L'optimisation du temps et des horaires ne doit pas être une tâche mathématique difficileSi vous recherchez sur Internet des «conseils de gestion du temps», vous trouverez de nombreuses pages contenant des recommandations - des blogs personnels aux articles évalués par des pairs - où vous serez certainement informé d'une astuce simple qui vous fera gagner du temps, vous débarrassera du stress et augmentera la productivité.
De nombreuses recommandations sont utiles, tandis que d'autres semblent trop belles pour être vraies. Mais en fait, la bonne approche est déterminée par le type de personnes, de tâches, d'équipes et d'exigences en question.
Apprendre à gérer son propre temps peut être difficile, et chacun aura son propre chemin. Dans cet article, nous discuterons de plusieurs approches erronées courantes, ainsi que des stratégies efficaces qui peuvent être utilisées à la place.
Traduit en Alconost1. Les tâches urgentes ne doivent pas toujours être effectuées en premier
Parfois, vous pouvez entendre que vous devez d'abord faire face à des tâches urgentes qui prennent moins de temps, car il est plus agréable de les retirer du chemin et de prendre de l'élan afin de vous concentrer sur l'important. Cependant, sous l'influence de ce que les scientifiques appellent «l'
effet dominant de l'urgence » (les tâches urgentes ont plus de priorité que les tâches importantes), vous risquez d'oublier la planification stratégique et l'utilisation de la pensée créative.
Pour une gestion du temps plus efficace, il est nécessaire d'adopter une approche critique du filtrage et de l'organisation des tâches, ainsi que d'éviter la hiérarchisation en fonction du sentiment d'urgence de la tâche, et la définition d'objectifs à long terme y contribuera.
«Si vous ne priorisez pas les tâches les plus importantes ou n'essayez pas d'en assumer trop, il sera difficile de ne pas tomber dans un trou noir», écrit
Michael Watkins , auteur de
The First 90 Days . Il suggère de garder à l'esprit
quelques objectifs clairs et à long terme : «Prenez le temps de les clarifier et de gagner du soutien. Notez-les et fixez-les au mur. Regardez ces objectifs chaque jour et demandez-vous: «Comment ce que je fais aide-t-il à aller dans cette direction?»
L'un des meilleurs conseils de gestion du temps pour réduire l'impact de la priorisation basée sur l'urgence est d'
arrondir les estimations de temps en ce qui concerne les dates d'achèvement du projet. «Un bon point de départ serait de considérer que le projet prendra 10 à 25% plus de temps que prévu», écrit
Art Markman, professeur à l'Université du Texas à Austin. "Cela permet ... de faire une réserve pour les angles morts du cerveau responsables de la planification du temps."
Néanmoins, il est important de se rappeler qu'il n'y a pas de «bonne» façon de planifier - il est fort possible que dans votre cas, il soit plus efficace de travailler sous la pression de l'urgence des tâches. Si vous priorisez consciemment,
communiquez avec les équipes et effectuez le travail nécessaire, votre approche est également correcte.
2. Concentrez-vous sur la gestion de l'attention, pas sur la planification
Les recommandations de planification du temps indiquent généralement qu'un développement de calendrier détaillé permet de tout garder sous contrôle et d'allouer du temps efficacement, surtout si vous avez plusieurs projets avec des résultats attendus différents. Mais dans certains cas, une planification toute la journée peut créer des restrictions inutiles.
Comme l'
écrit Chris Bailey , auteur de
Hyperfocus. Comme j'ai appris à en faire plus, à passer moins de temps , la
gestion de l'attention est en réalité beaucoup plus importante que la gestion de votre temps: «Vous pouvez vous présenter aux réunions à l'heure fixée, vous pouvez suivre le calendrier - la plupart d'entre nous sont bons pour gérer notre temps. Mais cela ne peut pas être dit au sujet de la gestion de votre propre attention. »
Même la meilleure journée planifiée peut être complètement improductive si nous sommes distraits, et retourner l'attention sur la bonne voie n'est pas si simple. Afin d'apprendre à mieux «gérer l'attention», la monitrice des affaires
Monique Walcourt suggère de
consacrer quotidiennement du temps à l'autoréflexion : cela peut aider à comprendre ce qui s'est avéré utile, ce qui ne l'est pas et comment procéder demain. «Si une approche ne fonctionne pas, ne poursuivez pas les tentatives infructueuses, mais essayez une autre option», écrit-elle.
Vous pouvez approfondir la planification ou agir sans calendrier serré, sur une intuition - l'essentiel est que dans votre cas, cela fonctionne. «Les stratégies de productivité ... perdent leur potentiel de motivation si elles semblent dénuées de sens», explique Walcourt. "Essayez de repenser ce qui doit être fait sur la base de vos propres principes principaux - cela vous aidera à mieux vous concentrer et à rester concentré."
3. Réfléchissez à ce qui en résultera, pas seulement à des tâches croisées
L'un des conseils de gestion du temps les plus éprouvés consiste à commencer la journée avec une liste de tâches. Et en effet: pour beaucoup, travailler avec lui est une activité apaisante et gratifiante, mais d'autres peuvent s'enliser dans la routine à cause de cela.
Dans un monde sans faille, les listes de tâches nous aident à savoir si nous faisons face à des tâches et à ne rien manquer, ainsi qu'à donner un sentiment d'accomplissement lorsque nous biffons un autre élément. En nous concentrant sur les réalisations et en donnant la priorité à la productivité, nous pouvons limiter la liberté de pensée créative. Les listes de tâches donnent souvent de bons résultats, car elles fournissent un chemin clair vers un résultat spécifique: faites A, puis B, puis C. Cependant, une étude
à la Wisconsin School of Business montre que lorsque nous donnons une tâche spécifique avec une solution claire, cela peut limiter.
Essayez une approche plus souple de la gestion du temps -
concentrez-vous sur les résultats et non sur l'achèvement des tâches. «Cette approche concentre les gens et les équipes sur un résultat spécifique, pas sur un processus pour y parvenir», explique
Jennifer Robison , rédactrice en chef du
Gallup Business Journal . «Ainsi, les employés ont plus de liberté pour utiliser leurs propres talents uniques pour atteindre leurs objectifs à leur manière.»
En mettant en œuvre une
culture d'entreprise axée sur
les résultats, les managers peuvent accroître le potentiel d'innovation et l'engagement de tous les employés. S'il n'est pas possible pour vous et votre équipe de vous concentrer pleinement sur les résultats, essayez une alternative à la gestion des tâches individuelles. Par exemple, lors
des réunions de planification quotidiennes, une équipe peut parler de priorités et la gestion des tâches peut se faire de manière asynchrone en ligne - ou elle peut être centralisée entre les mains d'un chef de projet.
Combinez les conseils de gestion du temps
La prochaine fois que quelqu'un dira qu'il a trouvé une solution magique pour augmenter la productivité, souvenez-vous qu'il est important d'agir d'une manière qui vous convient. Nos systèmes et habitudes de productivité personnels laissent place à la créativité et nous permettent de nous concentrer sur les plus importants. Faites plus attention à quoi, comment et pourquoi vous faites (d'une manière qui vous convient), et vous vous trouverez sur la voie de rendre votre vie professionnelle aussi productive que possible.
À propos du traducteurL'article a été traduit par Alconost.
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