Je continue une série de publications sur la gestion d'une organisation de projet dans des conditions où il y a un grand besoin de remplir toutes les obligations à temps et en entier et où il y a une limite de ressources. La
dernière fois que j'ai parlé du concept de gestion des impulsions (méthode des impulsions, ci-après dénommée la «méthode»), nous allons maintenant aborder le sujet des outils.
En parlant d'approches agiles comme Scrum ou eXtreme Programming dans la formation, vous touchez inévitablement au sujet des valeurs et des principes. Mais lorsque vous commencez à introduire les mêmes méthodes dans l'Organisation, il s'avère que les valeurs sont bonnes, mais elles ne répondent pas aux objectifs de l'entreprise. Parce que ce sont les
valeurs de l'existence du processus lui -
même , ces valeurs sont importantes pour améliorer les principes du processus de travail, afin d'améliorer les méthodes du processus sur la base de principes. Une entreprise peut avoir ses propres valeurs, ce qui est très important pour elle en tant qu '«organisme vivant». Souvent, cela est porté à la mission de l'entreprise.
Outils de méthode de gestion de l'organisation
Sur la base du concept de la méthode, l'organisation se développe dans trois directions: objectifs, processus, technologies et il existe trois flux de pensée entre lesquels nous basculons. La méthode détermine les principaux outils permettant de maximiser les efforts de toute l'organisation pour remplir ses obligations:
- Accord sur les principes, les valeurs et les objectifs
- Les règles
- Accord qualité
- Rythme
Chaque outil de méthode utilisé séparément ne donnera pas un tel effet que tous ensemble.
Accord sur les principes, les valeurs et les objectifs
La méthode Pulse ne fournit pas de principes et de valeurs prêts à l'emploi pour organiser le processus, ce ne peuvent être que vos valeurs et principes en fonction desquels vous prenez des décisions. La méthode est basée sur des hypothèses et si vous êtes d'accord avec elles, vous pouvez utiliser les outils de la méthode dans leur intégralité ou trouver un analogue conforme à votre réalité.
Règles d'organisation et conditions préalables
La méthode Pulse est basée sur les prémisses suivantes (règles):
- Une entreprise existe pour gagner de l'argent aujourd'hui et dans le futur.
- Exécution de haute qualité des obligations envers le client à temps et en totalité
- La prévisibilité de l'exécution des obligations par une organisation est importante pour chaque client.
Objectifs de l'organisation
Sur la base de ces prémisses, vous devez déterminer pour votre organisation
- La mission et les objectifs de l'Organisation.
- Valeurs - ce qui est important et ce qui ne l'est pas pour votre organisation. Qu'est-ce que vous appréciez le plus dans le comportement des employés.
- Principes de travail - les règles selon lesquelles vous chercherez et améliorerez les méthodes pour atteindre les objectifs de l'Organisation
Les règles
Se mettre d'accord sur les règles
L'organisation doit avoir des règles. S'il existe des règles, vous pouvez contrôler leur mise en œuvre. Les règles établissent la clarté de l'intention et du but. Mais il faut garder à l'esprit que les gens ne travaillent pas uniquement selon les règles, plus les instructions sont détaillées, moins elles seront exécutées. Par conséquent, créez des règles afin qu'elles puissent être mises en œuvre.
Organisation du programme de règles
Lorsque les règles sont créées et fonctionnent, la culture de l'organisation «ici c'est accepté» apparaît. En élaborant et en acceptant de nouvelles règles, vous modifiez le comportement de l'Organisation. Des règles acceptées et appliquées programment l'Organisation.
Conflit - Opportunité de croissance
La présence d'un conflit n'est ni bonne ni mauvaise. Le conflit est le point de croissance de l'Organisation. En cas de conflit, ne choisissez pas une solution de compromis et ne retardez pas la résolution du conflit. Le report d'une solution au conflit conduit à la destruction de l'Organisation et à une solution de compromis à la stagnation. Souvent, la cause du conflit réside dans le désaccord avec les règles ou la manière dont la tâche est mise en œuvre. Décidez de la situation, pas de la personne. Recherchez un point où vos objectifs et vos intérêts convergent.
Accord qualité
Qualité du travail
La qualité du résultat doit être «excellente» ou «aussi excellente que possible». La mauvaise qualité du travail «fusionne» les efforts de l'Organisation. Peu importe la façon dont vous planifiez, la mauvaise qualité tuera vos plans en raison de modifications. Un grand nombre de modifications viole le rythme du travail des spécialistes et réduit la motivation.
Qualifications de qualité des employés
La qualité des employés doit être aussi élevée que possible. Quels que soient vos objectifs ambitieux, et n'a pas cherché à assurer la haute qualité des Produits, vous ne pourrez pas y parvenir si vos spécialistes n'ont pas les qualifications. Le niveau de qualification est également un indicateur de qualité.
Qualité des décisions
La qualité des décisions de gestion prises conduit au succès ou à l'échec quelle que soit la qualité des autres composants. Seule assurer la qualité à tous les niveaux et éviter les solutions de compromis peut rendre une organisation efficace et révolutionnaire.
Rythme
Le rythme synchronise toute l'organisation et toutes les actions. Le rythme offre un temps garanti pour passer la solution du niveau stratégique de gestion à l'opérationnel. Toutes les décisions de meilleure qualité peuvent être enterrées si la société n'est pas synchronisée et il n'est pas possible de savoir quand la décision parviendra au contractant ordinaire et sa mise en œuvre sera surveillée.
Le rythme peut être:
- Jour
- Semaine (ou deux, trois)
- Mois
- Trimestre
- Année
Le rythme définit la boucle de rétroaction et la vitesse de réaction aux changements de conditions et de l'environnement. Bien sûr, si des cataclysmes se produisent ou si quelqu'un décède, vous n'avez pas besoin d'attendre le prochain événement rythmique pour le signaler. Dans tous les autres cas, il faut respecter le rythme.
Le rythme d'un organisme vivant est Pulse. Si une organisation change, elle s'améliore - elle est vivante. Le pouls est le rythme d'une organisation vivante.
Rythme de synchronisation
Le rythme de synchronisation fournit des points de contrôle intermédiaire et se concentre sur les difficultés émergentes du processus. Les gens, en règle générale, n'aiment pas dire qu'ils ont un problème. Si vous demandez «avez-vous un problème avec la tâche?», Nous obtiendrons la réponse «Non, je n'ai aucun problème». Et quand «pas de problème», il n'y a rien à améliorer.
Si le rythme de synchronisation n'est pas défini, alors la capacité à sortir l'employé de l'état de «penser à un problème» augmente, en conséquence, le rythme de travail de l'employé devient déchiré et improductif. En conséquence, une situation est créée où «il est impossible de travailler dans un tel environnement» et l'ingénieur cesse simplement d'essayer de plonger dans le problème résolu et est distrait par des problèmes qui ne fonctionnent pas.
Le rythme de la planification opérationnelle
Le rythme de la planification opérationnelle permet un rapprochement continu des plans avec les résultats et un ajustement des plans. Il est impossible de planifier quelque chose de nouveau si vous n'avez pas vérifié ce qui a déjà été fait selon vos plans précédents. Le rythme de la planification opérationnelle peut être: une semaine, 2-3 semaines ou un mois. L'essentiel est qu'il soit permanent. La durée entre les événements de planification est appelée Sprint.
Le rythme de la planification garantit le transfert des décisions de haut niveau de la direction de l'organisation vers le niveau d'exécution inférieur. Les activités de planification se concentrent sur des objectifs immédiats, mais n'oubliez pas de transférer des objectifs stratégiques au niveau d'exécution qui combine toutes les activités dans Sprint.
Le rythme de la planification stratégique et tactique
Le rythme de la planification stratégique et tactique permet de planifier le travail plusieurs mois à l'avance. Plus le plan est développé, plus la confiance dans l'avenir des employés est élevée et plus le niveau d'anxiété et de stress est faible. Cependant, n'oubliez pas que ce n'est pas le plan lui-même qui est important à la suite de la planification, les plans changent constamment, les étapes pour créer un plan sont importantes.
L'environnement extérieur étant en constante évolution, tout plan à long et moyen terme doit être revu. Périodicité de l'examen - trimestre, année.
Le rythme de l'introduction des améliorations
Les événements de rythme d'amélioration définissent la discipline de l'amélioration continue dans une organisation. Les activités à ce rythme doivent être synchronisées avec les rythmes de stratégie et de planification, car elles couvrent différentes périodes d'analyse.
L'événement pour analyser l'expérience passée et élaborer un plan d'amélioration est appelé Rétrospective.
Conclusion de la partie
Nous avons examiné 4 outils de base de gestion des impulsions. Vous trouverez très probablement des similitudes avec d'autres approches managériales, comme je l'ai dit, la méthode est basée sur des solutions existantes, déterminant les règles du jeu dans une organisation multi-projets. Et en bref, toute la méthode en quatre formulations:
- Définissez la mission, les valeurs et les principes de votre organisation
- Convenir des règles, programme des règles de l'Organisation
- Travaillez en rythme constant. S'il y a un rythme, alors l'Organisation est vivante.
- Déterminez le niveau de qualité. La mauvaise qualité fusionne tous les efforts.
Toutes les autres parties de la méthode sont un ensemble de règles basées sur les prémisses.
À suivre .PS: Mais si vous voulez tout à la fois, il y a un manuel "Pulse Management: Management d'une organisation de projet".