Transformation numérique des petites entreprises à faire soi-même

Une erreur courante des hommes d'affaires novices est qu'ils ne prêtent pas suffisamment d'attention à la collecte et à l'analyse des données, à l'optimisation des processus de travail et au suivi des indicateurs clés. Cela se traduit par des performances réduites et une perte de temps et de ressources. Avec de mauvais processus, vous devez corriger plusieurs fois les mêmes erreurs. À mesure que le nombre de clients augmente, le service se détériore et sans analyse des données, il n'y a pas de compréhension claire de ce qui doit être amélioré. En conséquence, les décisions sont prises sur un coup de tête.

Pour être une entreprise moderne et compétitive, en plus de produits et services de qualité, il est nécessaire de disposer de processus transparents et de collecter des données analytiques. Sans cela, il est difficile de comprendre l'état réel des affaires et de prendre les bonnes décisions. Par conséquent, il est important d'avoir dans votre arsenal les outils nécessaires, qui sont non seulement pratiques à utiliser, mais aussi qui simplifient le travail et créent les processus les plus transparents.

Aujourd'hui, il existe un grand nombre d'outils et de solutions. Mais la plupart des entrepreneurs ne les utilisent pas, car soit ils ne voient pas les valeurs en eux, soit ils ne comprennent pas comment les utiliser, que ce soit cher ou difficile, et 100 500 autres non plus. Mais ceux qui ont trouvé, trouvé ou créé de tels outils ont déjà un avantage à moyen terme.

Depuis plus de 10 ans, je crée des produits et solutions informatiques qui aident les entreprises à augmenter leurs profits grâce à l'automatisation et à la transformation numérique des processus. J'ai participé à la création d'une dizaine de startups et créé des dizaines d'outils en ligne utilisés par des centaines de milliers de personnes dans le monde.

Voici un bon exemple dans ma pratique qui montre les avantages de la transformation numérique. Pour un petit cabinet d'avocats américain, mon équipe et moi avons créé un outil de génération de documents juridiques, qui a permis aux avocats de générer des documents plus rapidement. Et plus tard, en élargissant la fonctionnalité de cet outil, nous avons créé un service en ligne et transformé complètement l'entreprise. Maintenant, ils servent les clients non seulement dans leur ville, mais dans tout le pays. En trois ans, la capitalisation de l'entreprise a augmenté à plusieurs reprises.

Dans cet article, je partagerai avec vous une réelle expérience dans la création d'un système transparent de suivi des indicateurs métier de base. J'essaierai d'inculquer la valeur des solutions numériques, je montrerai que ce n'est pas difficile et pas toujours cher. Alors allons-y!

Comment tout a commencé

Si vous voulez avoir quelque chose que vous n'avez jamais eu, vous devez faire ce que vous n'avez jamais fait.
Coco Chanel

Ma femme était fatiguée de s'asseoir en congé de maternité et nous avons décidé d'ouvrir une petite entreprise - une salle de jeux pour enfants. Depuis que j'ai ma propre entreprise, le conjoint est complètement engagé dans la salle de jeux et j'aide dans les questions stratégiques et le développement.

Les détails du démarrage d'une entreprise sont une histoire complètement différente, mais au stade de la collecte de données et de l'analyse des concurrents, en plus de mettre en évidence les problèmes spécifiques de cette entreprise, nous avons prêté attention aux problèmes des processus internes, auxquels la plupart des concurrents n'ont pas eu de difficulté.

À ma grande surprise, au XXIe siècle, pratiquement personne ne faisait de CRM au moins sous une certaine forme, beaucoup conservaient des registres par écrit, dans des cahiers. Dans le même temps, les propriétaires eux-mêmes se sont plaints que les travailleurs volaient, commettaient des erreurs dans les calculs et qu'ils devaient passer beaucoup de temps à recompter et à comparer avec les entrées du livre de comptes, les données sur l'armure et les dépôts ont été perdues, les clients sont partis pour des raisons qui leur étaient incompréhensibles.

En analysant les données collectées, nous avons réalisé que nous ne voulons pas répéter leurs erreurs et nous avons besoin d'un système transparent qui minimisera ces risques. La première chose que nous avons commencé à chercher des solutions toutes faites, mais nous n'avons pas pu trouver pleinement satisfaisant nos exigences. Et puis j'ai décidé de rendre mon système, certes pas parfait, mais fonctionnel et peu coûteux (presque gratuit).

Lors du choix d'un outil, j'ai pris en compte les critères suivants: il doit être peu coûteux, flexible et abordable, et facile à utiliser. Je pouvais écrire un système complet, puissant et coûteux pour cette entreprise, mais nous avions peu de temps et un petit budget, et nous ne comprenions pas jusqu'à la fin si notre projet allait se déclencher, et il serait déraisonnable de dépenser beaucoup de ressources sur ce système. Par conséquent, au moment de tester l'hypothèse, j'ai décidé de commencer avec MVP (Minimum Viable Product - le produit viable minimum) et dans les plus brefs délais avec un investissement minimal, faire une version de travail, et éventuellement la modifier ou la refaire.

En conséquence, mon choix s'est porté sur les services Google (Drive, Sheets, Calendar). La principale source d'entrée / sortie d'informations est Google Sheets, car ma femme a de l'expérience avec les feuilles de calcul, puis, si nécessaire, elle peut apporter des modifications par elle-même. J'ai également pris en compte le fait que l'outil sera utilisé par des employés qui ne sont pas très doués pour utiliser un ordinateur, et il sera beaucoup plus facile de leur apprendre à saisir des données dans un tableau que de leur apprendre à travailler avec un programme spécialisé tel que 1C.

Les données saisies dans les tableaux sont modifiées en temps réel, c'est-à-dire qu'à tout moment vous pouvez voir la situation de l'entreprise, la sécurité intégrée, vous pouvez restreindre l'accès à certaines personnes.

Conception de l'architecture et de la structure des données

Une salle de jeux pour enfants fournit plusieurs services de base.

• Une visite standard est lorsqu'un client achète du temps passé dans la salle de jeux de ses enfants.
• Visite supervisée - lorsqu'un client achète du temps passé dans la salle de jeux de ses enfants et paie un supplément pour la supervision. Autrement dit, le client peut quitter l'enfant et vaquer à ses occupations, et le travailleur de chambre surveillera et jouera avec l'enfant pendant l'absence du parent.
• Anniversaire ouvert - le client loue une table séparée pour manger et héberger les invités et paie pour une visite standard de la salle de jeux, alors que la salle fonctionne normalement.
• Anniversaire fermé - le client loue toute la chambre, la chambre n'accepte pas les autres clients pendant la période de location.

Il est important que le propriétaire sache combien de personnes ont visité la pièce, quel âge, combien de temps elles ont passé, combien d'argent elles ont gagné, combien elles ont dépensé (il arrive souvent que l'administrateur doive acheter quelque chose ou payer quelque chose, par exemple, pour la livraison ou l'eau), combien d'anniversaires y avait-il.

Comme tout projet informatique, j'ai commencé par réfléchir à l'architecture du futur système et développer la structure des données. Puisque le conjoint est engagé dans les affaires, elle sait tout ce dont elle a besoin pour voir, contrôler et gouverner, alors elle a agi en tant que cliente. Ensemble, nous avons mené un remue-méninges et élaboré la configuration système requise, sur la base de laquelle j'ai réfléchi aux fonctionnalités du système et formé la structure de fichiers et de dossiers suivante dans Google Drive:



Le document consolidé contient des informations générales sur la société: revenus, dépenses, analyses



Le document «Dépenses» contient des informations sur les dépenses mensuelles de l'entreprise. Pour une plus grande transparence, réparties en catégories: dépenses de bureau, taxes, frais de personnel, frais de publicité, autres dépenses.


Dépenses mensuelles


Tableau récapitulatif des dépenses de l'année

Dans le dossier "Revenue", vous trouverez 12 fichiers Google Sheets, un pour chaque mois. Ce sont les principaux documents de travail que les employés remplissent quotidiennement. Ils contiennent un onglet et des onglets de tableau de bord obligatoires pour chaque jour ouvrable. L'onglet du tableau de bord affiche toutes les informations nécessaires pour le mois en cours pour une compréhension rapide des choses, et il est également possible de fixer des prix et d'ajouter des services.


Onglet Tableau de bord


Onglet quotidien

Dans le processus de développement commercial, des besoins supplémentaires ont commencé à apparaître sous forme de remises, d'abonnements, de services supplémentaires, d'événements. Nous avons également implémenté tout cela au fil du temps, mais cet exemple montre la version de base du système.

Création de fonctionnalités

Après avoir découvert les principaux indicateurs, travaillé sur l'architecture et l'échange de données entre les entités, j'ai commencé la mise en œuvre. Tout d'abord, dans le dossier «Income», j'ai créé un document Google Sheet. Il y a créé deux onglets: le tableau de bord et le premier jour du mois, dans lequel il a ajouté le tableau suivant.


Feuille de calcul principale

Il s'agit de la feuille de calcul principale avec laquelle l'administrateur travaillera. Il lui suffit de remplir les champs obligatoires (marqués en rouge), et le système considérera indépendamment tous les indicateurs nécessaires.

Pour réduire les erreurs de saisie et la commodité, le champ «Type de visite» a été implémenté avec une liste déroulante des services que nous pouvons modifier sur la page du tableau de bord. Pour ce faire, ajoutez la vérification des données à ces cellules et indiquez la plage à partir de laquelle obtenir les données.



Pour réduire l'erreur humaine dans les calculs, j'ai ajouté un calcul automatique des heures passées par le client dans la chambre, et le calcul du montant à payer.

Pour ce faire, l'Administrateur doit simplement marquer l'heure d'arrivée du client (colonne E) et l'heure de départ (colonne F) au format HH: MM. Pour calculer le temps total passé par le client dans la salle de jeux, j'utilise cette formule:

=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8) 

Pour le calcul automatique du montant d'argent pour l'utilisation des services, j'ai dû utiliser une formule plus complexe, car le prix d'une heure peut varier selon le type de service. Par conséquent, j'ai dû lier les données à la table de service sur la page du tableau de bord à l'aide de la fonction QUERY:

 =ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0) 

En plus des actions principales, j'ai ajouté des fonctions supplémentaires pour éliminer les erreurs IFERROR ou ISBLANK indésirables, ainsi que la fonction ROUNDDOWN - afin de ne pas jouer avec les petites choses, j'ai arrondi le montant final vers le client.

En plus du revenu principal (temps de location), dans le jeu pour enfants, il y a un revenu supplémentaire sous forme de services ou de vente de jouets, et les employés font de petites dépenses, par exemple, pour payer l'eau potable ou acheter des bonbons pour les compliments, tout cela doit également être pris en compte.

Par conséquent, j'ai ajouté deux autres tablettes dans lesquelles nous corrigerons ces données:



Pour faciliter le travail avec les tablettes, je les ai colorisées et ajouté un formatage conditionnel des cellules.

Les tableaux principaux sont prêts, vous devez maintenant résumer les principaux indicateurs dans un tableau séparé afin que vous puissiez voir clairement combien d'argent a été gagné par jour et quelle partie de cet argent est disponible et laquelle est sur la carte.



Pour le calcul total de l'argent par type de paiement, j'ai à nouveau utilisé la fonction QUERY:

 =QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I=''"»  «=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I=''") 

À la fin de la journée de travail, l'administrateur doit seulement revérifier les revenus et ne pas avoir à recalculer manuellement. Nous ne forçons pas la personne à faire un travail supplémentaire et le propriétaire peut regarder et contrôler la situation à tout moment.

Tous les tableaux nécessaires sont prêts, il vous suffit maintenant de dupliquer l'onglet pour chaque jour, de les numéroter et d'obtenir ce qui suit.



Super! Presque tout est prêt, il reste à afficher tous les principaux indicateurs du mois sur l'onglet du tableau de bord.

Pour obtenir le montant total des revenus par mois, vous pouvez écrire la formule suivante

 ='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+ '12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+ '22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1 

où D1 est la cellule avec le revenu quotidien, et '1', '2' et ainsi de suite est le nom de l'onglet. De la même manière, j'obtiens des données sur les revenus et dépenses supplémentaires.

Pour plus de clarté, j'ai décidé d'afficher le rendement total par catégorie. Pour ce faire, j'ai dû effectuer une sélection et un regroupement complexes dans tous les onglets, puis filtrer et supprimer les lignes vides et inutiles.


Rentabilité par catégorie

L'outil de base de comptabilité du revenu est prêt, il vous suffit maintenant de dupliquer le fichier pour chaque mois de l'année.

Après avoir créé l'outil de comptabilité et de contrôle des revenus, je me suis mis à créer un tableau des dépenses, dans lequel nous prendrons en compte toutes les dépenses mensuelles: loyer, paie, impôts, achat de biens et autres dépenses.

Dans le dossier de l'année en cours, il a créé un document Google Sheet et y a ajouté 13 onglets, un tableau de bord et douze mois.


Onglet Tableau de bord

Pour plus de clarté, l'onglet du tableau de bord résume toutes les informations nécessaires sur les dépenses financières de l'année.

Et dans chaque onglet du mois, j'ai créé un tableau dans lequel nous garderons toutes les dépenses de l'argent de l'entreprise par catégorie.


Onglet Mois

Cela s'est avéré très pratique, vous pouvez maintenant voir et contrôler toutes les dépenses de l'entreprise et, si nécessaire, consulter l'historique et même faire des analyses.

Étant donné que les informations sur les revenus et les dépenses se trouvent dans différents fichiers et que ce n'est pas très pratique à contrôler, j'ai décidé de créer un fichier dans lequel j'ai rassemblé toutes les informations pertinentes nécessaires au propriétaire pour contrôler et gérer l'entreprise. J'ai appelé ce fichier "consolidé".


Tableau récapitulatif

Dans ce fichier, j'ai créé une table qui reçoit des données mensuelles des tables, pour cela j'ai utilisé une fonction standard:

 =IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1") 

où le premier argument est l'ID du document et le deuxième paramètre est la plage importée.

Il a ensuite réuni le solde annuel: combien a été gagné, combien a été dépensé, quel profit, rentabilité. Visualisé les données nécessaires.

Et pour plus de commodité, afin que le propriétaire de l'entreprise puisse voir toutes les données en un seul endroit et ne pas parcourir les fichiers, j'ai intégré la possibilité de sélectionner n'importe quel mois de l'année et d'afficher les principaux indicateurs en temps réel.

Pour ce faire, j'ai créé un tas de mois et un ID de document



J'ai ensuite créé une liste déroulante à l'aide de "Données -> Validation des données", spécifié la plage du lien et configuré l'importation avec un lien dynamique vers le document

 =IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8") 

Conclusion

Comme vous pouvez le voir, l'amélioration des processus dans votre entreprise n'est pas aussi difficile que cela puisse paraître, et vous n'avez pas besoin d'avoir de super-compétences pour cela. Bien sûr, ce système présente un grand nombre de lacunes, et avec la croissance de l'entreprise, il sera impossible de l'utiliser, mais pour une petite entreprise ou au début lors du test d'une hypothèse, c'est une excellente solution.

Cette salle de jeu travaille sur cette décision pour la troisième année, et seulement cette année, lorsque nous comprenons déjà clairement tous les processus, nous connaissons notre client et le marché. Nous avons décidé de créer un outil de gestion d'entreprise en ligne complet. Application de démonstration sur Google Drive

PS

L'utilisation de feuilles de calcul Google n'est pas très pratique pour surveiller les affaires, en particulier depuis le téléphone. J'ai donc fait une application PWA qui affiche tous les principaux indicateurs commerciaux dans un format pratique en temps réel