Chaque manager sait ce que c'est que de résoudre un problème. Il s'agit d'une activité quotidienne pour de nombreuses personnes et qui mène généralement aux meilleurs résultats. Si vous ignorez ou admettez des problèmes dans votre entreprise, les concurrents peuvent rapidement vous dépasser et votre entreprise restera derrière.
Toute action visant à résoudre un problème doit identifier ce problème particulier et ses causes. En comprenant les causes, vous pourrez définir des priorités et choisir des alternatives pour la meilleure solution, ainsi que mettre en œuvre directement cette solution. La capacité de résoudre les problèmes internes et externes en temps opportun et de prendre des décisions responsables est ce que les managers doivent apprendre dès le début de leur carrière. Dans cet article, nous identifierons de puissantes activités de résolution de problèmes et analyserons quelques techniques et exercices efficaces pour le travail d'équipe.
L'idée de la résolution de problèmes
De bonnes stratégies de résolution de problèmes ont profité à de nombreuses entreprises et les ont aidées à éliminer les obstacles évidents et cachés.
Il existe une approche systématique de la résolution de problèmes qui comprend 5 étapes:
- Identifier le problème . La bonne définition du problème est la première étape vers sa résolution. Cette étape importante influence directement la façon dont vous essayez de la résoudre.
- Définir les raisons . Lorsque le problème est déterminé, il est temps de déterminer les causes. Le diagramme populaire d' Ishikawa (ou diagramme en arête de poisson) est souvent utilisé pour déterminer les relations de cause à effet. Cette analyse efficace aide les gestionnaires à s'assurer que leurs décisions visent à éliminer les causes réelles, plutôt que les symptômes du problème.
- Générer des idées . Il s'agit de la créativité d'une équipe et de proposer les meilleures idées. Une séance de remue-méninges ou des discussions au sein de toute activité de consolidation d'équipe sera une excellente solution.
- Choisir la meilleure solution . Cette étape consiste à sélectionner une seule méthode de solution et les puissantes techniques et cadres de hiérarchisation vous aideront à faire tout ce qui est en votre pouvoir. Même une simple matrice utilisée dans la hiérarchisation Lean vous aidera à définir clairement ce qui est urgent et ce qui ne l'est pas. Vous pouvez le visualiser sur une feuille de papier ou utiliser n'importe quel outil de gestion de produits en ligne moderne avec la fonctionnalité appropriée.
- Action Ayant la solution appropriée, vous pouvez agir. Il vaut mieux avoir un plan d'action clair et le traiter comme un mini-projet.
Ce cadre simple en cinq étapes peut certainement améliorer l'efficacité de vos compétences en résolution de problèmes. Cette approche avec des modifications facultatives a été utilisée comme base pour de nombreuses méthodes populaires.
Méthodes de résolution de problèmes populaires
Analyse de cas racine
L'approche de l'analyse des causes profondes (RCA) identifie les principales causes d'un problème. Cette méthode est généralement utilisée en cas de problème.
Selon la méthode, la résolution de problèmes et l'analyse des causes profondes reposent fondamentalement sur 3 questions:
- Quel est le problème?
- Pourquoi est-ce arrivé?
- Que faut-il faire pour éviter que cela ne se reproduise?
Pour appliquer la méthode RCA, vous devez suivre ces étapes:
- Définissez le problème par son impact sur les objectifs globaux.
- Visualisez et analysez le problème pour en révéler les causes.
- Résolvez-le en choisissant la meilleure solution. La solution efficace devrait changer la façon dont les gens exécutent les processus.
En règle générale, nous sommes confrontés aux causes suivantes:
- Causes physiques (matérielles et tangibles).
- Les causes humaines, lorsque les gens ont fait quelque chose de mal ou n'ont pas fait ce qui était nécessaire.
- Les causes organisationnelles liées au système, aux processus ou à la politique que les gens utilisent pour prendre des décisions.
L'analyse de la cause racine examine les trois types de causes et comprend la recherche de défauts cachés et la définition d'actions spécifiques qui ont contribué au problème.
La méthode des 5 pourquoi
La technique des 5 Whys a été décrite par Sakichi Toyoda, un industriel japonais (et fondateur de Toyota Industry) dans les années 1930.
La méthode est assez simple: lorsqu'un problème survient, vous expliquez sa cause en demandant "Pourquoi?" cinq fois. Ensuite, lorsque la solution apparaît, vous la suivez pour éviter que le problème ne se reproduise.
Il y a un flux en 6 étapes:
- Réunion d'équipe avec la discussion de groupe.
- Déterminer le problème et être d'accord avec tous les membres de l'équipe.
- Le principal "Pourquoi?" - demandez pourquoi le problème est survenu.
- Le reste "Pourquoi" - posez à nouveau cette question 5 fois. Continuez jusqu'à ce que le problème principal soit trouvé. En fait, il peut y avoir plus ou moins de questions.
- Plan d'action. Discutez de la liste des mesures et actions pour éviter que le problème ne se reproduise à l'avenir.
- Analyse. Discutez de l'efficacité des mesures, si elles ont aidé à résoudre le problème ou à le réduire.
Passez rapidement de la réponse à la question suivante. Il vous permettra de définir l'image globale avant que la conscience ne comprenne le problème.
CATWOE
L'utilisation de stratégies de résolution de problèmes puissantes telles que l'analyse CATWOE peut vous aider à améliorer la façon dont vous relevez les défis auxquels vous pourriez être confrontés à l'avenir.
L'acronyme signifie:
- Les clients
- Acteurs
- Processus de transformation
- Vision du monde
- Propriétaires
- Contraintes environnementales
Vous pensez peut-être que ce n'est qu'une simple liste de contrôle pour trouver des solutions aux problèmes. Cependant, cette méthode sera vraiment utile pour identifier les domaines problématiques, définir ce que les entreprises souhaitent et quelles solutions peuvent influencer les parties prenantes.
Chaque segment est suivi des questions suivantes:
- Qui sont les clients et comment le problème les affectera-t-il?
- Quels acteurs sont impliqués dans le problème? Qui devrait être impliqué pour résoudre ce problème?
- Quels processus sont concernés par ce problème?
- Quelle est l'image générale de ce qui se passe?
- À qui appartient le processus et quel rôle joueront-ils dans la décision?
- Y a-t-il des restrictions qui peuvent affecter le résultat final?
L'analyse CATWOE fournit des données complètes sur le problème et ses éléments permettent de se plonger dans l'étude du problème. La méthode permet de déterminer la gravité de vos défis avant d'impliquer d'autres membres de l'équipe dans la décision.
Toutes les méthodes et techniques mentionnées doivent être étudiées et approfondies. Si vous ne voulez pas vous en occuper, il existe des exercices plus simples et des jeux amusants pour la résolution de problèmes en équipe qui peuvent être appliqués sans préparation spéciale.
Jeux de résolution de problèmes et activités amusantes
Parfois, une décision simple et amusante peut être plus efficace que l'approche scientifique la plus rigoureuse. Les jeux commerciaux non formels peuvent également vous aider à résoudre des problèmes.
Ces activités amusantes visent à développer la communication d'équipe, la délégation, l'adaptation, l'entraide et d'autres qualités et compétences utiles.
Ils ne conviennent pas à chaque équipe car la plupart d'entre eux nécessitent un niveau de réceptivité assez suffisant de la part des membres de l'équipe, de la créativité et une réflexion flexible.
En organisant de telles activités, les gestionnaires doivent comprendre qu'il n'y aura ni gagnants ni perdants. Voici quelques bons exemples:
Les œufs tombent
Eggs Drop est un jeu simple qui peut améliorer les compétences décisionnelles de certains employés et la collaboration d'équipe.
Pour exécuter l'activité, vous avez besoin d'une boîte d'oeufs, de bandes, de vieux journaux, de pailles, d'une pellicule plastique, de ballons, de bandes élastiques et d'autres articles de bureau pouvant être utilisés pour la construction manuelle.
Occupez une zone libre que vous pouvez rendre désordonnée. Divisez ensuite tous les participants en deux groupes et donnez à chacun un œuf et une partie des matériaux de construction.
Chaque membre de l'équipe aura plus de 20 minutes pour créer un support pour les œufs à l'aide des éléments de construction qui le protégeront de la casse.
Votre objectif est de déposer chaque transporteur sur une table ou une échelle (étonnamment pour tout le monde) et de voir qui est le transporteur qui peut mieux protéger l'œuf. Si plusieurs œufs survivent, continuez d'augmenter la hauteur jusqu'à ce qu'il ne reste qu'un œuf.
Réseaux de laine
Ce jeu simple qui nécessite de la concentration et des orientations claires contribuera à faire évoluer les compétences décisionnelles et à accroître la collaboration au sein du groupe.
Il vous suffit de diviser votre équipe en groupes de nombres égaux. Donnez à chaque équipe une pelote de laine et demandez à créer une toile en utilisant leur laine.
10 minutes suffiront pour cet objectif. Mélangez ensuite les groupes pour que chaque équipe ait un site Web différent du leur.
Chaque groupe doit choisir une personne et lui bander les yeux. Ce participant doit dérouler le Web en utilisant les instructions verbales des coéquipiers. La première équipe qui a démantelé le web gagne.
Pour résumer
Faire face aux problèmes est une règle pour toute entreprise. Aucune équipe n'a échappé aux défis pendant son travail.
L'idée principale est de se soucier des problèmes et de prendre les bonnes décisions. Diverses méthodes scientifiques, techniques de jeu et outils de gestion peuvent sauver des équipes et aider à trouver des solutions efficaces. Essayez-les tous et choisissez votre préféré!