. L'un des principaux problèmes lors de l'utilisation de ressources numériques est leur perte. C'était monnaie courante, car il était devenu plus facile de concevoir des ressources numériques de haute qualité. Avec ce système, les entreprises de l'industrie créative disposent d'une excellente plate-forme pour éliminer les coûts associés à la perte de ressources précieuses, car elles sont faciles à trouver.

Tendances des actifs de données

• Intelligence artificielle: l' IA s'occupe de tous les aspects de l'entreprise. Dans ce logiciel, l'intelligence artificielle remplacera le travail manuel des employés. La technologie fournie par l'intelligence artificielle permettra au logiciel de numériser automatiquement le contenu et de créer des balises de métadonnées appropriées. Ainsi, cela permettra à l'entreprise de trouver rapidement ce dont elle a besoin, économisant ainsi des heures d'organisation des ressources.
• Automatisation et utilisation d'algorithmes d'apprentissage automatique: cela permettra au logiciel de gestion des ressources numériques de recommander des tâches spécifiques dans une action ou une campagne. Les algorithmes d'apprentissage automatique permettront également au logiciel d'extraire des ressources plus appropriées du système, en tirant des leçons des données et des modèles d'utilisation.
• Gestion des métadonnées: grâce aux dernières technologies, le logiciel de gestion des ressources numériques sera en mesure de prédire les associations entre les ressources numériques et, par conséquent, permettra au logiciel de suggérer automatiquement des options de métadonnées.

Critères de sélection

• Logiciel en tant que service (SaaS): vous pouvez avoir un ordinateur qui n'a pas assez d'espace pour faire de la place pour des fichiers en constante augmentation. Par conséquent, envisagez un logiciel qui vous permet de stocker des fichiers en ligne plutôt qu'en local (SaaS). Le logiciel devrait généralement vous fournir un stockage cloud.
• Collaboration et partage. Le logiciel que vous sélectionnez doit permettre aux utilisateurs de visualiser et de commenter vos projets. Permettre aux utilisateurs d'afficher vos documents et de laisser des commentaires à leur sujet est vital pour la collaboration et l'amélioration.
• Fonctions pratiques: Votre choix idéal pour ce programme doit être convivial, car cela signifie qu'il vous sera facile d'enseigner aux autres comment utiliser le logiciel facilement et efficacement. Un logiciel d'intégration tiers facilite également la vie de vos utilisateurs.
• Système de support de disponibilité. Le logiciel que vous sélectionnez doit avoir un service d'assistance. Le service d'assistance est idéal pour répondre aux questions pressantes de vos utilisateurs. Le service d'assistance propose également une formation spécialisée pour vos employés afin d'élargir leurs connaissances sur l'utilisation du logiciel.

Case Jetpack

Tâche: trouver des tableaux d'artistes avec des jetpacks, à collectionner en un seul endroit.
Solution: il y a un bon public dans VK «Museum of the Future», 217 albums, 16 000 photos. Pendant une demi-journée, "manuellement" a examiné toutes les photos et en a sélectionné 43, organisé une sélection dans l'album .

Cas de la société d'architecture

Organisation d'une archive numérique d'une entreprise d'architecture

Problème:

• 120 000 photos stockées sur un serveur de fichiers et organisées en dossiers
• Trouver les fichiers nécessaires aux projets marketing prend un temps excessivement long
• Les spécialistes du marketing recherchent des fichiers en cliquant sur des dossiers. Certains fichiers se voient attribuer des mots clés dans l'Explorateur Windows, mais la recherche de balises dans l'Explorateur Windows est inefficace
• Les spécialistes du marketing copient les fichiers d'un référentiel partagé vers eux-mêmes sur un PC afin de ne pas effectuer de recherche à plusieurs reprises, créant ainsi des doublons et encombrant leurs PC

Défi:

• Créez un emplacement centralisé pour le stockage et la recherche de fichiers
• Trouvez un logiciel qui pourrait organiser efficacement l'archive en attribuant diverses balises (mots-clés, lieux, projet, etc.)
• Le logiciel doit reconnaître les balises déjà présentes dans les fichiers
• Importez des fichiers par liens (= ne stockez pas les fichiers originaux dans le programme), afin de ne pas créer de doublons et de ne pas allouer d'espace de stockage supplémentaire pour les fichiers 120K +
• Reconnaître les fichiers en double existants
• Accès multi-utilisateurs

Solution: Daminion

• Importe des fichiers par des liens, en préservant la structure des fichiers. Si nécessaire, pendant ou après l'importation, les fichiers peuvent être réorganisés - renommés, déplacés vers d'autres dossiers, créés une nouvelle hiérarchie de dossiers, par exemple, en organisant les fichiers par année, mois et jour.
• Le programme dispose d'environ 50 balises par défaut pour organiser l'archive (mots clés, catégories, emplacement, projets, droits d'auteur, nom, description, etc.), mais il est également possible de créer des balises personnalisées pour une organisation plus détaillée. Par exemple, nous avons créé des balises Type de projet, Type de bâtiment et Secteur du bâtiment personnalisées.
  
  
  
  Gestion des balises sur daminion.net
  
• Le programme reconnaît les balises déjà contenues dans les fichiers. Dès le premier jour, vous pouvez utiliser ces balises pour rechercher des fichiers, en continuant le processus de balisage de l'archive. Il est très pratique de rechercher des fichiers par date de création, car il est extrait des métadonnées du fichier. Si les commerçants ont besoin d'un fichier dans une certaine résolution ou une certaine taille, il est très facile de le trouver dans Daminion (par exemple, trouver une photo d'un appartement de plus de 1000 Ko)
• Accès multi-utilisateurs - tandis que plusieurs personnes marquent l'archive, d'autres peuvent aller dans le répertoire et rechercher des fichiers
• Reconnaît les fichiers en double
• Entièrement russifié. Si vous le souhaitez, vous pouvez changer la langue en russe

Résumé

En plus de 30 solutions payantes, il existe 4 options gratuites - Google Photos , Apple iCloud Photos , XnView Mp , darktable , vous pouvez choisir parmi les produits les plus adaptés aux tâches en cours. Après avoir fait une fois 16 000 photos, je ne veux plus effectuer de tels exploits et si je devais travailler avec elle tous les jours, je choisirais probablement une sorte d'automatisation. Qui a de l'expérience avec la gestion des actifs numériques (rake, hacks en direct, informations) - partagez les commentaires.