Les chefs de projet sont régulièrement confrontés à l'acceptation de projets à différentes phases par d'autres chefs de projet ou entreprises. En règle générale, le temps de transmission est limité: quelques semaines ou moins. Le bon déroulement de ce processus dépend de la phase du projet, ainsi que du système de gestion de projet dans lequel il a été mené.
Quatre premières étapes
Premièrement, la tête tourne autour de l'abondance de nouvelles informations, personnes, connexions et communications. Il y a un désir de comprendre toutes les tâches passées et futures.
- Quoi qu'il en soit, la tâche principale du chef de projet est de former des canaux de communication efficaces avec tous les participants au projet. Même si au début il n'est pas clair de quoi parler avec chaque membre de l'équipe, il est préférable de noter immédiatement leurs noms, fonctions et coordonnées.
- Ensuite, vous devez effectuer une révision du projet, au cours de laquelle vous vous familiariserez plus étroitement avec le projet et pourrez comprendre dans quel état il se trouve.
- Ensuite, vous devez réfléchir à ce qui doit être fait pour que le projet réussisse à le fermer. Pour ce faire, il convient de créer, d'évaluer et de planifier un BackLog (registre des tâches).
- Comme il devient clair que pendant combien de temps et dans quel mode vous allez faire, vous devez établir des processus efficaces pour les rapports, les alertes, les révisions, les tests, etc.
Connaissance du projet
Avant de commencer l'action, vous devriez essayer de découvrir quel est le but du projet. Explorez des projets similaires. La façon la plus simple de les trouver est d'utiliser Google. Vous apprendrez ainsi les meilleures pratiques dans ce domaine et élargirez vos horizons dans ce sujet appliqué.
Dès que l'on aura une idée générale de la portée du projet, on pourra procéder à une étude approfondie.
Tout d'abord, vous devez collecter tous les documents disponibles sur le projet.
Dans le cas où une documentation ne suffit pas, alors il vaut la peine de la développer vous-même, au moins en termes généraux, sans les détails subtils qui seront difficiles à prendre du ciel.
Tout d'abord, vous devriez être intéressé par la description du système, sa structure et les caractéristiques de l'œuvre. Cela vous aidera à comprendre les parties du projet. Il sera également clair quels spécialistes peuvent travailler sur chaque pièce.
Des informations sur le support technique, les environnements de test et de production et les approches de développement de base seront également importantes.
Tout cela peut être décrit sur 5 à 10 feuilles de papier. Mais il vaut mieux utiliser un système de type wiki, car une telle documentation sera utile à tous les membres de l'équipe - pas seulement au chef de projet.
La documentation
Lorsque vous créez une liste de documents décrivant le projet et que vous en donnez une idée privée, vous pouvez utiliser différents ensembles et modèles de descriptions.
Il est important sous une forme ou une autre de décrire les choses suivantes:
- Les principaux buts et objectifs du projet ou de ses différentes étapes. Peut-être que la description ne sera pas détaillée, mais elle aidera à comprendre ce qui vaut et ce qui ne vaut pas la peine d'être fait dans ce projet.
- Logique métier du projet. Si une logique métier est implémentée dans ce projet, il est préférable d'en avoir une description. Une caractérisation sous forme de texte ou de diagramme sera particulièrement utile.
- Systèmes d'interaction des intégrations externes et internes. Si notre projet a des intégrations, il est nécessaire d'avoir des descriptions pour chacune d'entre elles. À tout le moins, vous devez connaître le but des intégrations et disposer d'une documentation API.
Organisation du travail
Si l'équipe fonctionne efficacement, il est fort probable qu'elle dispose d'un système simplifié d'actions et de procédures que tous les développeurs suivent. Dans ce cas, cette nuance ne peut pas être contrôlée au premier abord. Cependant, il est conseillé de créer ou de compléter l'instruction pour organiser le travail de l'équipe sur le projet.
Tout d'abord, il convient de décider quelle équipe vous avez et quelles tâches chacun de ses participants doit résoudre. C'est bien lorsque l'équipe est complète et peut fermer toute la gamme des tâches, du développement aux tests et à la publication. Pire, lorsque certains spécialistes sont impliqués de manière irrégulière ou partielle.
Lors des révisions et des travaux planifiés, le chef de projet doit prêter attention à la méthodologie de travail, à l'intégralité de son utilisation, ainsi qu'à clarifier la procédure de test des résultats des travaux.
Lorsque toutes les tâches sont en vue et à tout moment, chaque membre de l'équipe peut découvrir l'état actuel du projet, il est beaucoup plus facile pour le chef de projet de prendre des décisions sur son travail et celui des autres.
La visualisation du travail est plus facilement réalisée à l'aide d'un
système de gestion des tâches . En utilisant les activités de préparation du backlog, ainsi que sa priorisation, vous pouvez créer un flux de travail régulier.
De plus, si toutes les tâches seront exécutées via un système de gestion de projet commun, il sera beaucoup plus facile pour le chef de projet de collecter des informations pour rendre compte du projet et de ses coûts de main-d'œuvre.
Conclusion
Lors de l'acceptation d'un projet, il vaut la peine d'étudier ses sujets appliqués, ainsi que de créer des canaux de communication efficaces avec tous les participants.
Obtenir ou développer une documentation décrivant les objectifs commerciaux du projet, sa structure, son architecture et toutes les exigences possibles.
Auditer le projet, clarifier et compléter, si nécessaire, la comptabilité des tâches, les heures de travail et le reporting sur le projet.
J'espère que ces conseils vous aideront à vous intégrer facilement dans le flux de travail et à développer un travail d'équipe avec compétence. Je vous souhaite des projets réussis!