Les réunions internes quotidiennes sous forme de stand-up ou simplement une courte réunion d'équipe visent à optimiser les processus de travail et à synchroniser le travail. La tradition d'organiser de telles réunions de 15 à 20 minutes est fermement établie dans les activités de la plupart des entreprises modernes. Les équipes de développement agile pratiquent également ces réunions quotidiennes. Cependant, les réunions Kanban, Scrum ou XP diffèrent et incluent leurs propres règles et principes.
Vous trouverez ici quelques arguments essentiels pour soutenir l'importance des réunions Kanban quotidiennes. Nous aimerions partager nos réflexions sur le concept principal des réunions Kanban, leur valeur pour le flux de travail et des conseils sur la façon de les organiser correctement.
Il peut sembler que l'organisation d'une réunion Kanban quotidienne n'est pas un grand talent. Cela semble simple, comme toute autre réunion. Cependant, les chefs de projet insisteront probablement sur le fait que cet événement quotidien doit être organisé et qu'il vaut la peine d'être organisé car il peut être considéré comme l'un des «leviers» de gestion des produits importants.
Tout d'abord, il est important d'admettre que toute réunion interne est l'un des éléments centraux d'une culture d'entreprise. Quel que soit l'ordre du jour de la réunion: pour discuter de la nouvelle conception de l'e-mail de bienvenue ou de la planification d'une nouvelle fonctionnalité de produit, - elle vise à assurer la transparence.
Ne simulez pas l'efficacité et n'organisez pas la réunion comme formalité. Vous n'aurez pas besoin de plus de 15 minutes par jour, alors assurez-vous de
passer du temps de manière productive, car même ce temps de travail perdu pour chaque membre de l'équipe peut coûter cher à votre entreprise.
La pratique montre que la plupart des réunions de stand up quotidiennes sont prévues de 11h à 12h. Ce qui est plutôt surprenant - plus de 60% d'entre eux commencent sans programme préparé.
Si le retour à la réalité des équipes Agile, alors le sens principal des réunions quotidiennes est de mener rapidement, de manière fiable et qualitative toutes les tâches jusqu'à leur achèvement.
Les chefs de projet (parfois chefs de produit ou chefs d'entreprise) qui organisent souvent de telles réunions se soucient d'éviter la routine dans les tâches et sont prêts à être conscients du comportement des participants et des informations actuelles.
Participants à la réunion indésirables
Il y a des rôles plutôt dangereux et quelque peu dangereux qui devraient être éliminés:
- « Un membre de l'équipe accro au pseudo-travail » qui semble toujours être extrêmement occupé. Ils viennent généralement avec un ordinateur portable car ils ont des dizaines de défis critiques à résoudre pendant la réunion.
- " Une personne a l'habitude de se montrer " - probablement l'employé le plus actif qui aime critiquer et commenter de manière non constructive. Leur objectif principal est de faire apprécier à chacun sa position active.
- " Un sommeil aux yeux ouverts " qui participe juste parce que la rencontre est la formalité. Ils écoutent attentivement mais ne comprennent rien.
- « Un distracteur » - un membre de l'équipe qui quitte facilement l'ordre du jour de la réunion et peut brusquement passer à un autre sujet.
- « Un fabricant d'auto-relations publiques » qui se concentre principalement sur le propre travail effectué et son importance mondiale pour le produit ou pour toute l'entreprise.
Souvent, les gens ne différencient pas les réunions quotidiennes dans Kanban et Scrum. Voici les principales différences:
Réunions Kanban et Scrum
L'essentiel est: la réunion Scrum se concentre sur les personnes, Kanban Stand up se concentre sur les tâches.Les méthodes Agile populaires diffèrent dans les réunions quotidiennes organisées par leurs équipes.
- Une réunion Scrum vise à vérifier si l'équipe est en mesure d'exécuter toute l'itération. Il permet également d'identifier les raisons pour lesquelles ils ne peuvent pas être exécutés (si c'est le cas) le plus tôt possible. Au cours de la courte réunion, les participants partagent leurs résultats de la veille et les statuts de leurs tâches actuelles. Ils se promettent mutuellement d'effectuer des tâches spécifiques ce jour. Les défis possibles sont également partagés.
- Une réunion de stand up quotidienne Kanban vise à minimiser le temps consacré aux tâches à toutes ses étapes. Souvent, une telle réunion n'est pas nécessaire, mais elle peut influencer considérablement les processus de travail. Les discussions tournent généralement autour d'un conseil d'administration spécifique et identifient les goulots d'étranglement actuels.
Réunion Kanban quotidienne: comment cela se produit-il habituellement?
- Il y a un modérateur qui rassemble tous les participants ensemble. Ce rôle effectue généralement un chef de produit.
- L'équipe se concentre sur un tableau Kanban qui peut être visualisé comme un tableau blanc physique ou présenté à l'aide d' un outil de gestion de projet de type Kanban. Si les membres de l'équipe sont répartis dans différents endroits ou pays, les gestionnaires peuvent organiser un appel.
- Les membres de l'équipe explorent les tâches de droite à gauche de haut en bas. Ils discutent des options pour le transfert le plus tôt à l'étape suivante.
- Tout le monde a un discours si nécessaire.
- Plus chaque tâche est rapide dans la colonne la plus à droite, moins il faudra de temps pour y travailler. La colonne la plus à droite est l'achèvement des travaux; les tâches les plus proches de l'achèvement sont hautement prioritaires.
- Les raisons qui empêchent de déplacer une tâche spécifique vers la colonne Terminé sont définies. Si la tâche est bloquée, elle est marquée et accompagnée d'un commentaire expliquant pourquoi elle a été bloquée.
- Chaque membre de l'équipe prend des tâches pour les déplacer vers la colonne suivante au prochain stand up.
Les questions pertinentes de la réunion Scrum peuvent également être posées pendant le stand Kanban en se concentrant sur les tâches:
- Sur quoi ai-je travaillé hier?
- Sur quoi je travaille aujourd'hui?
- Quels problèmes me bloquent?
Éviter les tâches retardées
Comprendre les raisons pour lesquelles des tâches spécifiques sont retardées vous aidera à prendre les bonnes mesures pour les accélérer efficacement.
Les raisons habituelles de retard des tâches sont les suivantes:
- Une tâche lorsqu'elle a déjà atteint la fin peut souvent perdre sa priorité. L'artiste passe automatiquement à de nouvelles tâches. Par conséquent, cette tâche qui n'est pas entièrement terminée peut être retardée pendant longtemps.
- Certaines tâches peuvent être «bloquées» pendant la phase d'approbation. Cela peut se produire en raison des activités du chef de produit ou du chef de projet.
- Lorsque l'œuvre remplit le temps qui lui a été sélectionné. Toutes les tâches seront situées dans n'importe quelle partie du tableau jusqu'à la fin de l'itération. Si une tâche est effectuée plus tôt, elle peut tout simplement ne pas atteindre la dernière étape. Vous devez donc «pousser» les tâches jusqu'à la version car l'objectif de la réunion Kanban est de réduire le temps passé à travailler sur la tâche.
Étapes simples pour optimiser la réunion Kanban
En tant qu'instruction simple, chaque membre de l'équipe Agile doit garder à l'esprit certaines règles lors de la réunion Kanban qui aideront à éviter la routine des tâches:
- La ponctualité est l'une des clés du succès. Ne soyez pas en retard et habituez-vous à ce que l'heure fixe de la réunion interne soit quelque chose de indispensable dans les horaires des membres de l'équipe. Il existe une sanction dans de nombreuses sociétés informatiques visant à faire oublier aux participants d'être en retard. Par exemple, ils peuvent apprendre un poème par cœur à la prochaine réunion debout.
- Les appareils sont nuisibles lors d'un stand up Kanban. Avant la réunion, laissez vos smartphones et ordinateurs portables dans votre salle de travail. De plus, 15 minutes sans appareils seront utiles pour se reposer les yeux.
- La réunion Kanban ne doit pas être transformée en une longue session ou procédure. Le format d'une courte réunion signifie des discussions rapides sur les questions commerciales essentielles. Pour être créatif et capable de contrôler le temps, utilisez une balle de jeu pour «passer le mot» à la personne suivante.
- Une courte réunion Kanban n'est pas destinée à des discussions sur de gros problèmes, alors n'essayez pas de résoudre des problèmes mondiaux. Il vaut mieux leur convoquer une réunion spéciale.
- Partagez des informations, mais ne les signalez pas. Votre réunion Kanban n'est pas une réunion d'équipe commune, vous devez donc partager des données avec tout le monde.
- Chaque fois, faites attention à vos compétences oratoires. Essayez d'éviter les formulations vagues et d'exprimer clairement vos pensées. Partagez les choses les plus importantes, en laissant des détails techniques.
- Connaissez l'agenda. Avant le Kanban quotidien, recherchez et analysez tous les statuts de vos tâches.
- Enfin, respectez votre public et ne l'interrompez pas.
Réflexions finales
En gardant à l'esprit toutes les règles de base et en essayant différentes approches créatives pour organiser une réunion, vous pourrez organiser une réunion Kanban quotidienne efficace et productive pour votre équipe.
Tout kanban réussi doit se terminer par de nouvelles idées, des décisions brillantes et un plan d'action à court terme. Les chefs de produit et tous les membres de l'équipe doivent retourner sur les lieux de travail avec une compréhension complète de leurs statuts dans leur ensemble.
Tout le monde devrait avoir quelques notes nécessaires dans ses tableaux Kanban et commencer à penser à la réunion de statut du lendemain.
À quoi ressemble votre réunion Kanban quotidienne typique? Portez-vous suffisamment attention à cette partie du concept Kanban? N'hésitez pas à partager votre expérience et vos réflexions.