Habr, bonjour!
Tous ceux qui travaillaient dans au moins une grande entreprise géographiquement répartie avec un réseau de succursales à travers le pays, confrontés au problème: «Comment informer les parties intéressées sur les services et services que vous offrez au sein de votre unité? Comment éviter la duplication des rapports / développement fonctionnel en raison de la fragmentation des équipes informatiques de différentes régions d'un vaste pays, comment centraliser les données et les rapports, comment réduire les coûts de développement des rapports de l'entreprise? »
Ce problème n'a pas dépassé notre équipe, l'équipe de Business Intelligence pour la gestion des données. Mais comment transmettre des informations sur ce que nous avons actuellement, sur quels projets nous travaillons et comment interagir avec nous? Nous parlerons de nos outils de communication et j'espère que vous partagerez vos recommandations.
Nous avons commencé par créer un portail. Pour un démarrage rapide, un wiki a été créé dans lequel ils reflétaient les principaux aspects de leurs services et processus. Ils ont ensuite parallélisé leurs activités. D'une part, ils ont commencé à travailler sur un portail à part entière avec une interface pratique et fonctionnelle. D'un autre côté, ils remplissaient le contenu du wiki dans le but de le réutiliser davantage.
Parlons donc du contenu que nous voulons diffuser. Notre objectif principal était de rendre la base de données des rapports mis en œuvre dans l'entreprise - "Registre des rapports". L'idée est excellente, mais ... la question se pose immédiatement: "Quelles données doivent être indiquées dans le registre pour que l'utilisateur comprenne de quel type de rapport il s'agit et s'il lui convient?"
En effet, si nous indiquons le nom, cela ne sera évidemment pas suffisant, et si nous indiquons tout ce que nous savons du rapport, y compris la pile technologique, ce sera un excès clair d'informations, qui peut effrayer.
Alors, où est ce terrain d'entente qui permettra à l'utilisateur de comprendre les principales informations importantes sur le rapport, mais ne sera pas redondant pour lui? Tout le monde répondra probablement à cette question à sa manière, mais nous partagerons avec vous notre approche de compilation de la liste:
- Le nom du rapport - eh bien, tout est clair, sans connaître le nom, il est impossible d'utiliser le rapport.
- Une brève description du rapport - tout est clair ici aussi, le nom ne reflète pas toujours pleinement l'essence du rapport.Par conséquent, dans la brève description, nous avons indiqué les principaux indicateurs et sections pour lesquels il a été élaboré.
- Système de rapports - cet élément est pertinent si vous disposez de plusieurs systèmes de rapports. Vous devez comprendre dans quel système de reporting le rapport est implémenté.
- Fréquence de disponibilité des données - cela peut être très important pour les utilisateurs. Par exemple, un rapport est mis à jour mensuellement et à des fins spécifiques, une mise à jour quotidienne est nécessaire.
- La profondeur de la disponibilité des données - il est important de comprendre la quantité de données dans le rapport.
- Lien vers la documentation - si, après avoir regardé tout ce que nous avons indiqué précédemment, l'utilisateur est intéressé par le rapport, vous pouvez aller voir un document avec une description plus détaillée, qui décrit toutes les exigences détaillées.
- Personne de contact - un employé qui peut conseiller ses collègues en cas de questions sur le rapport.
- Lien vers le rapport - s'il est entendu que le rapport est approprié, vous pouvez immédiatement cliquer sur le lien et accéder au formulaire de rapport.
Et maintenant en ordre.
1. Glossaire
Dans les grandes entreprises, tout le monde parle différentes langues. Pour un département, l'adresse est l'adresse d'enregistrement et pour l'autre, l'adresse de la résidence réelle.
Comment résoudre ce problème? Un vocabulaire unique de termes, abréviations et concepts hautement spécialisés vient à l’aide - un glossaire. Au développement duquel nous avons commencé.
2. Le registre
Dans le registre, nous avons reflété tous les rapports, mais il y en avait beaucoup. Il n'est pas nécessaire de compter que l'utilisateur verra tout ce qui y est répertorié. Les recherches par mot-clé peuvent ne pas toujours fonctionner correctement. Pour faciliter la recherche, nous avons divisé tous les rapports par domaine et affiché ce champ dans les filtres.
Et quoi d'autre peut être inclus dans le registre à des fins d'information? Il existe déjà à votre discrétion, mais il existe encore de nombreuses options: le client déclarant (c'est-à-dire qui définit généralement les exigences pour ces rapports), les sources originales d'informations (c'est-à-dire d'où les données entrent dans le stockage), un outil de visualisation, et bien plus encore.
Le registre suffit-il pour répondre aux besoins de l'utilisateur sans une description détaillée de la composition des attributs? Bien sûr que non. Et pour chaque rapport, nous avons commencé à préparer cette description.
Bien sûr, pour indiquer uniquement le nom de l'attribut sera petit. Nous avons donc décidé d'indiquer les points suivants:
- Le nom de l'attribut - tout est clair
- Description de l'attribut - ici la signification commerciale du terme est indiquée et, s'il est calculé, alors la logique commerciale du calcul
- Type d'attribut - Dimension ou métrique
- Catégorie d'attribut - un attribut est simplement un filtre, ou est uniquement reflété dans le rapport, ou est généralement présent à la fois comme filtre et comme attribut du rapport
Glossaire et interaction avec le registre
Et maintenant, nous avons un outil pratique pour visualiser les rapports mis en œuvre dans l'entreprise, et c'est déjà une énorme victoire. Et MAIS apparaît à nouveau ...
Mais quelle est la relation entre le registre des rapports et la description générale du rapport, le registre des rapports avec une description détaillée du rapport et un glossaire?
Pour répondre à cette question, regardons le schéma:
Ainsi, l'utilisateur peut lancer la recherche soit à partir du registre des rapports avec une description générale, soit à partir du glossaire.
Et puis les transitions sont configurées:
- Glossaire - Description détaillée des rapports - dans cette transition, lorsque vous cliquez sur le nom du terme, vous serez redirigé vers la page pour une description détaillée du terme, qui affiche les rapports qui utilisent ce terme. Grâce au nom du rapport, vous pouvez accéder au registre des rapports.
- Registre des rapports - Description détaillée des rapports - dans cette transition, lorsque vous cliquez sur le nom du rapport, vous serez redirigé vers une feuille avec une description détaillée du rapport, où la structure attributive est indiquée. À travers chaque attribut, vous pouvez accéder au glossaire.
Nous avons donc pu connecter les deux principaux outils de reporting pour le reporting implémenté et jeter les bases d'un processus complet de Data Lineage.
Mais ce ne sont pas tous les services d'information que nous avons mis en place. En plus des rapports développés, nous voulions montrer quelles données nous avons dans le référentiel et à quelle fréquence elles sont téléchargées. À ces fins, nous avons publié une carte de données sur le portail.
3. Carte de données
Comme nous avions besoin d'un outil simple et compréhensible que tout utilisateur intéressé pourrait utiliser, nous avons créé un tableau de bord composé de deux onglets:
- Sur l'onglet principal, nous avons montré toutes les sources connectées à notre référentiel. Et nous en avons beaucoup - plus de 150 pièces. Mais des informations sur le nom des sources ne seraient pas utiles si nous ne reflétions pas les réglementations et les dates prévues de chargement. Nous avons donc ajouté ces informations.
- Sur le deuxième onglet, nous avons déjà des informations détaillées sur les tables et les attributs par couches de stockage. La structure et la description des tables de la couche d'exploitation, chargées au format source à partir de la source. Et la structure de la couche analytique - la couche des vitrines de rapport.
À en juger par les commentaires reçus, cet outil a été très utile pour nos utilisateurs et nos clients commerciaux. Sans contacter les spécialistes de notre service, ils ont pu se faire une idée générale des données que nous opérons dans le référentiel.
Qu'aimeriez-vous transmettre d'autre sur le portail? En plus des services d'information qui nous renseignent sur ce qui a été mis en œuvre, nous avons publié des sections sur les activités en cours sur le portail. Nos activités sont divisées en deux grands volets - ce sont le développement linéaire et les projets. Dans le cadre du développement linéaire, nous développons un reporting sur les besoins actuels des clients entreprises, et dans le cadre de projets, les principales activités d'infrastructures liées au développement de l'entrepôt lui-même. Ainsi, sur le portail, nous publions toutes les informations sur ces activités - buts, objectifs, participants au projet, plan de travail, jalons.
Pas un seul portail
Si vous pensiez que nous étions obsédés par le portail, ce n'est pas le cas. Pour assurer la transparence des processus et informer les clients sur les étapes des tâches, nous avons choisi Jira. À la base, Jira est un système plus adapté à l'organisation du support et du développement. Mais l'inconvénient de Jira est qu'il n'a pratiquement aucune capacité de gestion du temps. Les dates de planification doivent se faire à l'extérieur, par exemple, dans MS Project.
Comment donner au client un format de planning familier dans un outil moderne d'organisation du travail de notre unité? Pour nous, nous avons trouvé une solution en installant le plugin BigGantt.
Quelles nouvelles fonctionnalités ce plugin a apporté à la fonctionnalité JIRA:
- Il existe une fonction de hiérarchie pour toutes les épopées \ tâches \ sous-tâches
- Vous pouvez maintenant créer des dépendances entre les tâches sur la base du diagramme de Gantt
- Vous pouvez maintenant planifier le sprint à venir directement dans l'interface du plugin
- Vous pouvez maintenant afficher visuellement les activités en cours au format d'un diagramme de Gantt.
En conséquence, le client a eu la possibilité à tout moment de voir les statistiques réelles sur la mise en œuvre des tâches sous la forme d'un rapport et d'un diagramme de Gantt.
Tout semble clair avec les outils du portail. Mais comment s'assurer que les utilisateurs découvrent nos produits dès leur apparition et leur lancement sur le marché? Pour résoudre ce problème, nous avons introduit la pratique d'envoyer des résumés réguliers. Le format et le contenu du résumé ont été traités plusieurs fois avant de partir pour la newsletter. Mais à la fin, nous sommes arrivés à l'approche la plus pratique:
- Ils reflétaient des informations peu utiles sur la tâche, un lien vers les exigences fonctionnelles de l'entreprise et une personne de contact pour le projet.
- Nous avons divisé les résumés en 2 types: mensuel sur le développement linéaire et trimestriel sur les activités du projet.
- Responsable de la préparation, de la vérification et des règlements de formation convenus.
Lorsque le résumé est prêt, la question se pose avec les destinataires: à qui l'envoyer et comment créer une liste de diffusion? Initialement, nous avons préparé la liste de diffusion sur la base des commentaires des partenaires commerciaux des régions. Ils ont ensuite demandé des recommandations sur les contacts aux destinataires eux-mêmes. Nous avons donc obtenu une liste couvrant le public cible principal. Pour le reste, les personnes intéressées par la newsletter ont trouvé l'opportunité de s'abonner par elles-mêmes sur le portail DataOffice, ou de soumettre une demande à une seule boîte aux lettres.
La prochaine façon d'informer, que nous avons commencé à utiliser à la maison, est par le biais de webinaires. Lors des webinaires, nous parlons de nos processus, des approches de la mise en œuvre des tâches, des principaux domaines d'activité pour le développement linéaire du reporting, d'un plan / fait sur la mise en œuvre des tâches de reporting. Ce format s'est avéré très pratique, car vous pouviez immédiatement obtenir des commentaires et discuter des problèmes ouverts.
Afin que les informations utiles ne soient perdues nulle part et puissent être obtenues rapidement, nous enregistrons tous les webinaires sur le portail.
Mais nous ne nous sommes pas arrêtés à ces méthodes d'information, nous avons commencé à interagir activement avec des collègues dans le cadre des Guildes, communautés auto-organisées de spécialistes de différentes directions et projets. Notre entreprise a déjà lancé des guildes d'architectes, de chefs de projet et d'analystes. Au sein de la guilde, nous discutons des pratiques courantes, développons une boîte à outils et une approche communes. Maintenant, nous développons activement le projet «mitapnaya interne», conçu pour augmenter l'efficacité des mitaps et intéresser d'autres collègues à s'y connecter.
Jusqu'à présent, c'est tout ce que nous voulions vous dire sur nos outils. Mais nous ne nous arrêtons pas là et continuons à travailler au développement de nos communications. Nous serons heureux si notre expérience vous est utile!
Équipe DataOffice