Malgré la popularité du sujet de la gestion électronique des documents, dans les banques russes et le secteur financier en général, la plupart des transactions sont exécutées à l'ancienne, sur papier. Et le point ici n'est pas tant dans le conservatisme des banques et de leurs clients qu'en l'absence de logiciels adéquats sur le marché.
Plus la transaction est complexe, moins il sera possible de la réaliser dans le cadre de l'EDI. Par exemple, une opération de crédit-bail est compliquée en ce qu’au moins trois parties y participent - une banque, un locataire et un fournisseur. Une caution et un débiteur hypothécaire y sont souvent ajoutés. Nous avons décidé que ces transactions peuvent être entièrement numérisées, pour lesquelles nous avons créé le système de leasing électronique - le premier service en Russie qui fournit entièrement l'EDI dans de tels scénarios. Ainsi, début juillet 2019, 37% du nombre total de transactions conclues sur le leasing passe par E-Leasing. Dans le cadre de la coupe, nous analyserons E-Leasing en termes de fonctionnalité et de mise en œuvre technique.
Nous avons commencé à développer le système au début de 2017. Le plus difficile a été de commencer: formuler les exigences du produit, transformer les idées en une tâche technique spécifique. Vient ensuite la recherche d'un entrepreneur. Préparation des savoirs traditionnels, consultations - tout cela a pris environ quatre mois. Quatre mois plus tard, en novembre 2017, la première version du système a été publiée, ce qui est assez rapide pour un projet aussi ambitieux. La première version d'E-Leasing avait pour fonction de demander et de signer des documents - non seulement les principaux, mais aussi des accords de cautionnement et d'autres accords supplémentaires qui pourraient être nécessaires dans le cadre du travail dans le cadre d'un accord de location. En mars 2018, nous avons ajouté la possibilité de demander des documents dans le cadre du suivi, et en juillet de la même année, l'envoi de factures électroniques.
Comment fonctionne le crédit-bail
Nous avons commencé à développer le système au début de 2017. Il a fallu moins d'un an pour formuler les exigences du produit, choisir un entrepreneur et publier la première version - nous avons été publiés en novembre.
Une demande de package de documents provenant de contreparties est effectuée à partir de notre système d'entreprise, basée sur la base de données Corus SQL et Microsoft Dynamics NAV 2009. Tous les documents que les participants ont soumis dans le cadre de la transaction y sont envoyés pour stockage. Frontend est un portail de location électronique qui permet aux fournisseurs et aux clients de demander, télécharger, imprimer des documents et de les signer à l'aide de l'UKEC (signature électronique qualifiée améliorée).
Maintenant, nous analysons le fonctionnement du système plus en détail selon le schéma ci-dessus.
Une demande est générée à partir de l'entité «Carte de contrepartie» ou «Projet». Lors de l'envoi d'une demande, des enregistrements sont générés dans la table de requête. Il contient une description de la demande et des paramètres. L'objet codeunit est responsable de la génération de la demande. Une entrée dans le tableau est créée avec le statut Prêt, ce qui signifie que la demande est prête à être envoyée. La table de requête contient une description du corps de la requête. Tous les documents demandés sont dans le tableau des documents. Lorsqu'un document est demandé, la valeur «Required» est définie dans le champ «EDI Status».
Un travail sur un serveur CORUS exécuté sur un agent SQL surveille les entrées avec l'état Prêt dans la table de requête. Lorsqu'un tel enregistrement est trouvé, la tâche envoie une demande au portail E-Leasing. Si l'envoi a réussi, l'enregistrement est marqué dans le tableau avec le statut Répondu, sinon, avec le statut Erreur. Le résultat de la réponse est enregistré dans différentes tables: le code de réponse du serveur et une description de l'erreur, si la demande n'a pas pu être envoyée, dans une table; enregistrements décrivant le corps de la réponse à un autre, et au troisième, enregistrements avec des fichiers obtenus à la suite de la demande, avec la valeur Créer dans le champ État et la valeur Vérifier dans le champ État de l'analyse. De plus, la tâche surveille les événements du portail E-Leasing et génère des requêtes dans les tables de requêtes qu'elle traite elle-même.
Une autre tâche surveille les entrées dans le tableau des documents reçus avec la valeur Créer dans le champ État et la valeur Vérifiée dans le champ État de l'analyse. La tâche s'exécute toutes les 10 minutes. L'antivirus est responsable du champ État de l'analyse et si l'analyse a réussi, la valeur Vérifié est écrite. Cette fonctionnalité appartient au service IB. L'objet codeunit est responsable du traitement des enregistrements. Si l'entrée dans le tableau des documents reçus a été traitée avec succès, elle est marquée dans le champ Statut avec la valeur Réussite et le document demandé dans le champ «Statut EDI» du tableau des documents reçoit le statut «Reçu». S'il n'a pas été possible de traiter l'enregistrement dans le tableau des documents reçus, il est marqué dans le champ État avec la valeur Échec et la description de l'erreur est enregistrée dans le champ "Texte d'erreur". Rien ne change dans la table du document.
La troisième tâche surveille tous les enregistrements du tableau des documents qui ont une valeur non vide dans le statut et non la valeur «Accepté». La tâche est accomplie une fois par jour à 23h30 et retire toute la documentation contractuelle non signée pour la journée en cours. La tâche génère une demande de suppression de la documentation contractuelle dans les tableaux de demandes et réponses et modifie le champ «Statut» en valeur «Rappelé» dans le tableau des documents.
Leasing électronique par l'utilisateur
Pour l'utilisateur, tout commence par la réception d'une invitation à rejoindre l'EDI de notre gestionnaire de clientèle. Le client reçoit une lettre et passe par une simple procédure d'inscription. Des difficultés ne peuvent survenir que si le lieu de travail de l'utilisateur n'est pas prêt à travailler avec une signature électronique. Une part importante des appels au support technique y est associée. Le système permet à la contrepartie de donner accès au compte personnel de ses employés - par exemple, des comptables pour travailler avec des factures, etc.
InscriptionLe programme de travail ultérieur est également aussi simple que possible pour chacune des parties. La demande de documents de transaction, ainsi que la signature de la documentation contractuelle, se fait à travers la définition des tâches dans notre système interne.
Demande de dossierAprès avoir envoyé à un client toute demande ou tout document de signature, une notification sera envoyée à son e-mail qu'une activité correspondante a été générée dans son compte personnel. Depuis son interface, le client télécharge un paquet de documents dans le système, met une signature électronique, et nous pouvons envisager la transaction. Après cela, la documentation contractuelle est signée le long de l'itinéraire "Fournisseur - Client - Sberbank Leasing".
Contrat actuelLa gestion électronique des documents dans notre cas n'implique pas nécessairement des actions du client du début à la fin. Vous pouvez vous connecter au système à n'importe quelle étape de la transaction. Par exemple, un client a fourni un dossier sur papier, puis a décidé de signer un accord en EDI - ce scénario peut être mis en œuvre. De même, les clients qui ont un contrat de location valide avec Sberbank Leasing peuvent se connecter à E-Leasing pour recevoir des factures électroniques.
Après avoir calculé l'effet économique de l'utilisation de la location électronique, nous avons offert aux clients une remise supplémentaire pour l'utilisation du service. Il s'est avéré que l'absence de la nécessité d'aller chez le client et le fournisseur pour signer, ainsi que pour imprimer et coudre les contrats,
réduit finalement
le coût de transaction (création et maintenance) de 18% .
Comment le projet se développera
Pour le moment, le E-Leasing est stable, mais pas sans défaut. Le mécanisme d'envoi des factures électroniques à nos employés n'est toujours pas convivial. Le problème s'explique par le fait que cette procédure elle-même est assez compliquée, car l'opérateur EDI y est constamment impliqué. Il délivre un reçu qu'il a émis une facture, le gestionnaire signe ce reçu. Ensuite, l'utilisateur de l'autre côté (le client) signe un avis et des reçus, qui passent à nouveau par l'opérateur de gestion électronique des documents. Dans les versions futures, nous essaierons de rendre ce processus plus pratique. La fonctionnalité «demande de suivi de documents», qui est tout à fait pertinente pour les gros clients, se trouve également dans la «zone de développement».
Au cours des six prochains mois, nous prévoyons de déplacer le système vers une nouvelle plate-forme, qui optimisera le travail avec EDI, rendra l'interface plus compréhensible et agréable pour l'utilisateur et étendra les fonctionnalités de votre compte personnel. Et ajoutez également de nouvelles fonctionnalités - de la génération d'une demande à la visualisation des documents pour toutes les transactions effectuées par le client via E-Leasing. Nous espérons que le système, auquel les clients, les fournisseurs et les garants adhèrent déjà activement, deviendra encore plus pratique pour tout le monde.