L'histoire du courrier électronique remonte à plusieurs décennies. Pendant ce temps, ce standard de communication d'entreprise n'est pas seulement obsolète, mais chaque année, il devient de plus en plus populaire en raison de l'introduction de systèmes de collaboration dans diverses entreprises, qui, en règle générale, sont basés sur le courrier électronique. Cependant, en raison du manque d'efficacité du courrier électronique, de plus en plus d'utilisateurs l'abandonnent au profit du chat textuel, des appels vocaux et vidéo, ainsi que de la vidéoconférence. Ces méthodes de communication d'entreprise permettent aux employés de gagner beaucoup de temps et, par conséquent, d'être plus efficaces et de rapporter plus d'argent à l'entreprise.
Cependant, l'utilisation des chats et des communications vidéo pour résoudre les problèmes commerciaux conduit souvent à de nouvelles menaces pour la sécurité des informations de l'entreprise. Le fait est qu'en l'absence d'une solution d'entreprise appropriée, les employés peuvent commencer indépendamment à correspondre et à communiquer dans les services publics, ce qui peut entraîner la fuite d'informations importantes. D'un autre côté, la direction de l'entreprise est loin d'être toujours disposée à allouer des fonds pour l'introduction de plates-formes d'entreprise de visioconférence et de bavardoirs, car beaucoup sont convaincus de distraire les employés du travail plutôt que d'augmenter leur efficacité. Le moyen de sortir de cette situation pourrait être le déploiement du chat d'entreprise et de la vidéoconférence basés sur les systèmes d'information existants. Ceux qui utilisent Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition comme plate-forme de collaboration peuvent résoudre le problème de la création de chat et de vidéoconférence d'entreprise à l'aide de l'équipe Zextras, une solution qui ajoute une tonne de nouvelles fonctionnalités à Zimbra OSE liées à la communication en ligne d'entreprise.
Zextras Team est disponible en deux éditions: Zextras Team Basic et Zextras Team Pro, et diffèrent par un ensemble de fonctions fournies. La première option de livraison est entièrement gratuite et vous permet d'organiser des chats textuels sur la base de Zimbra OSE à la fois en format individuel et en format de chat en groupe, ainsi que des chats vidéo et des appels audio en format individuel. Dans le même temps, toutes ces fonctions seront disponibles directement à partir du client Web Zimbra OSE. De plus, les utilisateurs de Zextras Team Basic peuvent utiliser l'application mobile disponible sur les plateformes iOS et Android. Ces applications vous permettent d'accéder à des conversations privées et textuelles et, à l'avenir, vous permettront de passer des appels vidéo. Notez simplement que pour le chat vidéo et les appels audio, les utilisateurs de l'équipe Zextras auront besoin d'une webcam et / ou d'un microphone fonctionnant correctement.
Mais Zextras Team Pro offre des fonctionnalités beaucoup plus riches. En plus des fonctionnalités déjà répertoriées, les utilisateurs de l'équipe Zextras auront la possibilité de créer des vidéoconférences pour un grand nombre d'employés. Cela vous permet de tenir des réunions entre des employés qui sont géographiquement situés à différents endroits et en raison de ce gain de temps qui était auparavant consacré à rassembler les participants à une réunion dans une pièce et à le consacrer à une étude plus approfondie des problèmes ou à la résolution de tâches de travail spécifiques.
Zextras Team Pro propose également la création d'espaces virtuels et de salles de réunion virtuelles pour les employés. L'espace peut contenir plusieurs conversations à la fois, au cours desquelles divers participants à l'espace peuvent discuter de sujets communs. Par exemple, considérons une entreprise qui a un service commercial de 16 personnes. Parmi ceux-ci, 5 employés travaillent dans les ventes b2c, 5 employés vendent b2b et 5 autres employés travaillent dans b2g. L'ensemble du département est dirigé par le chef du service commercial.
Étant donné que tous les employés travaillent dans un seul département, il sera sage de créer un espace commun pour eux, où vous pourrez discuter de tous les sujets liés à chaque employé du département des ventes. En même temps, des sujets se posent souvent qui ne concernent que l'unité fonctionnant, par exemple, avec b2b. Bien sûr, les employés du service des ventes qui travaillent dans d'autres domaines ne devraient pas participer à la discussion de ces sujets, cependant, le chef du département devrait participer aux discussions de chaque division. C'est pourquoi il est possible, dans l'espace alloué aux besoins du service commercial, de sélectionner des salles de réunion virtuelles distinctes pour chaque direction, afin que dans chacun d'eux les employés puissent communiquer entre eux et avec le chef de service. De plus, à la tête même, les trois salles de réunion virtuelles seront commodément assemblées dans un espace séparé. Et compte tenu du fait que toutes les communications ont lieu sur les serveurs de l'entreprise et que les données ne sont transférées nulle part, ces conversations peuvent être qualifiées de très sûres du point de vue de la sécurité des informations. Outre le service commercial, le principe des espaces et des salles de réunion virtuelles peut s'appliquer à l'ensemble de l'entreprise.
En plus des appels vidéo, les appels audio sont également disponibles pour les utilisateurs. Outre le fait qu'ils chargent beaucoup moins les canaux de communication, de nombreux employés sont souvent simplement gênés de communiquer au format vidéo et souvent même de coller une webcam sur leur ordinateur portable.
En plus des chats vidéo et des appels audio avec les employés, l'équipe Zextras vous permet de créer des chats vidéo et des appels audio avec tout utilisateur qui n'est pas un employé de l'entreprise en générant et en lui envoyant un lien spécial pour se connecter à la réunion. Étant donné que Zextras Team ne nécessite qu'un navigateur moderne, cette fonction vous permet de toujours communiquer rapidement avec un client ou une contrepartie dans les cas où une correspondance régulière prend trop de temps. De plus, Zextras Team prend en charge le partage de fichiers, que les employés peuvent s'envoyer directement lors d'un appel vidéo ou d'un chat textuel.
Nous ne pouvons pas ne pas mentionner l'application mobile spéciale Zextras Team, qui permet aux employés de participer à des chats d'entreprise sans être sur leur lieu de travail. L'application est disponible pour les plateformes iOS et Android et permet actuellement aux utilisateurs de:
- Correspondance, réception et envoi de messages sur votre smartphone
- Créez, supprimez et rejoignez des chats privés
- Créer, supprimer et rejoindre des chats de groupe
- Rejoignez des espaces virtuels et des salles de chat, et créez-les et supprimez-les
- Invitez des utilisateurs dans des espaces virtuels et des salles de réunion, ou vice versa, supprimez-les de là
- Recevez des notifications push et établissez une connexion sécurisée avec le serveur d'entreprise.
À l'avenir, l'application ajoutera des fonctionnalités de chat vidéo privé, ainsi que de vidéoconférence et de partage de fichiers.
Une autre caractéristique intéressante de Zextras Team est la possibilité de diffuser le contenu de l'écran de l'ordinateur en temps réel, ainsi que de transférer le contrôle à un autre utilisateur. Cette fonctionnalité peut être très utile lors des webinaires de formation, au cours desquels il est nécessaire d'initier les employés à la nouvelle interface. Cette fonctionnalité peut également aider le service informatique de l'entreprise à aider les employés à résoudre les problèmes avec leurs ordinateurs sans la présence physique d'un informaticien.
Ainsi, l'équipe Zextras est une solution complète pour organiser une communication en ligne pratique entre les employés à la fois dans le réseau interne de l'entreprise et au-delà. Étant donné que Zextras Backup est capable de sauvegarder entièrement toutes les informations générées dans l'équipe Zextras, les informations ne disparaîtront pas de là, et selon la gravité des politiques de sécurité, l'administrateur système pourra configurer indépendamment diverses restrictions pour les utilisateurs.
Pour toutes questions relatives à la Suite Zextras, vous pouvez contacter le représentant de la société "Zextras" Ekaterina Triandafilidi par e-mail katerina@zextras.com