La valeur de la planification des ressources pour une entreprise informatique est difficile à remettre en question. Beaucoup ont des plans de ressources. Mais très peu de gens peuvent se vanter d'un système de planification des ressources qui fonctionne vraiment. Pourquoi Voyons cela. 
Qu'est-ce qu'un véritable système de planification des ressources qui fonctionne?
Examinons l'un des modèles les plus courants d'une entreprise de taille moyenne travaillant sur le développement de logiciels et pas seulement. Pas d'épicerie. Habituellement, en cela, nous avons:
- 20-50 projets existants pour le développement / mise en œuvre;
- 5-20 chefs de projet (RP);
- 100-300 personnes dans l'équipe de développement (nous incluons tous les employés directement impliqués dans le développement et la mise en œuvre);
- 5 à 10 responsables de ligne / de ressources / chefs de département (MR);
- 2-5 employés des RH / recruteurs (RH);
- 2 à 7 commerciaux, chacun ayant de 3 à 6 projets potentiels (vente).
Puis dans un système de travail (simplifié):
- RP met régulièrement à jour ses plans de ressources, en tenant compte du fait qu'il a été élaboré et en tenant compte des demandes de changement acceptées, des prévisions de personnel et des risques;
- Sails met régulièrement à jour la liste et la probabilité de conclure des contrats pour des projets potentiels (préventes), une évaluation préliminaire est faite pour chaque prévente, un RP est attribué à chaque prévente à forte probabilité de vente, qui met régulièrement à jour les plans de ressources pour ces préventes;
- RM analyse régulièrement l'image composite de leurs pools de ressources, rassemble des postes vides en peu de temps, effectue un travail actif avec des pools de ressources externes, met à jour régulièrement le besoin à long terme de ressources et son profil;
- Les RH reçoivent régulièrement de la MR un tableau récapitulatif des besoins en ressources actuels et à long terme, des priorités de projet du RPO (en option) et, en fonction des informations reçues, planifient / mettent à jour les plans de formation, les plans de sélection, les plans de travail avec des pools de ressources externes.
Bien sûr, derrière chaque élément de cette liste se trouve une grande couche de travail, des responsabilités quotidiennes, des communications internes et externes et un flux de travail sérieux. Chaque élément est un sujet pour un article ou une formation distinct. Cependant, si vous imaginez que tout cela et certaines autres conditions sont remplies, un outil de gestion d'entreprise puissant et bien évolutif apparaît dans l'entreprise, où la direction sait toujours:
- l'image réelle de l'utilisation des ressources (dans un système qui ne fonctionne pas, de nombreux RP cachent des ressources dans leurs réplans et il est difficile de croire à des analyses);
- une prévision fiable sur la rentabilité de chaque projet, programme, entreprise dans son ensemble (dans un système qui ne fonctionne pas, une telle prévision n'est pas du tout prise en compte ou est rarement mise à jour, et si elle est mise à jour, alors le coût des projets est généralement surévalué - il y a beaucoup d'heures dans les os, qui, pour de bon, doivent être transférées au projet "ne rien faire");
- besoin réel à court et à long terme de ressources et de son profil - peut planifier le développement de l'entreprise et des budgets;
- que tous les projets préparés pour la signature sont soigneusement analysés et que l'entreprise sait vraiment comment et à partir de laquelle l'équipe de projet sera formée et ne lancera pas une autre urgence à la signature;
- que les employés de l'entreprise ne sont pas surchargés et travaillent en mode optimal, le coût moyen des heures internes et externes n'est pas surestimé, l'entreprise ne paie pas trop les ressources;
- que l'entreprise peut se permettre une croissance sérieuse de la taille de l'équipe, du nombre de projets, de leur taille et de leur complexité.
Bien sûr, pour la grande majorité des entreprises, la liste ci-dessus est plus proche de la science-fiction que de l'état réel des choses. Pourquoi?
Comme c'est généralement le cas?
Bien sûr, de nombreux facteurs entravent le travail du système de planification des ressources. Cependant, même si tous les acteurs de l'entreprise comprennent correctement l'ensemble du schéma et les objectifs de l'interaction (croyez-moi, ce n'est pas courant), souvent tout se brise / ne décolle pas pour une raison très simple. Il s'agit de gestionnaires de ressources.
Qu'est-ce qui ne va pas avec eux, demandez-vous? Mais essayons de comprendre. D'une part, ils devraient jouer un rôle clé dans la consolidation et la validation, la dotation en personnel des réplans et la planification des besoins de sélection à long terme pour les services RH. En revanche, ce sont les gestionnaires de ressources qui travaillent souvent en tant que «coach de jeu».
Si vous travaillez dans l'informatique depuis longtemps, vous avez probablement entendu la sagesse populaire de l'informatique dans la catégorie "un bon développeur crée très rapidement une mauvaise piste", "il est facile d'obtenir un mauvais responsable technique à partir d'une bonne piste", etc. Le point est le même partout - lors du déplacement d'un employé intelligent vers le haut de l'échelle de carrière, il arrive souvent que l'employé n'ait pas le temps de se réorganiser ni par inertie ni par le principe (comment puis-je arrêter de coder? J'aime ça / ma valeur marchande diminuera) beaucoup de temps important à son avis, mais pas caractéristique de ses activités actuelles.
Essayons de deviner ce que dans un passé récent l'architecte / développeur principal, et maintenant le chef de département et le propriétaire du pool de ressources internes, feront un choix:
- trouver un bug urgent sur le prod ou mettre à jour le replan consolidé?
- réviser le code ou analyser les résultats du travail des partenaires / pools de ressources externes?
- Aider à rédiger une intégration intéressante et complexe, ou mettre à niveau un besoin de ressources à long terme?
- se rendre sur le site du client pour lancer une nouvelle version de la plateforme ou préparer la vente de ressources internes temporairement inactives?
Et, de plus, si l'entreprise a le rôle de gestionnaires de ressources avec les meilleurs analystes / développeurs / AQ dans un passé récent, alors qui est le plus souvent plongé dans la chaleur d'un projet en feu? Eh bien, bien sûr, les chefs de département / gestionnaires de ressources.
Bien sûr, cela peut et doit être fait, mais seulement pour une courte période et uniquement sous la forme de grandes exceptions. Mais, comme un grand contemporain chantait avec une guitare:
Qu'est-ce que *** sinon?
Et ce scénario, selon mes observations, vient d'être mis en œuvre le plus souvent. De nombreuses entreprises opèrent en mode d'urgence la plupart du temps. Les gestionnaires de ressources / fonctionnels sont impliqués dans un ou plusieurs projets en tant que principaux développeurs / architectes et autres héros héroïques. Et, comme vous pouvez facilement le deviner, nos héros n'ont tout simplement plus le temps de remplir leurs fonctions de gestionnaire de ressources. Pour des raisons tout à fait objectives. Qu'avons-nous dans le résidu sec:
- affaiblit fortement la qualité de la planification des ressources;
- Le service RH cesse de comprendre ce qui se passe et réduit la qualité de la sélection;
- les chefs de projet déclenchent des guerres de guérilla entre eux et s'engagent dans des confrontations ouvertes sur les ressources;
- le nombre de conflits sur les ressources augmente rapidement;
- une partie des ressources est multipliée par les surcharges, une partie est «cachée» dans les réplications fictives pour l'avenir et est inactive;
- l'horizon de planification des besoins combinés en ressources est réduit à 1-2 mois ou moins;
- l'entreprise commence à boucher les trous en achetant des ressources externes coûteuses et en payant régulièrement des heures supplémentaires aux employés émaciés;
- le mode d'urgence devient le principal mode de fonctionnement de l'entreprise;
- on se souvient de moins en moins du développement des pools de ressources internes;
- les employés cessent de considérer une telle entreprise comme un lieu de travail confortable et y perdent leur loyauté;
- les actionnaires ne reçoivent pas leur argent.
Je me suis un peu épaissi ici, mais le vecteur des événements est assez fiable.
Que faire
Il n'y a pas de recette universelle. Quelqu'un sélectionne les gestionnaires de ressources dans leur ensemble pour travailler dans le système de planification des ressources (il y a un risque que le gestionnaire perde le "lien avec la terre"), quelqu'un essaie de trouver l'équilibre optimal avec les activités du projet (mais ici, il faut se rappeler qu'avec un manque de temps c'est la tâche de la planification des ressources sera le premier à passer sous le couteau), quelqu'un place des assistants, etc. à côté du gestionnaire de ressources. La tâche est également compliquée par le fait que:
- pour le succès d'un système de planification des ressources, de nombreuses conditions doivent être remplies;
- il n'y a pas deux systèmes de planification des ressources identiques.
L'une des options possibles pour construire un système de planification des ressources est de lancer un projet interne de transformation du système de gestion de l'entreprise, au sein duquel:
- les règles et principes de la planification des ressources dans une entreprise particulière seront formulés;
- Conçu et énoncé les processus d'affaires appropriés;
- Des mesures de performance pour chaque étape du processus opérationnel seront développées.
- des mesures des valeurs actuelles des mesures clés seront effectuées;
- des valeurs cibles de toutes les mesures seront définies;
- une décision sera prise sur la méthode et les outils pour automatiser les processus de planification des ressources;
- tous les employés clés de l'entreprise (et pas seulement les chefs de projet) seront familiarisés avec les règles et principes de la planification des ressources et seront formés;
- des changements seront apportés au système de motivation des participants au système de planification des ressources;
- un suivi régulier de la qualité de la planification des ressources sera effectué, une analyse des causes des écarts et la mise en place d'actions correctives dans le système.
De toute évidence, le succès d'un tel projet couvrira à plusieurs reprises les coûts de sa mise en œuvre au cours de la première année. Vous pouvez, bien entendu, procéder de manière plus fluide, en modifiant pas à pas le système de gestion. Chaque approche a ses avantages et ses inconvénients. Mais si vous atteignez votre objectif et que le système de planification des ressources fonctionne correctement, votre entreprise passera simplement à une autre ligue.
Articles précédents sur la planification des ressources:
Planification des ressources. Partie 1. De quoi s'agit-il?
Planification des ressources. Parties 2 et 3. Qui dépend du plan de ressources. Ce qui détermine le plan de ressources