Optimisation en pharmacie: ce que nous avons fait avec les mathématiques

Il s'est avéré que l'activité de pharmacie est assez simple en termes de démarrage (une pharmacie d'une grande franchise est ouverte presque par les mécanismes de «plus loin, plus bien»), mais elle est assez difficile à gérer. Cependant, il ne semble pas. La partie difficile est dans la gestion des stocks, c'est-à-dire dans la fourniture de médicaments, de médicaments et d'autres choses au point de vente final. En réalité, les gens font cela avec leurs mains et ont souvent du mal.

Il y a des situations très fréquentes de sous-commande de produits (lorsque les médicaments populaires nécessaires ne sont tout simplement pas disponibles dans la pharmacie), de réapprovisionnement (les produits sont livrés pour les deux prochaines années) ou de mauvaise distribution sur le réseau de pharmacies (dans l'un il n'y en a pas et dans l'autre pendant six mois de stock). Les comprimés sont compacts, la disposition dans les pharmacies est bonne si 5% de l'inventaire, de sorte que huit à dix millions de roubles peuvent facilement être cachés même dans 15 mètres carrés dans des boîtes. Et puis ces médicaments expirent soudainement après un an.

Le problème réside dans la gestion manuelle des stocks et dans les prévisions incorrectes de la demande: le marché est tel que, souvent au début de l'année, des obligations sont signées pour l'année à venir, et le fabricant envoie des tonnes de marchandises lentes aux chaînes de pharmacies.

Bien sûr, dans cette situation, le modèle mathématique fait cruellement défaut. Eh bien, nous sommes venus avec elle. Ce faisant, nous avons fait de plus belles découvertes sur le marché.

Comment ça marche

Il existe deux types de médicaments:

1. Qui ne peut être obtenu que chez un seul fournisseur. Par exemple, l'année dernière, il y avait un marché de la diprospan (injections conjointes): à un moment donné, la direction de la dernière pharmacie où il avait acheté dix packs et les avait vendus ou utilisés sur le marché secondaire.
2. Qui ont des génériques (c'est-à-dire des analogues directs, ce terme dans l'environnement pharmaceutique n'implique pas une détérioration de la qualité). L'aspirine ou l'oméprazole est clairement beaucoup de choses différentes, et si elle disparaît d'un fournisseur, vous pouvez toujours trouver un médicament avec la même DCI.

C'est beaucoup plus difficile avec le premier type de marchandises. Si le fabricant n'a pas pu produire ou si quelque chose n'a pas été calculé dans la commande, il y a une chance de quitter plusieurs pharmacies ou même l'ensemble du réseau sans les médicaments nécessaires. Environ à partir d'ici suit une conséquence logique, selon laquelle les contrats les plus sérieux sont conclus pour un an, et vous devez acheter beaucoup de tout à la fois. C'est-à-dire, convenir d'un certain montant, puis le recevoir progressivement, le distribuer aux pharmacies et payer.

Au début de chaque année, vous vous inscrivez pour vendre une certaine quantité de médicaments. Cela réside dans le plan d'approvisionnement du distributeur (il y en a trois en Russie) et plus loin dans le plan de production.

Une autre caractéristique est que, comme vous ne pouvez pas toujours obtenir les marchandises directement du fabricant, vous devez négocier avec le distributeur. Et il existe une remise sur volume. C'est-à-dire que c'est la deuxième raison de signer à l'avance des accords de gros volumes.

En conséquence, avec une prévision incorrecte de leurs capacités, les pharmacies se retrouvent dans une récession serrée. Ils sortent de différentes manières: ils motivent le personnel, les promotions. Mais ici, ils n'ont pas le droit de faire la publicité d'un produit, car c'est un médicament. Au final, tout passe par le premier pharmacien de la pharmacie. Ils ont de la motivation: ils ont vendu de la nitroglycérine plus chère d'une telle entreprise au lieu de l'habituelle - vous en avez plus. Ou il a aussi vendu des vitamines après chaque vingtième commande.


On peut voir sur ce graphique que pour ce médicament, le reste est presque deux fois plus grand que nécessaire.

Prévision de la demande

Avant notre arrivée, le réseau de pharmacies faisait indépendamment des prévisions à l'aide d'une moyenne mobile et faisait beaucoup d'ajustements manuels, car le modèle ne correspondait pas toujours. Plus précisément, ils ont utilisé l'autoformage de la commande et la possibilité de la modifier. À notre avis, l'édition a été quelque peu abusée, car presque chaque commande impliquait une intervention manuelle. Cela s'est produit plus probablement en raison de l'absence de modèle: ainsi, la commande automatique ne tenait pas compte de ce qui se passait déjà à la pharmacie, mais elle n'avait pas encore été prise dans un entrepôt de vente au détail.

En conséquence, ils ont enveloppé chaque commande d'un nuage de béquilles mentales et ont fait des corrections sur leurs doigts: "ça roule, il faut deux fois plus, le fournisseur est mauvais, nous le commanderons à nouveau, et cette saison est froide, cela doit aussi être fait." L'approche a droit à la vie, mais elle s'avère très imprécise au final. Il est impossible de travailler uniquement selon les prévisions disponibles: ils ont fait un patch - cela a fonctionné à un endroit, mais il s'est cassé à un autre - ils ont fait un patch là-bas. En conséquence, personne ne peut se rappeler comment tout a commencé et pourquoi. Mais un tas de corrections fonctionnent pour tout:

"Pourquoi avez-vous ajouté dix paquets de tous les médicaments de cette liste?"
- Oui, le système fait toujours des erreurs ici, donc je corrige.

- Et pourquoi avez-vous pris 12 paquets par point, alors que la consommation mensuelle moyenne est de deux pièces?
- Eh bien, je pensais que ce n'était pas suffisant, alors j'ai ajouté!
"Comprenez-vous qu'il s'agit de cinq pharmacies, et maintenant quelqu'un se retrouvera sans eux?"
- Oui? Ouch. Eh bien, commandez plus.

"Pourquoi transportez-vous seulement trois bouteilles?"
"Parce qu'il faut une ou deux pièces en un mois."
"Ils ont pris cinq morceaux la semaine dernière!" Portez-en dix, Hérode !!!

Il s'est avéré que les KPI de l'acheteur sont pris en compte pour les marchandises manquantes. Non pas par l'efficacité du chiffre d'affaires, non par certains critères encore plus proches du commerce, mais par le nombre de comprimés qu'il pousse dans chaque pharmacie. Le fait qu'ils soient ensuite radiés après la date d'expiration n'est plus son casse-tête. Des marges et des ventes à prix réduits réduites à la fin de la durée de conservation également.

L'exécution effective de l'ordre était d'environ 20%.

Qu'est-ce que

Ensuite, nous résolvons le problème classique des prévisions de vente au détail. Il a été aspiré cent fois et est peut-être connu de tous.


Demande restaurée, prévisions et réserves optimales pour le médicament essentiel - Viagra.

La question est de mettre en place le modèle. Nous utilisons les règles suivantes:

1. L'approche habituelle pour optimiser les stocks consiste à restaurer la demande (rejeter les parcelles sans que ce produit ne soit disponible pour les statistiques), prévoir la demande par des modèles autorégressifs en tenant compte des tendances, de la saisonnalité, des événements de calendrier, créer un programme d'approvisionnement, calculer les stocks optimaux dans les pharmacies et les stocks, créer des commandes.
2. Prise en compte du manque de fiabilité des fournisseurs: plus un fournisseur est en mesure de présenter de surprises, plus il faut de stock en entrepôt pour le réseau.
3. Prise en compte du caractère indispensable du médicament pour un approvisionnement opérationnel: il est inutile de stocker du charbon actif: chaque fournisseur en a. Médicaments selon la formule après la divulgation du brevet également. Mais de nouveaux médicaments uniques - oui.
4. Certains produits nécessitent un stockage à froid: l'optimisation des stocks est plus stricte au point de vente.
5. Les stupéfiants sont fournis selon des conditions particulières.
6. Vous ne pouvez pas déplacer des marchandises entre les pharmacies, donc si possible, vous devez utiliser des transactions d'approvisionnement plus fréquentes et plus petites.

Le dernier point peut sembler étrange, mais le bon processus pour les médicaments est que vous devez les retirer de la pharmacie et les renvoyer à l'entrepôt central. Là, acceptez, gérez un nouveau compte de lot (c'est-à-dire commencez comme une nouvelle référence avec une date d'expiration différente) et distribuez à nouveau. De plus, chaque lot de marchandises du fournisseur passe par le processus de sa certification, ce qui complique quelque peu le flux de travail. Tout le processus, bien sûr, est manuel.


Pour certains produits il y a un remboursement (l'approvisionnement requis, qui devrait toujours être en pharmacie, de l'avis des spécialistes de l'assortiment), voici la restauration de la demande et la modélisation des soldes pour l'un d'eux.

En conséquence, il leur est plus facile de jeter des marchandises après la date d'expiration que d'essayer de les redistribuer. Il y a un hack de vie avec des «buissons» de pharmacies lorsque plusieurs points de vente appartiennent au même directeur, et il peut être relativement facilement redistribué entre eux, mais il y a aussi quelques écueils. Construire correctement un système d'optimisation multi-échelons où le besoin d'entrepôt est formé à partir des besoins des pharmacies à couverture réglementée. Le besoin en pharmacies est calculé sur la base d'une prévision statistique tenant compte de la tendance et de la saisonnalité. Le produit est distribué dans toutes les pharmacies par les ventes, ce qui réduit la fonction négative de la perte de profits. Le stock de l'entrepôt est divisé en plusieurs stocks virtuels, dont l'un fournit des produits aux pharmacies et les autres sont utilisés pour remplir les obligations de commercialisation, les ventes en gros, etc. Mais il est très difficile de prouver le second. En conséquence, nous construisons maintenant une prévision de marché moyenne pour toutes les pharmacies, puis nous formons la commande générale correcte pour l'entrepôt, puis nous la distribuons avec de petites transactions au fur et à mesure que nous la dépensons.


Ce graphique montre que les marchandises se trouvaient dans une pharmacie en bourse et dans les deux autres, elles ne l'étaient pas à ce moment-là.

Les premiers résultats sont allés, voici les graphiques pour certains médicaments:


Le premier exemple.


Deuxième exemple.

Avant cela, la distribution des pharmacies avait une autre caractéristique. Le produit est allé à ceux qui sont plus proches du haut de la liste par ordre alphabétique! Autrement dit, dans le cas de 12 paquets de médicaments avec une consommation moyenne pour une période de deux, les six premières pharmacies sur «A» le reçoivent, et les autres non. Dans un autre réseau, des pharmacies prioritaires ont été attribuées: là, dans un premier temps, les marchandises se sont déroulées selon une liste, puis - selon une autre. Mais à peu près la même chose. Si vous ouvrez une pharmacie, essayez de ne pas l'appeler «Y». Mieux vaut l'appeler "Aachenosaurus", et l'entité juridique est "AAA" LLC. Il y aura beaucoup de questions, mais vous serez avec les marchandises.

Les directeurs de pharmacie connaissaient cette particularité et ont essayé de s'entendre à l'avance pour arracher toutes les marchandises: il vaut mieux stocker à la maison que d'attendre le temps au bord de la mer. Cela a également provoqué des irrégularités dans l'ancien modèle et créé un goût unique d'opposition aux mesures informatiques, car le schéma habituel allait dans le sens d'une meilleure rentabilité pour l'ensemble du réseau.

Il y avait un problème avec la parapharma, c'est-à-dire avec les mêmes shampooings thérapeutiques. Ils ne peuvent tout simplement pas livrer un tube vendu: une étagère entière doit être livrée. Les fournisseurs paient pour l'affichage ouvert, c'est une pharmacie à moitié avec une entreprise de publicité. Mais dans le modèle d'achat, ils revendent simplement ce segment. En théorie, la gestion de l'offre y est plus flexible que dans les médicaments, mais beaucoup moins d'attention est accordée à la matrice d'assortiment. Tant que les acheteurs ont besoin de temps sur le produit principal, sur un parapharm, il a été décidé de réviser la matrice une fois par an. Cela signifie que pendant toute l'année, un nouveau produit ne peut pas être introduit ou un produit qui n'est pas à vendre est retiré. Conclusion: oui, ils obtiennent des bonus, mais l'efficacité opérationnelle en souffre.

Il s'est avéré que des choses à peu près similaires se font parfois avec la disposition des médicaments: il peut bien y avoir un médicament qui ne sera pas vendu pendant des années.

Une autre direction où le réseau essaie de se développer est de déplacer votre commerce de gros. Puisqu'ils achètent déjà de grandes quantités à bon prix, il serait logique de les revendre davantage. Il y a un droit de revendre, le marché ne souffre pas de dumping, car il est très facile de contrôler le prix de vente recommandé. Ce n'est que maintenant que le commerce de gros est également vendu en grande quantité, et il arrive parfois qu'un tel envoi ait laissé ce qui pourrait être utile à son propre réseau de vente au détail. Il n'y avait pas beaucoup d'équilibre.

Et enfin: la passation de marchés de fournitures est particulière, c'est-à-dire qu'il y a des interruptions de paiement. C'est tellement droit sur l'ongle. Comme il n'y a pas de bonne gestion de l'argent (encore une fois, car il n'y a pas toujours le meilleur personnel et il n'y a pas toujours au moins une sorte d'automatisation de la routine), cela signifie des problèmes avec les commandes suivantes.

Pourquoi n'y a-t-il pas de meilleurs cadres? Parce que dans le domaine du roulement élevé du personnel, y compris dans la direction. Cela conduit au chaos dans la gestion des systèmes de reporting et à une compréhension inexacte de leurs propres processus métier. Les phrases «je ne sais pas où chercher» et «oui, ça ne peut pas être! Comment avez-vous trouvé cela? " - L'un des plus fréquents dans nos dialogues pour les systèmes informatiques.

Pensez-vous assez? Non. Si vous venez d'automatiser quelque chose dans le monde réel, alors il y a loin des mathématiques pures, mais beaucoup, beaucoup recherchent les données sources et leur unification. Dans notre cas, plus de fonctionnalités:

• Les entreprises utilisent plusieurs répertoires de marchandises à la fois, dans les répertoires il y a souvent des erreurs grammaticales ou des fonctions d'orthographe, à cause desquelles des produits similaires peuvent appartenir à différentes catégories.
• La ternissure, c'est-à-dire le nombre de paquets de comprimés dans un emballage de transport, est en constante évolution et stockée dans la tête des gens par endroits.
• Les arcs logistiques ne sont pas toujours décrits correctement: ils se réfèrent à des pharmacies fermées ou à des produits dérivés de la matrice.
• Vous ne pouvez pas voir toute la distribution des produits. Pas d'un seul système, mais tout simplement impossible. Il est nécessaire de le collecter par écho à partir de nombreux systèmes et papiers.

En conséquence, nous avons réduit le déficit de 15% et réduit notre stock de cinq jours simplement par une redistribution correcte des biens et une prévision plus précise de la demande (hors promotions, ils ont été réorganisés de nos mains). Les ventes ont augmenté de 1,5%. Math a gagné ce tour.