Trois conseils pour le manager / manager de préparation à l'automatisation comptable«Système comptable - un système d'information pour la collecte, le traitement et la communication de données sur les actifs et les opérations commerciales d'une organisation»
Mikhail Drobitko, Tecman
Vous êtes propriétaire de l'entreprise. Vous avez compris qu’il était temps de regarder votre entreprise en chiffres. Trouvez les goulots d'étranglement, les fuites d'argent et d'informations, rationalisez et calculez tout.
Ou vous, le cadre intermédiaire de l'entreprise, et avez finalement informé le Big Boss que la comptabilité et l'automatisation des affaires sont non seulement cool, mais vitales.
Et maintenant, vous allez à la société informatique, afin que les experts vous aident à mettre en œuvre le système comptable. Vous y allez et vous avez peur: «Et s’ils me facturent maintenant 100500 millions de dollars, mais je ne comprends même pas - pour quoi faire? Et si je divorce, comme lors d'une inspection technique, au lieu d'un remplacement d'huile et de liquide de frein prévu, les nouveaux blocs et l'épuisement du moteur seront bouillis? "
Surtout pour que les propriétaires et les cadres intermédiaires sachent à quoi s'attendre, nous commencerons par les bases - nous vous dirons de quoi les sociétés informatiques sont issues lorsqu'elles proposent différentes solutions comptables.
Trois niveaux de tâches pour les systèmes comptables
Les principales tâches que les systèmes comptables pour les entreprises résolvent sont divisées en trois niveaux. Chaque niveau suivant est plus avancé par rapport au précédent.
Niveau 1. Collectez toutes les données dans une grande pile, créant un seul espace d'informations. Le plus souvent, ce problème est résolu sans égard à la commodité de l'utilisateur. Les employés des entreprises crachent, jurent et maîtrisent en quelque sorte de nouvelles fonctions - bien qu'ils les considèrent inutiles et redondantes. Mais toujours maître, et un seul espace d'information commence à être rempli de sens et de chiffres.
Niveau 2. La tâche du deuxième niveau est de rendre le système comptable «à visage humain», une interface conviviale et une fonctionnalité claire. Avec un tel système, il devrait être facile de travailler pour chaque utilisateur. L'effet de la résolution de tâches du deuxième niveau peut être différent - de la réduction des coûts de main-d'œuvre et du nombre de membres du personnel au démarrage de travaux avec des tâches qui, en principe, ne pouvaient pas être atteintes avant l'automatisation.
Niveau 3. À ce niveau, les tâches du propriétaire d'entreprise commencent à être résolues - augmentant la transparence et la gérabilité de l'entreprise. Les systèmes comptables aident à former des tranches de données, sur la base desquelles le propriétaire ou le gestionnaire peut prendre des décisions de gestion spécifiques. Pour cela, les coûts et avantages de nombreuses opérations spécifiques doivent être présentés en termes numériques. Cela aidera à voir les fuites, les dépenses inefficaces ou le vol, ou vice versa - pour identifier les domaines les plus efficaces et les renforcer.
Les spécialistes travaillant avec les systèmes comptables sont guidés par vos tâches. Si vous avez juste besoin d'un espace d'informations unifié, le pro responsable n'aura pas d'outils sympas pour prendre des décisions de gestion. Parce qu'il est plus long, plus cher, plus compliqué et que vous ne pourrez probablement pas l'utiliser - il nécessite des qualifications. Si vous voulez obtenir un outil pratique, par exemple pour «faire des ventes rapides», et que les décisions de gestion ne sont pas votre diocèse, les spécialistes en tiendront également compte.
Conclusion: le système de comptabilité d'entreprise résout trois tâches principales.
- Création d'un espace d'information unique.
- Identification des goulots d'étranglement, points de croissance.
- Aide à la prise de décisions de gestion.
Premier conseil: regardez autour de vous, frémissez sobrement et identifiez les tâches que le système comptable doit résoudre. Comment votre entreprise évoluera-t-elle suite à l'introduction du système? Et si vous n'êtes pas un utilisateur expérimenté des systèmes comptables, vous devriez peut-être le trouver et demander - «Que peut apporter le système en général? Montrez-moi le vôtre?
Trois camarades
Imaginez que trois camarades vivent dans la même ville - Mitya, Gennady et Oleg.
Mitya a embrouillé l'entreprise de vente de ballons et de décoration de vacances et d'événements. Gennady a ouvert un service de taxi et Oleg a commencé à accorder des microcrédits aux affligés.
Mitya conserve des enregistrements de manière simple, dans Google Docs et en partie dans Excel, et il compte même quelque chose sur ses doigts (les professionnels l'appellent parfois le système comptable de la merde et des bâtons). Lorsque (et si) ses volumes de ventes augmentent, cette comptabilité peut devenir problématique.
Gennady a identifié les domaines d'activité où l'automatisation est la plus importante et a acheté une solution en boîte spécialement conçue pour l'industrie du taxi. Il dispose d'un ensemble limité de modules - un poste de travail de pilote, un poste de travail de répartiteur et une application mobile pour les utilisateurs. Pour la comptabilité fiscale et du personnel, Gennady utilise des produits traditionnels 1C. Un tel ensemble est bien adapté spécifiquement aux taxis, mais si Gennady est engagé dans le transport de marchandises, il ne pourra pas tirer ce hibou sur le globe - il devra chercher d'autres outils.
Le travail à la portée d'Oleg nécessite la comptabilité et le contrôle les plus sévères. S'il ne gère pas bien les flux financiers, son entreprise se terminera aussi fort et rapidement que Drevprom, Elephant Finance et Home Money. Oleg a intégré plusieurs systèmes comptables prêts à l'emploi dans son entreprise, mais a rapidement dépassé les solutions de boîte, et a pensé à quelque chose de plus finement réglé, moins typique - à un système qui était 100% exactement pertinent pour ses spécificités.
La réponse à la question "Ici dans ces trois métiers - laquelle des solutions est correcte, idéale?" Je n'en ai pas. Toutes les options ont le droit d'exister, elles fonctionnent toutes et aident à résoudre les problèmes commerciaux de leurs propriétaires. La différence entre eux réside uniquement dans le coût et le confort pour les utilisateurs. Par conséquent, lorsque trois voisins d'affaires viendront chez les développeurs informatiques pour des outils de comptabilité, ils se verront proposer différentes solutions - et ce sera correct.
Astuce deux: Préparez des informations pour les informaticiens sur la portée de l'entreprise; qui utilisera le système et comment; comment vous tenez des registres maintenant; sur ce que vous n'aimez pas maintenant et ce que vous attendez du système à l'avenir.
Voici le mémoire que j'envoie aux clients. D'une part, il facilitera la recherche d'un langage commun avec les informaticiens qui développeront le produit, d'autre part, il vous aidera à mieux comprendre la finalité du futur système.
Argent et restrictions «d'en haut» et «d'en bas»
Le budget et la compétence du décideur sont deux paramètres clés qui affecteront le choix des systèmes comptables pour l'entreprise.
Aujourd'hui, sur le marché, il existe un tas d'outils qui aideront à établir la comptabilité, du shareware à plusieurs millions de roubles par mois. Plus votre budget est important pour le développement / la mise en œuvre d'un système comptable pour les entreprises, plus vous disposez de solutions. Mais le budget et le nombre d'options appropriées dépendent non seulement de la disponibilité de l'argent pour votre entreprise - mais également de votre compréhension des tâches que votre système doit résoudre.
Si Mitya, qui est en partie naïf dans les affaires, se voit proposer de développer un système de comptabilité sophistiqué, cool, super pratique et comptable pour tous les processus commerciaux en général, il ne sera pas d'accord. Premièrement, il n'a pas d'argent pour cela. Et deuxièmement, s'il a de l'argent, alors il n'en a pas besoin de toute façon - le système de "merde et bâtons" à son niveau fonctionne très bien! Et on lui offrira - quoi? - Oui, juste raffinement et amélioration de ce système de travail. On peut appeler cela une restriction «d'en haut»: il existe des solutions trop bonnes pour Mitya, évidemment trop.
Si Gennady ne va pas se lancer, en plus d'un taxi, d'un covoiturage ou d'un transport de marchandises, il est peu probable qu'il ait besoin de développer un système de comptabilité individuel. Il a besoin d'aide pour sélectionner des solutions en boîte plus pratiques, modernes et informatives créées spécifiquement pour son domaine d'activité. Et, bien sûr, dans leur mise en œuvre et leur intégration entre eux. C'est ce que de bons experts lui offriront.
Mais quand Oleg s'adresse aux développeurs informatiques, la situation sera fondamentalement différente. Oleg est un homme d'affaires prospère, il comprend parfaitement que la comptabilité et le contrôle représentent une bonne moitié du succès de son entreprise de microcrédit. Sans suivre et évaluer l'efficacité de tous les processus d'affaires, il ne représente pas le travail de son entreprise. Il doit développer un système comptable à partir de zéro et spécifiquement pour ses besoins. Par conséquent, Oleg notera qu'une partie des décisions qu'il peut se permettre peuvent être considérées comme n'étant pas suffisamment flexibles et informatives - et cela constitue une limitation du nombre de solutions comptables disponibles «d'en bas».
Troisième conseil: décidez combien, en fonction de la situation financière et de votre compréhension des tâches commerciales, êtes-vous prêt à dépenser pour des outils comptables. Souvent, c'est à partir de la discussion du budget que des informaticiens expérimentés commencent à communiquer avec vous (ils connaissent des dizaines de solutions à votre problème et choisissent parmi celles que vous pouvez vous permettre).
Pourquoi s'embêter ainsi? Excel est la solution la plus cool!
J'ai une opinion:
les systèmes d'automatisation et de comptabilité dans les affaires ne sont pas seulement une mode. C'est une nécessité et une opportunité pour une entreprise d'atteindre un nouveau niveau.
Permettez-moi de vous donner un exemple: je connais le propriétaire de la société X, qui était engagée dans la vente en ligne de produits pour enfants. En seulement 4 ans de fonctionnement, cette entreprise est devenue un leader du marché. Comment l'ont-ils fait? Ils ont d'abord fait une déclaration très ambitieuse: "Nous livrerons votre commande partout en Russie en 24 heures." Pour une journée à n'importe où dans un immense pays - c'est très cool! Et cela nécessite une grande précision et efficacité de chaque processus métier. Après avoir débogué, standardisé et automatisé tout ce qu'ils pouvaient dans leur travail, ils ont réussi - et, par conséquent, sont entrés dans le top 3 de leur industrie.
Il existe des centaines d'autres magasins en ligne de produits pour enfants - qui sont assez satisfaits de leur part de marché et de leurs bénéfices: ils investissent un minimum dans la comptabilité et le contrôle des processus commerciaux, obtenant le même développement organique
minimum .
Les «autres» peuvent-ils fonctionner et profiter sans le système sophistiqué développé par la société X? Bien sûr que oui! Mais peuvent-ils devenir haut de gamme en utilisant Excel? Je suppose que vous connaissez vous-même la réponse.
Pour résumer
Pour comprendre quoi et pourquoi les professionnels de l'informatique vous offrent , utilisez nos trois conseils. Décidez de vos tâches, réfléchissez à où et comment vous allez grandir, et décidez combien vous êtes prêt à investir dans le développement de vos systèmes comptables personnels.
Par où commencer?
Les analystes d'affaires expérimentés ont un dicton: l'automatisation du chaos engendre le chaos automatisé. Si vous vous demandez «par où commencer» - peut-être que ce dicton vous concerne. Dans de tels cas, la première étape devient souvent l'établissement de la comptabilité de gestion. Il s'agit plus de procédures et de processus que de programmation. L'analyste commercial ou le directeur financier effectue ce travail, il aide le propriétaire à comprendre quelles tâches peuvent, en principe, être résolues par le système comptable. Et même voir ses opportunités de travail avant de commencer la programmation et d'investir dans l'acquisition d'un système. Essayez-le - et peut-être que dans le top 3, nous vous verrons. Bonne chance